8c. Dashboard fase 2 rapportage periode 1 nov- 30 nov 2021 FC def

DASHBOARD

1 nov – 30 nov 2021

Datum

29 november 2021

Programma

Overall status

Onderdelen

Strategische visie

Besturingsvisie

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Loek Bal – opgavemanager Voorne aan Zee i.o.

Strategische visies & concepten Toelichting

Status

= =

De fusiecommissie heeft positief gereageerd op de Strategische Visie. Eind november wordt de Strategische Visie behandeld in de gemeenteraad van Brielle en Westvoorne. Voor Hellevoetsluis volgt besluitvorming in december. Op het moment van schrijven is de uitkomst nog niet bekend. De beeldvormende fase is afgerond en de oordeelsvormende fase is in november gestart. De uitgangspunten betreffen een ontwikkelende aanpak met OVO als uitgangspunt. Dit is besproken in de Voornedag Colleges, Voornedag MT’S, ART en BRT. Ook is de fusiecommissie hierover geïnformeerd. De volgende stap is de hoofdstructuur en de wijze waarop we opgavegericht gaan werken. De contouren van de nieuwe organisatie worden in december besproken in ART, BRT en vervolgens in de fusiecommissie. Dit vormt de input voor het profiel voor de kwartiermaker / beoogd gemeentesecretaris. In november is de beeldvormende fase doorlopen. De oordeelsvorming start als gepland in december.

Dienstverleningsconcept

Werving Kwartiermaker

I-Visie

= =

Aan de profielschets wordt gewerkt. Voor het definitief maken van de profielschets wordt gewacht op het concept van de besturingsvisie. Daarnaast is het procesvoorstel in voorbereiding en wordt naar verwachting in december vastgesteld.

De beeldvormende fase is afgerond. We maken nu de conceptversie van de I-Visie klaar voor de volgende fase (oordeelsvorming).

Huisvestingsvisie

=

Er is instemming van het ART op het voorstel om met een externe partij te gaan werken aan het opstellen van een huisvestingsvisie. Begin december wordt gestart met de werkzaamheden.

Participatiewet

=

De definitieve offerte voor de verdiepende onderzoeken richting Berenschot wordt eind november verwacht. Door de afdelingshoofden is een inventarisatie van onderwerpen Participatiewet opgesteld en een eerste overleg is hierover geweest.

Datum

29 november 2021

Programma

Overall status

Onderdelen

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Loek Bal – opgavemanager Voorne aan Zee i.o.

Gezamenlijke opgaven Toelichting

Status

Op 9 november heeft het BRT de bestuursopdracht Gebiedsprogramma vastgesteld. De fusiecommissie heeft op 22 november kennis genomen van deze bestuursopdracht. Door de kerngroep Gebiedsprogramma zijn de MT’s schriftelijk geïnformeerd over de bestuursopdracht en het vervolgproces. Op 9 december wordt het Gebiedsprogramma geagendeerd voor het regio MT. Hierbij wordt ook de provinciale ambtelijke trekker uitgenodigd. Op 13 december wordt de 1e inhoudelijke werksessie met gemeentelijke en provinciale beleidsambtenaren georganiseerd.

Regionale positionering

Conform planning.

Omgevingswet

Conform planning.

Voorne Academie

Overall status

Onderdelen

Communicatiestrategie

Diversen

Communicatie fusie Status

Toelichting

Concept communicatiestrategie 2e fase is besproken in ART en BRT. Suggesties worden verwerkt in de definitieve versie.

Extern: Persbericht verzonden over wetsvoorstel, website met dit nieuwsbericht aangepast. Intern: zeepkistsessies 11/11 en 25/11 voorbereid en communicatief ondersteund, nieuwsbrief 1e week november verspreid. Intranet fusiemenu aangepast en verder uitgebreid.

Datum

29 november 2021

Overall status

Onderdelen

Werkgroep griffie

Werkgroep Werkwijze & Ondersteuning

Werkgroep Burgerparticipatie

Werkgroep Huisvesting

Werkgroep P&C

Werkgroep Start nieuwe gemeenteraad

Werkgroep Ad-Hoc

Programma

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Namens

Griffiers

Uitvoeringsplan Raads- en Griffiedomein Toelichting

Status

=

= = = = = =

• Planning is dat functieprofiel beoogd griffier eind 2021 gereed is. Zal daarna ter bespreking aan fusiecommissie worden aangeboden. • Werkgroep bespreekt opzet griffie. Zal eerste kwartaal 2022 gereed zijn voor bespreking in fusiecommissie.

• Harmonisatie raadseigen verordeningen: prioriteiten vastgesteld. Verord. Werkgeverscie. Harmonisatie afgerond, verord. Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning: eerste bespreking geweest, op 22/12/21 2e lezing. • Digitale raad: eerste versie PvE Raadsinformatiesysteem besproken. • Griffier neemt deel aan wekelijkse overleggen ambtelijke werkgroep participatiebeleid. Op schema voor een participatiebeleid voor 1 januari 2023.

Griffier sluit aan bij de wekelijkse overleggen van de ambtelijke werkgroep huisvesting. Er wordt een start gemaakt met het maken van een huisvestingsvisie onder begeleiding van een extern bureau.

Loopt volgens planning. Geen bijzonderheden te melden.

De cursus Politiek Actief is in volle gang.

Nog niet gebruikt

Datum

29 november 2021

Programma

Overall status

Onderdelen Personeel & Organisatie

Dienstverlening & Communicatie

Fase 2: Fusiespoor ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’

Toelichting

Status

Grotendeels conform planning Plan van Aanpak opgavemanager. Echter doordat vanuit het proces van de besturingvisie de contouren van de nieuwe organisatie later geschetst worden dan verwacht start de bouwsteen ook later met de uitwerking hiervan naar een organisatie-inrichting.

Conform planning Plan van Aanpak opgavemanager.

Financiën & Belastingen

Conform planning Plan van Aanpak opgavemanager. Harmonisatie

Conform planning Plan van Aanpak opgavemanager.

Conform planning Plan van Aanpak opgavemanager. ICT & IV

Angelique Meijnen – Projectmanager Voorne aan Zee i.o.

Bouwstenen (op hoofdlijnen)

Planning is in voorbereiding, wordt opgeleverd rond 1 januari 2022.

Huisvesting & Facilitaire zaken

Namens