Managementletter 2021 Gemeente Westvoorne

Managementletter 2021 Gemeente Westvoorne

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westvoorne Postbus 550 3235 ZH ROCKANJE

Geacht college,

Onderwerp Managementletter 2021

Wij hebben met veel genoegen, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2021, de interim-controle voor uw gemeente uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.

Datum 27 december 2021

Wij merken op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westvoorne en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

Kenmerk 312017012.21.384

De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. ValidSigned door W. Kalkman RA op 27-12-2021

Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409. Op alle opdrachten verricht door Publieke Sector Accountants B.V. zijn de ‘Algemene Voorwaarden Publieke Sector Accountants’, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69411409, van toepassing.

Inhoudsopgave

Contact: De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot deze managementletter:

Wouter Kalkman Tel: 06 – 2127 2977 Ralf van Hattem Tel: 06 – 1234 5175

Managementsamenvatting .......................................1 1. Inleiding ...............................................................3 2. Onze evaluatie van uw interne beheersing ...........6 3. Procesbevindingen..............................................11 4. Thema’s voor de jaarrekeningcontrole................14 5. Follow-up eerdere bevindingen...........................17

Managementsamenvatting

312017012.21.384 - 1

Managementsamenvatting Inleiding

Status rechtmatigheidsverantwoording

Sinds het boekjaar 2017 voeren wij de controle uit voor uw gemeente, 2021 is daarmee het is het vijfde controlejaar door Publieke Sector Accountants. Wij hebben de samenwerking met uw gemeente de afgelopen periode als prettig ervaren. Wij zien dat uw organisatie stappen zet om zich verder te ontwikkelen binnen de kaders en beperkingen van de fusie die naar verwachting op 1 januari 2023 zal worden geëffectueerd.

Uw gemeente heeft stappen gezet in het kader van de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording. De basis hiervan ligt vast in uw implementatieplan rechtmatigheidsverantwoording 2021 en het interne controleplan. Wij hebben binnen dit plan een aantal aandachtspunten gesignaleerd:

De kernboodschappen uit onze interim-controle 2021 hebben wij steeds in de linker kantlijn weergegeven. De controle was beter voorbereid dan in voorgaande jaren en wij zien dat de werkzaamheden die zijn uitgevoerd in het kader van de interne controle steeds beter aansluiten op de externe controle. Dit is ook voor uw gemeente belangrijk in het kader van de ontwikkelingen op het gebied van de rechtmatigheidsverantwoording.

   

De directe relatie tussen werkzaamheden en de jaarrekening; Het operationaliseren van het normenkader naar het controlewerk; De basis voor de omvang van het gegevensgerichte controlewerk; Het analyseren van de verbonden partijen.

In dit rapport gaan wij nader in op deze aandachtpunten. Graag gaan wij hierover met u in gesprek om de basis van de rechtmatigheidsverantwoording verder te verstevigen.

Interne beheersing

Procesbevindingen en aandachtspunten

Onderstaand enkele hoofdpunten op het gebied van de interne beheersing.

Onderstaand hebben wij de hoofdlijn van de procesbevindingen opgenomen:





 

Uw gemeente heeft het afgelopen jaar goede stappen gezet om de interne controle in de primaire processen te versterken of u bent nog voornemens om deze stappen te zetten. Wij adviseren u om in de interne controle meer aandacht te besteden aan de IT-omgeving. Vooral op die onderdelen waar Syntrophos geen directe betrokkenheid heeft. De samenwerking met de VIC (verbijzonderde interne controle) verloopt prettig en constructief. Wij adviseren u de frauderisicoanalyse op de agenda te plaatsen van de auditcommissie en deze periodiek te actualiseren. Tevens is het van belang dat de geïdentificeerde beheersmaatregelen periodiek worden getoetst door uw verbijzonderde interne controlefunctie.

     

Wij vragen uw aandacht voor de interne beheersing rondom het belasten van de grondexploitaties met plankosten. Wij vragen uw aandacht voor de controle op de tarieven in subadministratie omgevingsvergunningen. Wij vragen uw aandacht voor de gedeelde rechten in de salarisadministratie met de gemeente Brielle. Wij adviseren u maatregelen te implementeren voor het structureel borgen van het gebruik van inkoopformulieren. Voor de jaarrekeningcontrole vragen wij uw aandacht voor de gehanteerde afschrijvingssystematiek in de grondslagen in de jaarrekening. Wij vragen uw scherpte voor het proces rondom de controle van de Wmo. Hierover worden momenteel afspraken gemaakt.

312017012.21.384 - 1

1.

Inleiding

312017012.21.384 - 2

1.Inleiding Onze controleaanpak is risicogericht

In het kader van onze interim-controle hebben wij de interne beheersingsomgeving onderzocht, voor zover dit relevant is voor de bijdrage daarvan aan de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking, die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast hebben wij een aantal aandachtspunten benoemd waarvan wij het zinvol achten daar bij de controle aandacht aan te besteden. Wij merken dat uw gemeente goede heeft stappen gezet met het kaart brengen van processen en het identificeren van maatregelen.

Op onderdelen is van het van belang om eenduidig de koppeling te maken tussen de processtappen en de bestaansdocumentatie, tevens vragen wij om voor uw gemeente specifieke risico’s uitgebreider uit te werken, bijvoorbeeld op het gebied van rechtmatigheid van inkopen. Daarnaast constateren wij dat een aantal aandachtspunten ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2021 die wij in eerdere rapportages hebben benoemd nog niet concreet zijn opgevolgd. Wij hebben bij de interim-controle verder vooral aandacht besteed aan de inrichting van uw interne beheersomgeving en de financiële processen. Hierna geven wij aan welke belangrijkste risicogebieden en aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2021 van uw gemeente zijn geïdentificeerd.

Aandachtspunten voor controle en rapportage

Voor de jaarrekeningcontrole 2021 onderkennen wij een aantal aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan zullen besteden. De risicogebieden zijn hieronder weergegeven.  

Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur), inclusief de woningen van uw woonbedrijf vanaf 2022. De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. 312017012.21.384 - 3

  

    

De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen. Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb). “Management override of controls”. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeente. Wij hebben op dit moment geen indicaties dat dit zich heeft voorgedaan. De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing, mede in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (2022). De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels. Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein. De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De kwaliteit van de IT-omgeving in 2021.

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons tijdens de interim-controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen.

Materialiteit

De materialiteitsbepaling bij de gemeente Westvoorne is gebaseerd op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief stortingen in reserves. Bij onze controleplanning zijn wij vooralsnog uitgegaan van de cijfers volgens de begroting 2021. Wanneer de jaarrekening 2021 beschikbaar is, zullen wij onze materialiteitbepaling op basis van de werkelijke cijfers over 2021 herzien. Bij de interim-controle is derhalve uitgegaan van:

Bron: begroting 2021* Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 500.000

€ 1.500.000

*de totale lasten (incl. stortingen in de reserves) op basis van de primaire begroting 2021 bedragen € 50.024.000.

Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Westvoorne beschikt over een d.d. 22 december 2021 door de gemeenteraad vastgesteld controleprotocol en normenkader. Voor de controle op naleving van de WNT hanteren wij een lagere materialiteit. Deze specifieke materialiteitsberekening is verplicht gesteld vanuit het controleprotocol WNT.

312017012.21.384 - 4

2.

Onze evaluatie van uw interne beheersomgeving

312017012.21.384 - 5

2.Onze evaluatie van uw interne beheersing De controles kunnen nog meer in de 1ste lijn worden belegd.

In de afgelopen periode heeft u veel tijd gestoken in het uitwerken van processen en het identificeren van interne controlemaatregelen, met als doel om te komen tot een stabiele beheersituatie en in control te komen en te blijven. Het is hierbij van belang om zo min mogelijk te steunen op de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle achteraf. Door het meer volwassen worden van de organisatie is het naar onze mening van belang om uw kwaliteitsbeoordeling mede te gaan baseren op een beoordeling van de controlemaatregelen die door de organisatie zelf reeds worden uitgevoerd om relevante risico’s af te dekken: van repressieve controles met “bevindingen achteraf” naar zekerheid aan de voorkant. Deze (beoogde) kwaliteitsimpuls aan de eigen organisatie vinden wij daarnaast een goede ontwikkeling die past bij het beleid dat het college op termijn zelfstandig de rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven. Wij hebben vastgesteld dat uw organisatie zich ook richt op het ontwikkelen van zelfcontrole binnen de teams. Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het zogenaamde “3-lines of defence model”. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen:

312020002.21.365 - 6

  

In de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. In de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën, HR en projectmanagement, waar “checks and balances” zijn ingericht om fouten te signaleren. In de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.

In de eerste en tweede lijn hebben wij een aantal waarnemingen waar verbetering mogelijk is. Hiervoor verwijzen wij naar onderdeel 3 van deze managementletter. Resumerend kan gesteld worden dat doorontwikkeling op onderdelen mogelijk is, en dat u zal moeten bepalen in welke lijn u maatregelen wilt implementeren. Hierbij is het van belang dat u maatregelen implementeert die passen binnen de wijze waarop de u interne controle wilt inrichten. Ook met de huidige inrichting is een totstandkoming van een getrouwe en rechtmatige jaarrekening mogelijk, echter kost dit op onderdelen (voor zowel de organisatie als ons) extra tijd doordat niet gesteund kan worden op maatregelen in het primaire proces.

Rechtmatigheidsverantwoording: uitgesteld naar 2022

Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 103, juni 2021) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2022. Ondanks dit formele uitstel zijn de voorbereidingen in volle gang en wordt de precieze invulling van de rechtmatigheidsverantwoording steeds duidelijker. Zo heeft de commissie BBV in augustus 2021 de herziene kadernota gepubliceerd. De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheids-verantwoording van de decentrale overheden. Van belang is dat het college de relevante besluitvorming richting de gemeenteraad voorbereid. Hierbij zijn met name de verantwoordingsgrens (0 – 3%) en het normenkader van belang. Verder is de primaire verantwoordelijk van het college om te zorgen voor een robuuste onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. Het is hierbij van belang dat uw gemeente de relevante rechtmatigheidsrisico’s identificeert aan de hand van de kadernota en de omvang van de onderliggende transactiestromen. In de uitwerking van uw aanpak dient er per risico te worden uitgewerkt op welke manier u het risico wilt 312017012.21.384 - 7

afdekken. Dit betekent dat u het door de raad vastgestelde normenkader moet operationaliseren naar een toetsingskader en de interne beheersing. Vervolgens moet er per risico een balans gevonden worden tussen een systeemgerichte en gegevensgerichte aanpak. Het is hierbij van belang dat u in de uitwerking van uw aanpak aandacht heeft voor IT, in het bijzonder waar u kiest voor een systeemgerichte benadering. Ten slotte is van belang dat de werkzaamheden op een zodanige manier worden uitgevoerd en vastgelegd de werkzaamheden reproduceerbaar zijn en dat het ‘controlespoor’ goed te volgen is vanuit de conclusies die in de rechtmatigheidsverantwoording tot uitdrukking zijn gebracht. Uw gemeente heeft een plan van aanpak opgesteld om invulling te geven aan de ontwikkelingen rondom de rechtmatigheidsverantwoording. Dit plan is in juli 2021 door het college vastgesteld. Wij benoemen bij de invulling van dit plan de volgende aandachtspunten:    

Er dient een duidelijke relatie te worden gelegd tussen de jaarrekening (relevante balansmutaties en transactiestromen) en de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Zijn alle relevante deelmassa’s in scope? Het relevante normenkader moet eenduidig worden geoperationaliseerd naar het toetsingskader. Zijn alle relevante rechtmatigheidsaspecten afgedekt? Er dient richting te worden gegeven aan de omvang van het (gegevensgerichte) controlewerk. Wat is de grondslag voor de uitspraak over het rechtmatig handelen? In het plan dient aandacht te worden besteed aan ‘aan derden uitbestede activiteiten’. Zijn er mogelijk activiteiten die aan derden zijn uitbesteed, maar wel effect hebben op de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente?

Het is van belang dat u de komende periode opvolging geeft aan deze aandachtspunten, zodat u over het boekjaar 2022 in staat bent om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven die in toereikende mate is onderbouwd. Naar verwachting wordt in 2021 ook de SDO-notitie ‘accountantscontrole van de toelichting op rechtmatigheid bij decentrale overheden’ gepubliceerd. Deze notitie gaat vooral in op de wijze waarop de accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording kijkt en wordt nog aangevuld naar aanleiding van de in augustus 2021 door de commissie BBV gepubliceerde kadernota rechtmatigheid 2022.

Frauderisicoanalyse

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij het college van burgemeester en wethouders. De gemeenteraad dient erop toe te zien dat het college adequate preventieve en repressieve beheersmaatregelen heeft ingesteld om het risico op fraude zoveel mogelijk te beperken. Als uw accountant hebben wij de verantwoordelijkheid om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa, afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Wij hebben van uw gemeente een frauderisicoanalyse ontvangen. Wij adviseren u de frauderisico’s specifieker te maken, met name gericht op het aspect fraude. Tevens adviseren wij u de beheersmaatregelen uit te werken aan de hand van de 6W-vragen en deze zichtbaar te toetsen. Wij hebben begrepen dat de frauderisicoanalyse is vastgesteld door het college. Wij adviseren de frauderisicoanalyse tevens te bespreken met de auditcommissie. 312017012.21.384 - 8

IT-omgeving

In het boekjaar 2021 is er een BIO-audit uitgevoerd bij uw gemeenschappelijke regeling Syntrophos als nulmeting. In dit assurancerapport d.d. 6 oktober 2021 worden diverse aandachtspunten beschreven ten aanzien van de informatiebeveiliging binnen het SSC Syntrophos. In dit rapport zijn diverse controls beschreven waarbij is aangegeven of deze controls voldoen in opzet en bestaan of niet. Tevens is er onderscheid gemaakt tussen controls die bij Syntrophos niet voldoen of zouden kunnen voldoen, afhankelijk van de interne beheersmaatregelen die door de deelnemers (i.c. onder andere gemeente Westvoorne) zijn getroffen. De BIO audit is een audit die zich breder richt op het spectrum informatiebeveiliging. Al deze aspecten zijn relevant voor uw gemeente, maar zijn niet per se integraal relevant voor de betrouwbaarheid van uw jaarrekening. Onderstaand hebben wij een overzicht van controls opgenomen uit de BIO-audit die enerzijds als onvoldoende zijn gekwalificeerd (voldoet niet in opzet en/of bestaan) én die naar ons oordeel de voornaamste risico’s opleveren voor de jaarrekening:          

Beheer van toegangsrechten voor gebruiker (9.2); Toegangsbeveiliging van systeem en toepassing (9.4); Verslaglegging en monitoren (12.4); Beheer van technische kwetsbaarheiden (12.6); Beheer van netwerkbeveiliging (13.1); Informatietransport (13.2); Beveiligingseisen voor informatiesystemen (14.1); Beveiliging in ontwikkelings- en ondersteunende processen (14.2); Testgegevens (14.3); Informatiebeveiligingscontinuïteit (17.1).

Wij adviseren u kennis te nemen van de BIO-audit die bij Syntrophos is uitgevoerd en de voor uw gemeente noodzakelijke acties uit te zetten om de informatiebeveiliging binnen uw gemeente te versterken. Voorts adviseren wij u om uw IT-landschap en de relevante (interne) beheersmaatregelen integraal in kaart te brengen en dit periodiek te toetsen. Ten aanzien van uw interne IT beheersomgeving benoemen wij de volgende overige aandachtspunten: 



Wij adviseren u na te gaan of sprake is van applicatiebeheerders die ook een rol hebben in het primaire proces. Wij hebben begrepen dat dit bij uw gemeente aan de orde is. Wij adviseren u deze situatie op te heffen. In kader van de interne beheersing is het wenselijk dat medewerkers met hoge rechten (i.c. de applicatiebeheerder) geen rol hebben in het primaire proces ter voorkoming van fraude. Wij adviseren de bevoegdheden in de diverse applicaties, waaronder SAP, Suite, Squit en Raet Beaufort periodiek te zichtbaar te controleren. De ‘lokale’ applicaties vallen geheel of gedeeltelijk buiten de scope van Syntrophos. Wij adviseren dit onderscheid te definiëren in het bovenstaand genoemde applicatielandschap.

312017012.21.384 - 9

3.

Procesbevindingen

312017012.21.384 - 10

3.Procesbevindingen Gemengde salarisadministratie gemeente Brielle

Bevinding: Wij hebben begrepen dat uw gemeente in het verleden de aanbesteding voor het salarispakket samen heeft gedaan met de gemeente Brielle. Op basis van deze aanbesteding is het salarispakket Beaufort van Raet geselecteerd. Uit gesprekken met vertegenwoordigers van uw gemeente is gebleken dat beide gemeenten werken in dezelfde salarisdatabase. De salarisomgevingen zijn daarom niet van elkaar gescheiden en medewerkers van gemeente Brielle (met de juiste benodigde bevoegdheden, met name de beide applicatiebeheerders) kunnen salarisgegevens van medewerkers van Westvoorne inzien en in opzet muteren. Risico: U loopt het risico op het ongeoorloofd raadplegen en muteren van salarisgegevens van uw personeel. Advies: Wij adviseren u om de salarisomgevingen van beide gemeenten tot aan de fusie af te scheiden. Wij hebben naar aanleiding van de interim-controle onderstaande verklaring ontvangen: Vanaf 1 januari 2016 is gemeente Westvoorne overgestapt naar het personeelsinformatiesysteem van Raet, te weten Youforce. Gemeente Brielle werkte al met dit systeem. Vanwege de voorgenomen ambtelijke fusie was besloten om in hetzelfde systeem te werken waarbij er een virtuele scheiding tussen de twee databases is aangebracht.

Hiermee is het alleen voor de applicatiebeheerders van de beide gemeenten, dit zijn de twee salarisadministrateurs, mogelijk gemaakt om inzage te hebben in elkaars systeem. Deze inzage was nodig om de voorbereidingen voor de ambtelijke fusie mogelijk te maken, samen te werken en elkaar te ondersteunen en vervangen waar nodig en wordt nu gebruikt voor de voorbereiding naar een bestuurlijke fusie.

Toerekening plankosten aan grondexploitaties

Bevinding: Eén van de kostencomponenten die aan uw grondexploitaties wordt toegerekend, zijn plankosten (interne uren). De uren die worden toegerekend aan de grondexploitaties zijn niet gebaseerd op een sluitende tijdregistraties. Ook is er geen sprake van zichtbare autorisaties binnen dit proces. De plankosten worden achteraf (per jaareinde) op basis van in Excel geschreven uren aan de projecten toegerekend. Risico: U loopt een risico dat projecten niet op een correcte manier worden belast. Advies: Wij adviseren u de interne beheersing op dit onderdeel te verscherpen om te waarborgen dat de projecten juist, volledig en evenredig worden belast.

312017012.21.384 - 11

Controle tarieven bouwleges niet zichtbaar gemaakt

Bevinding: De tarieven voor bouwleges worden jaarlijks ingevoerd. De tarieven voor 2021 zijn niet zichtbaar gecontroleerd. Risico: De tarieven zijn onjuist in het systeem opgenomen, waardoor er onjuiste tarieven worden gefactureerd en verantwoord. Advies: Voor 2021 is het van belang dat er alsnog een check wordt uitgevoerd op de juistheid van de tarieven en evt. herstelacties plaatsvinden. Daarnaast adviseren wij om de controle jaarlijks (zichtbaar) uit te laten voeren. Wij hebben vastgesteld dat deze controle voor 2021 inmiddels is uitgevoerd.

Beoordeling aanvraag omgevingsvergunning niet consequent uitgevoerd

Bevinding: Wij hebben voor onze interim-controle een omgevingsvergunning geselecteerd waarbij wij nagaan zijn of de processtappen zijn gevolgd door middel van onderliggende documentatie. Een belangrijk onderdeel van het proces bij de omgevingsvergunningen is de beoordeling van de aanvraag. Bij de geselecteerde omgevingsvergunning is gebleken dat de beoordeling nog niet is uitgevoerd, terwijl er wel reeds leges zijn opgelegd bij de aanvrager en de vergunning is afgegeven. De omgevingsvergunning wordt in een later stadium nog aangepast, zo blijkt uit navraag bij de gemeente, waardoor ervoor is gekozen om bij de aanpassing van de omgevingsvergunning (en de aanvraag daarvan) pas deze toets uit te voeren. Uw gemeente geeft aan dat dit een incidentele afwijking van het proces betreft. Risico: De legesberekening is onjuist of onvolledig en / of de vergunning wordt onterecht afgegeven. Advies: De redenatie van eventuele afwijkingen van het proces dienen vastgelegd te worden. Daarnaast is het van belang dat voor 2021 in kaart gebracht wordt of de legesberekening juist en volledig heeft plaatsgevonden. Voor 2021 moet worden uitgezocht of dit vaker is voorgekomen en welke financiële impact dit eventueel heeft.

Preventieve borging rechtmatigheid inkopen

Bevinding: Wij hebben vastgesteld dat uw gemeente goede stappen heeft gezet in de preventieve borging van de rechtmatigheid van inkopen. Uw gemeente heeft een systematiek opgezet waarbij gebruikt gemaakt moet worden van een standaard inkoopformulier in het zaaksysteem E-Suite. Tevens is er een nieuw inkoopbeleid 2021 opgesteld met een beslisboom, welke is geïntegreerd in het zaaksysteem. Wij hebben begrepen dat dit systeem vanaf 2022 geïmplementeerd zal worden. Binnen uw organisatie is inkopen decentraal belegd, het is daarom van belang dat u waarborgen treft dat het inkoopformulier structureel wordt toegepast. In uw inkoopbeleid is hiervoor een grensbedrag van € 5.000 wordt gehanteerd. Risico: U loopt het risico dat het inkoopformulier in de praktijk niet structureel wordt gebruikt met als gevolg dat zonder gebruik van een inkoopformulier wordt ingekocht. Advies: Wij adviseren preventieve maatregelen te nemen om het structureel gebruik van de inkoopformulieren te borgen. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het verplicht stellen van inkoopnummers bij facturatie door leveranciers. 312017012.21.384 - 12

4.

Thema’s voor de jaarrekeningcontrole

312017012.21.384 - 13

4.Thema’s voor de jaarrekeningcontrole Restwaarden materiële vaste activa

In het kader een meer reële waardering van het vastgoed van uw Woonbedrijf heeft u onderzocht om te gaan werken met een restwaarde van de woningen. In de diverse gesprekken met u hebben wij aangegeven dat één en ander in overeenstemming met de regels van het Bbv nader moet worden uitgewerkt. Dit wordt door u opgepakt en zal waarschijnlijk een plek krijgen in de jaarstukken 2022 en verder. Hiervoor geldt dat de wijziging in de waarderingsgrondslagen moet worden toegelicht, inclusief het effect van de wijziging op uw kapitaallasten. Daarnaast merken wij op dat u in 2020 een aanpassing heeft gedaan aan het annuïtair afschrijven van de woningen (over een langere looptijd en met de juiste (omslag)rente). Door deze wijziging is feitelijk geen sprake meer van annuïtair afschrijven, maar is er sprake van een ander wijze van progressief afschrijven. Deze wijziging, die tevens een stelselwijziging is, moet in de waarderingsgrondslagen van de jaarrekening 2021 worden toegelicht, inclusief het effect van de wijziging op uw kapitaallasten.

Schatkistbankieren

In de beleidsdoorlichting schatkistbankieren van juli 2019 is onder meer geconstateerd dat decentrale overheden kampen met administratieve lasten bij schatkistbankieren. Met een eventuele verhoging dan wel een andere berekening van het drempelbedrag wilde het kabinet aan deze bezwaren tegemoet komen. Na een overlegtraject met alle betrokken partijen is er overeenstemming bereikt om het drempelbedrag te verhogen. Op verzoek van de geconsulteerde decentrale overheden en de koepelorganisaties, is de aanpassing van de regeling per 1 juli 2021 ingaan. Het drempelbedrag is aangepast met een verhoging van de ondergrens van € 250.000 naar € 1 miljoen euro. Daarnaast een verhoging van het percentage begrotingstotaal t/m € 500 miljoen euro van 0,75% naar 2%. Dit betekent dat provincies, gemeenten en waterschappen op basis van hun verantwoordingsvoorschriften twee drempelbedragen voor 2021 moeten hanteren, te weten:  

een drempelbedrag voor het eerste half jaar (oude situatie); een drempelbedrag voor het tweede half jaar (nieuwe situatie).

Voor de berekening van het nieuwe drempelbedrag heeft het Ministerie van Financiën een voorbeeldberekening ter beschikking gesteld. Echter voorziet deze berekening niet in een berekening van het drempelbedrag in de oude situatie. U dient bij het opstellen van uw jaarrekening wel rekening te houden met de 2 verschillende drempelbedragen.

312017012.21.384 - 14

Controle Wmo

De controle van de Wmo heeft sinds een aantal voor vertraging gezorgd bij de controle van uw jaarrekening, mede omdat de uitvoering hiervan gedeeltelijk bij Hellevoetsluis is belegd. Ook was niet altijd duidelijk wie er verantwoordelijk was voor de controle op de prestatievering rondom de Wmo. Ten aanzien van de prestatielevering moeten hierover heldere afspraken worden gemaakt. In de verkennende gesprekken is hierover vooralsnog het onderstaande afgesproken:        

Wmo woonvoorziening (Hellevoetsluis) Wmo hulpmiddelen (Hellevoetsluis) Wmo vervoersvoorzieningen (Westvoorne) Wmo Begeleiding via productieverantwoordingen zorgleveranciers (Westvoorne) Wmo Begeleiding restant (Hellevoetsluis) Wmo Hulp in huishouding via productieverantwoordingen zorgleveranciers (Westvoorne) Wmo Hulp in huishouding restant (Hellevoetsluis) Wmo Pgb (Westvoorne)

Voor wat betreft de onderdelen die door Hellevoetsluis en haar accountant worden uitgevoerd, is afgesproken dat op 12 april 2022 een conceptrapportage wordt opgesteld. Wij vragen uw aandacht voor de verantwoordelijkheden van Westvoorne is dit traject alsmede voor de onderbouwing van de prestatielevering bij bovengenoemde componenten.

Verwerking principeakkoord De vakbonden FNV Overheid, CNV Overheid en FDO-MHA en de werkgevers VNG en WSGO hebben een principeakkoord voor een nieuwe cao gemeenten bereikt. De voorgestelde effecten hiervan zijn als volgt: CAO gemeenten in jaarrekening 2021  Per 1 december 2021 1,5% verhoging   

Per 1 april 2022 2,4% verhoging Eenmalige uitkering ad. € 1.200,- in 2022 Thuiswerkvergoeding € 2 netto per dag (2022)

Voor de jaarrekening 2021 is het van belang dat de verhoging per 1 december 2021 van 1,5% wordt verwerkt in de jaarrekening indien het waarschijnlijk blijft dat deze verhoging geeffectueerd wordt. Ook de eenmalige uitkering ad. € 1.200 moet mogelijk in de jaarrekening 2021 worden verwerkt indien het recht gerelateerd is aan het dienstverband 2021 of eerder.

5.

312017012.21.384 - 15

5.

Follow-up eerdere bevindingen

312017012.21.384 - 16

5. Follow-up eerdere bevindingen

Opgelost

Samenvattend overzicht van de aanbevelingen en actiepunten uit eerdere managementletters en accountantsverslagen en de status.

Onderhanden Niet opgelost

No

Oorsprong en bevinding

Prioriteit

Toelichting follow-up

1

Rechtmatigheidsverantwoording (ML 2019): Wij hebben geadviseerd een plan van aanpak op te stellen om in 2021 gereed te zijn om het college een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen laten opstellen in de jaarrekening.

Midden

Met ingang van het boekjaar 2022 zal het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moeten afgeven (in 2023). Uw gemeente heeft hier een plan van aanpak bij opgesteld. Wij verwijzen hierbij naar de hoofdtekst voor de aandachtspunten die wij hierbij zien.

2

Actualiseren procesbeschrijvingen (ML 2019): Het is van belang dat, uiterlijk eind 2019, de processen weer geactualiseerd worden en indien deze op belangrijke punten gewijzigd zijn dat deze processtappen onderbouwd worden met documentatie van het jaar 2019, om aan te tonen dat het proces ook daadwerkelijk zo heeft gewerkt. In het kader van “eigenaarschap” denken wij dat de eerste lijn hierin een nadrukkelijke rol toebedeeld zal mogen worden inclusief een beschrijving van relevante beheersmaatregelen op basis van de 6W’s

Hoog

Uw gemeente heeft in 2020 goede stappen gezet in het uitwerken van de opzet van de processen en het documenteren van het bestaan. Op onderdelen kan dit nog worden versterkt. Bijvoorbeeld door het realiseren van een eenduidige koppeling tussen de stappen in de opzet en de bestaansdocumentatie.

3

IT-audit (ML 2019): Bespreek IT- audit met uw demandmanager Syntrophos en voer zelfstandig werkzaamheden op General IT Controls

Midden

Zie de hoofdtekst in deze managementletter.

312017012.21.384 - 17

4

Frauderisicoanalyse (ML 2019): Wij hebben u geadviseerd een frauderisicoanalyse op te stellen. Hierbij is het van belang dat de gekoppelde beheersmaatregelen worden getoetst en dat de frauderisico-analyse met de auditcommissie wordt besproken.

Midden

Wij hebben een geactualiseerde frauderisicoanalyse ontvangen. Zie verder de hoofdtekst van deze managementletter.

5

Uitvoeringsinstructie prestatielevering (ML 2019): wij hebben u geadviseerd een instructie prestatielevering uit te werken.

Midden

Uw gemeente heeft een uitvoeringsinstructie prestatielevering vastgesteld (door het college). Wij hebben begrepen dat de uitvoeringsinstructie in januari 2022 wordt geïmplanteerd.

6

Waarborgen naleven aanbestedingswet (ML 2019): Wij hebben geadviseerd om met een inkoopstrategieformulier te gaan werken en het contractbeheer te verbeteren. Ook een centrale inkoopfunctie kan uitkomst bieden.

Hoog

In E-suite is een inkoopmodule ingericht waarin de te nemen processtappen zijn verwerkt in een stroomdiagram.

7

Verplichtingenadministratie (ML 2019): Wij hebben geadviseerd om een verplichtingenadministratie in te richten.

Midden

Uw organisatie heeft er voor gekozen om geen verplichtingenadministratie in te richten. Na de fusie / herindeling zal dit punt worden opgepakt.

8

Memoriaalboekingen (ML 2019): Het proces rondom memoriaalboekingen dient te worden aangepast zodanig dat het 4-ogen principe systematisch wordt afgedwongen. Tevens dient de onderbouwing bij de memoriaalboekingen te worden gedocumenteerd.

Hoog

De inrichting van een workflow memorialen in Civision is mogelijk. Het proces moet nog worden beschreven aan de hand van de typen memoriaalboekingen (routinematige boekingen en niet routinematige boekingen). Tevens moeten ook de procedures rondom de vastlegging worden bepaald. Inmiddels is de autorisatie in de workflow geïmplementeerd.

9

Prestatielevering Wmo (ML 2019): U heeft nog stappen te zetten op gebied prestatielevering van Wmo.

Hoog

Wij hebben begrepen dat u hierover in overleg bent met de gemeente Hellevoetsluis. Dit betreft met name het bepalen

Wij hebben begrepen dat de inkoopmodule vanaf 1 januari 2022 in gebruik wordt genomen.

312017012.21.384 - 18

van de onderlinge verantwoordelijkheid. Zie ook de hoofdtekst van deze managementletter. 10

Actualisatie grondexploitaties (ML 2020): Wij hebben u geadviseerd om de interne controlemaatregelen die uw gemeente uitvoert op nieuwe en geactualiseerde grondexploitatieberekeningen zichtbaar vastleggen.

Hoog

Wij hebben vastgesteld dat een zichtbare controle (zichtbare kritische tweede lezing op geactualiseerde grondexploitaties) binnen uw gemeente ontbreekt. Wij adviseren u een consistente systematiek voor te schrijven over de wijze waarop de interne kritische toets op de actualisatie van grondexploitatieberekeningen dient te worden uitgevoerd. Wij vragen hierbij u aandacht voor de volgende elementen: 









11

Mutaties lonen en salarissen (ML 2020): Wij hebben u geadviseerd de controle op de mutatieverslagen vast te leggen middels het toevoegen van tekst en controletekens op het digitale document.

Hoog

Uit de vastlegging van de uitgevoerde controle blijkt op welke onderdelen de grondexploitatieberekening is getoetst. Wij vragen hierbij uw specifieke aandacht voor schattingselementen. Uit de vastlegging blijkt op basis van welke onderliggende documentatie de (schattings-)elementen zijn beoordeeld. Uit de vastlegging blijkt zichtbaar de controletechnische-functiescheiding tussen de uitvoerende en de controlerende functionaris. Uit de vastlegging blijkt op welke wijze eventuele vragen en opmerkingen van de controlerende functionaris zijn opgevolgd. De interne toets wordt op consistente wijze gedocumenteerd.

Wij hebben vastgesteld dat deze bevindingen is opgevolgd. Er wordt een zichtbare controle uitgevoerd op de maandelijkse mutatieverslagen.

312017012.21.384 - 19

12

Nota grondbeleid (ML 2020): De nota grondbeleid is op diverse onderdelen niet meer actueel. Wij hebben u geadviseerd de nota grondbeleid te actualiseren.

Midden

Bij de controle is vastgesteld dat de nota grondbeleid niet is geactualiseerd. Het is wel zaak dat hier aandacht voor komt. Op verschillende onderdelen is de nota niet actueel en in strijd met actuele BBV-voorschriften.

13

Taxatie grondwaarde Bredeschool (ML 2020): Wij hebben u geadviseerd om een taxatie te laten uitvoeren op de grondwaarde bij de grondexploitatie Bredeschool ten behoeve van de actuele inschatting van de grondopbrengsten.

Hoog

Wij hebben begrepen dat er een taxatie is uitgevoerd. De onderliggende documentatie is nog niet ontvangen.

312017012.21.384 - 20