Presentatie auditcommissie gemeente Westvoorne 15 maart 2022

Managementletter 2021 Auditcommissie – gemeente Westvoorne

Wouter Kalkman 15 maart 2022

Controleproces Stap 1: Controleplan en randvoorwaarden

Accountantsverslag en controleverklaring

Plan van aanpak Continu: inventarisatie en bijstelling risico’s

Stap 3: Controle jaarrekening

15 maart 2022

Managementletter

Stap 2: Beoordelen bedrijfsprocessen en interne controles

Materialiteit De materialiteitsbepaling bij de gemeente Westvoorne is gebaseerd op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief stortingen in reserves. Bij onze controleplanning zijn wij vooralsnog uitgegaan van de cijfers volgens de begroting 2021.

Algemeen beeld 1. Wij merken dat uw gemeente goede stappen zet in de voorbereiding van de accountantscontrole. Zowel bij het aanleveren van documentatie van processen als in het oppakken van adviezen en aandachtspunten, rekening houdend met de kaders en de beperkingen van de herindeling.

2. Er moeten nog stappen worden gezet om de organisatie klaar te stomen voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. 3. Wij vragen aandacht voor periodieke bespreking van de frauderisico’s en zichtbare toetsing van de gekoppelde beheersmaatregelen. 4. De gemeente heeft een positieve en opbouwende opstelling. Samenwerking verloopt prettig en constructief. 5. Uw gemeente heeft het afgelopen jaar goede stappen gezet om de interne controle in de primaire processen te versterken of u bent nog voornemens om deze stappen te zetten.

Bevindingen 1. Wij geven u in overweging om aandacht te besteden aan het kaart brengen van relevante IT-beheersmaatregelen en het toetsen hiervan via de VIC. 2. Het versterken van de interne beheersing rondom de plankosten die worden toegerekend aan de grondexploitaties. 3. Wij vragen uw aandacht voor de controle op de tarieven in sub administratie omgevingsvergunningen. 4. Wij vragen uw aandacht voor de gedeelde rechten in de salarisadministratie met de gemeente Brielle. 5. Wij adviseren u maatregelen te implementeren voor het structureel borgen van het gebruik van inkoopformulieren (EUA). 6. Voor de jaarrekeningcontrole vragen wij uw aandacht voor de gehanteerde afschrijvingssystematiek in de grondslagen in de jaarrekening. 7. Wij vragen uw scherpte voor het proces rondom de controle van de Wmo. Hierover worden momenteel afspraken gemaakt.

Aandachtspunten jaarrekening 1. Restwaarden materiële vaste activa. 2. Gewijzigde regelgeving rondom schatkistbankieren. 3. Verwerking CAO gemeenten in de jaarrekening 2021.

Rechtmatigheidsverantwoording

Wat is rechtmatigheid?

Rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben kennis genomen van het implementatieplan en benoemen hierbij de volgende aandachtspunten:    

  

In hoofdstuk 2 van de kadernota rechtmatigheid 2022 staat informatie voor u als raadslid. De gemeenteraad moet het controleprotocol en het normenkader vaststellen. Bij het vaststellen van kaders hoort ook het vaststellen van de verantwoordingsgrens. Er dient een duidelijke relatie te worden gelegd tussen de jaarrekening (relevante balansmutaties en transactiestromen) en de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Zijn alle relevante deelmassa’s in scope? Het relevante normenkader moet eenduidig worden geoperationaliseerd naar het toetsingskader. Zijn alle relevante rechtmatigheidsaspecten afgedekt? Er dient richting te worden gegeven aan de omvang van het (gegevensgerichte) controlewerk. Wat is de grondslag voor de uitspraak over het rechtmatig handelen? In het plan dient aandacht te worden besteed aan ‘aan derden uitbestede activiteiten’. Zijn er mogelijk activiteiten die aan derden zijn uitbesteed, maar wel effect hebben op de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente?

Vragen