6.a Voortgang strategische visie

Datum:

30-4-2021

Van: Voor:

BRT Fusiecommissie

Onderwerp:

voortgang Strategische visie

Beslispunt: 1. Kennisnemen van de voortgangsmemo Strategische visie 2. Definitieve afweging over inzet van raadsleden als ambassadeurs strategische visie In deze memo wordt de voortgang beschreven van het traject om te komen tot een strategische visie. We blikken allereerst nog even terug op de start van het traject in december, de opgeleverde deelproducten in de afgelopen tijd en de geplande activiteiten voor de komende tijd.

Start traject strategische visie in december met uitgangspunten notitie Op 21 december is in de Fusiecommissie een uitgangspunten notitie vastgesteld, die aan de basis ligt van het traject om te komen tot een strategische visie (zie bijlage 1). Zoals in deze uitgangspunten notitie is verwoord hebben we de strategische visie gedefinieerd als een koepeldocument dat “de uitgangspunten en kaders voor de inrichting van bestuur en organisatie van de nieuwe gemeente geeft”. U staat als raden aan het stuur van de strategische visie. U bepaalt de koers, inhoud en reikwijdte van de strategische visie. Het traject strategische visie, zoals we dat hebben voorgesteld, is erop gericht om in brede zin input op te halen voor de strategische visie, die te verzamelen en aan u voor te leggen, waarmee u de strategische visie kunt vormgeven voor de nieuwe gemeente. In de aanpak die we in de uitgangspunten notitie hebben voorgesteld worden eerst de langetermijn opgaven, ambities en ontwikkelmogelijkheden voor Voorne in beeld gebracht. Deze worden uitgewerkt in verschillende scenario’s. Hiermee “komt ruimte om uit operationele overwegingen te stappen en met een strategische blik te kijken waardoor kansen in beeld komen.

Vanuit die scope kan worden gewerkt aan operationalisering op de kortere termijn en kan de organisatie vanaf medio 2021 worden ingericht passend bij de opgaven waar de gemeente voor staat”.

Deelresultaten SWOT-analyse en scenario’s De lange-termijn opgaven, ambities en ontwikkelmogelijkheden voor Voorne aan Zee hebben we met behulp van de SWOT-analyse in kaart gebracht. Deze zijn door een afstudeerstudent onder begeleiding van de studiebegeleider van Nijenrode uitgewerkt in scenario’s. Deze activiteiten hebben plaatsgevonden in de periode februari tot maart. De SWOT-analyse en scenario’s zijn met colleges en raden gedeeld op 1 maart 2021. Deze documenten bieden ons een goed beeld van de opgaven die op de gemeente Voorne aan Zee afkomen. Er is met deze documenten in deze fase nadrukkelijk nog geen richting bepaald, (delen van) de inhoud zal betrokken worden vanaf eind juni bij het bespreken van de koers, inhoud en reikwijdte van de strategische visie.

Komende tijd: participatie met behulp van digitale tool en digitale bijeenkomsten In het Plan van Aanpak Fusie (mei 2020) dat is vastgesteld door de drie gemeenteraden, is beschreven dat de strategische visie tot stand komt op basis van een interactief proces waarin de gemeentebesturen (colleges en raden) samen optrekken met inwoners, maatschappelijke organisaties, bedrijven en de medewerkers, om de koers voor een nieuwe gemeente uit te zetten. Om aan deze wens te kunnen voldoen met inachtneming van de corona-maatregelen, hebben we een participatietraject ontworpen waarin inwoners, instellingen, bedrijven en medewerkers digitaal worden uitgenodigd om mee te denken over de nieuwe gemeente. Hiervoor wordt een digitale tool ontwikkeld (open stad) en wordt gewerkt met digitale bijeenkomsten. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan de digitale tool en de voorbereiding van de digitale bijeenkomsten. Het participatietraject start op 17 mei en wordt afgesloten op 31 mei.

Daarnaast zijn twee radenbijeenkomsten georganiseerd om verkennend met elkaar te spreken over ingrediënten van de strategische visie. Op 19 april is dit gebeurd omtrent bestuurlijke dilemma’s. We hebben ervaren dat de bespreking in sommige subgroepen op 19 april uitnodigde tot politieke stellingname. Dit is ongetwijfeld veroorzaakt door het werken met de dilemma’s. Het is echter nadrukkelijk niet de bedoeling geweest om een debat te ontlokken over politiek-inhoudelijke thema’s. De insteek was een verkennende bijeenkomst; het bepalen van de koers, inhoud en reikwijdte van de strategische visie zal in het traject strategische visie vanaf juni plaatsvinden. Op 31 mei is de bedoeling om een verkennend gesprek te voeren over identiteit en kernwaarden van de nieuwe gemeente. Dit lichten we hieronder toe.

Radenbijeenkomst 31 mei In het traject van de strategische visie hebben we er voor gekozen om twee radenbijeenkomsten te organiseren, zodat de raadsleden een verkennend gesprek met elkaar kunnen voeren over onderwerpen die deel uitmaken van de strategische visie. De keuze voor deze bijeenkomsten is gemaakt in overleg met de klankbordgroep communicatie & participatie, waar drie raadsleden deel van uit maken. De eerste bijeenkomst vond afgelopen maandag 19 april plaats over dilemma’s in de maatschappelijke opgaven, met Koos van Dijken als spreker. De tweede bijeenkomst is gepland op 31 mei en zal gaan over identiteit en kernwaarden van de nieuwe gemeente. Ook hiervoor zal een externe spreker worden uitgenodigd die het gesprek over identiteit en kernwaarden introduceert. Na de introductie op het onderwerp gaat men uiteen in kleine groepen om verder te spreken over de identiteit en kernwaarden van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. Doel is om een aantal kernwaarden te formuleren die als input kunnen dienen voor de strategisch visie. Het is een verkennende bijeenkomst en nadrukkelijk nog geen oordeels- of besluitvormende bijeenkomst.

Realisatie strategische visieUiteindelijk worden alle uitkomsten (SWOT-analyse, scenario’s, uitkomsten uit de digitale tool, digitale participatiebijeenkomsten en radenbijeenkomsten) samengebracht. Op basis daarvan zal eind juni een eerste beeld van de koers, inhoud en reikwijdte van de strategische visie worden geschetst en met de raden worden besproken; wat zijn de ingrediënten van de strategische visie en welke richtinggevende uitgangspunten worden in de strategische visie opgenomen zodat de nieuwe gemeente goed kan worden voorbereid op haar taken en opgaven, en adequaat kan worden ingericht? Aan de hand van deze bespreking wordt een concept strategische visie geschreven, voorgelegd, aangescherpt en uiteindelijk aan de raden ter besluitvorming voorgelegd (september 2021).

Raadsleden als ‘ambassadeurs’ voor het participatietraject strategische visie Om inwoners, maatschappelijke organisaties, bedrijven en de medewerkers, te informeren, inspireren en motiveren mee te bouwen aan de nieuwe gemeente Voorne aan Zee is er een communicatiecampagne ontworpen. Bekend is dat wanneer je mensen wilt aanspreken, het goed werkt dat door bekende personen te laten doen. Specifiek voor de digitale participatietool is dat via een interview dat bestaat uit 3 vragen en een poster voor driehoeksborden, gericht om mensen te vragen de digitale tool in te vullen. In de memo van 7 april 2021 is voorgesteld om personen uit het maatschappelijk middenveld, de gemeentesecretarissen, burgemeesters, een wethouders en een raadslid per gemeente te vragen. De colleges hebben via de bespreking in de colleges afgesproken welke wethouders dit zouden kunnen doen. Dit wordt op dit moment uitgevoerd. De raadsleden in de klankbord communicatie & participatie zijn gevraagd of zij dit zelf willen doen en/ of zij dit met hun achterban willen bespreken. In de vorige vergadering van de fusiecommissie is geen expliciet overeenstemming hierover bereikt, dus heeft hier nog geen concrete invulling van plaatsgevonden. Wellicht is het verkieslijker om het ambassadeurschap van de gemeenteraden breder en algemener in te vullen.