6. Discussie notitie lokale democratie

Discussie notitie lokale democratie Voorne aan Zee

8 DECEMBER Brielle, Westvoorne, Hellevoetsluis

1

Inhoud Inleiding ...................................................................................................................... 3 Quick Scan Lokale Democratie ................................................................................. 3 Prioriteiten top-3 ..................................................................................................... 5 Verdieping onderwerpen ............................................................................................. 6 Inwoners meer kans geven om zelf te werken aan de leefbaarheid van hun buurt of wijk .................................................................................................................. 6 Duidelijker maken wat de resultaten van gemeentebeleid zijn ............................ 7 Opener en transparanter werken ......................................................................... 8 Vervolg ........................................................................................................................ 8 Bijlage 1 – Longlist van prioriteiten .............................................................................. 9

2

Inleiding Om het gesprek over de gewenste manier van interactie tussen gemeentebestuur en inwoners/ondernemers te faciliteren is besloten om als gemeente Brielle, Westvoorne en Hellevoetsluis deel te nemen aan de door Democratie In Actie1 georganiseerde Quick Scan Lokale Democratie.

Quick Scan Lokale Democratie De Quick Scan is een instrument om een 'foto' te maken van de lokale democratie. Dit gebeurt aan de hand van een online vragenlijst. Doelen van de Quick Scan  Verzamelen van beelden om het gesprek op gang te brengen tussen raad, college, ambtenaren en inwoners over de lokale democratie.  Verzamelen van input voor het ontwikkelen van het besturings- en dienstverleningsconcept van Voorne aan Zee.  Verzamelen van input voor het gesprek over en inrichting van keuzes in het raadsdomein van Voorne aan Zee. De Quick Scan Lokale Democratie…  is een kort zelfonderzoek  haalt meningen en wensen op  is geen waarheidsvinding en niet representatief  is onderdeel van een langer proces (een middel, geen doel op zich)  is het begin van een proces van (mogelijke) veranderingen en niet het eindstation Het proces rond de Quick Scan is ondersteund door een begeleidingscommissie met inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren.

De begeleidingsgroep bestaat uit: Arie Roskam (inwoner Westvoorne), Kees Haanstra (inwoner Brielle), Lauret Tromp (inwoner Hellevoetsluis), Ben van Stijn (gemeenteraadslid Brielle), Jan Willem Driesprong (gemeenteraadslid Westvoorne), Edwin van der Geest (gemeenteraadslid Hellevoetsluis), Gregor Rensen (burgemeester Brielle), Peter de Jong (burgemeester Westvoorne), Milène Junius (burgemeester Hellevoetsluis), Kees Lambregtse (ambtenaar Hellevoetsluis), Anne-Marie Kraak (ambtenaar Brielle) en Caroline van Hilten (ambtenaar Westvoorne). Bas Nootenboom (griffier Brielle) is als coördinator bij het proces verbonden.

1

Democratie in Actie is een samenwerkingsprogramma van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de beroeps- en belangenverenigingen van raadsleden, griffiers, wethouders, gemeentesecretarissen en burgemeesters. Het programma is gestart in november 2018 en loopt tot 2022.

3

Na een startgesprek in de begeleidingscommissie heeft de Quick Scan ruim 3 weken open gestaan en is actief gecommuniceerd naar de doelgroepen om de vragenlijsten in te vullen. Uiteindelijk zijn 662 reacties bij de drie gemeenten binnengekomen. Opmerking: op een totaal inwoneraantal van ruim 73.000 zijn 662 ingevulde vragenlijsten niet veel. De vraag is wat dit betekent voor de verstrekte antwoorden en wat er met de gegeven antwoorden gedaan kan worden. Vooropgesteld moet worden dat representativiteit nooit beoogd is in de QSLD. De QSLD is een instrument om het gesprek over de inrichting van de lokale democratie aan te gaan. Vanuit dat perspectief gezien liggen er nu 662 signalen op basis waarvan het gesprek verder vorm gegeven kan worden. Wellicht geven sommige antwoorden aanleiding voor nader onderzoek of kunnen gegeven antwoorden in een bepaald licht gezet worden. Ook de aantallen reacties van raadsleden en collegeleden lijken op het eerste gezicht erg mager. Echter, het blijkt dat diverse raads-, collegeleden en ambtenaren de openbare link gebruikt hebben voor het invullen van de QSLD en daardoor niet meetellen in de rapportages als raadslid, collegelid of ambtenaar. Conclusies als ‘de gemeenteraad is van mening dat’ of ‘het college vindt dit’, kunnen daarom niet uit de rapporten van de QSLD worden getrokken.

Echter: door de gesprekken over de uitkomsten zijn behartenswaardige elementen naar voren gekomen die een plek hebben gekregen in deze discussie notitie. Alhoewel de verleiding aanwezig is om een onderzoek te verrichten naar de vraag waarom er relatief weinig mensen de QSLD hebben ingevuld, is het te overwegen om de tijd en energie te richten op het gesprek over de geformuleerde prioriteiten. In een agenderingsgesprek heeft de begeleidingscommissie stilgestaan bij de analyse van de reacties. Aan de hand van de gegeven antwoorden heeft de begeleidingscommissie de longlist van onderwerpen teruggebracht naar een shortlist van 3 prioriteiten. De thema’s van de Quick Scan zijn gegroepeerd in 4 onderwerpen: 1. Raad, college en organisatie: hoe goed werken zij en hoe goed werken ze samen? 2. Communicatie: werkt de gemeente open en transparant en wordt goed geluisterd naar inwoners? 3. Burgerparticipatie: hoe worden inwoners betrokken bij gemeentelijke plannen, activiteiten en voorzieningen? 4. Overheidsparticipatie: hoe gaat de gemeente om met maatschappelijke initiatieven? De antwoorden van de respondenten leverden bij elk van deze onderwerpen een volgorde van belangrijkheid aan. De top-3 van ieder thema vormde de longlist van onderwerpen (bijlage 1). Uit deze onderwerpen heeft de begeleidingscommissie de prioriteiten top-3 gedestilleerd.

Hierbij speelden de volgende afwegingen een rol:

4

    

Past deze oplossing wel bij het ‘probleem’ (niet te groot, te zwaar, te beperkt)? Haalbaar en betaalbaar? Kunnen we dit wel waarmaken? Doelmatig (of is het water naar de zee dragen)? Doeltreffend (en ook meetbaar – als dat nodig is)? Sluit het aan bij ‘iets’ wat we al doen? (Synergievoordelen)

Prioriteiten top-3 De volgende onderwerpen vormen de top 3: 1. Inwoners meer kans geven om zelf te werken aan de leefbaarheid van hun buurt of wijk 2. Duidelijker maken wat de resultaten van gemeentebeleid zijn 3. Opener en transparanter werken

5

Verdieping onderwerpen Geformuleerde actiepunten zijn niet in beton gegoten en staan open voor discussie. U wordt uitgenodigd om over deze actiepunten uw mening te vormen en te bediscussiëren. Sommige acties liggen voor de hand, andere acties vergen nadere discussie, overweging en uitwerking. Sommige acties zijn heel operationeel, andere acties meer strategisch. De acties zijn in actieve vorm geformuleerd om de scherpte in de opdracht te verkrijgen. Bij iedere actie is tussen haakjes een mogelijke actienemer opgenomen. Het spreekt voor zich dat er afstemming en samenwerking tussen de actienemers in het raads- en griffiedomein en de bouwstenen/werkgroepen uit de fusieorganisatie plaats vindt.

Inwoners meer kans geven om zelf te werken aan de leefbaarheid van hun buurt of wijk Het onderwerp ‘inwoners meer kans geven om zelf te werken aan de leefbaarheid van hun buurt of wijk’ stond centraal tijdens een verdiepende radenbijeenkomst voor de drie gemeenteraden op 15 november 2021. Vanuit een drietal perspectieven (raadsdomein, buurt- en kerngericht werken en doelgroep benadering) werd stilgestaan bij dit onderwerp. Na een inventarisatie van gedachten via de Mentimeter en verduidelijking van meningen en adviezen werd de rode draad per perspectief meer en meer helder. Vanuit de genoteerde meningen en adviezen zijn met behulp van de tips en suggesties uit de Quick Scan rapporten van Democratie in Actie van de drie gemeenten actiepunten geformuleerd.

Raadsdomein Vanuit het perspectief ‘raadsdomein’ bekeken werd de conclusie getrokken dat het kennelijk niet duidelijk genoeg is waar de gemeenteraad over gaat en waar de inwoners zelf over gaan. Actie 1: Heldere afspraken maken en afbakening duiden waarbinnen participatie kan plaatsvinden. Opnemen in participatiebeleid (actie raadswerkgroep burgerparticipatie, uitwerking in besturingsvisie). Actie 2: Gebruik begrijpelijke taal. Opnemen in raadscommunicatiebeleid (actie raadswerkgroep burgerparticipatie, uitwerking via bouwsteen dienstverlening & communicatie). Actie 3: Ontwikkel actieve luistervaardigheid van de gemeenteraadsleden en ga naar ‘buiten’, minder vergaderen en meer ontmoetingen organiseren. (actie raadswerkgroep werkwijze en ondersteuning en werkgroep start nieuwe gemeenteraad).

Buurt- en kerngericht werken Vanuit het perspectief ‘buurt- en kerngericht werken’ bekeken werd duidelijk dat de kracht van de samenleving nu nog onvoldoende ruimte kreeg. Onderstaande actiepunten moeten gezien worden als

6

mogelijke invulling en kunnen in de uitwerking van de besturingsvisie en gesprekken over participatie verder verkend worden. Actie 4: Geef buurten of kernen een lokaal budget om de leefbaarheid te bevorderen (actie raadswerkgroep burgerparticipatie, uitwerking in besturingsvisie). Actie 5: Neem het buurt- en kerngericht werken serieus en ondersteun ze met faciliteiten en het ‘recht op uitdagen’ (actie raadswerkgroep burgerparticipatie, uitwerking in besturingsvisie).

Doelgroepbenadering Vanuit het perspectief ‘doelgroepen’ bekeken, werd vooral aangegeven in contact te komen met de diverse doelgroepen. Het inschakelen van ambassadeurs of contactpersonen kwam diverse malen op tafel. Actie 6: Ontwikkel beleid om de diverse doelgroepen (jongeren, ouderen, sociaal zwakkeren, ondernemers, niet-actieven e.d.) in beeld te krijgen en het contact te onderhouden. (actie: raadswerkgroep burgerparticipatie, uitwerking in besturingsvisie). Duidelijker maken wat de resultaten van gemeentebeleid zijn Voor deze prioriteit geldt dat de communicatie uit het bestuurlijke domein ook vanuit een andere invalshoek aangepakt moet worden. Niet alleen communiceren ‘wat de gemeente doet’ (vergunningen afgeven e.d.), maar ook wat er op de agenda staat en wat er besloten is. Idealiter spreken de resultaten boekdelen (‘show, don’t tell’). Actie 7: Maak evalueren onderdeel van het dagelijks werk. En zorg dat de begroting antwoord geeft op de vier W-vragen (Wat willen we bereiken?, Wat gaan we daarvoor doen? Wie zijn daarbij betrokken? Wat mag het kosten?) en laat die in de jaarrekening terugkeren. (actie raadswerkgroep planning & control, uitwerking via bouwsteen financiën & belastingen). Actie 8: Maak de jaarrekening online goed toegankelijk en/of maak er een infographic (begroting in een oogopslag) van.

(actie raadswerkgroep planning & control, uitwerking via bouwsteen financiën & belastingen). Actie 9: Organiseer een verantwoordingsdag waarin gemeente, inwoners en instellingen op thema’s uitwisselen wat er bereikt is (en nog moet gebeuren). (actie: raadswerkgroep werkwijze en ondersteuning). Actie 10: Ontwikkel raadscommunicatiebeleid en stel een raadscommunicatieadviseur aan. (actie raadswerkgroep inrichting griffie, raadswerkgroep burgerparticipatie en uitwerking via bouwsteen dienstverlening & communicatie).

7

Opener en transparanter werken Uit de verstrekte antwoorden en de gevoerde gesprekken blijkt dat niet duidelijk is waarom de gemeente bepaalde dingen doet. Er moet meer aandacht gegeven worden aan het communiceren hoe de nieuwe gemeente in elkaar steekt: waar en bij wie kan men terecht? Wat staat er op stapel in de wijken en buurten? De nieuwe gemeente is er voor de inwoners: dat zou het centrale communicatiethema kunnen zijn. Bereikbaarheid en dienstverlening van ambtenaren kan verbeteren, dat draagt bij aan een opener en transparantere gemeente. De inwoners zijn inmiddels gewend aan instant dienstverlening door de commerciële sector (online aankopen). Onduidelijk is wat de behoefte is van onze inwoners over de dienstverlening van de gemeente. Ook nadere duiding van de relaties en invloed vanuit de lokale democratie (college en raad) op bovenlokale samenwerkingsgremia kan bijdragen aan vergroten van de openheid en transparantie. Actie 11: Ontwikkel een dienstverleningsconcept dat aansluit bij de wensen van de inwoners en ondernemers. (actie: bouwsteen dienstverlening & communicatie, uitwerking in dienstverleningsvisie). Actie 12: Ontwikkel een besturingsconcept dat bijdraagt aan een open en transparant werkende lokale democratie, waarbij de relatie tussen regionale samenwerking en lokale invloed vanuit raad en college op elkaar zijn afgestemd.

(actie: uitwerking in besturingsvisie)

Vervolg De in deze discussie notitie opgenomen actiepunten worden na bespreking in de fusiecommissie (via de opgavemanager v.w.b. de visies, de projectleider v.w.b. de bouwstenen en griffiers v.w.b. de raadswerkgroepen) in handen gesteld van de genoemde actienemers met de opdracht deze actiepunten verder te onderzoeken, te bediscussiëren en te concretiseren.

8

Bijlage 1 – Longlist van prioriteiten DEMOCRATISCHE PRIORITEITEN (in alle 3 gemeenten in top 3) A1. Opener en transparanter werken A2. Beter luisteren naar de mening van inwoners A3. Verbeteren van (het functioneren van) de gemeenteraad PRIORITEITEN FUNCTIONEREN RAAD B1. Verbeteren van onderlinge samenwerking (cultuur) B2. Verbeteren van ondersteuning door de griffie. PRIORITEITEN FUNCTIONEREN COLLEGE C1. Verbeteren van onderlinge samenwerking (cultuur) C2. Verbeteren van training/opleiding (BRL, HVS) C3. Verbeteren van ondersteuning door de gemeentesecretaris/MT (WV; HVS) PRIORITEITEN FUNCTIONEREN AMBTELIJKE ORGANISATIE D1. Verbeteren training/opleiding D2. Verbeteren onderlinge samenwerking (cultuur) D3. Verbeteren van de aansturing/ondersteuning management (WV, HVS) PRIORITEITEN COMMUNICATIE E1. Duidelijker maken wat de resultaten van gemeentebeleid zijn E2. Duidelijker maken hoe inwoners kunnen meepraten over gemeentebeleid (BRL, WV) E3. Duidelijker maken hoe besluiten worden genomen (BRL, HVS) PRIORITEITEN BURGERPARTICIPATIE F1. Inwoners meer kans geven om zelf te werken aan de leefbaarheid van hun buurt of wijk F2. Meer doen om speciale doelgroepen (zoals jongeren, ouderen, laaggeletterden) te motiveren om mee te praten over lokale kwesties PRIORITEITEN SAMENWERKEN GEMEENTE EN INWONERS G1. Inrichting van hun wijk, dorp en/of de omgeving G2. Wonen (BRL, WV) G3.

Duurzaamheid en energie (BRL, HVS) G4. Veiligheid (WV, HVS) PRIORITEITEN HELPEN MAATSCHAPPELIJKE INITIATIEVEN H1. Een duidelijk loket of aanspreekpunt voor initiatiefnemers H2. Duidelijke procedures en spelregels H3. Hulp bij het vinden van geld in de samenleving (subsidies, crowdfunding, sponsors) (WV, HVS)

9