7b. 20220406 raadsvoorstel huisvesting

Nummer: 21-09-22/15 Facilitaire Zaken Aan: De raad der gemeente Hellevoetsluis Onderwerp : Instemmen met de kredietaanvraag (her)inrichting- en verbouwingskosten huisvesting Voorne aan Zee. Hellevoetsluis, 30 augustus 2022 Op 25 mei 2022 stelden de gemeenteraden van Brielle. Westvoorne en Hellevoetsluis de huisvestingsvisie Voorne aan Zee vast. Deze huisvestingsvisie beschrijft waar de huisvesting voor de korte en middellange termijn aan moet voldoen (gezien over een periode van 2-5 jaar). Het is aan het nieuwe bestuur van Voorne aan Zee om keuzes te maken voor de langere termijn. In de vastgestelde huisvestingsvisie voor de korte en middellange termijn staat dat het bestuur en ambtelijke organisatie werkt vanuit één, hybride werkende, hoofdlocatie i.c.m. werken in de wijk en op termijn ook de fysieke dienstverlening aan te bieden vanuit één loket en daarmee ook op één locatie. Om de overstap naar één loket voor de inwoners minder groot te maken, wordt in de beginfase (vanaf januari 2023) nog gebruik gemaakt van de drie bestaande loketten en trouwzalen van de gemeenten Hellevoetsluis, Brielle en Westvoorne. Deze worden wel geüniformeerd in werkwijze en uitstraling. Ook is de vastgestelde huisvestingsvisie een indeling van de Raadzaal opgenomen die gebaseerd is op het programma van eisen (PvE) van de raadswerkgroep ‘huisvesting’.

Daarbij is door de raden aangegeven dat een dubbele ring niet wenselijk is. Bij het vaststellen van deze huisvestingsvisie is aan de ambtelijke organisatie gevraagd dit uit te werken naar een (her)inrichtings- en verbouwingsplan en hierbij passend investeringsplan. Voor het investeringsplan is door de raden besloten om geen desinvesteringen te doen voor de huisvesting op de korte- en middellange termijn en verzocht om in elk geval de raadzaal bij start van de nieuwe gemeente gereed te hebben. Daarbij is de belofte gedaan om in de eerste raadsvergadering na het zomerreces dit (her)inrichtingsplan en verbouwingsplan met investeringsplan voor deze korte en middellange termijn aan de gemeenteraden met daarin de hierin gemaakt afwegingen ter goedkeuring aan te bieden. Dit voorstel betreft het (her)inrichtings- en verbouwingsplan, investeringsplan en beschrijft de benodigde kapitaallasten die ten lasten komen voor de begroting van de gemeente Voorne aan Zee. Tevens geeft dit voorstel inzicht in:  de benodigde kredietaanvraag dat nodig is om het gemeentehuis van Hellevoetsluis geschikt te maken als hoofdlocatie (inclusief raadzaal) voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee en wordt aangevraagd bij de gemeenteraad van Hellevoetsluis.  de investeringen die gevraagd worden aan de gemeenteraden van de gemeenten Brielle en Westvoorne voor de aanpassingen die aan die panden nodig zijn.

Vanaf 1 januari 2023 vormen de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. De gemeente wil met deze fusie zorgen voor meer bestuurskracht, een sterke positie in de regio, een goede dienstverlener- en financieel gezond zijn. Hierbij zet de gemeente in op opgavegericht werken, welke de grenzen van vakgebieden en bestuurslagen overstijgt. Om dit te bereiken focust gemeente Voorne aan Zee zich in de toekomst op een aantal belangrijke opgaven, te weten:

   

Landschap centraal Vitale en sociale dorpen en wijken Werken en ondernemen stimuleren en ondersteunen Samen duurzaam

Deze missie en opgaven zijn vertaald in meerdere visies, namelijk de besturingsvisie, de visie op dienstverlening en de I-Visie. Deze visies zijn de basis voor de manier van werken binnen de gemeente en de gewenste dienstverlening aan de inwoners. Om deze manier van werken en de dienstverlening volledig tot zijn recht te laten komen moet de huisvesting deze ontwikkelingen ondersteunen. Dit is vertaald in een op 25 mei 2022 door de raden van de drie gemeenten vastgestelde huisvestingsvisie. Met de vastgestelde Huisvestingsvisie Voorne aan Zee als kader is als onderdeel van het programmateam voor de fusie door een werkgroep concreet invulling gegeven aan de uitwerking hiervan. Dit heeft geresulteerd in consultaties en samenwerking met diverse werkgroepen die zich bezig houden met het ‘Werken in nabijheid’ en ‘Wijk- en dorpsgericht werken’, maar ook met de sociale gebiedsteams, de werkgroep Toegang en de interne dienstverlening (Informatievoorziening en facilitair) organisatie zelf. In het traject van de huisvestingsvisie heeft de raadswerkgroep ‘huisvesting’ hun wensen kenbaar gemaakt m.b.t. de raadzaal. Het resultaat vertaalt zich in een Inrichtings- & verbouwingsplan met een daarbij behorende begroting en planning. De grootste investering betreft de (her)inrichting en aanpassingen van het gemeentehuis en raadzaal van Hellevoetsluis.

Voor het ‘Werken in nabijheid’ en het ‘Wijk- & dorpsgericht werken‘ zijn geen nadere investeringen nodig. Uniforme uitstraling Voor de ‘uniforme uitstraling’, welke zich vertaald in de hoofdingangen van de stadskantoren van Brielle en Westvoorne zijn wel ramingen van de kosten opgenomen. Instemming voor deze begrote kosten worden separaat in de respectievelijke colleges en raden van Brielle en Westvoorne ter besluitvorming voorgelegd. Samen duurzaam Omdat het over een korte en midden lange periode van 2-5 jaar gaat is bij de (her)inrichting en benodigde aanpassingen, naast de huisvestingsvisie als kader, uitgegaan van zoveel mogelijk gebruik maken van eigen middelen en zo min mogelijk aanpassingen (kosten) en toch invulling kunnen geven aan de vastgestelde ambities. Gemeentekantoren Brielle en Rockanje De huidige gemeentekantoren in Brielle en Rockanje zullen gedurende de periode van verbouwing en verhuizing in Hellevoetsluis benut blijven worden voor huisvesting van teams van medewerkers. Na deze periode (globaal wordt nu uitgegaan van een periode van ca. half jaar na fusiedatum) zullen de kantoren niet meer als zodanig benut worden. Wel zullen op die locaties dienstverlenende activiteiten (o.a. loketten) blijven bestaan, met op de begane grond ook de mogelijkheid voor kleinere vergaderingen en aanlandplekken voor medewerkers.

De huidige raadszalen van de gemeente Brielle en Westvoorne blijven beschikbaar voor bijeenkomsten (o.a. trouwlocatie). Het is aan de nieuwe gemeente om voor de verdere toekomst afwegingen te maken over benutting van de locaties. Met dit (her)inrichting- en verbouwingsplan geven we invulling aan:  Ambtenaren en bestuur op één locatie;  Dichtbij de burger en flexibel toegankelijk (digitaal, ambtenaar naar burger of burger naar de hoofdlocatie of locaties werken in de wijk);  Stroomlijnen van het hybride werken en daarmee ook domein overstijgend werken;  Aanpassen werkomgeving aan hybride werken (meer communicatieplekken, minder werkplekken, flexibel gebruik, hybride vergaderfaciliteiten);  Creëren Huis van de gemeente: raadzaal, vergader- & ontmoetingsfaciliteiten, loket en serviceplein, multifunctioneel restaurant;  Algemene upgrade van de locatie (meer open, transparanter, duurzamere uitstraling);  Aandacht voor de bereikbaarheid van deze locatie, bijvoorbeeld d.m.v. een mobiliteitsbeleid of

deelvervoer; Investeringen die voorgesteld worden om bovenstaande punten te realiseren zijn geen belemmering (desinvesteringen) voor besluitvorming (na 1-1-’23) voor de langere termijn;  Het PvE van de raadswerkgroep ‘huisvesting’ m.b.t. de raadzaal en deze per 1 januari 2023 gereed te hebben;  Bij start van de nieuwe gemeente (vanaf januari 2023) nog gebruik maken van de drie bestaande loketten en trouwzalen van de gemeenten Hellevoetsluis, Brielle en Westvoorne en deze wel uniformeren in werkwijze en uitstraling. 

Proces Voor het proces om te komen tot de in dit voorstel genoemde besluitvorming wordt het volgende proces doorlopen:  23 augustus 2022: Voorbespreking Voornedag colleges  30 augustus 2022: Behandeling voorstel BRT (in de ochtend in colleges)  Na behandeling in BRT doorgeleiden naar fusiecommissie  7 september 2022: Lokale commissies  12 september 2022: Fusiecommissie voor advies aan raden  21 september 2022: Behandeling van genoemde besluitvorming in gemeenteraden  Inhoudelijke presentatie naar de Provincie vanwege verplichting wegens Arhi-procedure De detailuitwerking en planning van dit (her)inrichtings- en verbouwingsplan wordt nog nader uitgewerkt, Hiervoor zal de reeds bestaande governance en ingerichte werkgroepen (afhankelijk van het onderwerp) voor geconsulteerd worden, te weten de volgende gremia: Raadswerkgroep ‘huisvesting’ m.b.t. de raadzaal Voornedag colleges Voornedag MT’s Ambtelijke klankbordgroep ‘huisvesting’ Ambtelijke werkgroepen ‘dienstverlening’ (Toegang, Nabijheid, Ondernemersloket, Sociale gebiedsteams)  Ambtelijke werkgroepen m.b.t. look en feel (huisstijl, marketing/merkidentiteit)  Inhoudelijke deskundigen: ICT-IV, Facilitair.     

De begrote kosten vormen het kader voor deze (her)inrichting en verbouwing en zijn als volgt opgebouwd:

Gemaakte afwegingen om te komen tot deze begroting: Raadzaal: e  Aanpassingen look&feel, bouwkundig, installatietechnisch betreft: verhoging voor 2 rij publiek, schilderen raadzaal en kleine aanpassingen t.b.v. oplaadpunten;  Losse inrichting betreft: volledige vervanging meubilair en post voor toevoegen groen;  AV-middelen betreft: uitbreiding vergaderfaciliteiten*, toevoegen schermen en oplaadfaciliteiten;  Projecturen betreft: inzet interieurarchitect en indien nodig installatieadvies. *Opgemerkt wordt dat t.a.v desinvesteringen, aanvankelijk uit was gegaan van inzet van de bestaande installatie en hergebruik van microfoonposten, e.d. van Brielle. Tijdens de Voornedag colleges is door

Brielle de nadrukkelijke wens geuit om de audio visuele middelen die nodig zijn voor gebruik van de huidige raadzaal van Brielle voor onder andere huwelijken of bijeenkomsten in Brielle te behouden. De installatie van Westvoorne is helaas niet her te gebruiken. In deze begroting is de optie ter waarde van € 46.523 opgenomen van een vergadermanagementsysteem, waarmee het mogelijk is zowel het vergaderen in de raadzaal als ook in hybride vorm vanuit één applicatie te managen.. Gemeentehuis:  Aanpassingen look&feel, bouwkundig, installatietechnisch betreft: aanpassingen balie + spreekkamers BG, schilderen, wanden plaatsen / weghalen, deels vloerafwerking en plafondafwerking (verbouwing), inregelen installaties (verbouwing), vervangen zonwering, upgrade toiletten, toevoegen look&feel, logo gevel;  Losse inrichting betreft: aanvullen bureaus (in hoogte verstelbaar), aanvullen lockers, aanvullen meubilair aanlanden / zitjes (niet regulier vergaderen), meubilair kantine / restaurant, groen;  Projecturen betreft: inzet interieurarchitect en indien nodig installatieadvies. De kapitaallasten bedragen € 111.127,- die, in het kader van de voorbereiding van de besluitvorming over de begroting 2023 van VaZ in de daarvoor geldende afspraken meegenomen worden.

Opgemerkt wordt dat de begrote investeringen die Hellevoetsluis heeft uitgesteld vanwege de op komst zijnde fusie ten gunste worden gesteld als dekking voor deze (her)inrichting en verbouwingskosten. Deze investeringen betreffen:  Vervanging meubilair raadzaal € 25.000  Vervanging tarketvloer van € 200.000  Vervanging zonwering van € 300.000  Aanpassing toiletgroepen €100.000  Vervanging meubilair gemeentehuis €42.500  Verbouwingsbudget kleine aanpassingen € 50.000  Vervanging batterijpacs € 7.000 Omdat deze kredieten al door de raad van Hellevoetsluis beschikbaar zijn gesteld, zijn deze in mindering gebracht op de begrote (her)inrichting- & verbouwingskosten. Daarmee bedraagt het totaal bedrag van het gevraagde krediet voor de aanpassing in Hellevoetsluis € 1.155.117, Het totaal bedrag van het gevraagde krediet voor de aanpassing in Brielle bedraagt € 12.000. Het totaal bedrag van het gevraagde krediet voor de aanpassing in Westvoorne bedraagt € 12.000. Risico's en maatregelen De genoemde aanpassingen die nodig zijn om Hellevoetsluis geschikt te maken zullen niet op 1 januari 2023 gereed zijn. In de planning houden we er rekening mee dat in elk geval de werkzaamheden aan de raadzaal gereed zijn. Voor de ambtelijke huisvesting zullen we, indien nodig, komen met een voorstel voor tijdelijke huisvesting gedurende de verbouwwerkzaamheden.

Hier zullen dan tijdelijk de huidige gemeentehuizen van de gemeenten Brielle en/of Westvoorne voor gebruikt kunnen worden. Uitgangspunt hierbij is wel dat afdelingen en teams bij elkaar zitten in deze tijdelijke huisvesting. Aan u wordt voorgesteld: - Akkoord te gaan met het voorgestelde krediet van € 1.155.117,- voor het (her)inrichtingsplan en verbouwingsplan, inclusief de hiervoor benodigde investeringskosten en kapitaallasten zoals opgenomen in bijlage 1 ‘(her)inrichting en verbouwingsplan huisvesting’ opgenomen; - Akkoord te gaan met de kapitaallasten van € 111.127,- welke ten laste komen van de begroting voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee; - Kennis te nemen van de geraamde aanpassingen van € 24.000,- (zijnde ieder € 12.000,-) aan de stadskantoren van Brielle en Westvoorne t.b.v. de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. De eventuele op dit voorstel betrekking hebbende stukken liggen op de gebruikelijke wijze voor u ter inzage.

Burgemeester en wethouders van Hellevoetsluis, de secretaris, de burgemeester,