6g. memo fusiecommissie RWG5 PC

Datum

: 1 februari 2022

Van Voor

: Bas Nootenboom en concerncontrollers : leden fusiecommissie

Onderwerp

: update raadswerkgroep 5 Planning & Control

Deze memo heeft tot doel u een update te geven van de ontwikkelingen van raadswerkgroep 5 Planning & Control. Conform uw advies is deze werkgroep ambtelijk vormgegeven. Er wordt nauw samengewerkt tussen de raadswerkgroep en het kernteam van de bouwsteen Financiën en Belastingen. U wordt gevraagd in te stemmen met de in deze memo vetgedrukte voorstellen. Producten raadsdomein. De werkgroep P&C bereidt de producten voor die betrekking hebben op de in het uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies beschreven onderwerpen ‘Programmabegroting en inrichting P&C Cyclus’, ‘selectie accountant’ en ‘Rekenkamer en Auditcommissie’. De werkgroep wordt ambtelijk gevoed door griffiemedewerkers en financiële adviseurs. Programmabegroting De programma indeling van de begrotingen is in een eerdere fase (in de voorbereiding tot de Werkorganisatie Voorne) al geharmoniseerd. De nieuwe gemeenteraad heeft in principe de handen vrij om voor 2024 en later een eventuele andere indeling van de begroting te wensen. Immers: naast de indelingseisen die het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) voorschrijft, kan een gemeenteraad wensen hebben op basis waarvan de begroting en bestuursrapportages ingedeeld moeten worden. De sturingsinformatie van de raad staat voorop. Dit vanwege de kaderstellende en controlerende taak van de raad.

Het betreft dan zowel beleidsinformatie als financiële informatie. Het is verstandig om de keuze voor een programma indeling dan ook aan de nieuwe raad te laten, bovendien scheelt dit uitgangspunt in deze fase de nodige (ambtelijke en bestuurlijke) tijd en capaciteit. Voor onze drie gemeenten wordt voor de programma indeling gebruik gemaakt van de indeling volgens bijlage 1.  U wordt voorgesteld om de huidige geharmoniseerde opzet ook van toepassing te verklaren op de op te stellen begroting 2023 Voorne aan Zee. Procesvoorstel Momenteel wordt gewerkt aan een procesvoorstel over een aantal financiële producten. In dit procesvoorstel wordt een voorstel gedaan hoe het bestuurlijke besluitvormingsproces van gezamenlijke financiële producten in 2022 vorm gegeven kan worden en op welk moment (planning) de besluitvorming kan plaatsvinden. Financiële verordening Ook met de voorbereiding voor de harmonisatie van de financiële verordening is inmiddels een start gemaakt. In deze verordening worden onder meer keuzen gemaakt op het gebied van rapportages, bevoegdheden, afschrijvingen, reservevorming en kostprijsberekeningen. Belasting verordeningen Met de harmonisatie-uitgangspunten rond de lokale belastingen zijn de eerste ambtelijke besprekingen ook begonnen.

Voordat deze aan de fusiecommissie worden voorgelegd is er behoefte aan om over de voor- en nadelen van de diverse keuzen met raadsleden te overleggen.

Selectie Accountant De huidige overeenkomsten met controlerende accountants (PSA voor Westvoorne en Brielle en Deloitte voor Hellevoetsluis) lopen met de jaarrekeningcontrole 2021 af. Aanvankelijk is onderzocht en voorgesteld om een gezamenlijke aanbesteding voor de 3 jaarrekeningen bij een accountant aan te besteden, vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole voor Voorne aan Zee. Echter: het blijkt nu toch verstandiger om voor de controle van de jaarrekeningen 2022 de huidige accountants te verzoeken de controle nog een jaar voor hun rekening te nemen. Over deze overwegingen en gevolgen, alsmede over de opzet van de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de jaarrekening 2023 is ook behoefte hier met een aantal raadsleden van gedachten over te wisselen.  U wordt voorgesteld om een ad hoc raadswerkgroep in te stellen met 3 financiële woordvoerders/ fractiespecialisten per gemeente. Deze ad hoc raadswerkgroep komt naar verwachting 2 keer bijeen in de avonduren en bespreekt het procesvoorstel en verkent de harmonisatie van de financiële verordening, de uitgangspunten van de harmonisatie van belastingverordeningen en de aanbesteding van de accountant voor de jaarrekeningcontrole 2023. Rekenkamer en auditcommissie De eerste inventariserende stappen zijn gezet. Uitvoering en bespreking staat later in dit jaar geprogrammeerd.

Bijlage 1

Huidige programma indeling begrotingen Westvoorne, Brielle en Hellevoetsluis

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Bestuur en organisatie Wonen Werken Leven Middelen Paragrafen a. Lokale heffingen b. Weerstandsvermogen en risicobeheersing c. Onderhoud kapitaalgoederen d. Financiering e. Bedrijfsvoering f. Verbonden partijen g. Grondbeleid h. Woonbedrijf (Westvoorne)