8b. Artikelsgewijze reactie op opmerkingen Verordening op de raadscommissies Voorne aan Zee

Artikelsgewijze reactie op opmerkingen Verordening op de raadscommissies Voorne aan Zee Aanleiding: gemaakte reacties tijdens behandeling van de verordening in de fusiecommissie d.d. 14 maart 2022 en de diverse binnengekomen mails daarna. Artikel 4 lid 1 – samenstelling commissie Vraag: wat betekent ‘doch niet meer dan het aantal raadsleden van een fractie plus één lid’ voor de inclusiviteit van kleine partijen? Reactie: Per commissie kan naast het raadslid een steunfractielid als commissielid benoemd worden. In een commissie mag ook zichtbaar zijn dat er grote en kleine fracties zijn. Om eenmansfracties te ondersteunen is een extra commissielid (niet zijnde een raadslid) per commissie toegestaan. De raadswerkgroep heeft gepoogd om een werkbare situatie te creëren voor een raad met 35 zetels Vraag: kunnen alle raadsleden in alle commissies worden benoemd? Vraag: zou het niet wenselijk zijn om een oneven aantal commissieleden te benoemen met een maximum van 17-19 leden en dan een verdeelsleutel te maken? Hoe wordt voorkomen dat er een enorme grote commissie komt? Vraag: Waarom is gekozen voor maximaal 5 leden en niet 2? Reactie: De raadswerkgroep heeft diverse varianten besproken met minimum en maximum aantal leden. De verordening gaat uit van maximaal 5 leden per fractie.

Overweging hierbij is dat het raadsen commissiewerk ook werkbaar moet blijven en dat de werklast voor een fractie redelijk te verdelen moet zijn. Raadsleden kunnen elkaar vanzelfsprekend vervangen in de commissies. Met maximaal 5 commissieleden per fractie per commissie is een balans gevonden in de vertaling van de verhoudingen in de raad en de werkdruk voor fracties. De voorgestelde bemensing van de commissies is overigens overgenomen uit de verordening van Hellevoetsluis en werkt daar tot tevredenheid van de gemeenteraad. Zo ontstaan er geen enorm grote commissies, hebben kleine fracties toch hulp van commissieleden-niet-zijnde-raadsleden en is de verhouding in de raad enigszins herkenbaar in de commissie. Vraag: wordt met de voorgestelde verdeling wel tegemoet gekomen aan artikel 82 lid 3 gemeentewet waarin wordt gesteld dat bij de samenstelling van de raadscommissie gezorgd wordt voor een: ‘evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen’ De bepaling van een ‘evenwichtige vertegenwoordiging’ is niet bedoeld om een strikte evenredigheid in de commissie af te dwingen, maar heeft tot doel ‘een zekere spreiding over de raadsfracties te bewerkstelligen van de zetels in de vaste commissies.

De bepaling in de gemeentewet heeft echter niet de bedoeling onder alle omstandigheden voor te schrijven dat alle raadsfracties in alle vaste commissies van advies vertegenwoordigd moeten zijn. Dit kan onder omstandigheden te ver voeren, met name wanneer de raad een groot aantal (zeer) kleine fracties kent.1Met de voorgestelde 2 personen per fractie (oplopend tot maximaal 5 per fractie) per commissie wordt in ruime mate rekenschap gegeven van de bepaling van evenwichtige vertegenwoordiging. Immers: alle fracties kunnen vertegenwoordigd zijn met 2 leden. Artikel 4 lid 3 – lidmaatschap Vraag: kunnen fractie-assistenten lid zijn van een commissie? Vraag: is een fractie-assistent hetzelfde als een burgerraadslid of raadslid zonder stemrecht? Vraag: moet een fractie-assistent ook de eed of belofte afleggen?

1 Kamerstukken II 1988/89, 19403, nr. 10, p. 176.

In de huidige drie gemeenten worden diverse benamingen gebruikt voor de ondersteuning van de fracties. Belangrijkste kenmerk is dat deze ‘steunfractieleden’, ‘fractie-assistenten’, ‘burgerraadsleden’ of ‘raadsleden zonder stemrecht’ fractieleden zijn die geen raadslid zijn. In de verordening worden deze leden ‘commissieleden’ genoemd. Volgens artikel 4 lid 5 leggen ook de commissieleden die geen raadslid zijn wel de eed of belofte af. Artikel 8 lid 3 – inzage in geheime stukken Vraag: Kunnen geheime stukken ook achter een ‘slotje’ in het RIS beschikbaar gesteld worden van de raads- en commissieleden? Reactie: Dit artikel is overgenomen uit de modelverordening van het VNG en gaat in zijn algemeenheid over geheime stukken. Het is noch in deze verordening, noch in de wet uitgesloten dat geheime stukken achter een ‘slotje’ op het RIS mogen worden geplaatst. Dat zal in de dagelijkse praktijk ook gebeuren (net als de huidige praktijk). Er echter zijn situaties denkbaar waarop teruggevallen moet worden op dit artikel (bijvoorbeeld bij een zeer politiek gevoelig onderzoek waarbij in rapporten privacygevoelige informatie staat en de kans op lekken groot is). Overigens: in de huidige verordeningen van Brielle, Westvoorne en Hellevoetsluis is dezelfde bepaling opgenomen.

Kortom: ja, het is mogelijk om geheime stukken achter het ‘slotje’ in het RIS beschikbaar te stellen, maar het is verstandig om hierin aan te sluiten bij de modelverordening van de VNG. In de toelichting van de verordening wordt het praktische gebruik van het ‘slotje’ verduidelijkt Artikel 12 lid 3 – stemmingen Vraag: wat wordt bedoeld met besluiten van de commissie? Een commissie adviseert en de raad neemt besluiten. Reactie: Het formuleren van een advies is een besluit (art 12 lid 1). Daarnaast besluit een commissie ook over ordevoorstellen (over de agenda en over een eventuele schorsing e.d.) en over het opleggen van geheimhouding (een bevoegdheid die in de gemeentewet is geregeld). Vraag: Ik heb begrepen dat werken met gewogen stemmen in gemeenteraadscommissies in strijd is met de gemeentewet. Nu wordt voorgesteld om dit wel te doen. Hoe zit dit precies? Reactie: Het klopt wat gesteld wordt. Reeds in 2008 heeft de minister van BZK kenbaar gemaakt dat werken met gewogen stemmen niet toegestaan is in raadscommissies. De betreffende zin wordt uit de verordening geschrapt. Artikel 13 lid 5 – woordvoerderschap Vraag: waarom wordt het woordvoerderschap beperkt? Reactie: De schaalsprong naar een raad van 35 zetels vraagt om praktische oplossingen die het democratisch proces ondersteunen én de vergaderingen effectief kunnen ondersteunen.

Als het woordvoerderschap (in eerste termijn) niet wordt geregeld, kan de situatie ontstaan dat 5 commissieleden per fractie het woord kunnen voeren in een commissievergadering. Bij 6 fracties zijn dan in theorie dus 30 woordvoerders per onderwerp. Dat is niet werkbaar. Het is bij gemeenten van de omvang van Voorne aan Zee zeer gebruikelijk om met woordvoerderschappen in de fractie te werken en het aantal woordvoerders te beperken tot 1 per fractie per agendapunt. Artikel 15 lid 1 – inspreekrecht Vraag: waarom is er voor gekozen om burgers in te laten spreken over onderwerpen die de commissie aangaan (brede inspraak) en niet alleen over geagendeerde onderwerpen (smalle inspraak)? Reactie: Om de volksvertegenwoordigende rol van de raad goed te kunnen invullen, worden diverse voorstellen gedaan (zie hiervoor ook de notitie ‘bouwstenen voor inrichting lokale democratie in het

raadsdomein’). Deze set van voorstellen hebben een relatie en versterken elkaar. Het inspreekrecht in een commissievergadering is een mogelijkheid om een onderwerp onder de aandacht te brengen van het gemeentebestuur. Als dit beperkt wordt tot onderwerpen die op de agenda staan, wordt de mogelijkheid dus beperkt om het contact tussen inwoners en volksvertegenwoordigers te versterken. Immers: als iets niet op de agenda staat, zou de inspreker andere wegen moeten bewandelen (zoals het schriftelijk kenbaar maken van onderwerp of alle raadsleden persoonlijk benaderen). Door geen beperkingen op te leggen over de onderwerpen waarop ingesproken kan worden (behalve dan dat het moet gaan over onderwerpen die de commissie aangaan), wordt de inspraak maximaal gefaciliteerd. In het concept reglement van orde van de raad is de bepaling wel opgenomen dat alleen ingesproken kan worden over geagendeerde onderwerpen. Het karakter van een raadsvergadering leent zich niet om niet-geagendeerde onderwerpen te bespreken. In de communicatie over inspraak worden inwoners gewezen op de mogelijkheid om de raad vooral via de commissie toe te spreken (naast de overige mogelijkheden om de raad(sleden) te benaderen). Vraag: Kan de griffier een rol spelen in het verwijzen naar de juiste commissie waar het onderwerp thuishoort? Reactie: Jazeker, dat is de huidige praktijk ook.

Het werk van de griffier wordt niet geregeld in de verordening op de raadscommissies, maar in de instructie voor de griffier. In artikel 10 lid 3 van de instructie voor de griffier is opgenomen: De griffier geeft informatie aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven. Artikel 18 lid 1 – verslaglegging Vraag: is het opstellen van een besluitenlijst en het hebben van een integraal verslag in beeld en geluid voldoende? Vraag: is het hebben van videotulen open, eerlijk en transparant in vergelijking tot een woordelijk verslag? Reactie: De gemeentewet stelt dat een besluitenlijst verplicht is. Artikel 18 lid 2 van de verordening duidt wat hierin opgenomen dient te worden. Vele gemeenten (zoals Brielle en Hellevoetsluis) werken al met een besluitenlijst en een integraal verslag in beeld en geluid. Voorwaarde is dat de zoekfunctie in het RIS goed is ingericht. Als aan die voorwaarde wordt voldaan, zijn videotulen (verslag in beeld en geluid) zelfs meer open, eerlijk en transparant dan een uitgebreid verslag. Immers: zelfs gezichtsuitdrukkingen en non verbale communicatie wordt vastgelegd.