6b. Notitie Invulling voorzitterschap Fusiecommissie

Invulling voorzitterschap Fusiecommissie (t.b.v. Fusiecommissie 18-01-2021) Naar aanleiding van het terugtreden van Dick Bosgieter als voorzitter van de Fusiecommissie is er aanleiding om in de Fusiecommissie het gesprek te voeren over de invulling van de voorzitterspositie. Deze notitie is bedoeld als aanleiding voor dit gesprek. Daarbij zal achtereenvolgens worden ingegaan op rol en profiel van de voorzitter van de Fusiecommissie en op verschillende modellen voor de invulling van het voorzitterschap. Rol voorzitter Fusiecommissie De Fusiecommissie heeft als functie – kort gezegd – het adviseren van de gemeenteraden over besluitvorming in het kader van de fusie/vorming nieuwe gemeente en het fungeren als platform voor overleg met en advisering aan het Bestuurlijk Regie Team. De voorzitter van de Fusiecommissie heeft daarbij de volgende taken: - Het technisch leiden van de vergaderingen van de Fusiecommissie - Het voorbereiden van het agendavoorstel voor de vergaderingen van de Fusiecommissie in samenspraak met de griffiers, de secretaris van de Fusiecommissie en de procesbegeleider. - Het – waar nodig en gewenst – namens de Fusiecommissie optreden als externe woordvoerder. Bij de uitvoering van deze kerntaken speelt de voorzitter, waar nodig en gewenst, een verbindende en begeleidende rol in de afstemming van processen en relaties.

Dit met name als er verschillen van inzicht of spanningen zijn binnen de Fusiecommissie, tussen de Fusiecommissie en het BRT of tussen de Fusiecommissie en de gemeenteraden. De invulling hiervan vloeit voort uit de genoemde taken en kan op sommige moment belangrijk zijn voor het goed verloop van het voorbereidingsproces. Om de taken goed uit te kunnen voeren is het van belang dat de voorzitter:  Competenties en ervaring heeft in het leiden van bestuurlijke en politieke vergaderingen  Empathie en invoelingsvermogen heeft  Een onafhankelijke positie kan innemen in dienst van het functioneren van de Fusiecommissie  Tijd kan en wil steken in het leiden en voorbereiden van de vergaderingen en het afstemmen van processen en onderlinge relaties in het voorbereidingsproces. Mogelijke modellen invulling voorzitterschap De rol van de Fusiecommissie Voorne is vergelijkbaar met die in andere herindelingstrajecten in Nederland, met per situatie ook weer verschillende accenten. Vanuit die praktijk zijn er verschillende modellen te beschrijven/gangbaar voor de invulling van het voorzitterschap: 1. Een van de deelnemende raadsleden vervult het technisch voorzitterschap zoals boven beschreven. Dit is het huidig model.

In dit model is inmiddels gebleken dat het gelijktijdig deel uitmaken van een van de gemeentelijke delegaties als functioneren als onafhankelijk voorzitter ofwel voor het betreffende lid ofwel vanuit de beeldvorming van andere leden ongemakkelijk of ongewenst kan zijn voor het eigen functioneren of voor dat van de Fusiecommissie. 2. Een variatie op dit model is dat naast de delegaties uit de 3 gemeenteraden 1 extra raadslid wordt aangewezen als vrijgesteld voorzitter van de Fusiecommissie. Dit ligt het dichtst bij het huidige model en heeft niet het bezwaar van de “dubbele pet” daarvan. Het betekent dat een raadslid uit een van de gemeenten (niet zijnde een van de delegatieleden) deze rol moet kunnen en willen invullen en dat dit ook wordt geaccepteerd door alle Fusiecommissieleden. Een optie binnen deze variant is dat één van de zittende leden van de Fusiecommissie “doorschuift” naar de rol van voorzitter en zich in de gemeentelijke delegatie laat vervangen door een ander raadslid uit de betreffende gemeente. 3. Een alternatief model is dat het voorzitterschap wordt ingevuld door iemand vanuit het BRT, een van de burgemeesters dan wel door de onafhankelijk voorzitter van het BRT. Mogelijk voordeel

hiervan is dat er telkens een goede verbinding tussen BRT en Fusiecommissie kan worden gelegd. Mogelijk nadeel is dat er – bij eventuele spanning tussen Fusiecommissie en BRT – een loyaliteitsof belangenconflict kan ontstaan, direct of in de beeldvorming. 4. Tenslotte zou gekozen kunnen worden voor een eigen externe voorzitter voor de Fusiecommissie, bv. een ervaren raadslid uit een andere (fusie)gemeente of een vertrouwenwekkende ex-bestuurder. Mogelijk voordeel hiervan is dat extra ervaring en onafhankelijkheid in het fusieproces komt. Mogelijk nadeel is verminderde “voeling” met Voorne en met het proces en inbreng van een extra stem en factor. Deze variant brengt waarschijnlijk wel enige extra kosten met zich mee. Agenda-/voorbereidingsafstemming In de afgelopen tijd is gebleken dat het voorbereiden van de agenda en de vergaderingen van de Fusiecommissie gebaat is bij goede afstemming met en tussen de delegaties en de gemeenteraden, voorafgaand aan de vergaderingen. Deels om daarbij rekening te kunnen houden met specifieke belangen, signalen en ontwikkelingen vanuit de gemeenteraden/delegaties, deels om kleinere procedurekwesties (bv. fysiek of digitaal vergaderen) vooraf in kleine kring te kunnen afstemmen en daar dan niet de gehele Commissie mee te belasten.

In ieder van de geschetste modellen heeft dit meerwaarde, zowel voor de aan te wijzen voorzitter als voor het functioneren van de Fusiecommissie als geheel. In de afgelopen tijd hebben voorzitter en vicevoorzitter met elkaar informeel die rol vervuld. Voor het vervolg (zeker indien gekozen wordt voor model 2, 3 of 4 voor invulling van het voorzitterschap) zou gekozen kunnen worden voor tripartite afstemming met 1 vertegenwoordiger per gemeente. Dit tevens ter ondersteuning van het goed functioneren van het voorzitterschap. Dee afstemming heeft puur betrekking op praktische en proceszaken. Inhoudelijke afstemming moet hoe dan ook plaatsvinden binnen de Fusiecommissie c.q. tussen de leden van de Fusiecommissie zelf. Voorstel - Aan de Fusiecommissie wordt voorgesteld zich uit te spreken voor een de hierboven aangegeven modellen 1- 4 voor de invulling van het voorzitterschap. - Aan de Fusiecommissie wordt voorgesteld zich uit te spreken voor de invulling van vorm van tripartite-procesafstemming in klein verband, met name indien gekozen wordt voor modellen 2, 3 of 4. - Aan de hand van deze voorkeur kan dan de verdere personele invulling van voorzitterschap en afstemmingsvorm bepaald worden. - Op basis van de uitkomst wordt zo nodig een advies aan de gemeenteraden opgesteld om een en ander te formaliseren met (evt.) aanpassing van de bestaande verordening.