Document · PDF

1e Bestuursrapportage WDW 2021

Raad openbaar Wijchen 30 september 2021, gemeente wijchenBij agendapunt: 63827 1e bestuursrapportage WDW 20212.494 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

WDW

1E BESTUURSRAPPORTAGE 2021

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ..................................................................................................... 5

Samenvatting.............................................................................................. 6

Exploitatie .................................................................................................. 7

3.1

Overzicht bedrijfsvoeringsbudget .......................................................... 7

3.2

Inhuur ............................................................................................... 7

3.3

Ziekteverzuim ..................................................................................... 7

3.4

Personeelsverloop ............................................................................... 8

3.5

Doorbelasting projecturen .................................................................... 8

3.6

Overige personeelskosten .................................................................... 8

3.7

Resumé personeelsbudget .................................................................... 9

3.8

I&A budget ......................................................................................... 9

3.9

Huisvesting ........................................................................................ 9

3.10

Overig kosten .................................................................................. 9

Fusiebudget ...............................................................................................10 4.1

Overzicht fusiebudget .........................................................................10

Toelichting begrotingswijziging .....................................................................11

Bijlage Begrotingswijziging 2021 e.v. ......................................................................12

1. Inleiding Deze bestuursrapportage geeft een tussenstand weer van de uitputting van de budgetten van de WDW tot medio mei 2021, met een doorkijk naar de jaareindeverwachting. Grofweg zijn deze budgetten te verdelen, zoals in het hiernaast weergegeven diagram. Het personeelsbudget is het grootste door beide gemeenten ingebrachte budget. We monitoren de loonkosten en inhuur in samenhang, waarbij we de inhuur uitsplitsen in vervanging vanwege langdurige ziekte en overige inhuur.

I&A 11% Overige

Huisvesting 3%

kosten 4%

Personeel 82% Naast de personele budgetten is ook het Informatisering & Automatiseringsbudget (I&A) een omvangrijk onderdeel binnen de WDW. Ongeveer de helft van dit budget heeft betrekking op een bijdrage aan iRvN voor de automatisering (A-kant). De informatisering (I-kant) is de verantwoordelijkheid van de WDW zelf.

Overige kosten bestaan uit voertuigen/tractiemiddelen, materieel van de buitendienst en de beide gemeentewerven. De huisvestingskosten bestaan uit de huur van de panden en de exploitatie daarvan. In de bijlage is de begrotingswijzing opgenomen voor 2021 e.v. naar aanleiding van genomen besluiten om aanvullende budgetten beschikbaar te stellen. Met deze begrotingswijziging worden de budgetten geactualiseerd. Ook wordt een aantal correcties meegenomen van budgetten die later zijn ingebracht, foutief zijn ingebracht, verplaatsen van binnen naar buiten de verdeelsleutel of nog moeten worden ingebracht. Daar is een formeel besluit van het bestuur voor nodig. Om die reden wordt een apart beslispunt meegenomen bij deze bestuursrapportage.

WDW | 1e Bestuursrapportage 2021

2. Samenvatting Zoals bij de inleiding is aangegeven, onderscheiden we de exploitatie van de WDW in vier kostencategorieën. Met de kennis van nu verwachten we ruim € 4 ton tekort te komen, als de doorbelasting van projecturen in deze mate zich blijft voorzetten in 2021. Bedragen (x € 1.000) Onderwerp Personeel ICT Huisvesting Overige kosten TOTAAL

Begroot JEV Saldo 30.450 30.845 -395 3.911 3.921 -10 1.261 1.232 29 1.339 1.394 -55 36.961 37.392 -431

We gaan ervan uit dat het bedrijfsvoeringsbudget neutraal uitpakt in 2021. In hoofdstuk 3 laten we de huidige stand zien, met de aangegane verplichtingen t/m medio mei. De in bovenstaande tabel gepresenteerde overschrijding wordt veroorzaakt door het geringe aantal uren, dat in het eerste kwartaal is doorbelast aan projecten. Hiertegenover staat een voordeel op de reiskosten. De overige kostencategorieën laten kleine afwijkingen zien. De afwijkingen worden in de volgende hoofdstukken toegelicht. Op de investeringen en het fusiebudget zien we vooralsnog geen grote afwijkingen in financiële zin. Hooguit ronden we niet alle investeringen dit jaar af, zoals die vooraf zijn gepland.

1e Bestuursrapportage 2021 | WDW

3. Exploitatie Als bijlage bij deze bestuursrapportage is de begrotingswijziging voor o.a. de aanvullende personele budgetten opgenomen, waarmee deze incidenteel of structureel worden verwerkt in de begroting van de WDW. 3.1 Overzicht bedrijfsvoeringsbudget Het ingebrachte personeelsbudget wordt gebruikt ter afdekking van de kosten voor medewerkers die in dienst zijn van de WDW en voor de aanvullende inhuur. De ontstane vacatureruimte is niet altijd eenvoudig in te vullen. In dat geval wordt ingehuurd. Ook als sprake is van langdurige ziekte wordt gekozen voor inhuur. In het hiernavolgende overzicht is de personeelsbegroting en de invulling daarvan per medio mei inzichtelijk gemaakt. Samenvatting Bedrijfsvoeringbudget WDW Totaal FTE Begroot Totaal FTE Ingevuld Totaal Personeelskosten begroot Totaal Personeelskosten werkelijk Percentage Personeelskosten benut

2021 393,6 375,9 € 28.356.000 € 26.442.000 93%

Beschikbare Vacatureruimte Begroot inhuur bedrijfsvoeringsbudget Verplichtingen op bedrijfsvoeringsbudget Resterend saldo bedrijfsvoeringsbudget Begroot Ziektevervanging Verplichtingen op ziektevervanging Percentage budget benut Resterend budget Ziektevervanging Totaal saldo Bedrijfsvoeringsbudget

€ 1.914.000 € 454.000 € 1.461.000 -€ 1.007.000 € 680.000 € 418.000 61% € 262.000 € 1.169.000

Met de stand van medio mei is nog € 1.169k beschikbaar voor de invulling van vacatures en nieuwe inhuurcontracten voor de resterende 7 maanden in 2021. 3.2 Inhuur Er wordt alleen ingehuurd indien noodzakelijk voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en de dienstverlening. Waar mogelijk wordt invulling van vacatures door inhuur uitgesteld. Van de inhuurcontracten heeft 17% een looptijd tot eind 2021 of langer. Daarmee wordt 15 fte langdurig ingehuurd. In de inhuurverplichtingen is ca. € 1 miljoen meegenomen voor deze langlopende contracten. 3.3 Ziekteverzuim Over de maanden januari tot en met april is het totale ziekteverzuimpercentage 6,44%, waarvan het grootste deel, namelijk 5,45% (4,70%+0,75%), langdurig ziekteverzuim betreft. Het kortdurend ziekteverzuimpercentage voor de WDW is 0,98%. Tot en met april is voor ziektevervanging 14 fte ingehuurd. Als deze cijfers worden vergeleken met dezelfde periode vorig jaar valt het ziekteverzuim 0,77% lager uit. In het hiernavolgende overzicht is procentueel het verloop van het ziekteverzuim over de eerste vier maanden van dit jaar weergegeven.

WDW | 1e Bestuursrapportage 2021

Omschrijving Kort verzuim (1-7 dagen) Middellang verzuim (8-42 dagen) Lang verzuim (43-365 dagen) Extra lang verzuim (>= 366 dagen) Eindtotaal

Jan

Febr

Mrt

Apr

Totaal

0,30%

0,32%

0,26%

0,44%

0,27%

1,57%

1,35%

1,11%

0,71%

3,70%

3,97%

4,26%

4,93%

4,70%

0,57%

0,42%

0,61%

0,60%

0,75%

6,13%

6,06%

6,48%

7,08%

6,44%

Voor inhuur van ziektevervanging is voor de WDW een structureel bedrag beschikbaar van € 250k (ingebracht budget). Daarnaast is een incidenteel budget beschikbaar, in 2021 voor een bedrag van € 430k. In totaal bedraagt het budget daarmee € 680k. De inhuurverplichtingen voor ziektevervanging, die op dit moment bekend zijn, vertegenwoordigen een waarde van € 418k. Daarmee is het beschikbare budget voor 2021 voor een groot deel benut. 3.4 Personeelsverloop Het totale personeelsbestand bestaat uit 449 medewerkers. Tot en met april heeft de WDW, exclusief de flexibele schil, 15 vacatures in te vullen gehad. Inmiddels zijn daarvan 10 vacatures ingevuld. Hiernavolgend is het vacatureverloop in een overzicht weergegeven. Ter vergelijking zijn ook de gegevens uit de 1e bestuursrapportage van 2020 toegevoegd.

Omschrijving Vacatures (excl. flexibele schil)

2e best.rapp. 2020 Afgerond Aantal aantal fte 35 28

1e best.rapp.2021 Afgerond Aantal aantal fte 15 10

Ingevulde vacatures met indiensttreding WDW

Ingezet als flexibele schil

Nog openstaande vacatures

Vertrokken medewerkers

Pensioen

Andere functie binnen WDW

Overige redenen

Onder overige redenen zijn voornamelijk medewerkers opgenomen die ergens anders een baan hebben gevonden. 3.5 Doorbelasting projecturen Binnen de begroting van de WDW wordt structureel rekening gehouden met een doorbelasting (€ 550k) van projecturen aan de gemeentelijke investerings- en bouwgrondprojecten. We zien in het eerste kwartaal maar een beperkte hoeveel uren die verantwoord zijn op de projecten. Als we deze lijn doortrekken, dan realiseren we slechts een opbrengst van € 120k. Voor de zomer maken we een inhaalslag in de urenregistratie, waarmee we na de zomer bij de tweede bestuursrapportage de verwachting op deze post kunnen bijstellen. 3.6 Overige personeelskosten Evenals in 2020 zien we dat het aantal reisbewegingen beperkt blijft, hierdoor verwachten we € 118k over te houden op de reiskosten. Hiertegenover staan hogere kosten (€ 30k) voor bedrijfsgeneeskundige zorg. Dit komt door een verhoging van het personeelsbestand, de hoogte van het ziekteverzuimpercentage en diensten die we 8

1e Bestuursrapportage 2021 | WDW

hierdoor van de bedrijfspoli extra afnemen. De opbrengsten uit DVO’s worden € 25k lager ingeschat dan begroot. Het niveau van de DVO's in de begroting is gebaseerd op een te hoog volume. Stichting SSW is vervallen en voor Bijsterhuizen is de DVO neerwaarts bijgesteld. Daarnaast verwachten we ongeveer € 25k meerkosten op overige personeelskosten. 3.7 Resumé personeelsbudget Kort samengevat kunnen de volgende conclusies worden getrokken: Onderwerp Afwijking Toelichting (x € 1.000)

Bedrijfsvoeringsbudget

Doorbelasting projecturen

-431

Overige personeelskosten

Totaal

Het bedrijfsvoeringsbudget laat nog € 1,2 miljoen aan ruimte voor invulling vacatures en inhuur, naast de reeds aangegane inhuurverplichtingen. Het MT stuurt op realisatie binnen dit budget. Als we de lijn van q1 doortrekken, realiseren te weinig doorbelaste projecturen. Een voordeel op reiskosten compenseert overschrijdingen op bedrijfsgeneeskundige zorg, lagere opbrengsten DVO’s en overige personeelskosten.

-395

3.8 I&A budget De I en de A zijn op te splitsen in een bijdrage aan de IRvN voor de Automatisering en de informatisering, die we zelf verzorgen. De IRvN is verantwoordelijk voor de kantoorautomatisering en levert daarmee de laptops en toebehoren, evenals de basisapplicaties en het platvorm (Citrix) waar alles op draait. De informatisering organiseren we zelf. In 2020 zijn vier informatiemanagers gestart om een extra impuls te geven aan de doorontwikkeling hiervan. Grote projecten die nu onder handen zijn, betreffen de harmonisatie van de backoffice applicatie binnen het sociaal domein en de doorontwikkeling van het P&O pakket. Financieel gezien verwachten we een kleine overschrijding van € 10k, die al onderkend is binnen het MT en gedekt kan worden uit het voordeel op de reiskosten. 3.9 Huisvesting We zien dat vanwege de coronamaatregelen, de panden grotendeels leeg staan. Financieel leidt dit tot lagere kosten voor consumpties, vanwege de gesloten kantines tijdens de lock-down. Hiertegenover zien we hogere kosten beveiliging vanwege corona. Daarnaast ontstaat een voordeel op schoonmaakkosten na het sluiten van een nieuw contract. Per saldo verwachten we € 29k voordeel op de huisvestingslasten. 3.10 Overig kosten Per saldo verwachten we € 55k nadeel op overige kosten. We zien hogere kosten voor externe adviezen (€ 25k) en abonnementen (€ 42k).

Dit wordt deels gecompenseerd door lagere kosten voor papier en drukwerk (€ 14k).

WDW | 1e Bestuursrapportage 2021

4. Fusiebudget Het fusiebudget is vanuit beide gemeenten ingebracht om de implementatie van de ambtelijke fusie te realiseren. Dit gaat om een incidenteel budget waarin o.a. kosten voor de projectorganisatie zijn opgenomen. Daarnaast zijn er kosten voor de selectie en plaatsing van medewerkers en de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden in het fusiebudget meegenomen. Het grootste gedeelte bestaat uit frictiekosten en harmonisatie ICT. 4.1 Overzicht fusiebudget Het fusiebudget laat het volgende beeld zien: Totaal fusiebudget (x € 1.000)

Begroot

Incidentele projectkosten Frictiekosten personeel Harmonisatie ICT Harmonisatie arbeidsvoorwaarden Subtotaal

807 609 2.467 153 4.036

Realisatie t/m 2020 791 571 1.510 46 2.918

Verwachting 2021 15 201 345 107 668

Saldo 31-12 1 -163 612 0 450

In het fusiebudget zijn ten behoeve van het personeel een tweetal budgetten opgenomen. Namelijk voor frictiekosten personeel (€ 460k) en harmonisatie arbeidsvoorwaarden (€ 302k). Bij de eerste bestuursrapportage 2020 is besloten het restant harmonisatie arbeidsvoorwaarden (€ 149k) in te zetten op het tekort frictiekosten personeel. Voor frictiekosten personeel is onvoldoende budget om de kosten voor boventallig personeel en reeds vastgestelde vaststellingsovereenkomsten te dekken. De incidentele ICT budgetten naar aanleiding van de fusie bestaan uit harmonisatie ICT (€ 1.036k) en frictiekosten ICT (€ 631k). Naar verwachting zijn deze volledig benodigd voor de nog openstaande verplichtingen. In het begrote budget voor de harmonisatie ICT is de verwachte provinciale subsidie van € 800k opgenomen. Over een totaalbedrag van € 2.328k aan subsidiabele kosten ontvangen wij 34,6% met een maximum van € 800k aan provinciale subsidie. Dat betekent dat de maximale kosten moeten worden gemaakt om het gehele subsidiebedrag te kunnen claimen. De subsidiabele kosten bestaan uit kosten voor planbegeleiding, harmonisatie en frictie.

1e Bestuursrapportage 2021 | WDW

5. Toelichting begrotingswijziging In de bijlage is een gedetailleerd overzicht opgenomen van de begrotingswijziging van de WDW. Zoals aangegeven in de inleiding is daarvoor een formeel besluit nodig. Er worden aanvullende budgetten ingebracht. In totaal gaat het om de volgende bedragen per gemeente: Bedragen x € 1.000 Binnen verdeelsleutel Gemeente Druten Gemeente Wijchen Totaal bijdrage binnen de verdeelsleutel Buiten verdeelsleutel Gemeente Druten Gemeente Wijchen Totaal bijdrage buiten de verdeelsleutel

2021

2022

2023

2024

2025

155.930 287.570

7.500 14.925

443.500

22.425

1.000 1.000

2.000

Als door één of beide gemeenten wordt besloten budget beschikbaar te stellen voor bijvoorbeeld formatie binnen de WDW (al dan niet volgens de verhouding van de verdeelsleutel), dan wordt dat aanvullend budget ingebracht in de WDW. Als dit budget niet volgens de verhouding van de verdeelsleutel wordt ingebracht, kan dat in de toekomst invloed hebben op het herijken van de verdeelsleutel. In het bedrijfsplan is aangegeven dat indien zich wijzigingen aandienen (bijvoorbeeld door in- of uitbesteding van taken of wijziging in ambities van een gemeente) herijking plaatsvindt van de verdeelsleutel. Structureel is er voor € 250k aan budget voor ziektevervanging beschikbaar binnen de WDW. De beide gemeenten hebben in de begroting 2021 opgenomen dit budget (aflopend) aan te vullen in de eerste jaren. Voor 2021 was dit nog niet opgenomen binnen de begroting van de WDW en leidt tot een begrotingswijziging van € 430k. De beide colleges hebben besloten over te willen gaan tot de aanschaf van een gladheidsmanagementsysteem. Hiervoor brengen de gemeenten geld voor zowel de structurele afschrijving, als de onderhoudskosten naar de WDW om dit tot uitvoering te brengen. De aanschafkosten van het RMS voor 5 voertuigen bedraagt € 82.000. Als beslispunt bij deze rapportage nemen we ook mee de kredietverlening voor de aanschaf van dit systeem. Daarnaast upgraden we de ‘mijngemeente App’.

Dit wordt bekostigd uit de groenbudgetten van de beide gemeenten.

WDW | 1e Bestuursrapportage 2021

Bijlage Begrotingswijziging 2021 e.v. 2021 Bijdragen

Incidenteel

2022

Structureel

Incidenteel

2023

Structureel

Incidenteel

2024

Structureel

Incidenteel

2025

Structureel

Incidenteel

Structureel

Binnen verdeelsleutel Gemeente Druten (35,2%) Aanvulling budget vervanging langdurig zieken Afschrijvingen gladheidsroutemanagementsysteem Onderhoud gladheidsroutemanagementsysteem Subtotaal Gemeente Wijchen (64,8%) Aanvulling budget vervanging langdurig zieken Afschrijvingen gladheidsroutemanagementsysteem Onderhoud gladheidsroutemanagementsysteem Subtotaal Totaal bijdrage binnen de verdeelsleutel

151.430 3.000 4.500 151.430

4.500

3.000

4.500

7.500

3.000

4.500

7.500

4.500

7.500

278.770 6.125 8.800

6.125

8.800

6.125

8.800

6.125

8.800

278.770

8.800

14.925

430.200

13.300

22.425

2021 Bijdragen

3.000

Incidenteel

2022

Structureel

Incidenteel

2023

Structureel

Incidenteel

2024

Structureel

Incidenteel

2025

Structureel

Incidenteel

Structureel

Buiten verdeelsleutel Gemeente Druten Upgrade mijngemeente App Totaal bijdrage Druten buiten de verdeelsleutel

1.000 -

1.000

1.000 -

1.000

1.000 -

1.000

1.000 -

1.000

1.000 -

1.000

Gemeente Wijchen Upgrade mijngemeente App Totaal bijdrage Wijchen buiten de verdeelsleutel

1.000 -

1.000

1.000 -

1.000

1.000 -

1.000

1.000 -

1.000

1.000 -

1.000

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=wdwid=450b4409-0833-48a8-b756-2acbd2552fc3