7.1 220425 (aangepast) fasedocument afsluiting besluitvormende fase huisvestingsvisie

Reviewdocument afsluiting besluitvormende fase Datum: Van: Voor: Onderwerp :

14 april 2022 Kernteam Huisvesting & Faciliteiten ART Huisvestingsvisie

Doorsturen naar: WOR-platform: Ja (ter info) BRT: Ja Interne adviezen: PMO’er n.v.t. Communicatie positief / negatief / n.v.t.

1.

-

Afsluitend besluit:

Kennisnemen van het doorlopen proces en de opbrengst van de besluitvormende fase en deze doorgeleiden naar het BRT. Het BRT voorstellen de besluitvormende fase voor de huisvestingsvisie af te sluiten en in te stemmen met de opgestelde huisvestingsvisie. Het BRT voorstellen in te stemmen om externe begeleiding in te zetten voor het uitvoeren van de routekaart voor de korte- en lange termijn.

2. Inleiding Vanaf 1 januari 2023 vormen Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. De gemeente wil met deze fusie zorgen voor meer bestuurskracht, een grotere sterke organisatie en een financieel gezonde gemeente. Hierbij zet de gemeente in op opgavegericht werken; welke de grenzen van vakgebieden en bestuurslagen overstijgt. Om dit te bereiken focust gemeente Voorne aan Zee zich in de toekomst op een aantal belangrijke opgaven, te weten:  Het Landschap centraal  Vitale en sociale dorpen en wijken  Werken en ondernemen stimuleren en ondersteunen  Samen duurzaam Deze missie en opgaven zijn vertaald in meerdere visies, namelijk de besturingsvisie, de visie op dienstverlening en de I-Visie. Deze visies zijn de basis voor de manier van werken binnen de gemeente en de gewenste dienstverlening aan de inwoners. Om deze manier van werken en de dienstverlening volledig tot zijn recht te laten komen moet de huisvesting deze ontwikkelingen ondersteunen. Dit is vertaald in een huisvestingsvisie; wat is de stip op de horizon en welke stappen zijn wanneer in de tijd nodig om deze stip te bereiken? Deze visie als onderdeel van het grote geheel ondersteunt hiermee de missie, visies en opgaven en biedt concrete handvatten om de gewenste situatie voor Voorne aan Zee te verwezenlijken. 3.

Het doorlopen proces De visies en ambities vormen het kader waar vanuit invulling wordt gegeven aan de nieuwe manier van werken en dienstverlening voor gemeente Voorne aan Zee. De eerste stap van het traject is daarmee het vertalen/concretiseren van de reeds geformuleerde ambities in een huisvestingsambitie. Hiertoe zijn ‘ambitiesessies’ georganiseerd in diverse samenstellingen. Dit heeft geresulteerd in input op meerdere thema’s, namelijk: ambities voor de huisvesting binnen programmatisch werken, de dienstverlening en de bedrijfsvoering. Per thema zijn vragen gesteld als ‘Hoe kan de huisvesting hieraan bijdragen?’, ‘Wat hebben we nodig om deze ambitie te realiseren of te ondersteunen?’ en ‘Wat verdient prioriteit voor de korte- en middellange termijn?’.

3. Opbrengst besluitvormende fase De visie en ambities van gemeente Voorne aan Zee zijn vertaald in meerdere huisvestingsmodellen, waaronder alles op één locatie huisvesten, een hoofdlocatie i.c.m. werken in de wijk, een bilocatie en bilocatie i.c.m. werken in de wijk. Deze modellen zijn met verschillende gremia besproken en getoetst op de kansen, risico’s en de ruimtebehoefte waar de modellen om vragen. De voorkeursvariant betreft één hoofdlocatie i.c.m. werken in de wijk. De belangrijkste argumenten voor deze keuze betreffen:  Ambtenaren en bestuur op één locatie; stimuleert de samenwerking  Dichtbij de burger en flexibel toegankelijk (digitaal, ambtenaar naar burger of burger naar de hoofdlocatie of locaties werken in de wijk)  Stroomlijnen van het hybride werken en daarmee ook domein overstijgend werken. Zoals gezegd gaat de voorkeur uit naar één hoofdlocatie i.c.m. werken in de wijk. Vooralsnog is de locatie Hellevoetsluis hiervoor het meest geschikt als unilocatie. We gaan er hierbij vanuit dat deze locatie voor de korte en midden-lange termijn moet voldoen. Denk hierbij aan een periode van 2-5 jaar. Het is aan het nieuwe bestuur van Voorne aan Zee om keuzes te maken voor de langere termijn.

Voor de korte en midden-lange termijn moet de locatie in Hellevoetsluis wel worden aangepast om beter aan de ambities te voldoen:  Aanpassen werkomgeving aan hybride werken (meer communicatieplekken, minder werkplekken, flexibel gebruik, hybride vergaderfaciliteiten)  Creëren Huis van de gemeente: raadzaal, vergaderfaciliteiten, loket en serviceplein, multifunctioneel restaurant.  Algemene upgrade van de locatie (meer open, transparanter, duurzamere uitstraling)  Aandacht voor de bereikbaarheid van deze locatie, bijvoorbeeld d.m.v. een mobiliteitsbeleid of deelvervoer. Investeringen die gedaan moeten worden om bovenstaande punten te realiseren moeten geen belemmering vormen voor besluitvorming (na 1-1-’23) voor de langere termijn. Voorgesteld wordt in te stemmen met bijgevoegde Huisvestingsvisie voor Voorne aan Zee waarbij uitgegaan wordt van één hoofdlocatie i.c.m. werken in de wijk. In deze huisvestingsvisie is een routekaart opgenomen voor de korte- en lange termijn. Met instemming van deze huisvestingsvisie wordt tevens ingestemd met de uitwerking van de korte en lange termijn (zie punt 4)

4. Vervolgproces (routekaart korte- en lange termijn) Om de voorgestelde huisvestingsvisie te realiseren is er een aanpak nodig voor de korte- en de lange termijn. Deze dienen elkaar niet uit te sluiten en daarmee goed op elkaar aan te sluiten. Voorgesteld wordt om voor de uitvoering van de voorgestelde routekaart uit de huisvestingsvisie een externe partij te vragen, bij voorkeur Aestate, om dit te begeleiden. Na instemming zullen hiervoor de nodige gesprekken worden opgestart waarna er een voorstel naar het ART gaat. 6. Communicatie Na afsluiting van de besluitvormende fase wordt dit besluit gedeeld via het intranet. Ook zal hier aandacht aan worden besteed bij een zeepkistsessie en in de fusienieuwsbrief. Voor de verdere uitwerking zal een apart communicatietraject worden opgestart. Dit geldt zowel voor de interne communicatie (medewerkers) als de externe communicatie.