7a. (Her)inrichting- en verbouwingsplan huisvesting

Uitrol huisvestingsvisie

Inhoud • Raadzaal, commissie- en fractiekamers

• Gemeentehuis Hellevoetsluis: • Vlekkenplan op hoofdlijnen • Voorgestelde aanpassingen • Stadskantoor Brielle en gemeentehuis Westvoorne • Begroting totaal op hoofdlijnen • Vervolg

Indeling Raadzaal Advies Raadzaal Hellevoetsluis

Voldoet aan:

Variant met enkele ring n.a.v. recente memo van de Raad • Griffie en voorzitter hebben zicht op heel de zaal • College bevindt zich naast het publiek samen met de ambtenaren (met kleine tafels voor maken aantekeningen) • Doormiddel van AV-schermen aan drie zijdes van de ruimte heeft elk aanwezige deelnemer goed zicht op spreker en evt. presentaties • De tweede rij van het publiek kan worden voorzien van een kleine verhoging

Plek voor 35 tot 37 raadsleden; Plek voor voorzitter raad; • Plek voor griffier; • Plek voor collegeleden en gemeentesecretaris, 5 tot 7 personen; • Plek voor ambtenaren (incl. griffie), max. 10 personen; • Plek voor pers, max. 2 personen; • Plek voor bode(s), max. 2 personen; • Plek voor publiek, ca. 20 personen; mogelijkheid tot uitbreiding in andere ruimtes met hybride vorm dan wel door bij plaatsing aan de zijkant (in voorkomende gevallen) • Plek voor 1 spreekgestoelten en twee plekken voor interruptie

•

•

•

Indeling is gebaseerd op input / eisen geformuleerd door de griffie en de werkgroep huisvesting, met daarin vertegenwoordiging vanuit de 3 raden.

Acties: 1. Aanpassing look & feel (schilderen, logo, aankleding) 2. Bestellen nieuw meubilair (vervangen tafels en stoelen raad, stoelen publiek en pers en stoelen en tafels college en ambtenaren 3. Bestellen IT / AV: AV-middelen / vergaderfaciliteiten en oplaadmogelijkheid per zitplek

3

Aanpassingen Raadzaal Vergaderopstelling Raad: nieuwe vergadertafels en -stoelen Vergelijkbare opstellingen

Look & Feel: - Logo en afbeeldingen / kunst toevoegen passend bij nieuwe gemeente - Aanpassen kleurstelling o.b.v. logo, huisstijl gemeente Voorne aan Zee - Eventueel groen toevoegen

Nieuw meubilair college en ambtenaren (tafel met stoel) en publiek (stoel zonder leuning)

AV / ICT: - Vergaderfaciliteiten Brielle hergebruiken en uitbreiden - Toevoegen schermen op meerdere plekken - Oplaadfaciliteiten op elke tafel

4

Commissie- / fractiekamers Raadzaal en vergaderzalen op de begane grond worden functioneel ingericht en zijn beschikbaar voor vergaderingen van commissies en / of fracties. Look en feel van vergaderruimten wordt aangepast aan uitstraling Voorne aan Zee (kleurstelling, afbeeldingen / kunst en naamgeving)

Begane grond

Kostenraming Raadzaal Raadzaal Aanpassingen look & feel, bouwkundig, installatietechnisch

€

kosten excl. BTW 14.000 €

Werken 6.000 €

Investeringen Projecturen / advies 8.000 € -

Audio visuele middelen

€

118.000 €

-

€

118.000 €

-

Losse inrichting

€

85.000 €

-

€

85.000 €

-

Advieskosten

€

3.000 €

-

€

-

€

3.000

Subtotaal

€

220.000 €

6.000 €

211.000 €

3.000

Beschikbaar krediet Hellevoetsluis vervanging meubilair raadzaal/batterijpacks

€

32.000 €

-

€

32.000 €

-

Subtotaal benodigd krediet raadzaal

€

188.000 €

6.000 €

179.000 €

3.000

• Aanpassingen look&feel, bouwkundig, installatietechnisch betreft: verhoging voor 2e rij publiek, schilderen raadzaal en kleine aanpassingen t.b.v. oplaadpunten • Losse inrichting betreft: volledige vervanging meubilair en post voor toevoegen groen • AV-middelen betreft: volledig nieuwe vergaderfaciliteiten (beoogd hergebruik faciliteiten Brielle niet mogelijk, omdat huidige faciliteiten behouden moeten worden tbv museum, toevoegen schermen en oplaadfaciliteiten • Projecturen betreft: inzet interieurarchitect en indien nodig installatieadvies

6

Kast

Kast

Kast

Trap

4

4

61 bureauwerkplekken 83 communicatieplekken waarvan: • 42 aanlandplekken • 36 overlegplekken • 3 videobelplekken • 2 ontmoetingsplekken

4

Kast

4 Toilet Trap

8

Lockers

56 vergaderplekken Pantry

4

Trouwzaal

Raadzaal

4

Trap Kast Kast

BOA

BOA

BOA

10

Kast

BOA

Kast

Begane grond

Lockers

Pantry Kast

BOA

Opslag raadzaal

Kast

Toilet

96 bureauwerkplekken 68 communicatieplekken waarvan: • 19 aanlandplekken • 12 overlegplekken • 12 projectoverlegplekken • 5 videobelplekken • 20 ontmoetingsplekken

Drukkerij Kast

Trap

Toilet

Trap

Kast

Lockers

3

16 vergaderplekken

Archief

Kast

Serverruimte Kast

Kast

Kast

4 Kast

4 Kast

8

Eerste verdieping

Printer

Printer

Kast

Pantry

Kast

Trap

Toilet

Kast

Kast

Opslag ICT

Kast

Kast

90 bureauwerkplekken 76 communicatieplekken waarvan: • 19 aanlandplekken • 18 overlegplekken • 6 projectoverlegplekken • 5 videobelplekken • 28 ontmoetingsplekken

Kast

Kast

Trap

Toilet

8

Trap Lockers

3

16 vergaderplekken

Kast

Pantry Luchtbehandelingskasten

Toilet

Trap Kast

Kast

Kast

Kast

8 Printer Kast

Tweede verdieping

Pantry

Kast

Kast

60 vergaderplekken Hergebruik bestaand vergadermeubilair Look & Feel Voorne aan Zee d.m.v. toevoegen groen en fotobehang

Vergaderruimte met mogelijkheid tot creëren leslokaal

Zolder

8

8

8

8

Garage en fietsenstalling

56 aanland- overlegplekken*

Parterre

Deze zijn buiten de lunchtijden beschikbaar om aan te landen en te overleggen in treinzitjes

10 vergaderplekken

Wenselijke lichte aanpassing look & feel, zoals o.a. schilderwerk Noodzakelijke aanpassing look & feel, zoals o.a. vloer- en wandbekleding en uitstraling ruimte Noodzakelijk bouwtechnische aanpassingen

Begane grond

Wanden plaatsen Een deur plaatsen

Wanden verwijderen

Wanden verwijderen

Eerste verdieping

Wenselijke lichte aanpassing look & feel, zoals o.a. schilderwerk Noodzakelijke aanpassing look & feel, zoals o.a. vloer- en wandbekleding en uitstraling ruimte Noodzakelijk bouwtechnische aanpassingen

Wand verwijderen

Deuren plaatsen Wanden plaatsen

Wenselijke lichte aanpassing look & feel, zoals o.a. schilderwerk

Wand verwijderen

Wand verwijderen Wanden verwijderen

Noodzakelijke aanpassing look & feel, zoals o.a. vloer- en wandbekleding en uitstraling ruimte Noodzakelijk bouwtechnische aanpassingen

Wand verwijderen Wanden verwijderen

Tweede verdieping

Kostenraming Gemeentehuis Hellevoetsluis waarvan:

Gemeentehuis Hellevoetsluis Aanpassingen look & feel, bouwkundig, installatietechnisch

€

kosten excl. BTW 1.155.000 €

Werken 269.000 €

Investeringen Projecturen / advies 886.000 € -

Losse inrichting

€

466.000 €

-

€

466.000 €

-

Advieskosten

€

31.000 €

-

€

-

€

31.000

Subtotaal

€

1.652.000 €

269.000 €

1.352.000 €

31.000

Diverse beschikbare kredieten Hellevoetsluis

€

692.500 €

-

€

692.500 €

-

Subtotaal benodigd krediet

€

959.500 €

269.000 €

659.500 €

31.000

• Aanpassingen look&feel, bouwkundig, installatietechnisch betreft: aanpassingen balie + spreekkamers BG, schilderen, wanden plaatsen / weghalen, deels vloerafwerking en plafondafwerking (verbouwing), inregelen installaties (verbouwing), vervangen zonwering, upgrade toiletten, toevoegen look&feel, logo gevel • Losse inrichting betreft: aanvullen bureaus (in hoogte verstelbaar), aanvullen lockers, aanvullen meubilair aanlanden / zitjes (niet regulier vergaderen), meubilair kantine / restaurant, groen • Projecturen betreft: inzet interieurarchitect en indien nodig installatieadvies

15

Locaties Brielle en Westvoorne • In het stadskantoor Brielle en gemeentehuis Westvoorne blijft een loket voor fysieke dienstverlening beschikbaar. Om hierbij te zorgen voor eenheid worden er (zeer) beperkt aanpassingen gedaan om invulling te geven aan eenheid in dienstverlening en uitstraling. Dit betreft o.a. aanbrengen van logo en kleine aanpassingen in look & feel. • Ruimten direct grenzend aan het loket (vergaderruimten, hal, aanlandplekken) blijven beschikbaar zolang de loketten open zijn. Aangezien het uitgangspunt is dat alle medewerkers werken vanuit de locatie Hellevoetsluis, zijn overige ruimten / vleugels in beide gebouwen zijn niet beschikbaar als werkplek. Indien een medewerker vanuit zijn functie in het gebouw moet zijn (bv voor archief of onderhoud) dan wordt toegang georganiseerd. • In de periode waarin het gemeentehuis Hellevoetsluis aangepast, wordt waarschijnlijk tijdelijk gebruik gemaakt van beschikbare ruimte in Brielle en / of Westvoorne. Indien deze ruimte nodig is om ruimte te maken voor de benodigde verbouwingen (schuifruimte) zal deze ruimte gebruikt worden door specifieke afdelingen, zodat er duidelijk is wie vanuit welke locatie werkt en er al wel gewerkt kan worden aan teamvorming. Hoe het precieze schuifplan er uit komt te zien wordt nog nader uitgewerkt. • Daarnaast zijn diverse locaties beschikbaar voor werken in de wijk.

Deze zijn ook nu al beschikbaar en behoeven geen aanpassingen. Vandaar dat deze verder niet opgenomen zijn in deze uitwerking.

Kostenraming Totaal Datum: 24 augustus 2022

Begroting huisvestingsvisie Gemeente Voorne aan Zee waarvan:

Raadzaal Aanpassingen look & feel, bouwkundig, installatietechnisch

€

kosten excl. BTW 14.000 €

Werken 6.000 €

Investeringen Projecturen / advies 8.000 € -

Audio visuele middelen

€

118.000 €

-

€

118.000 €

-

Losse inrichting

€

85.000 €

-

€

85.000 €

-

Advieskosten

€

3.000 €

-

€

-

€

3.000

Subtotaal

€

220.000 €

6.000 €

211.000 €

3.000

Beschikbaar krediet Hellevoetsluis vervanging meubilair raadzaal/batterijpacks

€

32.000 €

-

€

32.000 €

-

Subtotaal benodigd krediet raadzaal

€

188.000 €

6.000 €

179.000 €

3.000

Aanpassingen look & feel, bouwkundig, installatietechnisch

€

kosten excl. BTW 1.155.000 €

Losse inrichting

€

466.000 €

-

€

466.000 €

-

Advieskosten

€

31.000 €

-

€

-

€

31.000

Subtotaal

€

1.652.000 €

269.000 €

1.352.000 €

31.000

Diverse beschikbare kredieten Hellevoetsluis

€

692.500 €

-

€

692.500 €

-

Subtotaal benodigd krediet

€

959.500 €

269.000 €

659.500 €

31.000

waarvan:

Gemeentehuis Hellevoetsluis

Werken 269.000 €

Investeringen Projecturen / advies 886.000 € -

waarvan:

Aanpassingen loketten Brielle & Westvoorne Aanpassingen look & feel, gevel logo

€

kosten excl. BTW 24.000 €

Subtotaal

€

24.000 €

Werken € -

€

Investeringen Projecturen / advies 24.000 € 24.000 €

-

waarvan:

Totaal benodigd krediet

kosten excl. BTW

Totaal (excl. BTW)

€

1.171.500 €

Totaal krediet Hellevoetsluis (excl BTW) Totaal krediet Hellevoetsluis (incl. niet verrekenbare BTW)

€ €

1.147.500 1.155.117

Werken

275.000 €

Investeringen

862.500 €

Projecturen / advies

34.000

17

Vervolg • Lopend • Offertes opvragen en tijd reserveren bij uitvoerende partijen • Inventarisatie beschikbaar meubilair en opstellen lijst aanvullend meubilair (precieze invulling i.a.m. interieurarchitect) • Vlekkenplan verder detailleren (aug / sept 2022) • Terugkoppeling klankbordgroep • Gebruik: waar heeft welke afdeling een honk en opstellen 10 gouden regels: hoe gaan we werken in het nieuwe gemeentehuis en in de wijk? • Afstemmen interieurarchitect en aannemer → concretiseren in uitvoeringsplan • Schuifplan: hoe van huidig naar toekomstig? Gebruik locaties Brielle en Westvoorne bepalen • Na besluit Raad (okt / nov 2022) • Bestellen meubilair en AV faciliteiten (voorrang raadzaal) en opdrachtverstrekking aannemer • Gesprekken per afdeling: identiteit toevoegen en afspraken binnen kader 10 gouden regels • Uitvoering (eind 2022 / begin 2023) • Prioriteit bij Raadzaal → Planning nog nader te bepalen i.r.t. vergaderplanning Raad Hellevoetsluis / Voorne aan Zee • Rest gemeentehuis: begin 2023, precieze planning afhankelijk levertijden meubilair en beschikbaarheid aannemer • Aandachtspunt communicatie • Dienstverlening aan inwoners; wat kan een ieder verwachten / wat wordt er van medewerkers verwacht? • Informatie over hoe gaan we werken en hoe ziet de verbouw- en verhuisplanning en het schuifplan er uit? 18