6b. Concept Plan van aanpak 'Voorbereiding fusie'

Via een externe participatiestrategie halen we de benodigde input op uit de ‘buitenwereld’. Een andere belangrijke bijdrage die communicatie levert in deze fase is het ondersteunen en faciliteren van medewerkers. Zij gaan immers een forse verandering doormaken. Eén van die veranderingen is het starten met het ‘anders werken’: opgavengericht en ‘van buiten naar binnen’. Door middel van onder meer digitale webinars en zeepkistensessies worden medewerkers meegenomen in het proces. Tijdens kleinschalige digitale participatiesessies kunnen medewerkers hun expertise bijdragen en hun wensen meegeven. 5.2 Communicatie aanpak en inrichting van de communicatie We bouwen in deze fase voort op de communicatie- en participatie strategie van de eerste fase. Dat betekent dat de ingezette communicatie- en participatielijn, de communicatieve uitgangspunten en de inmiddels ontwikkelde communicatiemiddelen de basis vormen voor de communicatie en participatie in deze tweede fase van het fusietraject. De communicatie en participatie in dit gehele fusietraject wordt ingericht aan de hand van de Gouden Cirkel van Sinek. Dit model geeft richting aan de communicatie en vormt een logische ordening in de communicatie en participatie.

Volgens dit model moet eerst worden uitgelegd wat het doel is van de fusie, voordat wordt ingegaan op hoe het fusieproces in zijn werk gaat en welke werkzaamheden hiervoor moeten worden uitgevoerd (communicatie). Hierdoor wordt het draagvlak voor de fusie en de bereidheid om mee te werken aan de fusie onder de betrokken stakeholders vergroot omdat zij meer begrip en daarmee vertrouwen in het proces krijgen (participatie). In de eerste fase van het fusietraject lag de focus op het ‘Waarom’ en ‘Hoe’. In deze tweede fase wordt de ‘Hoe’- vraag verder uitgewerkt en staat het ‘Wat’ centraal. In de projectopdrachten, die per bouwsteen worden opgesteld, worden deze ‘Hoe’ en ‘Wat’-vragen per doelgroep nader uitgewerkt.

22

5.3 Uitgangspunten Naast algemene communicatie uitgangspunten (zoals eenduidig en herkenbaar) en de uitgangspunten, zoals genoemd in hoofdstuk 2, zijn de hieronder genoemde punten voor de communicatie en participatie belangrijk in deze fase. Door deze te hanteren kan communicatie (informatieoverdracht) en participatie (bijdragen leveren aan het proces en deelproducten) succesvol ingezet worden om de doelen in deze tweede fase van het fusieproces te behalen. Omgevingsgericht en verbindend - De communicatie is gericht op betrokkenheid van alle doelgroepen, zowel intern als extern. Communicatie haalt buiten binnen en brengt binnen ook weer naar buiten, waarbij steeds alles gericht is op verbinding. Zo worden zowel interne als externe stakeholders actief betrokken bij het uitwerken van de bouwstenen. Participatie zal ook zoveel als mogelijk opgavengericht ingezet worden. Ruimte voor eigen inzet en creativiteit - Bij de inrichting en sturing van het proces wordt actief een beroep gedaan op de inzet en creativiteit van medewerkers en bestuurders in de organisaties. Daadwerkelijke betrokkenheid en commitment van de medewerkers is een cruciale factor voor het welslagen van de fusieoperatie. Datzelfde geldt voor bestuurders (zowel college- als raadsleden) van de afzonderlijke gemeenten.

Tijdens participatie met medewerkers kan al gekozen worden voor de opzet en werkvormen die passen bij het nieuwe werken. Gelijkwaardigheid in het proces - In het proces is gelijkwaardigheid van belang. Elke gemeente heeft een gelijkwaardige inbreng in de totstandkoming van de nieuwe organisatie in al zijn facetten. Belangrijk is dat de meningen van de medewerkers van alle drie de gemeenten worden opgehaald en serieus worden genomen. 5.4 Concrete uitwerking per bouwsteen In een apart document wordt de communicatie- en participatiestrategie specifiek voor deze tweede fase verder uitgewerkt. Naast dit overkoepelend deel, vindt vervolgens in de projectopdrachten per bouwsteen de concretisering plaats van de communicatie en participatie. Hierbij wordt ingezoomd op: - de kernboodschap, doelgroepen en middelen die per bouwsteen worden toegepast; - de fasering, planning en timing van uitingen en activiteiten; - de organisatie van de communicatie, mandaat en capaciteit; - de kosten voor uitvoering. Het totaalbudget communicatie voor de 2e fase is globaal opgenomen in het hoofdstuk Benodigde middelen en randvoorwaarden in dit plan van aanpak (hoofdstuk 6).

23

6. Benodigde middelen en randvoorwaarden 6.1 Frictiekostenvergoeding Om tegemoet te komen aan de incidentele kosten die gepaard gaan met een herindeling, ontvangen fusiegemeenten een frictiekostenvergoeding van het Rijk (officiële naam: verdeelmaatstaf herindeling). Deze is onder andere gebaseerd op het aantal gemeenten dat wordt samengevoegd en het aantal inwoners dat daarbij betrokken is. De provincie heeft in de Herindelingsscan aangegeven voor Voorne een frictiekostenvergoeding te verwachten van in totaal 12,5 miljoen euro, te splitsen in 3 x € 0,83 miljoen voor de huidige gemeenten (samen € 2.490.000) in het jaar voorafgaand aan de herindeling (2022) en ruim € 10 miljoen voor de nieuw te vormen gemeente in vier tranches vanaf het jaar van herindeling in het tempo 40% – 20% – 20% – 20%. Bestedingen 2020 tot heden In de 1e fase van de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling is deze frictievergoeding deels ingezet. Dit is gebeurd door drie raadsbesluiten: het principebesluit (april 2020), de vaststelling van het plan van aanpak ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’ (mei 2020) en het raadsbesluit over aanvullend budget (december 2020). Voorne-breed is met deze besluiten in totaal € 765.000 beschikbaar gesteld voor de voorbereiding van de herindeling.

Aanvullend hierop is in 2020 van de provincie Zuid-Holland een subsidie ontvangen van € 50.000 voor de inzet van de externe projectleider. Van het totaalbedrag van € 815.000 is per gemeente € 100.00 beschikbaar om lokale formatieproblemen op te lossen die ontstaan door de werkzaamheden aan de voorbereiding van het fusieproces. Het overige bedrag van € 515.000 wordt centraal beheerd. Het beschikbare budget van € 815.000 zal in maart 2021 naar verwachting grotendeels zijn ingezet. Per gemeente Principebesluit Plan van aanpak ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’ Subsidie provincie Aanvullend compensatiebudget externe expertise Totaal ten behoeve van gezamenlijke producten. Aanvullend compensatiebudget lokaal in te zetten

Voorne-breed € 100.000 € 30.000

€ 300.000 € 90.000

€ 25.000

€ 50.000 € 75.000

€ 155.000

€ 515.000

€ 100.000

€ 300.000

€ 255.000

€ 815.000

6.2 Verwachte kosten 2021 en 2022 Voor de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling worden voor elk onderdeel kosten verwacht. Deze paragraaf geeft per onderdeel aan, aan welke kostenposten wordt gedacht. Voor de onderdelen ‘Benodigde formatie’ en ‘Bouwsteen 1 – Raads- en griffiedomein’ zijn hier al eerste financiële inschattingen gegeven. Organisatiekosten Er zijn organisatiekosten in 2021 en 2022. Dit betreft de bemensing van de projectorganisatie voor de fusie. Vervangingskosten lokale formatie De voorbereiding van de fusie wordt zoveel mogelijk met eigen personeel opgepakt, evenwichtig verdeeld over de drie gemeenten. Waar nodig wordt ingehuurd voor de reguliere taken van deze medewerkers. De ervaringen van andere bestuurlijke fusies leert dat vervangingsuren voor medewerkers die bijdragen aan de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling noodzakelijk zijn. We rekenen hierbij 24

met een benodigde 15 fte voor de totale voorbereiding. De inzet van deze 15 fte is dus verspreid over 2021 en 2022. In de praktijk zien we dat de capaciteit voor de fusievoorbereiding beperkt is: de going concerntaken, de lokale ambities en de Voornse opgaven vragen al veel capaciteit. Belangrijk hierbij is ook de aandacht voor de bijzondere omstandigheden waarin de fusievoorbereiding plaatsvindt. De coronapandemie legt een groot extra beslag op ambtelijke capaciteit en vraagt om extra inzet om de samenwerking op digitale wijze vorm te geven. De inschatting is dat de benodigde 15 fte niet kan worden ingevuld vanuit de vaste ambtelijke capaciteit. Uitgaande van een gemiddelde loonsom van € 85.000 betreft een inzet van 15 fte een bedrag van €1.2750.000. In dit plan van aanpak nemen we daarom het benoemde bedrag van € 1.275.000 op in de begroting, bestemd om in te huren op reguliere taken van de medewerkers die zich richten op de voorbereiding van de fusie. Strategische visie De strategische visie is een apart deelproject waarbij de financiering onderdeel uitmaakt van het reeds beschikbaar gestelde bedrag van € 815.000.

Bouwsteen 1 – Raads- en griffiedomein Om de diverse raadsproducten te kunnen realiseren, is budget nodig voor de werving en selectie van de nieuwe griffier, het organiseren van werkconferenties, het inhuren van externe expertise en het organiseren van raadswerkgroepen (inschatting € 75.000). De voorbereiding van de herindeling vergt veel inzet van de griffiers. Hierdoor is extra ondersteuning benodigd bij de reguliere griffiertaken in 2021 en 2022. Ingeschat wordt een benodigde extra formatie van 0,5 fte per gemeente voor de periode april 2021 t/m december 2022 (inschatting € 260.000). Bouwsteen 2 - Dienstverlening en Communicatie Bij deze bouwsteen worden kosten verwacht voor: - Externe advisering dienstverleningsconcept - Werkbezoeken ter inspiratie voor het dienstverleningsconcept - Middelen voor organiseren interactie/participatie rondom het dienstverleningsconcept en de concretisering hiervan - Voor de voorbereiding van de communicatie voor de nieuwe gemeente zijn middelen benodigd voor externe advisering, de website, het burgerpanel, de nieuwe huisstijl en het logo en aanpassingen communicatie-uitingen (bijvoorbeeld borden). Bouwsteen 3 – Organisatie en Personeel Bij deze bouwsteen worden kosten verwacht voor: - Externe advisering (o.a.

loopbaanbegeleiding) - Voorne Academie - Middelen voor organiseren interactie/participatie rondom het besturingsconcept - Sociaal plan / Sociaal Statuut - Raet (salaris)adviseur - Functieboek I en II - Werving en selectie gemeentesecretaris - Externe secretaris selectie- en plaatsingsprocedure - Werving en selectie functieboek I - Plaatsingsproces - Frictiekosten door boventallig personeel. Er zijn ook verwachte kosten na de fusie, bijvoorbeeld extra kosten wachtgelden bestuurders na fusie, extra kosten voor opleiding en extra kosten voor werving en selectie Bouwsteen 4 – Financiën en Belasting Bij deze bouwsteen worden kosten verwacht voor: - Uitrol risico-reductieplan - Uitvoering Arhi-protocol - Extern advies harmonisatie en inrichting financiële ICT-systemen, inclusief verplichtingenadministratie 25

-

Extern fiscaal en accountantsadvies

Bouwsteen 5 – Harmonisatie regelgeving, beleid en beheer Bij deze bouwsteen worden kosten verwacht voor: - Externe expertise - Afhankelijk van plan van aanpak Harmonisatie regelgeving, beleid en beheer zijn middelen benodigd per vakgebied - Onderzoek participatiewet Bouwsteen 6 – Huisvesting en Faciliteiten De kosten voor huisvesting en faciliteiten zijn afhankelijk van nog te maken keuzes in onder andere de huisvestingsvisie. Mogelijke kosten zijn: - (Tijdelijke) aanpassingen in de huisvesting - Raadszaal - Inventaris en faciliteiten - Verhuiskosten - Afstemming archieven Bouwsteen 7 – ICT en IV De kosten voor ICT en IV zijn afhankelijk van nog te maken keuzes in onder andere de I-visie en de lopende afstemming met Syntrophos. Mogelijke kosten zijn: - Externe advisering - Infrastructuur - Uitrol visie op de werkplek - Migratie en conversie applicaties - Licenties - Gebruikskosten - Implementatie en opleidingskosten applicaties. Wellicht volgen er ook investeringskosten voor 2023 en verder. Communicatie Zoals in hoofdstuk 5 is toegelicht is communicatie over het proces én waar mogelijk participatie gewenst. Dit vraagt om beschikbare middelen om dit te organiseren. Hierbij zorgt de coronapandemie voor extra kosten. Het organiseren van digitale bijeenkomsten is namelijk intensief.

Niet elke bevraagde zal even handig zijn op digitaal vlak, dus dit vergt ook extra investering en herhaling. Onvoorzien Gebruikelijk bij voorbereidingen van de fusie is met een post onvoorzien te werken. Investeringen De investeringskosten vanaf 2023 zullen volgen uit de implementatieplannen op het terrein van onder andere huisvesting en ICT. Mogelijk leiden deze implementatieplannen ook tot hogere kosten binnen de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos. Voor de investeringen bestaan ook andere dekkingsmethoden, namelijk de ruimte in de bestaande exploitaties. Inschatting kosten voorbereiding fusie 2021 gebaseerd op ervaringscijfers andere bestuurlijke herindeling Op dit moment is er nog geen concrete begroting op te stellen van de verwachte kosten in 2021 en 2022. In februari 2021 vindt namelijk nog de uitwerking plaats in de projectformats per bouwsteen. Bovendien is de strategische visie nog niet beschikbaar, die leidend is bij de inrichting van de bouwstenen. Ook is de invloed van de corona-pandemie op de voorbereiding onzeker. Gelet op deze onzekerheid, is een inschatting gemaakt van de verwachte kosten in 2021, gebaseerd op de ervaringen in andere gemeenten (rekening houdend met de omvang van de nieuw te vormen gemeente). Gebaseerd op deze ervaringen, wordt voor nu uitgegaan van circa 2,5 miljoen per jaar qua incidentele kosten.

Voor 2021 betreft dit daarom het geschatte bedrag van € 1.875.000 (3 kwartalen). Hier komen nog de vervangingskosten voor de lokale formatie bij. We schatten dit in op een totaalbedrag van € 1.275.000, verdeeld over 2021 (€ 546.429) en 2022 (€ 728.571). 26

Voor 2021 komen we hiermee uit op een ingeschatte kostenpost van € 2.421.420. Als bijlage 1 zijn ervaringscijfers opgenomen vanuit begrotingen van andere gemeenten. Dit geeft een inzicht in hoe de posten ongeveer verdeeld zijn over de diverse bouwstenen. Hoe nu verder? De grove inschatting van benodigde middelen voor het jaar 2021 wordt periodiek geactualiseerd op basis van ontwikkelingen en activiteiten. Dit wordt opgenomen in de voortgangsrapportages die worden opgesteld. Een eerste concretiseringsslag vindt plaats in het 2 e kwartaal van 2021 bij het opstellen van de projectformats per bouwsteen. In de loop van het jaar 2021 komt ook steeds meer inzicht in de kosten voor 2022. Een tweede concretiseringsslag kan eind 2021 gemaakt worden als de benodigde onderzoeken en inventarisaties per bouwsteen zijn afgerond. Dan is er een concreter beeld van het vormgeven van onder andere de organisatie, de huisvesting, de ICT en van de harmonisatie van beleid en dienstverlening. Op basis van deze tweede concretiseringsslag zal een kredietaanvraag worden voorbereid voor 2022. Dit gebeurt met raadsbesluiten in het 4e kwartaal van 2021. Deze besluitvorming zal (met de informatie die dan beschikbaar is), zoveel als mogelijk worden ingebed in de lokale begrotingen.

6.3 Dekking Zoals is toegelicht in paragraaf 6.1 komt er in 2022 € 2.490.000 beschikbaar door een uitkering aan de drie afzonderlijke gemeenten van € 830.000. Paragraaf 6.2 liet zien dat inmiddels € 765.000 van dit budget is uitgegeven voor de 1e fase van de voorbereiding van de fusie. Er resteert van dit budget dus nog € 2.490.000 minus € 765.000 = € 1.725.000. Het bedrag dat benodigd is voor de 2e fase van de fusievoorbereiding wordt in eerste instantie gedekt uit het restant van de frictiekostenvergoeding. De aanvullende middelen die nodig zijn, worden gedekt vanuit de algemene reserves van de drie gemeenten. Verwachte kosten 2021 - Kosten voorbereiding - Formatie Totaal Dekking 2021 - Restant frictiekostenvergoeding - Algemene reserve

€ 1.875.000 € 546.429 € 2.421.429 € 1.725.000 € 638.571

€ 212.857 per gemeente

27

Bijlage 1: Ervaringscijfers vanuit begrotingen andere bestuurlijke herindelingen

Een aantal projectbegrotingen van andere bestuurlijke herindelingen is bekeken. Gemiddeld wordt hierbij gerekend me jaarlijks voorbereidingsbudget van ongeveer € 2,5 miljoen per jaar. Dit geld is bestemd voor de inzet van externe expe benodigde trainingen, eventuele verhuizingen, de (tijdelijke) inrichting huisvesting en ICT et cetera.

In deze € 2,5 miljoen is geen budget opgenomen voor vervangingskosten voor de lokale formatie. Belangrijk is te verm dat de voorbereiding van de bestuurlijke herindeling op Voorne plaatsvindt in een totaal andere context gelet op de cor pandemie. Verwacht wordt dat dit voor een extra financiële vraag zorgt op het gebied van ambtelijke capaciteit.

Projectbureau Harmonisatie beleid Financiën HRM / cultuur / personeel Communicatie Huisvesting Facilitair DIV Dienstverlening Raad ICT Onvoorzien Totaal

Jaar 1 Jaar 2 Opmerking (2021) (2022) 350.000 350.000 100.000 100.000 40.000 40.000 200.000

500.000

350.000

350.000

100.000

200.000

Investering en kosten na 2023 sterk afhankelijk van keuze huisvesting

30.000 125.000 0 200.000 130.000 200.000 167.500 167500 PM PM 100.000 100.000 1.567.500 2.332.500

28