238115 Informatienota Borreltent carnaval en kermis Wijchen

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/238115

Informatienota voor de gemeenteraad Onderwerp: Borreltent carnaval en kermis Wijchen Datum: 16 april 2024 Kernboodschap 1. De locatie parkeerterrein Kasteellaan is gedurende de herontwikkeling van het gebied “Tussen kasteel en Wijchens Meer” tijdelijk niet beschikbaar, waardoor een oplossing moet worden gevonden voor de borreltenten die daar tijdens kermis en carnaval worden geplaatst. 2. De nieuwe, tijdelijke locatie voor de borreltent van de kermis wordt de Kasteeltuin met een schaarse vergunningsprocedure; 3. Er wordt geen nieuwe locatie aangewezen voor de borreltent tijdens de carnaval; 4. De nieuwe situatie zorgt voor een onontkoombaar gemis aan geraamde pachtinkomsten, groot € 30.900, waardoor dit structurele inkomstenverlies vanaf 2024 verwerkt moet worden in de perspectiefnota 2024. Eerdere besluiten Datum

Korte omschrijving eerder genomen besluit (vermeld zo mogelijk het zaaknummer/documentnummer) Niet van toepassing

Toelichting In het verleden stond er tijdens de kermis Wijchen altijd een borreltent voor het oude gemeentekantoor (parkeerplaats tegenover kasteel). De tent was noodzakelijk om een extra horecavoorziening te creëren om alle horecabezoekers tijdens de kermis voldoende onderdak te kunnen bieden. De locatie is in 2024 t/m 2027 niet beschikbaar, aangezien het oude gemeentekantoor wordt ontmanteld en er nieuwbouw gaat plaatsvinden in dit centrumdeel. Daarom dient de situatie te worden herzien. Voor de kermis blijft het noodzakelijk om een extra horecavoorziening te creëren op het kermisterrein. Hiervoor moet een nieuwe, tijdelijke locatie door de gemeente worden aangewezen. Omdat het niet gewenst en niet mogelijk is dat er meer dan 1 borreltent op het kermisterrein wordt geëxploiteerd en er wel meer gegadigden zijn, is hier van rechtswege sprake van een schaars goed en dus een schaarse vergunning. De meest geschikte locatie hiervoor is de Kasteeltuin. Na de voltooiing van de herontwikkeling kan de borreltent weer terug naar de oorspronkelijke locatie.

*Zie bijlage voor de exacte (vertrouwelijke) bedragen.

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/238115

Waar in het verleden de noodzaak bestond om extra horecacapaciteit voor de carnaval te creëren als gemeente, is deze noodzaak er nu niet. Lokale horeca-exploitanten creëren inmiddels al meer horecavoorzieningen door onder meer het uitbreiden van terrassen met een tent. Er dient hier geen schaars goed vergund te worden en dus ook geen nieuwe locatie te worden aangewezen. De exploitatie van beide borreltenten werd in het verleden als een opdracht aanbesteed, met daaronder een (privaatrechtelijke) pachtovereenkomst voor de huur van de grond. Volgens het gelijkheidsbeginsel (een van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur waar de gemeente zich aan moet houden) dienen gelijke gevallen op gelijke manieren te worden behandeld. Na zorgvuldige afweging is er daarom voor gekozen om geen aanbesteding meer uit te zetten voor de borreltent. Uitvoering De aanbestedingsopdracht is inmiddels geëindigd. Op dit moment wordt voor het exploiteren van andere horecatenten in Wijchen, vaak direct gelegen aan een bestaand horecapand, alleen legeskosten geheven, geen huur/pacht of precario. Voor de borreltent tijdens de kermis is wel sprake van een schaars goed. Daarom dient hier te worden geregeld dat alle partijen die geïnteresseerd zijn in de exploitatie, hier ook een eerlijke kans in krijgen.

Dit kan geregeld worden via een schaarse vergunningsprocedure, die zo snel mogelijk zal worden uitgezet. Voor de borreltent van de carnaval hoeft er verder niets te worden ondernomen. Voor beide borreltenten (kermis en carnaval) dient het structurele, onontkoombare inkomstenverlies meegenomen te worden in de perspectiefnota van 2024 en verder. Gevolgen 1. Met het verplaatsen van de borreltent van de kermis wordt voldoende horecacapaciteit gerealiseerd tijdens de kermis. 2. Het niet actief organiseren van een procedure voor een borreltent tijdens carnaval geeft mogelijkheden voor horecaondernemers om zelf nieuwe initiatieven te ontwikkelen. 3. Het bepalen van de tijdelijke locatie voor de kermis voor de periode 2024 t/m 2027 verschaft duidelijkheid aan de betrokken partijen en geeft tevens inzicht over de nieuwe te volgen procedure. 4. Omwonenden kunnen overlast ervaren. Op de nieuwe tijdelijke locatie van de borreltent tijdens de kermis kunnen omwonenden overlast ervaren van de borreltent. Andere potentiële, onderzochte locaties in het centrum kennen dit risico ook (of zelfs meer). Op de aangewezen nieuwe locatie zijn tijdens het evenement al festiviteiten aan de gang/zijn reeds attracties geplaatst.

De exploitant(en) van de borreltent dienen zich te houden aan (geluids-)normen en openings- en sluitingstijden van de kermis, opgenomen in het evenementenbeleid/Algemene plaatselijke verordening. Over de inrichting van geluidsinstallatie in de tent kan vooraf met de betreffende exploitant worden gesproken om deze zo optimaal mogelijk te plaatsen. De gemeente Wijchen zal toezien op de naleving van de normen. 5. Het niet meer aanbesteden van de locatie heeft tot gevolg dat qua selectiecriteria alleen reguliere weigeringsgronden uit de APV kunnen worden gesteld aan de inschrijving. Anders dan bij een aanbesteding kunnen er dus geen extra selectiecriteria worden gesteld. Dit is een onontkoombaar gevolg van het

Openbaar

Zaaknummer: Z/24/238115

overgaan van een aanbestedingsprocedure naar een schaarse vergunningsprocedure. 6. De procedures voor de borreltenten aanpassen, heeft een onontkoombaar inkomstenverlies tot gevolg. Dit structureel inkomstenverlies moet worden verwerkt in de perspectiefnota van 2024 en verder. Alle mogelijke procedures zijn zorgvuldig afgewogen. Doorslaggevend is het feit dat de gemeente zich dient te houden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Communicatie Publicatie voor de exploitatie van de borreltent op de nieuwe locatie tijdens de kermis zal plaatsvinden via het gemeenteblad, waarna aanmelding mogelijk is. Betrokken partijen worden op de hoogte gesteld. In de jaarlijkse kermiskrant (Wegwijs) zal de wijziging van locatie van de borreltent voor de kermis worden kenbaar gemaakt, zodat bezoekers, inwoners en andere geïnteresseerden op de hoogte zijn van de locatieverandering. Direct omwonenden ontvangen een brief over de nieuwe locatie van de borreltent tijdens kermis. Vervolgstappen Uit de opdracht van het exploiteren van de borreltent voor de carnaval en kermis kwamen tot nu toe pachtopbrengsten. Dit zijn wisselende opbrengsten geweest op basis van de inschrijvingen op de aanbestedingen. Vanaf 2024 zijn per jaar € 30.900 pachtinkomsten geraamd. Deze dienen als een onontkoombaar structureel inkomstenverlies te worden verwerkt in de Perspectiefnota 2024.

Om een gelijke kans aan alle geïnteresseerden te bieden is een transparante procedure nodig. Dit houdt in dat er een publicatie wordt gedaan, waarna partijen zich kunnen aanmelden als ze geïnteresseerd zijn in het exploiteren van de borreltent tijdens de kermis. Tevens wordt de procedure gecommuniceerd met Koninklijke Horeca Nederland afdeling Wijchen en partijen die onlangs interesse hebben getoond in de exploitatie van deze tent. In het bericht wordt aangegeven dat zij voor een bepaalde datum hun interesse kenbaar moeten maken. Hierbij zijn vooraf vastgestelde criteria vanuit APV en het evenementenbeleid leidend, om aanspraak te maken op deze (schaarse) vergunning en om eventueel mee te doen met de loting. Als er meerdere gegadigden zijn die aan de criteria voldoen, wordt geloot en een verslag hiervan gemaakt. Daarna wordt de uitslag bekend gemaakt aan de aanvragers en wordt de winnaar gevraagd een evenementenvergunning aan te vragen, die dan in behandeling wordt genomen. Hebben er zich binnen de opengestelde publicatieperiode geen belangstellenden gemeld, dan worden deze aangemerkt als vrije locatie. Hiervoor kan dan nog 12 weken voorafgaand aan het evenement door iedereen een evenementenvergunning worden aangevraagd. Deze aanvragen worden beoordeeld op volgorde van binnenkomst.

Naar verwachting wordt deze procedure in mei 2024 uitgezet voor de borreltent van de kermis die plaatsvindt in september 2024. Geheimhouding Niet van toepassing.

Pagina 3 van 3