9. Brief Ned. Ver. Voor Raadsleden over de ideale omvang van de griffie + beslisboom
Tekst van het document
MEMO Aan: werkgeverscommissies van de gemeenteraad c.c.: leden van de gemeenteraad en griffie Van: Nederlandse Vereniging voor Raadsleden Den Haag, 15 december 2021 Onderwerp: beslisboom voor ideale omvang van de griffie Geachte leden van de Werkgeverscommissie, geachte leden van de gemeenteraad, geachte griffier, Sinds de invoering van de griffie in 2002 is er een discussie gaande over wat de omvang van de griffie als belangrijkste ondersteuner van de gemeenteraad zou dienen te zijn. Vaak is daarbij gesproken over de gedachte van een basisomvang voor de griffie. Als het over basisomvang gaat, gaat het bijna altijd over minimale omvang. De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden is van mening dat een sterke ondersteuning van de raad meer en beter is gediend met een discussie over de ideale omvang van de griffie. Om het gesprek en de keuzes daartoe te stimuleren, hebben wij een beslisboom opgesteld om het gesprek over de ideale omvang van de griffie als de belangrijkste ondersteuner van de gemeenteraad te voeren in uw Werkgeverscommissie en uw raad. We geven in deze beslisboom een overzicht voor welke taken griffiemedewerkers aangesteld kunnen worden en hebben vervolgens gezocht naar factoren om te kunnen bepalen wat de uitvoering van die taken kunnen betekenen voor de meest ideale omvang van de griffie.
De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden vindt het belangrijk dat niet alleen in de Werkgeverscommissie maar ook in de gemeenteraad het gesprek over de ideale omvang van de griffie wordt gevoerd. Uitgangspunt daarbij is het recent opgesteld 1 profiel voor de griffier, dat uitgaat van de gelijkwaardige positie van de griffier in de lokale driehoek met burgemeester (raadsvoorzitter) en gemeentesecretaris als hoofd van de ambtelijke organisatie, zie: https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/gelijkwaardige-positie-griffier-alsondersteuner-van-de-raad Wanneer u vragen heeft of van gedachten wilt wisselen over de toepassing van de beslisboom, horen wij dat graag: info@raadsleden.nl
Mr. H.M.J. (Henk) Bouwmans Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, directeur
Toelichting bij de Beslisboom Hoe kom ik als raad tot ideale omvang van de griffie? Basis: 1 profiel voor een gelijkwaardige griffier De basis voor de rol en positie van de griffie is te vinden in de functiebeschrijving voor 1 profiel van de griffier, met als uitgangspunt gelijkwaardigheid in de driehoek met burgemeester en gemeentesecretaris. Zie: https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/gelijkwaardige-positie-griffierals-ondersteuner-van-de-raad Het gaat er niet om dat theoretisch één raadsgriffier alles zou kunnen doen, want dat is praktisch onmogelijk en onwenselijk, zoals het ook praktisch onmogelijk en onwenselijk is dat één gemeentesecretaris alles ondersteuning voor het college uitvoert. De tijd van 1 gemeentesecretaris ligt ver achter ons, zoals ook de tijd van 1 raadsgriffier achter ons ligt. Het gaat er om dat gemeenteraad, raadsleden en griffier met elkaar het gesprek voeren over welke taken binnen de griffie en door de griffie ten behoeve van de gemeenteraad dienen te worden uitgevoerd. Alles hangt daarbij samen met ambitieniveau van de gemeenteraad, raadsleden en de griffier. Factoren, zoals die in deze Beslisboom zijn aangegeven, zijn daarbij slechts ondersteunende hulpmiddelen om het denken over de ambitie om de raad op de best mogelijke manier te ondersteunen beter en effectiever vorm te geven.
Beslisboom De beslisboom (zie infographic) bevat twee hoofdelementen: enerzijds de taken die een griffie als ondersteunend voor de raad kan uitvoeren, anderzijds factoren waarmee je als raad en griffie zou kunnen bepalen hoeveel medewerkers er wenselijk zijn om alle gewenste taken uit te voeren. Taken van de griffie als ondersteuner van de raad Voor de omvang van de ideale griffie gaat het om de volgende taken: 1. Raadsgriffier en plaatsvervangend griffier (positionering en alle overige thema’s, inclusief interne bedrijfsvoering) 2. Raadsadviseurs voor commissies of daarmee vergelijkbare vooroverleggen van de raad (positionering en informatievoorziening) 3. Raadsadviseurs voor hulptroepen (Rekenkamer, Ombudsman en Accountant) 4. Onderzoek door de griffie (informatie en vragen, recht van enquête) 5. Opleiding en ondersteuning (ontwikkeling, democratie) 6. Regionale samenwerking (positionering en informatievoorziening) 7. Communicatie (communicatie en participatie) 8. Informatiemanagement (algemene informatievoorziening als ook digitale ondersteuning en ICT-processen voor digitaal vergaderen en online informatieoverzicht) 9. Speciale projecten (tijdelijke projecten zoals: verkiezingen, burgemeestersprocedure, aanbestedingen)
Factoren om de omvang van de griffie te bepalen Factoren die van invloed zijn op de omvang van de griffie en waarmee de raad dus kan komen tot een ideale omvang van de griffie: 1. Het aantal raadszetels – bij 9 raadszetels 1 griffier, bij 45 raadszetels 5 griffiemedewerkers 2. Het aantal fracties – 1 fte per 10 fracties 3. Het aantal commissies of vergelijkbare vormen van gestructureerd specifiek vooroverleg over beleidsvelden en taken – per commissie, beleidsveld of taak 1 griffiemedewerker 4. Het aantal gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen – per 10 regelingen en verbonden partijen 1 griffiemedewerker voor afstemming in eigen raad en met andere raden. 5. Het aantal inwoners – over communicatie en participatie – per 20 duizend inwoners 1 griffiemedewerker 6. Ondersteuning van hulptroepen, zoals Rekenkamer, Ombudsman en accountant & onderzoek – 1 griffiemedewerker voltijds Nadere toelichting op de Beslisboom De griffier is de belangrijkste ondersteuner en hulptroep van de gemeenteraad. Het takenpakket van de raad is de afgelopen jaren toegenomen in kwantiteit en complexiteit. Dit vraagt om een ondersteunende griffie die aansluit bij de wensen en verwachtingen van de gemeenteraad. Door deze wensen en verwachtingen zo concreet en helder mogelijk op te stellen is het mogelijk om zo dicht mogelijk bij een ideale griffie(omvang) te komen.
De beslisboom fungeert als een hulpmiddel om het denken over de ambities, wensen en verwachtingen te concretiseren en zo te komen tot een ideale omvang van de griffie. Het werk van de griffie bestaat uit een aantal basistaken, bijvoorbeeld op procedureel en secretarieel gebied, en aanvullende taken die naar wens van de gemeenteraad ingevuld kunnen worden. In de Beslisboom worden deze verschillende taken gecombineerd om tot een griffie te komen die aan de wensen en verwachtingen van de raad voldoet. Zo wordt er gewerkt aan een ideale griffie. Om deze ideale griffie te bereiken is het van belang te bepalen wat je als raad wilt dat de griffier doet op een bepaald gebied en op welk niveau je deze ondersteuning verlangt. Naast de toename in gevraagde capaciteit in relatie tot de wensen van de raad, zijn er ook een aantal objectieve factoren die bij kunnen dragen aan de noodzaak tot een grotere griffie. De vraag naar ondersteuning zal toenemen door de volgende kernmerken: • • • • •
Het aantal zetels Het aantal commissieleden (en hoe worden die bediend?) De gemeentegrootteklasse (meer externe contacten) De mate van versnippering (meer fracties is meer ondersteuning) De secretarisfunctie van specifieke commissies als de rekenkamerfunctie en de uitvoering van regionale taken
•
Is er behoefte aan eigen communicatiecapaciteit?
Naast bovengenoemde kenmerken zal de vraag naar extra griffiecapaciteit toenemen als de wensen en verwachtingen van de raad t.o.v. de griffie groter worden. Om deze wensen en verwachtingen te kunnen concretiseren en overzichtelijk te houden kunnen deze ondergebracht worden in de onderstaande categorieën: • • • • • • •
Positionering van de raad Informatievoorziening Regionale samenwerking Communicatie Participatie Ontwikkeling van de raad Democratieontwikkeling
De belangrijkste vragen die in verband met deze thema’s kunnen worden gesteld voor het beantwoorden van de vraag: welke vorm van ondersteuning is idealiter wenselijk, staan hierna per thema: Positionering van de raad -
-
-
Wat wil de raad dat de griffier doet aan het vergroten van kennis bij raadsleden over de positie en rollen van de raad en het instrumentarium? Wat wil de raad dat de griffier doet aan het verbeteren van de controlefunctie? Wat wil de raad dat de griffier doet aan het monitoren, evalueren en aandragen van verbeterpunten van vergaderstructuren en processen van de raad? En wat vindt de griffier zelf wat nodig is om de raad goed en effectief te positioneren?
Informatievoorziening -
Wat wil de raad dat de griffier doet aan advisering en ondersteuning om digitalisering beter te kunnen benutten? Wat wil de raad dat de griffier doet aan actieve kwaliteitscontrole van vergaderstukken?
Onderzoekscapaciteit -
-
Wat wil de raad dat de griffier doet aan (secretariële) ondersteuning van de rekenkamer(commissie) Wat wil de raad dat de griffier doet aan het creëren of verbeteren van de onderzoeksmogelijkheden (raadsenquête/raadsonderzoek) van de raad? Wat wil de raad dat de griffier doet aan eigen onderzoek?
Regionale samenwerking -
Wat wil de raad dat de griffier hierbij doet aan informatievoorziening en afstemming met andere gemeenten/bestuurslagen? Wat wil de raad dat de griffier doet aan actief informatie ophalen bij regionale samenwerkingsverbanden? Wat wil de raad dat de griffier doet aan afstemming met andere gemeenten/bestuurslagen?
Communicatie -
Wat wil de raad dat de griffier doet met eigen communicatiekanalen? Wat wil de raad dat de griffier doet met passieve communicatie met inwoners? Wat wil de raad dat de griffier doet met actieve communicatie met inwoners? Wat wil de raad dat de griffier doet met contact faciliteren tussen raadsleden en inwoners?
Participatie -
-
Wat wil de raad dat de griffier doet aan het versterken van de rol in participatieprocessen? Wat wil de raad dat de griffie doet aan het proactief ophalen van signalen uit de samenleving? Wat wil de raad dat de griffier doet aan het inzetten van tools als motiemarkten en informatiebijeenkomsten om de rol van de inwoners te versterken? Wat wil de raad dat de griffier doet aan het actief verbeteren van de participatieprocessen om inspraak te bevorderen?
Ontwikkeling van de raad -
Wat wil de raad dat de griffier doet aan eigen scholing en ontwikkeling? Wat wil de raad dat de griffier doet aan coaching van raadsleden of faciliteren van coaching? Wat wil de raad dat de griffier doet aan advisering rondom inzetten van raadsinstrumenten? Wat wil de raad dat de griffier doet aan ontwikkeling van de raad als collectief d.m.v. opleidings- en toerustingsactiviteiten? Wat wil de raad dat de griffier doet aan integriteitsbevordering binnen de raad?
Democratieontwikkeling -
Wat wil de raad dat de griffier doet aan het motiveren van inwoners om democratische rechten te gebruiken? Wat wil de raad dat de griffier doet aan het actief interesseren van inwoners voor het raadswerk?
-
Wat wil de raad dat de griffier doet aan het actief betrekken van jeugd, vrouwen, migrantenachtergronden en overige minder vertegenwoordigde groepen?
Naast de objectieve kenmerken en categorieën kan de ideale omvang van de griffie ook worden benaderd als een organisatievraagstuk waarbij de verhouding tussen de omvang van de ambtelijke organisatie en de griffie in hogere mate wordt genivelleerd, oftewel er wordt besproken welke omvang van de griffie wenselijk is in verhouding tot de omvang van de ambtelijke organisatie die onder leiding van de gemeentesecretaris in beginsel als eerste het college ondersteunt. Zo kan de informatie- en ondersteuningspositie van de raad ten opzichte van het college versterkt worden, waar de raad nu veelal het gevoel heeft op een informatieachterstand te staan. Afrondend Deze toelichting sluiten we af met de constatering dat de Beslisboom geen juridisch instrument is om tot op de millimeter berekenen welke taken een griffie voor de raad kan uitvoeren, noch om exact te formuleren hoeveel fte de griffie zou moeten tellen. Het model van de Beslisboom dient ertoe om het denken in de gemeenteraad en in de Werkgeverscommissie en met de raadsgriffier te stimuleren om tot een betere en uitgebreidere ondersteuning van de gemeenteraad te komen die kan bijdragen aan een goede, sterke en relevante positie van de gemeenteraad als hoogste bestuursorgaan.
Welke taken kan de griffie voor de raad uitvoeren? Elke raad heeft een raadsgriffier. Om de ondersteuning van de gemeenteraad te versterken, kunnen voor allerlei taken extra medewerkers worden aangesteld:
1. Raadsgriffier en plaatsvervangend griffier
(positionering, alle overige thema’s, interne bedrijfsvoering)
2. Raadsadviseurs voor commissies of daarmee vergelijkbare vooroverleggen van de raad (positionering en informatievoorziening)
3. Raadsadviseurs voor hulptroepen (Rekenkamer, Ombudsman en Accountant)
4. Onderzoek door de griffie
(informatie, vragen en enquete)
5. Opleiding en ondersteuning
Hoe kom ik tot de ideale omvang van de griffie? Factoren die van invloed zijn op de omvang van de griffie en waarmee de raad dus kan komen tot een ideale omvang van de griffie:
Aantal raadszetels Bij 9 raadszetels: minimaal 1 griffiemedewerker Bij 45 raadszetels: 5 griffiemedewerkers
+
(ontwikkeling, democratie)
Aantal fracties
6. Regionale samenwerking
Aantal commissies of beleidsvelden
(positionering en informatievoorziening)
7. Communicatie
1 fte per 10 fracties
(of vergelijkbare vormen van specifiek overleg over portefeuilles en taken)
Per commissie, beleidsveld of taak 1 griffiemedewerker
Aantal gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen
(communicatie en participatie)
8. Informatievoorziening
(procedure burgemeester, aanbestedingen, verkiezingen)
+
Per 10 regelingen en verbonden partijen 1 griffiemedewerker voor afstemming in eigen raad en met andere raden.
Aantal inwoners
(over communicatie en participatie)
(ict en digitaal vergaderen)
9. Speciale en tijdelijke projecten
+
+ Per 20 duizend inwoners 1 griffiemedewerker
Ondersteuning van hulptroepen (zoals Rekenkamer, Ombudsman en accountant & onderzoek)
+ 1 griffiemedewerker voltijds
Meer informatie: www.raadsleden.nl/werkgeversfunctie-wat-voorraad-wil-je-zijn-en-hoe-organiseer-je-de-griffie
Ideale omvang griffie