Frauderisicoanalyse Gemeente Westvoorne

Proces/Activiteit

Risicodefinitie fraude

Algemeen Alle processen

Bestuur Besluitvorming

Belastingen Belastingen Algemeen

Onroerende zaakbelasting

Toeristenbelasting

Inschatting waarschijnlijkheid (laag/middel/hoog) Laag:<25% Middel:25%-75%

Inschatting financiele impact Inschatting overall (laag/middel/hoog) risico Laag:<€ 100.000 O.b.v Kans *Impact Middel: € 100.000- € 500.000 Hoog:> € 500.000

Inschatting Team nietfinanciële impact

Getroffen beheersmaatregelen

Gemeentebreed • Vastgesteld integriteitsbeleid • Gedragscode voor medewerkers • Frauderisicoanalyse wordt periodiek uitgevoerd • Medewerkers leggen een eed/ambtsbelofte af • Er is beleid ten aanzien van het vervullen van nevenfuncties en er vindt een inventarisatie van de nevenfuncties en nevenwerkzaamheden plaats • Screening personeel bij indiensttreding • Screening inhuur personeel • Vertrouwenspersoon

Laag

Laag

Laag

Hoog

Gemeentebreed • Besluiten worden helder vastgelegd in notulen en beslisdocumenten • Besluiten worden voorziening van afwegingen en motiveringen en komen transparant tot stand • Er is inzicht in de nevenfuncties en nevenwerkzaamheden van de beslissingsbevoegde functionarissen

Het risico dat informatie niet, niet Laag tijdig of onjuist wordt doorgegeven.

Laag

Laag

Laag

Financiën

Het proces belastingen is uitbesteed aan de SVHW. De interne controle van de SVHW is derhalve van toepassing.

Het risico dat objecten uit de belastingadministratie worden verwijderd of geblokkeerd en hierdoor de belastingopbrengst niet wordt geïnd en daarmee onvolledig is.

Laag

Laag

Laag

Laag

Financiën

Het proces belastingen is uitbesteed aan de SVHW. De interne controle van de SVHW is derhalve van toepassing.

Het risico dat belastingplichtigen uit de belastingadministratie worden verwijderd en hierdoor de belastingopbrengst niet wordt geïnd en daarmee onvolledig is.

Laag

Laag

Laag

Laag

Financiën

Het proces belastingen is uitbesteed aan de SVHW. De interne controle van de SVHW is derhalve van toepassing.

Middel

Middel

Middel

Financiën

Het proces belastingen is uitbesteed aan de SVHW. De interne controle van de SVHW is derhalve van toepassing.

Middel

Laag

Middel

Financiën

Het proces belastingen is uitbesteed aan de SVHW. De interne controle van de SVHW is derhalve van toepassing.

Middel

Laag

Middel

Financiën

Het proces belastingen is uitbesteed aan de SVHW. De interne controle van de SVHW is derhalve van toepassing.

Laag

Laag

Laag

Financiën

Het proces belastingen is uitbesteed aan de SVHW. De interne controle van de SVHW is derhalve van toepassing.

Laag

Laag

Laag

Financiën

Het proces belastingen is uitbesteed aan de SVHW. De interne controle van de SVHW is derhalve van toepassing.

Laag

Laag

Laag

BW&T

Vier-ogen principe bij het invoeren van de legestarieven Functiescheiding tussen het behandelen en beschikken van een aanvraag. Periodieke cijferanalyse ter waarborging van de volledigheid van de in rekening gebrachte leges Jaarlijks overzicht van de bouwkosten

Het risico dat besluitvorming niet onafhankelijk plaatsvindt.

Het risico dat het bestand met daarin de op te leggen aanslagen (onjuist) wordt aangepast en hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is.

Het risico dat belastingaanslagen worden Onjuiste of onvolledige aanvragen Middel kwijtgescholden/verlaagd zonder geldige redenen en hierdoor voor kwijtschelding of de belastingopbrengst niet volledig is vermindering indienen door het verstrekken van verkeerde of Laag Het risico dat de WOZ-waarde te laag in de applicatie wordt geregistreerd en hierdoor de belastingopbrengst te laag is. Het risico dat de WOZ-waarde te laag wordt vastgesteld en hierdoor de belastingopbrengst te laag is.

Rioolheffing

Risicodefinitie M&O

Laag

Laag Het risico dat bij een belastingaanslag ten onrechte vermindering plaats zal vinden en hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is Middel Het risico dat niet alle overnachtingen worden aangeslagen en Het risico dat de opgegeven hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is overnachtingsgegevens niet volledig zijn en hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is

Vergunningen Vergunningverlening: APV Het risico dat de verschuldigde leges niet of te laag worden Collectevergunning opgelegd. Evenementenvergunning Exploitatievergunning horeca Drank- en horecavergunning Huisvestingsvergunning Kansspelvergunning Kapvergunning Omgevingsvergunning Parkeervergunning Inritvergunning Etc.

Het risico dat geen aanvraag voor Middel een vergunning wordt ingediend, dan wel onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt

Proces/Activiteit

Risicodefinitie fraude

Inschatting financiele impact (laag/middel/hoog) Laag:<€ 100.000 Middel: € 100.000- € 500.000 Hoog:> Laag € 500.000

Inschatting overall risico O.b.v Kans *Impact

Inschatting Team nietfinanciële impact

Getroffen beheersmaatregelen

Laag

Laag

BW&T

Kwijtschelding van leges dient te worden onderbouwd en mag alleen na autorisatie van het afdelingshoofd De uiteindelijke afboeking van de leges geschiedt o.b.v. een collegebesluit.

Onjuiste of onvolledige aanvragen Laag voor vergunningen indienen voor het verstrekken van verkeerde of onvolledige informatie

Laag

Laag

Laag

BW&T

Voor het toetsen van een omgevingsvergunningsaanvraag wordt gebruik gemaakt van een checklist met toetspunten. Deze toetspunten worden in het dossier vastgelegd.

Her risico dat de verschuldigde secretarieleges niet of te laag worden opgelegd/verantwoord

Laag

Laag

Laag

Laag

Inwonerszaken Alle tarieven zijn vastgelegd in de legesverordening Verbandscontrole Periodieke aansluitingen tussen subadministraties en de financiële administratie

Het risico dat ambtenaren vertrouwelijke/ beschermde informatie verstrekken aan onbevoegde partijen/ individuen

Het risico dat onbevoegde partijen Laag zich vertrouwelijke/ beschermde informatie toe-eigenen.

Laag

Laag

Laag

Inwonerszaken Er is vastgesteld integriteitsbeleid Medewerkers leggen na de indiensttreding een ambtseed/ambtsbelofte af Er is logging van mislukte pogingen tot verkrijgen van toegang tot systeem

Het risico dat huuropbrengsten niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.

Het risico dat gebruik wordt gemaakt van accommodaties zonder dat hiervoor (volledig) wordt betaald

Laag

Laag

Laag

Laag

Accomodaties/ Er is een adequate registratie van het aantal objecten dat verhuurd wordt. Woonbedrijf De huurprijzen worden jaarlijks door het college/raad vastgesteld. Er wordt een verbandscontrole uitgevoerd tussen het aantal objecten en de verantwoorde opbrengsten. De ambtenaar die de huurcontracten opstelt en registreert is niet de ambtenaar die de huren factureert.

Laag

Laag

Laag

n.t.b.

Inschatting waarschijnlijkheid (laag/middel/hoog) Laag:<25% Laag Het risico dat leges worden kwijtgescholden of verlaagd Onjuiste of onvolledige aanvragen Middel:25%-75% zonder geldige redenen en hierdoor de leges niet volledig zijn. voor kwijtschelding of vermindering indienen door het verstrekken van verkeerde of onvolledige informatie. Het risico dat een vergunning of onjuiste vergunning wordt afgegeven terwijl niet is voldaan aan de wettelijke/gemeentelijke eisen

Publiekszaken Leges publiekszaken w.o. Huwelijk/Partnerschap Reisdocumenten Identiteitskaart Rijbewijs Verstrekking uit BRP Vastgoedinformatie Overige publiekszaken

Opbrengsten Opbrengsten kortdurende verhuringen, bijvoorbeeld sportaccommodaties, dorpshuizen, speeltuinen e.d.

Risicodefinitie M&O

Opbrengsten marktgelden

Het risico dat opbrengsten uit havengelden of marktgelden niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord

Laag

Opbrengsten langdurende huurcontracten en/of pachten, bijvoorbeeld woningen, bedrijfspanden, sportaccommodaties, gronden e.d.

Het risico dat huuropbrengsten of erfpachtcanons niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.

Het risico dat de ruimte illegaal Laag wordt doorverhuurd en/of de ruimte oneigenlijk wordt gebruikt.

Middel

Laag

Laag

Accomodaties/ Er is een adequate registratie van het aantal objecten dat verhuurd wordt. Woonbedrijf De huurprijzen worden jaarlijks door het college/raad vastgesteld. Er wordt een verbandscontrole uitgevoerd tussen het aantal objecten en de verantwoorde opbrengsten. De ambtenaar die de huurcontracten opstelt en registreert is niet de ambtenaar die de huren factureert.

Het risico dat niet of onjuist geautoriseerde afboekingen plaatsvinden

Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor een kwijtschelding/ vermindering in aanmerking te komen

Laag

Middel

Laag

Laag

Financiën

Afboekingen in de administratie geschieden alleen o.b.v. een beoordeling door de financieel consulent en een akkoord van de desbetreffende budgethouder. Voor oninbare vorderingen is een voorziening dubieuze debiteuren gevormd. Voor toevoegingen en onttrekkingen aan de voorziening dubieuze debiteuren is een collegebesluit nodig.

Laag

Laag

Laag

Laag

Financiën

Het invoeren en wijzigen van crediteurenstamgegevens kan alleen op basis van het vier-ogen principe Een medewerker die crediteurenstamgegevens invoert/wijzigt kan deze niet bevestigen en kan ook niet een tweede handtekening plaatsen. Bevoegde personen tot het wijzigen van crediteurenstamgegevens zijn niet bevoegd tot het zetten van de tweede handtekening van de betaallijst en kunnen ook niet optreden als fiatteur.

Laag

Hoog

Middel

Laag

Financiën

In de organisatie is een fiscalist werkzaam/ wordt een fiscalist ingehuurd. Aangiftes worden tijdig voorbereid door een financieel medewerker en beoordeeld door de fiscalist.

Laag

Hoog

Middel

Hoog

Financiën

Fiscale constructies worden intern afgestemd met de fiscalist en in een vroeg stadium voorgelegd aan de fiscus.

Administratie Afboekingen

Beheer crediteuren

Het risico dat informatie in het crediteurenstambestand niet betrouwbaar en niet juist is

Belastingen en sociale premies Loonheffing en sociale Het risico dat aangiften niet juist, tijdig en/of volledig worden lasten, BTWingediend en betaald compensatiefonds, Omzetbelasting, overdrachtsbelasting en Het risico dat onrechtmatige fiscale constructies worden overige heffingen opgezet Beheer Algemeen

n.t.b.

Proces/Activiteit

Risicodefinitie fraude

Risicodefinitie M&O

Beheer IT-omgeving

Het risico dat het netwerk en/of applicaties voor onbevoegden toegankelijk is en/of dat onbevoegden wijzigingen aanbrengen in het netwerk en/of de applicaties

Het risico dat derden onbevoegd toegang verkrijgen tot het netwerk, applicaties, gegevens van de gemeente.

Beheer systemen

Onbevoegd gebruik maken van vertrouwelijke informatie/ persoonsgegevens uit gemeentelijke systemen, waaronder de BRP en SUWI-net

Inschatting waarschijnlijkheid (laag/middel/hoog) Laag:<25% Middel:25%-75% Middel

Inschatting financiele impact (laag/middel/hoog) Laag:<€ 100.000 Middel: € 100.000- € 500.000 Hoog:> € 500.000 Hoog

Inschatting overall risico O.b.v Kans *Impact

Inschatting Team nietfinanciële impact

Middel

Hoog

Getroffen beheersmaatregelen

Informatievoorziening

Het beheer van de IT-omgeving is belegd bij Syntrophos. De interne audits die plaatsvinden bij syntrophos zijn derhalve van toepassing. Middel

Hoog

Niddel

Hoog

afdelingen Het beheer van de IT-omgeving is deels belegd bij Syntrophos. Het beheer van de IT(functioneel omgeving is belegd bij Syntrophos. De interne audits die plaatsvinden bij syntrophos applicatiebehee zijn derhalve van toepassing. rders) Er is toegangsbeveiliging van de applicatie: periodiek wordt vastgesteld dat uitdienst getreden personeel geen toegang meer heeft tot het netwerk en tot de applicaties. Er is logging van mislukte pogingen tot verkrijgen van toegang tot de applicaties Rol gebaseerde bevoegdheden zijn toegewezen qua beheer van bevoegdheden Op onbeheerde werkplekken is sprake van schermbeveiliging met een wachtwoord . Voor de applicatie SAP wordt een Security Health Check uitgevoerd.

Grondexploitatie Grondverkopen

Het risico dat het verkopen van grond/grondposities niet Het risico dat onjuiste of onafhankelijk plaatsvindt (beoordeling via bevriende partijen) onvolledige informatie wordt of dat er een schijn van afhankelijkheid ontstaat. verstrekt teneinde voor een grondpositie in aanmerking te kopen

Middel

Hoog

Middel

Hoog

VROM

Grondexploitatieopzet is vastgesteld door de Raad. Verkoopprijzen worden door de Raad vastgesteld en gepubliceerd (grondprijzenbrief). Bestemmingsplannen worden door de Raad vastgesteld. Verkoopbesluit wordt door het College of gemandateerde vastgesteld. Verkopen vinden plaats via een notariskantoor. Verkoopwaarde wordt occasioneel getaxeerd door taxateur welke onafhankelijk is van de makelaar. Het taxatierapport is in de meeste gevallen niet ouder dan één jaar. Vierogenprincipe (onderhandelingen door 2 of meer personen namens gemeente) ter voorkoming van o.a. ABC-constructies. Het Bureau Bevordering IntegriteitsBeoordeling door Openbaar Bestuur (BIBOB) kan worden geraadpleegd. Goede dossiervorming.

Het risico dat grondverkopen/grondposities tegen een te lage prijs worden verkocht (bevoordeling bevriende partijen)

Laag

Middel

Laag

Laag

VROM

Grondexploitatieopzet is vastgesteld door de Raad. Verkoopprijzen worden door de Raad vastgesteld en gepubliceerd (grondprijzenbrief). Bestemmingsplannen worden door de Raad vastgesteld. Verkoopbesluit wordt door het College of gemandateerde vastgesteld. Verkoopbesluiten worden doorlopend genummerd en vastgelegd. Verkopen vinden plaats via gerenommeerde notaris(sen). Verkoopwaarde wordt occasioneel getaxeerd door taxateur welke onafhankelijk is van de makelaar. Het taxatierapport is in de meeste gevallen niet ouder dan één jaar. De identiteit koper wordt vastgesteld (ter voorkoming van o.a. ABCconstructies). Vierogenprincipe (onderhandelingen door 2 of meer personen namens gemeente) ter voorkoming van o.a. ABC-constructies. Het Bureau Bevordering IntegriteitsBeoordeling door Openbaar Bestuur (BIBOB) kan worden geraadpleegd. Goede dossiervorming.

Proces/Activiteit

Risicodefinitie fraude

Risicodefinitie M&O

Inschatting waarschijnlijkheid (laag/middel/hoog) Laag:<25% Middel:25%-75% Middel

Inschatting financiele impact (laag/middel/hoog) Laag:<€ 100.000 Middel: € 100.000- € 500.000 Hoog:> € 500.000 Hoog

Inschatting overall risico O.b.v Kans *Impact

Inschatting Team nietfinanciële impact

Getroffen beheersmaatregelen

Grondaankopen

Het risico dat het aankopen van grond/grondposities niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat er een schijn van afhankelijkheid bestaat.

Het risico dat valse schone grondverklaringen worden overlegd.

Middel

Hoog

VROM

Grondexploitatieopzet is vastgesteld door de Raad. Bestemmingsplannen worden door de Raad vastgesteld. Aankoopbesluit wordt door het College of gemandateerde vastgesteld. Aankoopbesluiten worden doorlopend genummerd en vastgelegd. Aankopen vinden plaats via gerenommeerde notaris(sen). Aankoopwaarde wordt occasioneel getaxeerd door taxateur welke onafhankelijk is van de makelaar. Het taxatierapport is in de meeste gevallen niet ouder dan één jaar. De identiteit verkoper wordt vastgesteld (ter voorkoming van o.a. ABCconstructies). Vierogenprincipe (onderhandelingen door 2 of meer personen namens gemeente) ter voorkoming van o.a. ABC-constructies. Het Bureau Bevordering IntegriteitsBeoordeling door Openbaar Bestuur (BIBOB) kan worden geraadpleegd. Schonegrondverklaringen worden bij gerenommeerde adviesbureaus opgevraagd. Goede dossiervorming.

Onderhandenwerk

Het risico dat de mogelijke verwachte verliezen op onderhandenwerkposities niet tijdig zichtbaar worden gemaakt/

Middel

Middel

Middel

Middel

VROM

De grondexploitaties worden jaarlijks geactualiseerd Er is een functiescheiding tussen de planeconomen en de berekening van de grondexploitaties Toetsing op prognoses door de financieel consulent

Planontwikkeling

Het risico dat bij de planontwikkeling wordt gekozen voor een suboptimale en/of niet onafhankelijke invulling

Middel

Middel

Middel

Middel

VROM

Bestemmingsplannen worden door de raad vastgesteld. Voor de actualisaties van de grondexploitaties wordt een gerenommeerd bureau ingeschakeld. De financieel consulent toetst kritisch de resultaten ontvangen van een extern bureau. Er wordt gewerkt met doorgerekende scenario’s, waaronder risico inventarisatie en beheersmaatregelen.

Middel

Hoog

Middel

Middel

alle afdelingen

Er is intern beleid "Inkoop en aanbesteding" t.a.v. werkwijze in aanbesteding en offerteprocedure. In het beleid is vastgelegd op welke wijze dient te worden aanbesteed. Hierbij is de wijze van aanbesteden afhankelijk van de hoogte van de opdracht. In het beleid is vastgelegd dat opdrachten niet mogen worden opgeknipt. In het beleid is aandacht voor de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Er is verplicht voorgeschreven dat schriftelijke toelichting/motivering in dossier van de keuze van de uit te nodigen aannemers/architecten (transparantie) aanwezig dient te zijn. Er is periodieke steekproefsgewijze interne controle op de naleving van de aanbestedingsregels. Er is een inkooptool ontwikkeld om de naleving van de Deugdelijke dossiervorming.

Inkopen en aanbestedingen Aannemersselectie Het risico dat de selectie van aannemers niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.

Leveranciersselectie

Het risico dat de selectie van leveranciers niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.

Middel

Hoog

Middel

Middel

alle afdelingen

Er is intern beleid t.a.v. werkwijze in selectie van leveranciers. In het beleid is vastgelegd dat opdrachten niet mogen worden opgeknipt. In het beleid is aandacht voor de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Selectie van leveranciers vindt plaats op basis van vooraf gestelde criteria inclusief screening van de financiële positie en de reputatie van de partijen waarmee zaken worden gedaan. Er is verplicht voorgeschreven dat schriftelijke toelichting/motivering in dossier van de keuze van de uit te nodigen leveranciers (transparantie) aanwezig dient te zijn. Er is periodieke steekproefsgewijze interne controle op de naleving van het beleid ten aanzien van leveranciersselectie. Deugdelijke dossiervorming.

Bestelling

Het risico dat de bestelling van de goederen en/of diensten niet onafhankelijk plaatsvindt of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.

Middel

Laag

Laag

Laag

alle afdelingen

In het mandaatbesluit is vastgelegd wie bevoegd is om opdrachten te autoriseren.

Proces/Activiteit

Risicodefinitie fraude

Risicodefinitie M&O

Inschatting waarschijnlijkheid (laag/middel/hoog) Laag:<25% Middel:25%-75% Laag

Inschatting financiele impact (laag/middel/hoog) Laag:<€ 100.000 Middel: € 100.000- € 500.000 Hoog:> Middel € 500.000

Inschatting overall risico O.b.v Kans *Impact

Inschatting Team nietfinanciële impact

Getroffen beheersmaatregelen

Gunning

Het risico dat de gunning van de opdrachten niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.

Het risico dat de bestelling geplaatst wordt door het onjuist of onvolledig verschaffen van informatie over bijvoorbeeld de onderneming, het product, de kredietwaardigheid of de leveringsvoorwaarden.

Laag

Middel

alle afdelingen

Ingediende offertes worden centraal vastgelegd als onderdeel van het inkoopbeleid. Het openen van de inschrijvingen gebeurt digitaal (bijv. via Tenderned) of o.b.v. het vier-ogenprincipe Prijsopgaven worden vastgelegd in een procesverbaal. De onderlinge vergelijking van de ontvangen offertes vindt plaats op basis van objectieve en controleerbare uitgangspunten welke voorafgaand aan de aanbesteding zijn vastgesteld. Er wordt verplicht een schriftelijke toelichting voorgeschreven in het dossier van de keuze van de geselecteerde aannemers. De gemeente is alert op opmerkelijke signalen rondom de procedure van het indienen van offertes Onderhandeling over offertes vinden plaats op basis van vooraf geautoriseerde kaders en altijd door tenminste twee medewerkers van de gemeente Deugdelijke dossiervorming

Ontvangst en controle

Het risico dat facturen worden betaald waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de gemeente geleverde prestatie

Middel

Middel

Middel

Laag

alle afdelingen

Er is sprake van functiescheiding tussen ontvangst en registratie van de facturen, controle levering prestatie autorisatie factuur voor betaling en de betaalbaarstelling van de factuur. Controle op de prestatielevering geschiedt door een prestatieverklaarder die niet tevens budgethouder is (vierogen principe)

Projectbewaking (realisatie)

Het risico dat de werkzaamheden gedurende de realisatie van een project niet conform afspraken worden uitgevoerd en besluiten niet rechtmatig tot stand komen

Middel

Middel

Middel

Middel

alle afdelingen

Voor alle projecten wordt een projectleider/programmamanager of budgethouder aangesteld De projectleider houdt het toezicht en maakt gedurende het project rapportages (financieel en niet financieel) Projectdoelstellingen worden voor de opdrachtverstrekking duidelijk gecommuniceerd naar de opdrachtnemer en schriftelijk vastgelegd.

Meer- en minderwerk

Het risico dat opdrachten (zowel investeringsprojecten als bijvoorbeeld onderhoud) voor meer- en minderwerk niet op juiste gronden en/of ten onrechte worden verstrekt en betaald

Laag

Middel

Laag

Laag

alle afdelingen

In rekening gebracht meerwerk dient vooraf door de opdrachtnemer te worden gemeld Meerwerk wordt schriftelijk onderbouwd met redenen/oorzaken en dient tijdens de opdracht te worden aangekondigd. Opdrachtverstrekking vindt plaats conform het mandaatbesluit en het gemeentelijk inkoopbeleid.

Laag

Hoog

Middel

Hoog

alle afdelingen

Er is functiescheiding tussen de prestatieverklaarder, de budgethouder, de crediteurenadministratie en de betaalbaarstelling van de facturen. Iedere factuur wordt minimaal volgens het vier-ogen principe goedgekeurd.

Laag

Middel

Laag

Hoog

alle afdelingen

Alleen aan de gemeente te naam gestelde facturen worden verwerkt. Iedere factuur wordt minimaal volgens het vier-ogen principe (Budgethouder en prestatieakkoordverklaarder) goedgekeurd.

Personeels- en salarisadministratie Personeels- en salarisadministratie Het risico dat de in de personeels- en salarisadministratie personen en zijn opgenomen die niet in dienst zijn.

Laag

Laag

Laag

Laag

P&O

Nieuwe medewerkers kunnen alleen in functiescheiding in de salarisadministratie worden opgenomen. Invoer van nieuwe medewerkers kan alleen op basis van een onderliggend dossier Deugdelijke dossiervorming

Onkostenvergoedingen

Het risico dat niet gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of het risico dat privé uitgaven worden gedeclareerd.

Middel

Laag

Laag

Laag

P&O

Er is beleid ten aanzien van het declareren van onkosten. Dit beleid wordt voldoende gecommuniceerd naar de medewerkers. Declaraties moeten worden voorzien van onderliggende bewijzen De leidinggevende tekent de declaratie voor akkoord Declaraties van leidinggevenden worden door een hogere functionaris gecontroleerd en geautoriseerd.

Faciliteiten

Gemeentelijke medewerkers voeren werkzaamheden voor privé situaties met gemeentelijke faciliteiten (printers, papier, auto’s) of in de gemeentelijke werkruimtes

Middel

Laag

Laag

Laag

Alle afdelingen Er is beleid ten aanzien van hoe om te gaan met eigendommen van de gemeente.

Het risico van ongewenste speculatie, innemen van gevaarlijke risicoposities, niet afsluiten van overeenkomsten tegen de meest gunstige condities

Laag

Middel

Laag

Hoog

Financiën

Algemeen inkopen/aanbestedingen Het risico dat valse facturen door ambtenaren worden ingediend.

Het risico dat privé-uitgaven ten laste van de organisatie worden gebracht.

Treasury Treasurybeleid

Het risico dat facturen worden gestuurd aan de organisatie waar geen tegenprestatie aan ten grondslag ligt.

Het treasurybeleid is vastgelegd in het treasurystatuut. Het Treasurystatuut is vastgesteld door de gemeenteraad Er is een liquiditeitsbegroting Er vindt een controle plaats op naleving van de wet Fido

Proces/Activiteit

Risicodefinitie fraude

Risicodefinitie M&O

Aantrekken van geldleningen Het risico dat het aantrekken van leningen niet onafhankelijk plaatsvindt.

Inschatting waarschijnlijkheid (laag/middel/hoog) Laag:<25% Middel:25%-75% Laag

Inschatting financiele impact (laag/middel/hoog) Laag:<€ 100.000 Middel: € 100.000- € 500.000 Hoog:> Laag € 500.000

Inschatting overall risico O.b.v Kans *Impact

Inschatting Team nietfinanciële impact

Getroffen beheersmaatregelen

Laag

Laag

Financiën

Uitgangspunten en randvoorwaarden zijn opgenomen in het Treasurystatuut en de liquiditeitsbegroting Procedure offerte aanvraag is vastgelegd. Functiescheiding aanwezig tussen aanvrager en beslisser Interne controle op de aangetrokken geldleningen Bevoegdheden volgens interne procedures zijn overeenstemming met bevoegdheden in het betaalsysteem. Er wordt gebruik gemaakt van een tweede handtekening voor het voltooien van de betaling. Er wordt vertrouwelijk omgegaan met wachtwoorden, keycodes/cards. Bij afwezigheid zijn adequate vervangingsmogelijkheden aanwezig waarbij rekening wordt gehouden met competenties en functiescheiding. Alle betaalvoorstellen worden voor de definitieve betaling gecontroleerd door de fiatteur. Bij de controle op de betaalvoorstellen worden de onderliggende documenten gecontroleerd. Er is functiescheiding tussen het klaarzetten van de betaling en de ondertekening/ feitelijke betaling. De functiescheiding is geïmplementeerd

Betalingsverkeer

Het risico dat op onrechtmatige wijze gelden aan de bank- en girorekeningen worden onttrokken

Laag

Hoog

Middel

Hoog

Financiën

Cashmanagement

Het risico dat op onrechtmatige wijze (contant) geld wordt onttrokken aan de gemeente.

Laag

Laag

Laag

Laag

Financiën/ Accommodaties Bevoegdheden volgens interne procedures zijn in overeenstemming met de bevoegdheden in het systeem.

Hoog

Middel

Hoog

Inwonerszaken Uitbesteed aan de Gemeente Hellevoetsluis. Interne controle door de accountant van de gemeente Hellevoetsluis

Hoog

Middel

Hoogh

Inwonerszaken Uitbesteed aan de Gemeente Hellevoetsluis. Interne controle door de accountant van de gemeente Hellevoetsluis

Middel

Middel

Middel

Inwonerszaken Medewerkers worden gescreend op nevenfuncties. Vaststellen van een integriteitsbeleid. Medewerkers leggen een eed of belofte bij indiensttreding. Functiescheiding tussen de behandeling van de subsidieaanvraag, de beschikking van de aanvraag en de uitbetaling van de subsidie. Functiescheiding tussen de behandeling van de subsidieverantwoording en de subsidievaststelling. Aanvragen worden middels een checklist gecontroleerd op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid. Goede dossiervorming Verleende en vast te stellen subsidies worden geregistreerd in een overzicht.

Sociaal domein WMO

Het risico dat WMO wordt toegekend aan nietrechthebbenden

Het risico dat onjuiste onvolledige Middel informatie wordt verstrekt teneinde voor WMO in aanmerking te komen

Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt (bijvoorbeeld over beperkingen, familie ed.) waardoor ten onrechte of een te hoge WMO-uitkering wordt toegekend. Jeugdhulp

Het risico dat Jeugdhulp wordt toegekend aan nietrechthebbenden.

Het risico dat onjuiste onvolledige Middel informatie wordt verstrekt teneinde voor Jeugdhulp in aanmerking te komen. Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt (bijvoorbeeld over leeftijd, woonplaats e.d) waardoor ten onrechte of een te hoge WMOuitkering wordt toegekend.

Subsidies Subsidieverstrekkingen

Het risico dat (te hoge) subsidies worden verstrekt waarbij een ambtenaar of bestuurder privébelangen heeft, bijvoorbeeld: • doorbetaling aan ambtenaar, bestuurder en/of relaties; • bevoordeling van organisaties waarbij een ambtenaar/bestuurder belang of privévoordeel heeft.

Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor subsidies in aanmerking te komen.

Middel

Proces/Activiteit

Risicodefinitie fraude

Het risico dat subsidievoorwaarden niet worden nageleefd en/of subsidies onrechtmatig worden verstrekt.

Verslaglegging Rapportering

Het risico dat in de verslaglegging/ budgetten (extern en intern) bewust aanpassingen plaatsvinden om prestatiecijfers, afrekeningen etc. te beïnvloeden.

Risicodefinitie M&O

Inschatting waarschijnlijkheid (laag/middel/hoog) Laag:<25% Middel:25%-75% Middel

Inschatting financiele impact (laag/middel/hoog) Laag:<€ 100.000 Middel: € 100.000- € 500.000 Hoog:> € 500.000 Middel

Inschatting overall risico O.b.v Kans *Impact

Inschatting Team nietfinanciële impact

Getroffen beheersmaatregelen

Middel

Middel

Inwonerszaken Aanvragen worden middels een checklist gecontroleerd op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid. In de verleningsbeschikking wordt de informatieverplichting uiteengezet. Het besluit en de afrekening vindt plaats op basis van authentieke documenten. De subsidieverordening is vastgesteld door de gemeenteraad. In de subsidieverordening zijn duidelijke richtlijnen opgenomen waaraan een aanvraag tot verlening of aanvraag tot vaststelling moet voldoen.

Laag

Laag

Laag

Middel

alle afdelingen

Functiescheiding tussen het opstellen van de rapportages (medewerkers Financiën) en de interne controle (Concerncontroller) Analyse van afwijkingen ten opzichte van de begroting geschiedt door de financieel consulent. Het management toetst plausibiliteit en juistheid en de volledigheid.

Reserves

Het niet inzichtelijk maken van de beklemming van de reserves, waardoor een grotere bestedingsruimte aanwezig lijkt dan in werkelijkheid het geval is.

Laag

Laag

Laag

Middel

Financiën

Functiescheiding tussen besluitvorming (gemeenteraad) en administratieve verwerking. Interne controle op de juistheid mutaties reserves. Een medewerker houdt in een bewakingsoverzicht de geplande en werkelijke stortingen en onttrekkingen aan reserves bij. Dit overzicht is altijd actueel en wordt opgenomen in de P&C-documenten.

Voorzieningen

Het niet vormen van voorzieningen waar dit op grond van de verslaggevingsvoorschriften wel verplicht is (bijvoorbeeld niet bestede doeluitkeringen of concrete risico’s/claims) teneinde het resultaat hiermee te beïnvloeden.

Laag

Laag

Laag

Middel

Financiën/ W&R Voorzieningen worden gevormd o.b.v. een deugdelijke risicoanalyse. Interne controle op rechtmatige aanwending voorziening.