7.a Inspiratiesessies voorjaar 2021

Datum:

30 april 2021

Van: Voor:

Bestuurlijk regieteam Fusiecommissie

Onderwerp:

Voorstel inspiratiesessies

Gevraagd besluit:  in stemmen met het voorstel om inspiratiesessies te organiseren Aanleiding We hebben met de vaststelling van het Herindelingsadvies en het ‘Plan van Aanpak Voorbereiding fusie’ fase 1 afgerond en de weg vrijgemaakt voor fase 2, waarin we aan de ene kant met een strategische visie en aan de andere kant de verschillende bouwstenen verder gaan werken aan de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. De voorbereiding van de strategische visie is in volle gang; met een uitgebreid participatietraject wordt input opgehaald voor de strategische visie, waar colleges en raad rond de zomer over in gesprek gaan en (na de zomer) over besluiten. Inspiratie opdoen vóór concept-ontwikkeling De strategische visie geeft richting aan de nieuwe gemeente. Het traject om te komen tot de strategische visie is participatief ingestoken; inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen medewerkers, raden en colleges leveren input voor de strategische visie. De colleges en raden besluiten uiteindelijk hoe die strategische visie er voor Voorne aan Zee uit komt te zien. Deze strategische visie vormt daarmee niet alleen een belangrijke basis voor de nieuwe gemeente maar levert ook informatie op voor verdere visie- en conceptvorming op tal van onderwerpen voor de nieuwe gemeente, zoals een besturingsconcept, kernenbeleid, dienstverleningsconcept of huisvestingsconcept.

Vanuit verschillende gremia is de wens geuit om, vóórdat gestart wordt met het uitwerken van deze concepten, inspiratie op te doen bij andere gemeenten en organisaties. Dit is dan in aansluiting op de activiteiten uit het strategische visie traject. Doel is om ervaringen van anderen te benutten (kansen én valkuilen), de eigen blik te verbreden en met elkaar aan de nieuwe organisatie te werken. Gezamenlijk inspiratie op doen sluit ook aan bij de behoefte die is geuit in de evaluatie van fase 1. Namelijk meer inspiratie op inhoudelijke onderwerpen en een ‘warmer’ proces waarin politiek, bestuur en/of ambtelijke organisatie elkaar vaker en eerder in het proces ontmoeten en in verbinding met elkaar werken aan de fusie (zie ook de notitie van Dirk Louter ‘Gesprek met Fusiecommissie 15 april 2021’). Beeldvorming en inspiratie Strategische onderwerpen die zich goed lenen voor inspiratie zijn zoals hierboven al genoemd: besturing inclusief kernenbeleid en dienstverlening. Inspiratie opdoen is de start van de beeldvormingsfase. Dit vindt plaats vóór oordeels- en besluitvorming. Inspiratie opdoen kan door bij andere (gefuseerde) gemeenten te gaan kijken of door sprekers uit andere gemeenten, organisaties of werkvelden uit te nodigen. Voor raden, colleges én betrokken ambtenaren.

Een mooie manier om fase 2 ‘warmer’ te starten, breed te werken aan beeldvorming, ontmoeting, verbinding én de nieuwe gemeente. Randvoorwaarden We zien een aantal randvoorwaarden als het gaat om het organiseren van vormen van inspiratie. Het moet duidelijk zijn binnen welk kader de inspiratiesessies worden georganiseerd. En het organiseren van inspiratie kost tijd en (beperkte) middelen. De capaciteit van medewerkers uit de drie organisaties en de projectorganisatie fusie is beperkt. Dus voordat inspiratiesessies worden georganiseerd wordt bepaald op welke onderwerpen inspiratie gewenst is, binnen welk kader dit wordt opgepakt, wordt een inschatting gemaakt van benodigde inzet, middelen, planning en wie de organisatie op zich kan nemen. Na akkoord (door ART/BRT/Fusiecommissie) wordt gestart met de organisatie.

Daarnaast moet goed worden gekeken welke initiatieven al lopen en hoe de inspiratie daarop kan aansluiten. Denk daarbij niet alleen aan het aansluiten op informatie die al beschikbaar is vanuit het strategische visietraject, maar ook aan het gebruik maken van bestaande werkvormen (zeepkist sessies, collegeconferenties of radenbijeenkomsten) of initiatieven (de Voorne Academie). En het is belangrijk om met sprekers of specifieke onderwerpen goed aan te sluiten op de behoefte van de verschillende doelgroepen (raden, collegeleden en ambtenaren). Mogelijke vormen zijn: - Een / meerdere digitale inspiratiesessies waarin diverse (gefuseerde) gemeenten spreken uit ervaring over besturing, kernenbeleid, dienstverlening en dergelijke. We kunnen lezingen per onderwerp of per gemeente organiseren. Deelnemers uit raden, besturen en ambtelijke organisatie kunnen zich intekenen voor verschillende lezingen /sprekers. - Een / meerdere bus-tours met kleine groepjes (raadsleden / collegeleden / secretarissen) langs diverse gemeenten. - Andere vormen, ter illustratie: Een van de zaken die we op korte termijn organiseren is een lezing op gebied van organisatiecultuur en -verandering door mw Daniëlle Braun (via Teams, op 17 mei). Deze lezing is in 2019 verzorgd voor de raden en colleges van de drie gemeenten en wordt nu verzorgd voor de medewerkers.

We realiseren ons dat we met dit voorstel een voorschot nemen op de activiteiten en initiatieven die door de projectorganisatie fase 2 worden opgepakt ten aanzien van deze strategische onderwerpen. Het is misschien het meest logisch om te wachten tot de projectorganisatie fase 2 is ingericht en de betreffende rollen zijn ingevuld (in het bijzonder die van opgavemanager). Echter, de planning van de projectorganisatie laat zien dat rollen waarschijnlijk pas in mei zijn ingevuld. Om te voorkomen dat planningen al te veel uitlopen, zouden we met het vaststellen van de onderwerpen en het nadenken over de organisatie kunnen starten. De opgavemanager kan het vervolgens verder oppakken met medewerkers uit de projectorganisatie. In de periode voor en na de zomer kan inspiratie en beeldvorming plaatsvinden en kunnen de ideeën samen met de strategische visie input zijn voor de oordeels- en besluitvorming in het najaar omtrent bijvoorbeeld besturingsconcept en dienstverleningsconcept. Voorstel: Voorgesteld wordt om inspiratiesessies te organiseren op een aantal onderwerpen waarvoor visievorming en conceptontwikkeling de eerstvolgende stap is. Alvorens deze inspiratie te organiseren wordt door het ART en BRT een gesprek gevoerd over onderwerpen, aanpak/organisatie en planning.

In de voorbereiding worden de griffiers en een aantal schrijvers van het Plan van Aanpak Voorbereiding fusie betrokken. Bij raden, colleges en ambtelijke organisaties wordt opgehaald welke organisaties (of sprekers) ons zouden kunnen inspireren. Dit voorstel wordt afgestemd met de colleges en de fusiecommissie.

Bijlage 1. In onderstaand schema staan de onderwerpen uit het Plan van Aanpak Voorbereiding fusie met daarbij in het rood aangegeven de onderwerpen die gericht zijn op conceptontwikkeling en zich lenen voor de inspiratiesessies. Besturing, kernenbeleid en Dienstverlening zijn strategische onderwerpen. Eventueel kan ook huisvesting worden betrokken. Ook is de Inspiratiesessie over organisatiecultuur en -verandering opgenomen. De strategische visie (blauwe lijnen) vormt samen met de inspiratiesessies (rode lijnen) input voor besturings-, dienstverlenings- en huisvestingconcept. N.B. De planning komt niet overeen met het Plan van Aanpak Voorbereiding fusie; daarin staat besluitvorming over besturings- en dienstverleningsconcept in september.