9. Memo stand van zaken plan van aanpak 'Voorbereiding fusie' (tbv FC 20210118)

Memo stand van zaken plan van aanpak “Voorbereiding fusie”

Gevraagd besluit - Kennisnemen van de stand van zaken van het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ - Instemmen met het voorgestelde besluitvormingsproces Inleiding Om per 1 januari 2023 te kunnen fuseren, zijn veel voorbereidende werkzaamheden nodig, die integraal moeten worden aangestuurd en opgepakt. Dit wordt vormgegeven met het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’. In de fusiecommissie van 21 december 2020 is kennisgenomen van de opdrachtformulering voor dit plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’. Doel- en vraagstelling plan van aanpak Het plan van aanpak moet opleveren: - De uitgangspunten van waaruit we samenwerken - De doelen die worden beoogd met het voorbereidingsproces - De activiteiten die nodig zijn om deze doelen te halen met duidelijke resultaten en mijlpalen - De projectorganisatie die nodig is om deze doelen te realiseren en activiteiten uit te voeren - Benodigde inzet van tijd en middelen - De communicatiestrategie voor de tweede fase van de voorbereiding van de fusie Stand van zaken Er is een groep van experts gevormd vanuit de ambtelijke organisaties voor het meedenken en meewerken aan het plan van aanpak. In diverse digitale sessies is breed input opgehaald op de uitgangspunten en doelen. Ook is gewerkt aan een concept communicatiestrategie. In het ART en BRT is ook input opgehaald op deze punten.

Verder is gestart met het uitwerken van de diverse bouwstenen 1) Dienstverlening en communicatie, 2) Organisatie en personeel, 3) Financiën en belastingen, 4) Harmonisatie beleid en beheer, 5) Huisvesting en faciliteiten en 6) ICT/I&A. In januari vinden vervolgsessies plaats waarin de verdere concretisering van de bouwstenen plaatsvindt. Dit leidt voor elke bouwsteen tot een korte beschrijving, de deelresultaten, de planning hierbij en de verbanden en afhankelijkheden. Ook wordt een inschatting gemaakt van risico’s en maatregelen hierbij en wordt een inschatting gegeven van benodigde middelen. Vervolgens wordt het concept plan van aanpak opgesteld. Hierbij vormt de geannoteerde inhoudsopgave die ook opgenomen was bij de opdrachtformulering de basis. Vooruitblik Voorgesteld wordt bij de besluitvorming van het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ onderstaande planning te volgen. De besluitvorming over het plan van aanpak vindt dan gelijktijdig plaats met de besluitvorming over het herindelingsadvies. BRT Fusiecommissie BRT Collegebesluit Fusiecommissie Gemeenteraden

2 februari 15 februari 16 februari 2 maart 15 maart 23 maart

Concept plan van aanpak Concept plan van aanpak Feedback fusiecommissie bespreken Definitief plan van aanpak Definitief plan van aanpak Definitief plan van aanpak

Tussen 2 en 15 februari en tussen 2 en 15 maart bestaat ruimte om de lokale raadscommissies te informeren over het plan van aanpak en input op te halen.