Managementletter 2021 informatiebrief

Raadhuislaan 6, Rockanje Postadres Postbus 550, 3235 ZH Rockanje E-mail gemeente@westvoorne.nl Telefoo (0181) 40 80 00 n Fax (0181) 40 80 99

Uw kenmerk:

Uw brief van:

Ons kenmerk:

Rockanje, 23 februari 2022

6152-2022 Verzonden:

Onderwerp:

informatiebrief aan auditcommissie inzake interimcontrole 2021

Beste leden, De raad wijst een of meer accountants aan belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Als onderdeel van de controle van de jaarrekening voert de accountant een tussentijdse controle uit (de interim-controle) en rapporteert hierover aan het college. Deze tussentijdse controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 te signaleren en onder onze aandacht te brengen. Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2021 heeft Publieke Sector Accountants (PSA) de interim controle uitgevoerd en hierover gerapporteerd in de zgn. Managementletter”. In deze managementletter zijn de bevindingen en aanbevelingen van de accountant opgenomen. De bevindingen en aanbevelingen van de accountant dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Het rapport is inmiddels besproken en toegelicht door de accountant aan de portefeuillehouder en de gemeentesecretaris.

Samengevat gaan de bevindingen en aanbevelingen van de accountant over: Bijl: Ref: Col: Behandeld door: M Oufkir, 0181408012, m.oufkir@westvoorne.nl s.v.p. bij beantwoording datum en kenmerk vermelden

1. De interne beheersing, procesbevindingen en aandachtspunten: de accountant vraagt onder andere meer aandacht te besteden aan de IT-omgeving, met name waar het gaat over onderdelen die niet bij Syntrophos zijn ondergebracht. Verder wordt gevraagd de frauderisicoanalyse te agenderen in de auditcommssie en deze periodiek te actualiseren. Daarnaast zijn er aandachtspunten en aanbevelingen meegegeven op het gebied volledigheid en juistheid rondom doorbelasting van lasten aan grondexploitaties, de controle van tarieven omgevingsvergunningen en de implementatie van inkoopformulieren rondom het inkoopproces. Aandachtspunten en aanbevelingen worden zoveel als mogelijk opgepakt om bij de controle van de jaarrekening opgelost te hebben. Een aantal aanbevelingen hebben echter betrekking op de langere termijn waardoor deze als aandachtspunten meegenomen zullen worden in de bouwsteen financiën en belastingen en met worden gezien als inpunt om de interne beheersing van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee te versterken. 2. De rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening 2022: m.i.v. de jaarrekening 2022 zal de rechtsmatigheidsverklaring niet meer door de accountant maar door het college moeten worden afgegeven. Het implementatieplan hiervoor is door ons college vastgesteld.

De geschetste aandachtspunten zullen onderdeel uit gaan maken van het proces om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording over het jaar 2022. We zullen over de ontwikkelingen contact onderhouden met de accountant. Het college streeft er naar de aanbevelingen uit de managementletter zoveel als mogelijk op te volgen en te implementeren. Tegelijkertijd constateert het college dat het jaar 2022 ook veel inzet vraagt van de organisatie om een soepele start van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee mogelijk te maken. Gelet op deze werkdruk wordt realisatie en implementatie van aanbevelingen voor zover mogelijk om die reden ook bezien in het kader van de fusiegemeente. Gaarne lichten wij e.e.a. verder toe in een vergadering van uw commissie. Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders van Westvoorne

Bijlage: Managementetter 2021