6a. 220117 Fusiecommissie oplegger I-Visie-definitief

Datum

: 17 januari 2022

Van Voor

: Kernteam IV-ICT : Leden van de fusiecommissie

Onderwerp

: Oplegnotitie I-Visie Voorne aan Zee

In deze oplegnotitie geven we een samenvatting van de onderwerpen die we in de Fusiecommissie van 17 januari bespreken. De doelstelling van deze sessie is u te informeren over de nut en noodzaak van de I-Visie, een toelichting te geven op de inhoud en te spreken over ideeën en aandachtspunten die u ons hierover mee wilt geven. Introductie I-Visie Informatievoorziening is van cruciaal belang voor het functioneren van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. Met informatie nemen wij besluiten, maken wij beleid, leveren wij onze diensten en informeren wij onze inwoners en bedrijven. De ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en digitalisering gaan hard. Informatie wordt steeds meer geïntegreerd samengebracht vanuit verschillende bronnen en bijvoorbeeld gevisualiseerd in dashboards, infographics of een (geografische) kaart. Een goed voorbeeld van deze ontwikkeling is de nieuwe ‘Omgevingswet’ (“één klik op de kaart”). Belangrijke randvoorwaarde daarvoor is dat de data (en de processen waar data uit voortkomt) op orde is. Het is voor de huidige 3 gemeenten een grote opgave c.q. uitdaging om in die dynamiek de juiste keuzes te maken, bij te blijven of proactief te anticiperen op deze (complexe) ontwikkelingen. De vorming van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee biedt hierin enorme kansen.

De grootte van de organisatie (schaalsprong) vraagt om een sterke visie en robuuste IV-organisatie die ervoor zorgt dat de organisatie in staat is om de ambities en opgaven ter hand te nemen. Een adequaat ingerichte informatievoorziening, een toegepast gebruik (bijvoorbeeld datagedreven werken) en een professionele IV-Organisatie (advies, beheer, business intelligence, informatieveiligheid en privacy) zijn daarvoor belangrijke ankerpunten. Hiermee zorgen we voor een efficiënte bedrijfsvoering, maar vooral, dienstverlening met een hoofdletter D. I-Visie, wat is dat? De I-Visie bevat uitgangspunten en leidende principes t.a.v. de informatievoorziening voor de nieuwe gemeente en de IV-organisatie die daarvoor nodig is. Het geeft daarmee richting. Daarbij staat de I-Visie niet op zichzelf. Het vloeit logisch voort uit (of liever, geeft antwoord op) de andere visietrajecten zoals de toekomstvisie, de besturingsvisie en het dienstverleningsconcept. Anders gezegd, de I-Visie draagt bij aan de realisatie van de ambities en doelstellingen van Voorne aan Zee. Informatievoorziening (IV) en ICT zijn daarvoor randvoorwaardelijk. In de I-Visie kijken we ook naar buiten, naar landelijke trends en ontwikkelingen, maar ook naar onze (keten)partners in de regio.

Kort gezegd komt het erop neer dat de I-Visie de vertaling maakt naar de manier waarop de informatievoorziening georganiseerd en ingevuld moet worden. De I-Visie is daarmee iets anders dan een ICT visie. De I-Visie ligt dicht tegen de organisatie aan terwijl de ICT-visie zich richt op de techniek. De verbinding tussen deze werelden wordt uiteraard wel gelegd vanuit de I-Visie door het opstellen of aangeven van kaders en richtlijnen voor de technische inrichting van middelen en applicaties. I-Visie – de sporen In het werkdocument (concept I-Visie) onderscheiden we 3 sporen, namelijk: 1. De basis op orde 2. Dienstverlening centraal 3. Anticiperen op innovatie

In de presentatie lichten we de sporen en de verschillende onderdelen kort toe. De rode draad in deze sporen is het effectief benutten van de potentie van Informatievoorziening in al onze processen (bestuurlijk proces, bedrijfsvoering, dienstverlening, beleidsontwikkeling, verantwoording, etc.). De sporen zijn daarbij een vertaling van de ambities en uitgangspunten vanuit de eerder genoemde visiedocumenten. Proces Gelijk aan alle andere visies volgt de I-Visie een BOB-structuur. Stap 1, de beeldvorming, is breed uitgezet binnen de organisatie: 

Ambtelijke input d.m.v. 9 groepsinterviews in september/oktober: Griffie Financiën Data Informatieveiligheid & privacy I&A (inclusief Syntrophos en daarin samenwerkende partner Nissewaard)

HR Publiekszaken Fysiek Domein Sociaal Domein



Bestuurlijke beeldvorming tijdens Voorne dag 5 oktober 2021 Ophalen van beelden Bestuur en Directie.



Afronding beeldvormende fase Eerste beelden met het kernteam geformuleerd en gegroepeerd. Afsluiting beeldvormende fase via ART naar BRT.

De I-Visie bevindt zich nu in stap 2, de oordeelsvorming. Er hebben reeds enkele sessies plaatsgevonden.  Oordeelsvorming door interviewdeelnemers In een grote gezamenlijke sessie is het werkdocument besproken en aangescherpt. 

Afronding oordeelsvormende fase Afsluiting oordeelsvormende fase door middel van het werkdocument via ART naar BRT.

De sessie in de Fusiecommissie is de laatste stap van de oordeelsvormende fase. Vervolgens wordt het stuk definitief gemaakt en aangeboden ter besluitvorming via de gebruikelijke gremia. Stukken U ontvangt de volgende drie stukken: a) Deze toelichting - Oplegnotitie I-Visie Voorne aan Zee b) Het werkdocument – een conceptversie van de I-Visie c) De presentatie voor de fusiecommissie Vraag De fusiecommissie wordt gevraagd of zij zich herkent in het werkdocument (conceptversie van de I-Visie). Een belangrijk deel (de basis) vindt zijn oorsprong in de toekomstvisie waar ook de raden hun bijdragen in hebben geleverd. Daarbij leggen wij ook graag de vraag voor of het wenselijk is om tijdens een radenbijeenkomst 24 februari de I-visie te bespreken. Indien dit gewenst is vragen wij u ook wat uw beeld c.q. de behoefte is voor deze terugkoppeling omtrent de I-Visie in de Radenbijeenkomst.