7b. Uitvoeringsplan raadsdomein Voorne

Uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies 2021-2022 Herindeling Voorne (Hellevoetsluis, Brielle en Westvoorne) per 1 januari 2023

Datum: Versie:1.0 Status:

Januari 2021 concept

Inhoud 1.2 Context......................................................................................................... 3

1

1.2 Opdrachtformulering.................................................................................... 3 1.3 Voorbereiding (werkgroepen).......................................................................4 1.4 Leeswijzer..................................................................................................... 4 3.1. Inrichting projectstructuur............................................................................6 3.1.1. Inrichtingsvariant 1:.................................................................................. 7 3.1.2. Inrichtingsvariant 2:.................................................................................. 8 3.1.3. Inrichtingsvariant 3................................................................................... 9 3.2. Overleggremia............................................................................................ 10 Fusiecommissie.............................................................................................. 10 Werkgroep Griffie...........................................................................................

11 Werkgroep Werkwijze & Raadsondersteuning................................................11 Werkgroep Burgerparticipatie........................................................................11 Werkgroep Huisvesting.................................................................................. 11 Werkgroep P&C.............................................................................................. 13 Werkgroep Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad..................................13 Andere werkgroepen...................................................................................... 13 3.3. Capaciteit................................................................................................... 13 3.4. Kosten........................................................................................................ 14 Bijlage 1: werkplannen per product...................................................................15

2

1. 1.2

Inleiding Context

Op 16 december 2020 hebben de gemeenteraden het herindelingsontwerp Voorne vastgesteld. In het besluit is de fusiedatum van 1 januari 2023 opgenomen. Het besluit van 16 december 2020 vormt de grondslag voor dit uitvoeringsplan. De hoofdlijn uit dit uitvoeringsplan is integraal onderdeel van het Projectplan ‘voorbereiding fusie’ het uitvoeringsplan zelf kan gezien worden als een bijlage specifiek gericht op het raads- en griffiedomein. De gemeenteraden moeten formeel diverse besluiten voorbereiden en nemen zodat de nieuwe gemeente op 1 januari 2023 van start kan gaan. Het gaat daarbij om ‘raadseigen’-producten, ‘college-eigen’ producten, en zaken die gezamenlijk opgepakt moeten worden (co-productie). De ‘raadseigen’- producten zijn in dit document opgenomen. Het plan van aanpak van de colleges bevat naast de college eigen producten en activiteiten, de co-productie activiteiten: w.o. de besturingsfilosofie, kaderstelling huisvesting nieuwe gemeente, het dienstverleningsconcept, uitgangspunten ICT/informatievoorziening, harmonisatie beleid en regelgeving, begroting en financieel kader nieuwe gemeente en uitgangspunten communicatie nieuwe gemeente. Een opgave waar raden, colleges, organisaties (en op onderdelen ook inwoners) gezamenlijk tot uitgangspunt(en) moeten komen. In dit uitvoeringsplan zijn alle herindelingstaken die behoren tot de raad en de griffie opgenomen.

Verschillende zaken hebben raakvlakken met het plan van aanpak van de colleges. Voor die zaken vindt afstemming plaats. Dit uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies wordt besproken in de fusiecommissie en ter besluitvorming geagendeerd bij de 3 gemeenteraden. De drie griffiers zijn verantwoordelijk voor de planning in de uitvoering totdat de beoogd griffier voor de nieuwe gemeente is benoemd. De werkzaamheden als ambtelijk trekker worden verdeeld onder de griffiers. Op het moment dat beoogd griffier is benoemd, wordt hij of zij als kwartiermaker de trekker van dit project.

1.2

Opdrachtformulering

De opdracht voor dit uitvoeringsplan is als volgt: 1. Zorg dat de nieuwe gemeenteraad per 1 januari 2023 kan beschikken over de benodigde instrumenten om zijn taken uit te voeren; 2. Zorg dat de nieuwe gemeenteraad per 1 januari 2023 beschikt over de ondersteuning die aansluit bij de taak en omvang van de nieuwe gemeente(raad) en organisatie, en aansluit bij de ambities van de raad. Fusiecommissie De gemeenteraden hebben bij raadsbesluit een fusiecommissie ingesteld, bestaande uit 4 afgevaardigden per gemeente. Deze fusiecommissie moet gezien worden als een gezamenlijke raadscommissie, die verantwoordelijk is voor een zorgvuldige werkwijze, waarin de belangen van de gemeenteraden zijn gewaarborgd. De fusiecommissie speelt een belangrijke rol in advisering en begeleiding van de uitvoering van dit actieplan. 3

Besluitvorming Zolang er geen ander gremium is ingericht, fungeren de drie afzonderlijke gemeenteraden als besluitvormende organen. Er kan overwogen worden om besluitvorming te organiseren in een vergadering waarin de drie raden tegelijkertijd aanwezig zijn (Voorne-raad). Advisering door fusiecommissie In de ‘verordening, regelende de instelling, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de gezamenlijke fusiecommissie ter begeleiding van het proces tot herindeling van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne, in de vorm van een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet’ is in artikel 2 lid 1 opgenomen dat de taak van de fusiecommissie bestaat uit het verkennend bespreken en een advies aan de raad uit te brengen over voorstellen die de stuurgroep ter besluitvorming aan de raden stuurt. Daarnaast stelt artikel 2 lid 4 dat de commissie zelf ook voorstellen kan doen aan de raden. Dit uitvoeringsplan refereert aan artikel 2 lid 4. De volgende uitgangspunten zijn voor iedereen die een rol speelt in het domein van de gemeenteraden en griffies leidend:  Zorg dragen voor een sfeer van gezamenlijke verantwoordelijkheid waarbij geïnvesteerd wordt in goede onderlinge relaties;  Zorgen voor flexibele en coöperatieve verhoudingen t.b.v. een efficiënte en soepele overgang naar de nieuwe gemeenteraad.

1.3

Voorbereiding (werkgroepen)

De voorbereiding van de raads-eigen producten, opgenomen in hoofdstuk 2, ligt in handen van verschillende werkgroepen. De werkgroepen kunnen bestaan uit raadsleden 1 en ambtelijke adviseurs. Door de inbreng van raadsleden worden de belangen en wensen van de gemeenteraden geborgd en ontstaat er draagvlak voor de voorstellen. In dit document zijn de verschillende producten en resultaten benoemd. Het is aan de werkgroepen om via de fusiecommissie de 3 gemeenteraden te adviseren over het resultaat van de verschillende producten met aandacht voor de ‘need to do’ (moet voor 1 januari 2023 gereed zijn) en ‘nice to do’ (kan ook na 1 januari 2023). De fusiecommissie zal vervolgens, indien nodig, de besluitvorming voor de drie gemeenteraden voorbereiden. Daarbij geldt dat voor de meeste producten de nieuwe raad van de nieuwe gemeente deze besluiten zal moeten bekrachtigen.

1.4

Leeswijzer

Dit document bestaat naast dit inleidende hoofdstuk uit een hoofdstuk met producten voor het raadsdomein, voor de nieuwe (basis)structuur voor de raad en griffie, en voor de operationele fase (hoofdstuk 2). In hoofdstuk 3 zijn de projectstructuur (governance), de begrote capaciteit en financiën opgenomen. De werkplannen van de verschillende producten zijn opgenomen in de bijlage. 1

Daar waar ‘raadsleden’ worden genoemd, kan dit gelezen worden als ‘raadsleden, commissieleden, burgerraadsleden en fractie-assistenten’ 4

5

2.

Producten raadsdomein

De volgende onderwerpen worden in dit uitvoeringsplan verder uitgewerkt:           

Inrichting griffie werving en selectie beoogd griffier digitale raad (raadsinformatiesysteem) harmonisatie raadseigen verordeningen vergaderstructuur/werkwijze ondersteuning aan de raad burgerparticipatie/overheidsparticipatie/raadscommunicatie huisvesting raad en griffie (incl. keuze van en inrichting raadzaal) programmabegroting en inrichting P&C cyclus selectie accountant rekenkamer en auditcommissie voorbereiding start nieuwe gemeenteraad (verkiezingen, coalitievorming, introductie en scholingsprogramma)

In bijlage 1 zijn per product de werkplannen opgenomen.

3.

Organisatie - governance

3.1. Inrichting projectstructuur Om de invloed en betrokkenheid van de raadsleden bij de voorstellen vorm te geven moeten diverse keuzes gemaakt worden. Tijdsbesteding en doorlooptijd zijn belangrijke afwegingselementen in de overwegingen welke vorm het beste past in de huidige omstandigheden. Over het algemeen geldt dat iedere gezamenlijke activiteit bijdraagt aan versterking van de onderlinge verstandhouding en zorgt voor het gezamenlijk vormgeven van een eigen Voorns-vocabulair. Eenvoudig gezegd: hoe vaker je elkaar tegenkomt, des te beter je elkaar begrijpt en hoe beter de onderlinge verstandhouding des te beter de kwaliteit van de besluitvorming. In de hierna volgende alinea’s worden 3 varianten over raadsbetrokkenheid op hoofdlijnen uitgewerkt. Bij iedere variant worden kort de voor- en nadelen benoemd. De fusiecommissie wordt geacht een keuze te maken uit deze varianten. Hierbij kan worden aangetekend dat voor de verschillende onderwerpen het mogelijk is om verschillende vormen te kiezen. Maatwerk is het devies.

6

3.1.1. Inrichtingsvariant 1: Inrichtingsvariant 1 kenmerkt zich door grote betrokkenheid van raadsleden bij alle drie de fases (voorbereiding, advisering en besluitvorming). Raadsleden zijn vertegenwoordigd in alle werkgroepen die gevormd worden. De fusiecommissie formuleert het advies aan de drie gemeenteraden, die op hun beurt afzonderlijk in hun eigen vergadering besluiten nemen. Raad Hellevoetsluis

Raad Brielle

Raad Westvoorne

Advisering

fusiecommissie

Werkgroep Griffie Werkgroep Huisvesting

Besluitvor ming

WG Werkwijze & -ondersteuning

Werkgroep burgerparticipati e

Werkgroep p&c cyclus

WG voorbereiding start nieuwe

Voorbereidin g

Ambtelijke voorbereiding werkgroepen

Voordelen: 1. Volop ruimte voor raadsleden om in de voorbereiding mee te denken; 2. Door grote betrokkenheid in de voorbereidingsfase soepel besluitvormingstraject in de 3 raden; 3. Ruimte om ad hoc voor specifieke zaken een werkgroep op te zetten; 4. Volop ruimte voor het ontwikkelen van Voorns-vocabulaire en draagvlak. Nadelen: 1. Tijdsbesteding: structurele werkgroepen dienen bemenst te worden naast het reguliere raads- en commissiewerk. Kans is heel groot dat er een volledige vergadercyclus opgezet gaat worden naast de reguliere vergadercycli; 2. Ondersteuning en voorbereiding: Iedere werkgroepvergadering wordt ambtelijk voorbereid en ondersteund. Bij 6 werkgroepen vergt dat een grote capaciteitsclaim bij de huidige griffies; 3. Doorlooptijd. De keerzijde van grote betrokkenheid van raadsleden in de voorbereiding is de druk op de doorlooptijd van voorstellen. Immers: deelnemers in de werkgroepen hebben ook tijd nodig om stukken te lezen en zich eigen te maken en input vanuit de werkgroepen moet verwerkt worden. Dit kost de nodige doorlooptijd.

7

3.1.2. Inrichtingsvariant 2: Inrichtingsvariant 2 kenmerkt zich door betrokkenheid van raadsleden bij een aantal (nader in te vullen) werkgroepen in de voorbereidingsfase. De fusiecommissie formuleert het advies aan de drie gemeenteraden, die op hun beurt afzonderlijk in hun eigen vergadering besluiten nemen. Raad Hellevoetsluis

Raad Brielle

Raad Westvoorne

Besluitvor ming Advisering

fusiecommissie

Werkgroep 1

Werkgroep 2

Voorbereidin g

Werkgroep ad hoc Ambtelijke voorbereiding werkgroepen

Voordelen: 1. Ruimte voor raadsleden om in de voorbereiding mee te denken bij nader te bepalen onderwerpen; 2. De bulk aan voorstellen worden ambtelijk voorbereid en ter advisering direct aan de fusiecommissie voorgelegd; 3. Ruimte om ad hoc voor specifieke zaken een werkgroep voor te bereiden; 4. Beheersbare claim op tijdsbesteding. Nadelen: 1. Minder gelegenheid en ruimte voor het ontwikkelen van een Voorns-vocabulaire; 2. Mogelijk minder soepele behandeling in fusiecommissie en/of gemeenteraden.

8

3.1.3. Inrichtingsvariant 3 Inrichtingsvariant 3 kenmerkt zich door eenvoud, verregaande samenwerking en ambtelijke voorbereiding. In de praktijk lijkt dit model op de huidige werkwijzen van de raden: na voorbereiding vindt advisering en besluitvorming in het raadsdomein plaats. De fusiecommissie formuleert het advies aan de drie gemeenteraden, die in een gezamenlijke vergadering (de Voorne-Raad) besluiten nemen

Voorne-Raad

Besluitvor ming

fusiecommissie

Advisering

Werkgroep ad hoc Ambtelijke voorbereiding werkgroepen

Voorbereidin g

Voordelen: 1. Ruimte voor raadsleden om ad hoc bij specifieke onderwerpen in de voorbereiding mee te denken bij nader te bepalen onderwerpen; 2. De voorstellen worden ambtelijk voorbereid en ter advisering direct aan de fusiecommissie voorgelegd (korte doorlooptijd) 3. Besluitvormingstraject in 1 vergadering waarin de drie raden gelijker tijd besluiten nemen (inclusief het bespreken en besluiten over eventuele moties en amendementen). Nadelen: 1. Weinig tot geen ontwikkeling van een Voorns-vocabulaire; 2. Mogelijk minder soepele behandeling in fusiecommissie en/of Voorne-Raad.

9

3.2. Overleggremia Fusiecommissie De fusiecommissie is ingesteld door de gemeenteraden en bestaat uit:  raadsleden van drie gemeenten (4 per raad, met voldoende mandaat) Als adviseur van de fusiecommissie zijn tevens aanwezig:  de drie griffiers ( waarvan een griffier ook functioneert als secretaris);  leden van het BRT (mede vanwege de informatie-uitwisseling tussen fusiecommissie en Bestuurlijk Regieteam (BRT));  de projectleider herindeling en de bestuurlijk adviseur treden;  de betreffende portefeuillehouder voor de producten vanuit het BRT. De taken van de fusiecommissie zijn: 1. De commissie heeft tot taak de voorstellen die de stuurgroep ter besluitvorming aan de raden stuurt vooraf verkennend te bespreken en een advies aan de raad uit te brengen over de voorstellen. 2. De commissie biedt een forum voor informatieverstrekking door de stuurgroep of de bespreking van voorstellen van de colleges of stuurgroep. De commissie bepaalt of de voorstellen voldoende informatie bevatten om besluitvorming door de raden mogelijk te maken. 3. Met uitzondering van het bedoelde in artikel 152 worden er geen besluiten genomen door de commissie. 4. De commissie kan ook zelf voorstellen doen. De fusiecommissie is géén besluitvormend orgaan. Daar waar besluiten aan de orde zijn, worden deze door de drie gemeenteraden genomen.

De vergaderingen van de fusiecommissie zijn openbaar, voor de vergaderorde wordt de verordening van de fusiecommissie gevolgd. De concept agenda’s worden opgesteld door de griffiers en de procesbegeleider herindeling/bestuurlijk adviseur en afgestemd met de (vice-)voorzitter van de fusiecommissie. Het is wenselijk om een agendacommissie te vormen bestaande uit de voorzitter en vertegenwoordiging uit de drie raden, procesbegeleider en secretaris. Deze structuur kan (bijvoorbeeld voor 2022) aangevuld worden met een Voorne-raad, waarin de drie raden in gezamenlijkheid besluiten nemen.

2

Artikel 15 Besluitvorming 1. Besluiten van de commissie aangaande: a. het ter besluitvorming voorleggen aan de raden zoals bedoeld in artikel 2, lid 2; b. geheimhouding zoals bedoeld in artikel 10, lid 1 en 3; c. het agenderingsrecht zoals bedoeld in artikel 12; 2. Indien in een voltallige vergadering de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 3. Bij staking van stemmen in een niet voltallige vergadering wordt in de eerstvolgende vergadering opnieuw gestemd. Wanneer de stemmen in deze vergadering wederom staken, wordt het voorstel eveneens geacht te zijn verworpen. 4. Artikel 28 van de Gemeentewet is voor zoveel mogelijk van toepassing op de leden van de commissie. 10

Naast de reeds bestaande fusiecommissie worden er werkgroepen geformeerd. Deze werkgroepen worden bemenst vanuit de griffiemedewerkers en ambtelijke adviseurs. Afhankelijk van de gekozen inrichtingsvariant zijn raadsleden vertegenwoordigd in de werkgroepen. Werkgroep Griffie De werkgroep Griffie bereidt alle producten voor die betrekking hebben op de beschreven onderwerpen ‘Werving en selectie beoogd griffier’, en ‘inrichting Griffie’. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en P&O adviseurs. De werkgroep bestaat uit:  Eventueel 3 raadsleden (bij voorkeur leden van werkgeverscommissies die voornemens zijn om indien herkozen in de nieuwe raad ook de werkgeversrol voor de griffie te vervullen)3  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  P&O adviseur(s)  (Een van de) burgemeester(s) als adviseur(s). Werkgroep Werkwijze & Raadsondersteuning De werkgroep Werkwijze & Raadsondersteuning bereidt alle producten voor die betrekking hebben op de beschreven onderwerpen ‘Vergaderstructuur/ werkwijze ondersteuning aan de raad’, ‘digitale raad’ en ‘Harmonisatie raadseigen verordeningen’. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en I&A adviseurs en juridische adviseurs.

De werkgroep bestaat uit:  Eventueel 9 raads- of commissieleden (3 per gemeente) 3  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  I&A adviseur(s)  Juridisch adviseur Werkgroep Burgerparticipatie De werkgroep Burgerparticipatie bereidt de producten voor die betrekking hebben op het beschreven onderwerp ‘Burgerparticipatie / overheidscommunicatie / raadscommunicatie. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en communicatie/participatie adviseurs. De werkgroep bestaat uit:  Eventueel 6 raads- of commissieleden (2 per gemeente) 3  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  Adviseur(s) (Raads-)communicatie Werkgroep Huisvesting De werkgroep Huisvesting bereidt de producten die betrekking hebben op de huisvesting van de raad en griffie (inclusief de keuze van en inrichting van raadzaal) voor. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en andere gemeentelijke adviseurs. De werkgroep bestaat uit:  Eventueel 6 raads- of commissieleden (2 per gemeente) 3  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  Adviseur huisvesting 3

Afhankelijk van de gekozen inrichtingsvariant

11

12

Werkgroep P&C De werkgroep P&C bereidt de producten voor die betrekking hebben op de beschreven onderwerpen ‘Programmabegroting en inrichting P&C Cyclus’, ‘selectie accountant’ en ‘Rekenkamer en Auditcommissie’. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en financiële adviseurs. De werkgroep bestaat uit:  Eventueel 6 raads- of commissieleden (2 per gemeente), bij voorkeur leden van de huidige auditcommissies of commissie BZM/IZM 3  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  Financiële adviseur(s) Werkgroep Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad De werkgroep Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad ondersteunt politieke partijen in de aanloop naar de verkiezingen in november 2022, stelt een introductie- en scholingsprogramma voor nieuwe raadsleden op en ontwikkelt activiteiten die bijdragen aan de bekendheid van de verkiezingen en de opkomst bevorderen. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en onderwerp specifieke adviseurs. De werkgroep bestaat uit:  Eventueel 6 raads- of commissieleden (2 per gemeente) 3  Een van de huidige griffiers (ambtelijk trekker)  (Een van de) burgemeester(s) als adviseur(s). Andere werkgroepen De fusiecommissie kan besluiten om andere werkgroepen in te stellen.

Voor de facilitaire ondersteuning (agenda’s en verspreiding stukken, ruimtes reserveren, besluitenlijsten en actielijsten etc.) vindt ondersteuning vanuit de griffies plaats.

3.3. Capaciteit Voor de verschillende producten is deels de capaciteit in de huidige formatie van de griffie voorhanden. Deze capaciteit kan voor een klein deel efficiënter georganiseerd worden door nauwe samenwerking tussen de 3 griffie(r)s. Bijvoorbeeld door het gelijktrekken van de vergadercycli. Daarnaast is er capaciteit nodig voor de voorbereiding, ondersteuning en advisering van de bovengenoemde gremia en ambtelijke werkgroepen. De ervaringen uit andere gemeenten laten zien dat dit een tijdelijke formatie-uitbreiding van ongeveer 18 uur per gemeente per week vergt. Een formatieclaim die uit het frictiekostenbudget van de fusiegemeenten gedekt kan worden. In totaal gaat het hier dus over 1,5 fte. Het ambtelijk trekkerschap wordt ingevuld door de griffiers (of hun plaatsvervanger). In het Voorne-griffieoverleg vindt er ambtelijke afstemming plaats. De griffiers hebben een direct afstemmingsoverleg met de projectleiding.

13

3.4. Kosten Bij de voorbereiding en uitvoering van dit werkplan moet rekening worden gehouden met diverse kostenposten. Zo zullen er kosten moeten worden gemaakt voor de werving en selectie van de beoogd griffier, communicatie, het organiseren van werkconferenties, benodigde externe inhuur (expertise en ondersteuning) en dergelijke. De out of pocket kosten van de uitvoering van het uitvoeringsplan raad-griffie worden geraamd op 75.000 euro. Ook deze kosten kunnen gedekt worden door het frictiekostenbudget van de fusiegemeenten. Begroting Werving en selectie 20.000 Communicatie 10.000 Werkconferenties 25.000 Externe inhuur 20.000

14

Bijlage 1: werkplannen per product 1. Inrichting griffie

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Inrichting nieuwe griffie inclusief formatie nieuwe griffie die aansluit bij de taak, omvang en ambitieniveau van de nieuwe gemeente(raad) en zijn werkwijze

Producten

Kaderstellende notitie voor de fusiecommissie; Voorstel organisatieplan griffie, inclusief formatieplan en functieprofielen Werving en selectie

Planningstraject

Afstemmen met opzet detailstructuur nieuwe organisatie (met name vwb formatie). Start: 4e kwartaal 2021; besluitvorming voor het zomerreces 2022. Randvoorwaarde: de griffiemedewerkers dienen tegelijkertijd met de reguliere ambtenaren te worden geplaatst in de nieuwe griffie organisatie.

Inhoudelijke kaders

De Gemeentewet vormt de grondslag (art. 107). De gemeenteraad is de werkgever van de griffier. Het is gebruikelijk dat uit de raad een werkgeverscommissie wordt benoemd. Het is noodzakelijk dat voorafgaande aan de formele herindelingsdatum de betrokken gemeenteraden vormgeven aan de inrichting van de griffie door het benoemen van de (beoogde) griffier en medewerkers. Op het griffiepersoneel is de rechtspositie van de ambtelijke organisatie van toepassing.

Organisatie / aanpak

Instellen werkgroep Griffie. Deze werkgroep kan de leden van de werkgeverscommissies om advies vragen en/of als klankbord gebruiken. Oriëntatie griffieprofielen vergelijkbare (heringedeelde) gemeenten gekoppeld aan ambitieniveau van de gemeenteraad. Vertaling naar formatie.

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Trekker

15

Inzet werkgroep griffie Inzet griffier: 75 uur (ambtelijk trekker) inzet adviseur P&O: 24 uur Nader in te vullen

2. Werving en selectie griffier

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Het tijdig werven van een beoogd griffier voor de nieuwe gemeenteraad, die zo mogelijk, gelijktijdig met de beoogd gemeentesecretaris wordt benoemd.

Producten

1. Voorstel procedure werving en selectie griffier. 2. Voorstel functieprofiel griffier.

Inhoudelijke kaders

De Gemeentewet vormt de grondslag (art. 107). De gemeenteraad is de werkgever van de griffier. Het is gebruikelijk dat uit de raad een werkgeverscommissie wordt benoemd. De huidige griffiers worden per 1 januari 2023 van rechtswege ontslagen. Het is noodzakelijk dat voorafgaande aan de formele herindelingsdatum de betrokken gemeenteraden vormgeven aan de inrichting van de griffie en het benoemen van de (beoogde) griffier en medewerkers. Het is wenselijk dat de nieuwe griffier betrokken wordt bij de inrichting van de griffie en het benoemen van het griffiepersoneel.

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep Griffie. Daarnaast kan deze werkgroep de overige leden van de werkgeverscommissies om advies vragen en/of als klankbord gebruiken. Ondersteuning door een griffier (die niet zal reflecteren op de nieuwe griffiers functie) en een personeelsfunctionaris.       

Offertes opvragen van bureaus die bekend zijn met begeleiding werving en selectie griffiers; Opstellen advies over de werving en selectie (beoogd) griffier; Instellen selectiecommissie en adviescommissie werving griffier; Voorbereiden benoemingsbesluit beoogd griffier; Voorbereiden benoemingsbesluit griffier. Voortgangsrapportages aan de fusiecommissie Periodieke terugkoppeling naar de huidige griffiers en griffiemedewerkers.

Planning: Start traject april 2022. Benoeming beoogd raadsgriffier in najaar 2022 door huidige raden. Aanwijzingsbesluit wordt bekrachtigd in de eerste vergadering van de nieuwe raad. Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

16

Inzet werkgroep griffie Inzet selectiecommissie Inzet griffier: 20 uur Inzet adviseur P&O: 20 uur Kosten werving en selectie: 20.000 euro

Trekker

Eén van de zittende griffiers (die niet in aanmerking wenst te komen voor de nieuwe griffiers functie). Nader te bepalen.

3. Digitale Raad raadsinformatiesyst eem

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Keuze van raadsinformatiesysteem en systeem van uitzenden van commissie- en raadsvergaderingen.

Producten

  

Raadsinformatiesysteem Eenduidig systeem van uitzenden van commissie- en raadsvergadering Beschikbaar stellen van technische hulpmiddelen aan raadsleden (iPads, e-mailadressen)

Inhoudelijke kaders

Informatie en automatiseringsbeleid Syntrophos.

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep werkwijze & raadsondersteuning  Analyse huidige raadsinformatiesystemen (RIS)  Inventarisatie ervaringen, wensen en eisen bij huidige gebruikers  Marktoriëntatie (wat zijn de meest recente ontwikkelingen)  Opstellen plan van eisen RIS  Aanbestedingsprocedure (eventueel)  Inrichten RIS i.s.m. aanbieder  Opstellen instructieprogramma voor nieuwe gebruikers  Voorbereiden en inrichten hulpmiddelen raadsleden (iPads, mailadressen)

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep Werkwijze & Raadsondersteuning Inzet griffier: 120 uur Inzet informatiemanager: 24 uur

Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen Overige zaken

ICT/I&A

Trekker

Griffier. Nader te bepalen

17

4. Harmonisatie raadseigen verordeningen

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Per 1 januari 2023 beschikt de nieuwe gemeenteraad over de nodige reglementen en verordeningen, zoals o.a. een verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning, verordening rechtspositie, verordening op de auditcommissie, werkgeverscommissie van de raad.

Producten

Opstellen harmonisatievoorstel waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen zaken die vóór 1-1-2023 moeten worden geregeld en zaken die erna geregeld kunnen worden. Van de zaken die vóór 11-2023 geregeld moeten worden zijn de conceptvoorstellen gereed.

Inhoudelijke kaders

Een aantal reglementen/verordeningen vloeit voort uit de Gemeentewet en zal per fusiedatum gereed moeten zijn. Uitgangspunt zijn de huidige regelingen en vigerende VNG modelverordeningen. De huidige raden maken keuzes bij verschillen in de te harmoniseren regelingen.

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep werkwijze & raadsondersteuning  Overzicht maken van raadseigen verordeningen en regelingen (okt 2021)  Inventariseren huidige (raadseigen)verordeningen in drie gemeenten (nov 2021)  Beschrijven overeenkomsten/verschillen (dec 2021 - febr 2022)  Voorleggen keuzes m.b.t. verschillen, mogelijkheden (april 2022)  Uitwerken gemaakte keuzes (april – dec 2022)

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep werkwijze & raadsondersteuning Inzet griffiers en griffiemedewerkers: 120 uur Inzet juridische adviseurs: 24 uur

Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen Overige zaken

Harmonisatie beleid & beheer

Trekker

Griffier. Nader te bepalen

18

5. Vergaderstructuur – werkwijze ondersteuning aan de raad Doelstelling

Omschrijving/toelichting

Producten

Voorbereiden voorstel voor een nieuw vergaderstelsel en werkwijze (via Opstellen uitgangspunten/kadernotitie) Opstellen benodigde reglementen en verordeningen (o.a. Reglement van Orde, verordening op de raadscommissies etc.) Opstellen nieuw vergaderschema 2023 Voorstel voor ondersteuningsaanbod raadsleden (en eventueel commissieleden/burgerraadsleden)

Inhoudelijke kaders

Gebruikmaken van huidige regelingen en ervaringen van betrokken gemeenten, Handreikingen BZK en/of VNG.

Organisatie/aanpak

Uitgegaan wordt van bespreken van de voorlopige werkwijze van de (nieuwe) raad in de fusiecommissie van juni 2022. Besluitvorming in de individuele gemeenteraden is niet noodzakelijk vanuit het ontbreken van directe rechtsgevolgen.  Oriëntatie met werkgroep op de verschillende methodes (van betrokken gemeenten en landelijk). Desgewenst elders gaan kijken, of ervaringsdeskundigen laten presenteren. (januari - maart 2022)  Experimenteren met nieuwe vergaderstructuren in huidige commissies en raden;  Opstellen uitgangspunten/kadernotitie, voorstel en benodigde reglementen en verordeningen en vertaling in werkproces en benodigde randvoorwaarden. (maart - april 2022)  Periodieke terugkoppeling via klankbordgroep naar fusiecommissie.  Bespreken van een opiniërende notitie Werkwijze nieuwe raad in de Fusiecommissie van mei 2022. De notitie is opiniërend omdat vanuit het gesprek dat de raden met elkaar voeren de ingrediënten kunnen worden gedestilleerd voor het opstellen van de werkwijze nieuwe raad.  Bespreken van de voorlopige werkwijze van de (nieuwe) raad in de fusiecommissie van juni 2022. (Besluitvorming niet noodzakelijk).  Definitieve vaststelling in de raad van Voorne januari 2023  Nieuwe gemeenteraad wel aan het eind van 2023 een evaluatie voorstellen.

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

19

Invoering van een nieuw vergadermodel en werkwijze van de raad. Duidelijkheid over de wijze en mate van ondersteuning van de nieuwe raads(commissie-)leden.

Inzet werkgroep werkwijze & raadsondersteuning Inzet ondersteuner (griffiemedewerker) en griffiers: Burgemeester (adviseur)

Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen Trekker

Dienstverlening en communicatie

6. Burgerparticipatie / Overheidsparticipat ie en Raadscommunicatie

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Griffier, nader te bepalen



 

Producten

  

 Inhoudelijke kaders

Bepalen van ambities en speerpunten voor Raadscommunicatie (communicatie vanuit / door gemeenteraad) Bepalen van afspraken tussen raad en college voor de interne communicatie (incl. informatieplicht). Rol / Inbedden van burgerparticipatie (op welke wijze wordt de balans tussen richting geven en ruimte bieden in het raadsdomein vorm gegeven, zodat de participatie van de burgers een georganiseerde en structurele plaats krijgt in de nieuwe gemeente). Inventarisatie huidige kennis en ervaring intern/extern (participatief) opstellen Notitie Burgerparticipatie /overheidsparticipatie en een raadscommunicatieplan. Opstellen -indien nodig- verordeningen (denk aan een verordening Burgerinitiatief en een Referendumverordening). Overzicht speerpunten communicatie vanuit gemeenteraad Aanschaf (zo nodig) ondersteunende hard- en software

In- en externe raadscommunicatie is ondersteunend aan de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rollen van de raad. Relatie met Inlichtingenplicht college (art 169 GW). Let op openbaarheid en WOB. Burgerparticipatie/ overheidscommunicatie gaan hand in hand met Raadscommunicatie. Benut de periode tot 1 januari 2023 om ervaringen op te doen en te experimenteren, waardoor bij de vorming van de nieuwe gemeente het meteen goed kan worden ingebed.

Organisatie/aanpak





Met kennis en ervaringen van bestaande projecten en inspiratie door externe voorbeelden komen tot een notitie Burgerparticipatie/ overheidscommunicatie. Opstellen van een raadscommunicatieplan

Noot: het gaat in deze raadswerkgroep specifiek om de rol en taak van de raad t.a.v. burgerparticipatie 20

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep Burgerparticipatie/Raadscommunicatie Inzet griffie(r)s: 80 uur

Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen Overige zaken

Dienstverlening en communicatie, Strategische visie, Besturingsfilosofie

Trekker

Griffier. Nader te bepalen

7. Huisvesting raad en griffie – incl. raadzaal

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Adequate huisvesting en faciliteiten ten behoeve van de griffie en de gemeenteraad

Producten

- Programma van wensen en eisen huisvesting van de raad en de griffie - Raadsbesluiten over huisvesting raad en huisvesting griffie

Inhoudelijke kaders

Een adequate huisvesting met faciliteiten voor de uitvoering van het raadswerk en voor de ondersteuning van de raad (griffie).

Organisatie/aanpak

gereed: - Inventariseren huidige gebruik en faciliteiten 3 raden sept.21 - Oriëntatie bij andere gemeenten okt.21 - Input elementen kaderstelling voor brede Notitie huisv. nov.21 - Opstellen programma van wensen jan.22 - voorstel naar fusiecommissie en afz. raden apr.22

Personele inzet/ondersteuning

Griffie en kerngroep huisvesting en faciliteiten; vanaf opstellen programma van wensen en eisen ook raadsleden betrekken

Benodigde tijd en middelen Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen Overige zaken

Inzet werkgroep huisvesting

Trekker

Griffier. Nader te bepalen

21

Huisvesting en faciliteiten

8. Programmabegrotin g en inrichting P&C cyclus

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Het borgen van de betrokkenheid bij de keuze, de inrichting van de programmabegroting 2023 voor de nieuwe gemeente. Kaderstelling en controle door de raad borgen in de P&C cyclus.

Producten

 

Voorlopige Programmabegroting 2023. Een P&C cyclus, inclusief communicatie met de accountant.

Verder ook aandacht voor:  budget rekenkamercommissie;  raadsbudget(ten) voor de raadseigen producten (begroting raads- en griffiedomein) De bedoeling is dat de raden in een zo vroeg mogelijk stadium worden betrokken bij de voorbereiding van de programmabegroting 2023. Inhoudelijke kaders

De huidige raden zijn voorwaarde scheppend omdat de uiteindelijke politieke kleuring van de programmabegroting 2023 door de nieuwe raad bepaald dient te worden.

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep P&C. Deze werkgroep bereidt de producten voor en stemt deze af met de leden van de meest betrokken commissies en raden.

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep P&C Inzet P&C adviseur: pm Inzet griffier: 24 uur

Trekker

Controller

Gereed vóór

1-1-2023

22

9. Selectie Accountant Doelstelling

Producten

Omschrijving/toelichting Het selecteren van een accountant die de jaarrekeningcontrole voor zijn rekening neemt.  

Aanbestedingsdocument selectie accountant Raadsvoorstel aanwijzing nieuwe accountant

Inhoudelijke kaders

Artikel 213 lid 2 Gemeentewet stelt: De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van de bevindingen.

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep P&C. Deze werkgroep bereidt het aanbestedingsdocument en concept raadsvoorstel voor. Deze werkgroep begeleidt het aanbestedingsproces.

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep P&C Inzet inkoopadviseur: 24 uur Inzet P&C adviseur: 24 uur Inzet griffier: 24 uur

Trekker

Griffier. Nader te bepalen

Gereed vóór

1-6-2023

23

10. Rekenkamer(functie ) en auditcommissie

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Invulling geven aan de rekenkamer(functie), ter versterking van de controlerende rol van de raad.

Producten

  

Voorstel inrichting rekenkamer nieuwe gemeente. Indien gekozen wordt voor een rekenkamerfunctie: concept verordening. Voorstel inrichting advisering P&C cyclus

Inhoudelijke kaders

Gemeentewet, hoofdstuk IV

Organisatie/aanpak

Instellen werkgroep P&C. Deze werkgroep bereidt de producten voor en stemt deze af met de leden van de meest betrokken commissies en raden. Fase 1: inventariseren / bepalen ambitieniveau  Wat zijn huidige rekenkamers en voor welke termijnen zijn zij benoemd?  Wat moet de nieuwe rekenkamer doen?  Wat verwacht de raad van de rekenkamer?  Op welke wijze wil de raad gefaciliteerd worden door de rekenkamer?  Hoe worden de raden momenteel in staat gesteld om de controlerende rol in de P&C cyclus waar te maken? Fase 2: uitwerken inrichtingsvraagstukken:  rekenkamer of rekenkamerfunctie  bij rekenkamerfunctie: keuze rekenkamermodel (intern, gemengd, extern)  bemensing en ondersteuning  budget  specifieke auditcommissie of onderdeel van een commissie BZM/IZM Planning: Fasen 1 en 2: 1e kwartaal 2022 Fase 3: uitwerken voorstel - Planning: 2e kwartaal 2022 Fase 4: werving, selectie en benoeming van leden - Planning 4 e kwartaal 2022 en benoeming leden door de nieuwe raad Fase 5: opstellen reglement van orde rekenkamer(functie) Planning 4e kwartaal 2022

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen

Inzet werkgroep P&C Inzet griffier: 48 uur

Trekker

griffier

24

25

11. Voorbereiding start nieuwe gemeenteraad

Omschrijving/toelichting

Doelstelling

Ondersteunen van politieke partijen in de aanloop naar de verkiezingen in november 2022 en introductie- en scholingsprogramma voor nieuwe raadsleden (bv. stemwijzer). Aandacht voor een strategische raadsagenda. Draaiboek verkiezingen (voor-tijdens-na) Introductie- en scholingsprogramma nieuwe gemeenteraad Opstellen stemwijzer (vergroten bekendheid verkiezingen nieuwe gemeente) De kaders worden bepaald door de politieke partijen.

Producten

Inhoudelijke kaders Organisatie/aanpak

Via fusiecommissie een eerste inventarisatie van de wensen, die leidt tot een plan van aanpak. Dat plan van aanpak leidt tot een uitvoeringsnotie die wordt afgestemd in de fusiecommissie. Uitgegaan wordt van vaststelling het plan van aanpak Voorbereiding start nieuwe (gemeente) raad in de fusiecommissie van juni 2022. Besluitvorming in de individuele gemeenteraden is niet noodzakelijk vanuit het ontbreken van directe rechtsgevolgen. Oriëntatie met klankbordgroep raadsleden (1-2 per gemeente) (januari - maart 2022) In de procedure dient ook de rol van de burgemeesters als adviseurs een plaats te krijgen. Opstellen eerste inventarisatie van de wensen, die leidt tot een plan van aanpak. (maart - april 2022) Periodieke terugkoppeling via klankbordgroep naar fusiecommissie. Bespreken van een eerste inventarisatie van de wensen Voorbereiding start nieuwe (gemeente) raad in de fusiecommissie van mei 2022. De notitie is opiniërend omdat vanuit het gesprek dat de raden met elkaar voeren de ingrediënten kunnen worden gedestilleerd voor het opstellen van het plan van aanpak. Vaststellen van het plan van aanpak Voorbereiding start nieuwe (gemeente) raad in de fusiecommissie van juni 2022. (Besluitvorming in individuele gemeenteraden niet noodzakelijk). looptijd traject t/m 1e halfjaar 2023

Personele inzet/ondersteuning Benodigde tijd en middelen Relatie met andere portefeuilles, werkgroepen Trekker

26

Ambtelijke werkgroep, griffiemedewerker en trekker

geen

Griffier (ism burgemeester)

27