121450 Informatienota 1e Bestuursrapportage WDW 2023

Openbaar

Zaaknummer: 121450

Informatienota voor de Gemeenteraad Onderwerp: 1e Bestuursrapportage WDW 2023 Kernboodschap De voorlopige conclusie is dat de WDW op koers ligt. In de uitputting van de budgetten zien we op dit moment geen aanleiding om de begroting aan te passen. Op het vlak van ICT lopen momenteel discussies over prijsindexatie van bestaande contracten. Dit werken we richting de tweede Bestuursrapportage verder uit. De nieuwe CAO voor gemeenten is in deze bestuursrapportage verwerkt in de begroting over 2023. Het effect van de nieuwe CAO is al opgenomen in de ontwerpbegroting voor 2024 en verder. Eerdere besluiten Datum

Korte omschrijving eerder genomen besluit (vermeld zo mogelijk het zaaknummer/documentnummer)

Toelichting Algemeen Volgens de door het bestuur vastgestelde rapportagecyclus van Werkorganisatie Druten Wijchen (WDW) wordt twee keer per jaar een bestuursrapportage verstrekt. Deze eerste rapportage is 19 juni jl. door het bestuur van de WDW vastgesteld. Het grootste gedeelte van de bij de WDW ingebrachte budgetten bestaat uit het personeelsbudget. Van de totale begroting is 82% benodigd voor personele kosten. Daarom wordt dit budget in de bestuursrapportage eruit gelicht. In de rapportage wordt verder ingegaan op het Informatisering & Automatiseringsbudget (I&A). Daarmee wordt gerapporteerd over de belangrijkste onderdelen. Met daarbij de kanttekening dat hiermee niet over het totaal van de WDW is gerapporteerd. Dat gebeurt bij de jaarrekening 2023. Alleen substantiële afwijkingen zijn meegenomen.

I&A 10% Huisvesting 3%

Overige kosten 5%

Personeel 82%

Overige kosten bestaan voornamelijk uit voertuigen/tractiemiddelen, materieel van de buitendienst en de beide gemeentewerven. De huisvestingskosten bestaan uit de huur van de panden en de exploitatie daarvan.

Pagina 1 van 5

Openbaar

Zaaknummer: 121450

De bestuursrapportage in het kort Integraal Plan In 2022 is het Integraal Plan vastgesteld. Dit plan bestond uit twee onderdelen. 1. Het grootste aspect was de formatieve capaciteit. Dat heeft geleid tot een formatie-uitbreiding van 31,45 fte, waarvan 10 fte gedekt wordt vanuit subsidies, legesinkomsten en andere programmagelden bij de gemeenten. Per saldo een begrotingsuitzetting van € 1,2 miljoen structureel en € 0,5 miljoen incidenteel. We hebben deze uitzetting verwerkt in het bedrijfsvoeringbudget, waarover bij het personeelsbudget wordt gerapporteerd. Op dit moment gaan we ervan uit dat we uitkomen met de beschikbare middelen. 2. Naast de formatie is er ook voor de WDW organisatie een uitzetting opgenomen in het Integraal plan. Dat spitst zich toe op de volgende onderwerpen: a. Opleidingsplan ( € 300k), waarover bij het opleidingsbudget wordt gerapporteerd. We gaan er vanuit dat het gehele budget wordt ingezet in 2023. b. Informatiebeleidsplan (€ 160k structureel en € 210k incidenteel). We hebben de budgetten geïntegreerd in onze ICT budgetten. Met de afwikkeling van de grote systeemharmonisaties op sociaal domein en burgerzaken, alsmede de implementatie van pakket personele informatievoorziening, zijn de nieuwe projecten nog in de opstartfase. We rapporteren bij I&A over de ICT budgetten, waar het informatiebeleidsplan onderdeel vanuit maakt. c.

Overig (€ 279k wordt incidenteel ingezet op sturing, harmonisatie beleid en invulling taakstelling, in combinatie met structurele vrijval op coaching). Dit maakt onderdeel uit van het bedrijfsvoeringbudget, waarover bij het personeelsbudget wordt gerapporteerd. Bij de WDW is daarmee € 1.462k structureel en € 865k incidenteel ingebracht. Op dit moment gaan we er vanuit deze middelen volledig in te zetten in 2023. Personeelsbudget Het grootste gedeelte van de ingebrachte budgetten bestaat uit het personeelsbudget. De rapportage bevat de volgende conclusies: • Van het totale personeelsbudget is 89% benut door invulling van de vaste formatie. In het eerste kwartaal vertegenwoordigt de vacatureruimte een bedrag van € 3,2mln. Daarvan is 57% benut voor inhuurverplichtingen en resteert € 1,7mln voor zowel de verlenging van inhuur tot het einde van het jaar als het invullen van de nog openstaande vacatures. Dit is een uitdaging en er wordt dan ook kritisch omgegaan met het inhuren van personeel. • Van de inhuurverplichtingen heeft 32% een looptijd tot eind 2023 of langer. • In het eerste kwartaal heeft de WDW het budget voor ziektevervanging (inclusief vervanging bij zwangerschapsverlof) voor 70% benut. Hiermee wordt het inhuren van ziektevervanging voor de rest van het jaar een (financiële) uitdaging.

• Voor het eerst komen de ziekteverzuimcijfers uit een nieuw personeelsregistratiesysteem. De cijfers zijn dan ook niet te vergelijken met dezelfde periode vorig jaar. • Het ziekteverzuimpercentage over het eerste kwartaal van 2023 is 6,19%. Vergeleken met heel 2022 (5,9%) en in de winterperiode is dat niet heel afwijkend te noemen. Opleidingsbudget Met het Integraal Plan is het opleidingsbudget verdubbeld. Het totale budget van € 601k bedraagt 1,8% van de loonsom.

Pagina 2 van 5

Openbaar

Zaaknummer: 121450

In het nog vast te stellen Beleidsplan Opleiden en Ontwikkelen wordt dit totale budget verdeeld door 50% op organisatieniveau te houden en 50% toe te wijzen aan de teams. Vooruitlopend daarop is deze splitsing in het hiernavolgende overzicht weergegeven. Bedragen x € 1.000 Opleidingsbudget

Domeinen 300

Centraal 301

Totaal 601

Gefactureerde opleidingen

52

81

133

Saldo opleidingsbudget

248

220

468

Percentage ruimte

83%

73%

78%

CAO aanpassing Op 5 april is de nieuwe CAO Gemeenten definitief vastgesteld en van toepassing vanaf 2 januari 2023. Allereerst is er een stijging van € 240 doorgevoerd en vervolgens een stijging van 2%. Gemiddeld komt dit uit op een stijging van bijna 9%, waar we in de begroting rekening hebben gehouden met 2,3%. Deze wijzigingen zijn verwerkt in de conceptbegroting 2024 e.v., maar nog niet in de lopende begroting 2023. Om die reden volgt hieruit een begrotingswijziging. De begrote loonsom wordt verhoogd en als gevolg daarvan ook de bijdragen van de beide gemeenten. Een gedeelte van de loonsom valt binnen de verdeelsleutel en een gedeelte buiten de verdeelsleutel. In totaal bedraagt de aanpassing € 2.241k, waarvan € 1.460k voor de gemeente Wijchen. Personeelsverloop De actuele begroting bestaat uit 430 fte. Hiernavolgend is het vacatureverloop van het eerste kwartaal van 2023 in aantallen weergegeven. Omschrijving

Aantal

29 4 18

Instroom Doorstroom Uitstroom

Van de 18 uitstromende medewerkers zijn 4 medewerkers uit dienst omdat de arbeidsovereenkomst niet is verlengd, 3 medewerkers naar aanleiding van een vaststellingsovereenkomst en 11 medewerkers hebben een andere baan. Informatisering en automatisering We hebben in Q1 de nieuwe IBP projecten (vanuit het Informatiebeleidsplan) gecombineerd met de lopende projecten uit het bestaande i-projectenportfolio. Daar is een nieuw portfolio uit voortgekomen welke we als basis kunnen gebruiken voor de komende jaren. De iRvN heeft een kostenstijging aangekondigd (als gevolg van toename aantallen gebruikers, inflatie e.d.) die door gaat werken in de begrotingen van 2024. Onze software leveranciers voeren per 2023 prijsverhogingen door als gevolg van de stijgende inflatie. Afhankelijk van contractvoorwaarden staan we hier sterker of minder sterk in en wordt er nog onderhandeld met leveranciers. We weten de omvang van de totale kostenstijging nog niet. Uiteraard krijgen we hier in de loop van 2023 meer duidelijkheid over. Dit leidt mogelijk nog tot een structurele bijstelling van het budget voor 2023 en volgende jaren.

Pagina 3 van 5

Openbaar

Zaaknummer: 121450

Overige budgetten De overtollige middelen van de WDW worden volgens de Wet Fido gestald in de Rijks schatkist. Dit gebeurt op een aparte rekening-courant die de WDW heeft bij het agentschap van het ministerie van Financiën. Door de stijging van de rente op de geld- en kapitaalmarkt, ontvangt de WDW een rentevergoeding op de middelen in de schatkist. Vorig jaar leverde dit € 20k voordeel op. Dit jaar wordt ingeschat dat dit een voordeel van € 160k gaat opleveren. Op dit moment zien wij verder nog geen afwijkingen binnen de categorie overige kosten ten opzichte van de begroting. Vluchtelingen arbeidsmigranten en huisvesting In maart 2022 zijn we gestart met een nieuwe opgave opvang vluchtelingen uit Oekraïne. Inmiddels is deze opgave uitgebreid met meerdere onderdelen die allemaal een samenhang hebben met elkaar. Voor de diverse onderdelen zetten we veel disciplines uit onze organisatie in: strategie, programmamanagement, projectleiding, beleid, communicatie, juridische zaken, vergunningen, backoffice en ondersteunende diensten. De onderdelen zijn in vier categorieën opgesplitst: 1. Opvang ontheemden Oekraïne In beide gemeenten hebben we een opvanglocatie ingericht voor de opvang van de ontheemden uit Oekraïne. Behalve onze eigen personeelsleden maken we gebruik van locatieleiders voor de opvanglocatie. 2.

Asielopgave Vooruitlopend op de spreidingswet hebben beide gemeenten besloten om onder eigen regie in gezamenlijkheid de asielcrisis opgave op te pakken. 3. Flex-wijken bedoeld voor statushouders/sociale huur Om de druk op sociale huur aan te kunnen gaan we kijken of we nog een wijk kunnen inrichten met flex-woningen bedoeld voor sociale huur. 4. Arbeidsmigranten Inmiddels is er een wet aangenomen waarin wordt bewerkstelligd dat arbeidsmigranten recht hebben op fatsoenlijk onderdak. In de praktijk verblijven arbeidsmigranten veelal op plaatsen waar ze met te veel personen in te kleine ruimtes verblijven. De gemeenten zorgen niet voor huisvesting, maar er wordt gewerkt aan het vaststellen van beleid zodat beter gehandhaafd kan worden op huisvesting van arbeidsmigranten die niet voldoet. Benodigde inzet personeel In onderstaande tabel maken we zichtbaar wat deze opgave van de organisatie vraagt. fte 2023 4,25

2024 4,25

1.1 1.2 1.3

Overzicht inzet personeel Kernteam programma Vluchtelingen, arbeidsmigranten en huisvesting Ontheemden Oekraïne Asiel Statushouders

1,54 0,89 1,69

1,79 1,89 2,19

1.4

Arbeidsmigranten

0,69

0,69

Totaal

9,06

10,81

1.0

Om deze opgave naar behoren vorm te geven hebben we 10 fte formatie nodig. Deze capaciteit wordt gecompenseerd met inhuur van personeel. Voor opvang ontheemden

Pagina 4 van 5

Openbaar

Zaaknummer: 121450

Oekraïne ontvangen we een vergoeding van het Rijk om dit te bekostigen. Voor de andere deelgebieden zijn de geldstromen nog niet duidelijk. Het is een uitdaging om voldoende gekwalificeerd personeel te vinden en deze direct in te zetten als vervanging voor de reguliere taken van de organisatie. Fusiebudget In het eerste kwartaal van 2023 is begonnen met de afwikkeling van de subsidie van de provincie (€ 800k). We hebben met de start van de WDW een voorschot van € 640k ontvangen en de resterende € 160k volgt na de definitieve beschikking in de loop van 2023. Middels een accountantsverklaring zijn de subsidiabele kosten akkoord bevonden en is de definitieve beschikking van de provincie ontvangen. Gevolgen Het bestuur van de WDW heeft de begrotingswijziging vastgesteld, die opgenomen is in de bijlage. Het betreft o.a. ingebrachte budgetten van de gemeenten Druten en Wijchen, welke nog niet formeel in de WDW waren opgenomen in de begroting. Dit leidt niet tot een uitzetting voor de gemeentelijke begroting. Daarnaast leidt de CAO aanpassing tot een uitzetting van de personele begroting van de WDW met € 2.241mln en daarmee een verhoging van de gemeentelijke bijdragen. Communicatie Niet van toepassing. Uitvoering of Vervolgstappen Niet van toepassing. Geheimhouding: Nee Niet van toepassing.

Pagina 5 van 5