6.6b Bijlage memo externe screening wethouders Ministerie+BZK+Handleiding+Basisscan+Integriteit

3.4 Wederhoor De kandidaat dient de mogelijkheid te hebben om te reageren op de conceptrapportage. Zo kunnen eventuele onjuistheden geadresseerd worden. Het gaat hier niet over de voorgestelde beheersmaatregelen, maar over de in de analyse opgenomen feiten. Dit moment biedt de kandidaat tevens de mogelijkheid om zijn kandidaatstelling in te trekken. Een kandidaat moet zich kunnen terugtrekken zonder bredere bekendheid omtrent de inhoud van de risicoanalyse. De kandidaat kan opvallende zaken en kwetsbaarheden nader toelichten, maar de kandidaat heef geen recht om zelf de in de eindrapportage voorgestelde conclusies en voorgestelde beheersmaatregelen te wijzigen. De kandidaat heef de keuze om de rapportage niet aan de opdrachtgever te (laten) zenden (vergelijkbaar met de rapportage van een assessment). Uiteraard zal dat in de verdere benoemingsprocedure tot nadere vragen leiden. Doorgaans zal de kandidaat toestemming geven om het rapport aan de opdrachtgever te zenden, alsmede om het rapport dan wel samenvatende conclusies en beheersmaatregelen aan de commissie voor de geloofsbrieven en ten slote aan de raad te zenden. Er kan voor gekozen worden om de samenvatende conclusies en beheersmaatregelen openbaar te maken. Dit gebeurt met toestemming van de kandidaat.

De samenvatende conclusie is dan zodanig door de opdrachtgever in overleg met de kandidaat geredigeerd, dat openbaarmaking goed mogelijk is.

3.5 Eindrapportage Na afronding van het onderzoek koppelt de onderzoeker de resultaten terug aan de opdrachtgever. Aandachtspunten hiervoor zijn de manier van rapporteren en hoe het wederhoor plaatsvindt. Deze twee aandachtspunten worden hierna beschreven. Er zijn verschillende varianten van rapporteren aan de opdrachtgever denkbaar. Een volledig rapport, een samenvating waarin alleen de eindconclusies zijn opgenomen of een mondelinge terugkoppeling. De verschillende mogelijkheden worden ook wel gecombineerd; de burgemeester geef dan bijvoorbeeld een mondelinge terugkoppeling op basis van het volledige rapport. In verband met het opleggen van geheimhouding op een rapport of delen daaruit, is het relevant wie als opdrachtgever optreedt. Het opleggen van geheimhouding is voorbehouden aan de in de wet genoemde bestuursorganen. Bij de rapportage dient altijd een afweging te worden gemaakt tussen volledigheid en de (privacy)belangen van de kandidaat. Volledig rapport Bij de volledige rapportage worden alle doorlopen stappen verwerkt in het rapport en gevolgd door de resultaten van de analyse en de aanbevelingen. De volgende onderdelen moeten in het rapport worden opgenomen: • Onderzoeksverantwoording

30

• De resultaten van de geanalyseerde informatie, inclusief bevestiging van het voldoen aan de benoembaarheidsvereisten • Conclusie, waar nodig met voorstel voor beheersmaatregelen Deze vorm is het meest volledig en bevat de meeste informatie. Zo ontstaat een compleet beeld van de kandidaat en de integriteitsrisico’s die hij loopt. Besef wel dat door middel van een dergelijke rapportage een grote hoeveelheid persoonlijke informatie wordt gecommuniceerd aan de ontvangers. De kaders van de AVG moeten hierbij in acht worden genomen (duidelijk moet zijn wie opdrachtgever en verwerkingsverantwoordelijke zijn). Rapportage van de conclusies Bij een rapportagevorm met enkel conclusies worden beheersmaatregelen genoemd om mogelijke integriteitsrisico’s te voorkomen of hanteerbaar te maken. In de eindconclusie zal vermeld worden of en welke integriteitsrisico’s aanwezig zijn die een mogelijke belemmering voor benoeming of een kwetsbaarheid tijdens de uitoefening van het ambt van bestuurder kunnen vormen. Ook in de advisering over risico's kunnen persoongerelateerde zaken voorkomen. Deze variant richt zich enkel op de conclusies van het onderzoek. Het voordeel hiervan is dat het een kort en overzichtelijk beeld geef van de integriteitsrisico’s en vanuit privacy-oogpunt minder zwaar is. Het nadeel is echter dat het de risicoanalyse tekort kan doen.

Juist een uitgebreide toelichting en uiteenzeting van de onderwerpen kan helpen bij het bewustwordingsproces en de omgang met (mogelijke) integriteitsrisico’s. Ook heef de opdrachtgever meer zicht op de achterliggende informatie. Mondelinge terugkoppeling De mondelinge terugkoppeling gebeurt door een gesprek met de kandidaat-bestuurder en/of de opdrachtgever. Hierin worden op basis van het volledige rapport de conclusies en het handelingsperspectief besproken. Het voordeel hiervan is dat de integriteitsrisico’s met de onderzoekers besproken worden, en zij hier nadere toelichting over kunnen geven. Het nadeel is dat de uitkomsten en de handelingsperspectieven slechts één keer besproken worden en vervolgens niet meer terug te vinden zijn. Zowel voor de kandidaat, de opdrachtgever als andere betrokkenen (zoals de gemeenteraad) is dat niet transparant.

3.6 Delen uitkomsten risicoanalyse Het is van belang om af te wegen waarom iemand, naast de betrokken kandidaat, het rapport, de conclusies of een mondelinge terugkoppeling dient te ontvangen. Dit in verband met de grote hoeveelheid gegevens die wordt verzameld in het rapport. De route die hieronder wordt beschreven, is de route die het beste aansluit bij de AVG, de informatiebehoefe van de raad én de rol van de burgemeester. Gemandateerd opdrachtgever (voorzitter) De door het primair verantwoordelijke bestuursorgaan gemandateerde opdrachtgever heef zicht op de volledige rapportage van de risicoanalyse. Zo heef hij een goed beeld van de kandidaat en kan hij met de kandidaat een gesprek voeren over de uitkomsten. Commissie voor de geloofsbrieven Afankelijk van de vooraf vastgestelde werkwijze ontvangt de commissie geloofsbrieven het volledige rapport, dan wel de conclusies van de uitgevoerde risicoanalyse als een geheim document en betrekt deze in haar werkzaamheden. Ten aanzien van de geheimhouding wordt verwezen naar paragraaf 3.5.

31

Citaat uit de enquête:

‘Coördinatie bij de burgemeester en afweging bij politieke partij en kandidaat zelf doet recht aan de verschillende verantwoordelijkheden.’ Volksvertegenwoordigend bestuursorgaan Het primair verantwoordelijke bestuursorgaan ontvangt de conclusies van de uitgevoerde risicoanalyse (via de gemandateerd opdrachtgever) als een geheim document. Hiervoor dient er formeel geheimhouding opgelegd te worden (zie paragraaf 3.5). Politieke partij De kandidaat kan ervoor kiezen om het rapport of de conclusies naar de politieke partij te sturen, zodat de partij op de hoogte is van de aanbevelingen die aan de kandidaat zijn gedaan. De (gemandateerd) opdrachtgever geef niet zelfstandig informatie over de analyse aan de politieke partij.

3.7 De benoeming De rapportage van de risicoanalyse kan voor de kandidaat aanleiding vormen om af te zien van de bestuursfunctie. Als dat niet het geval is kan de kandidaat, na het onderzoek door de commissie geloofsbrieven, in de vergadering van het volksvertegenwoordigende bestuursorgaan worden voorgedragen voor benoeming. Aan geïnteresseerde inwoners en pers kan eventueel gemeld worden dat een risicoanalyse onderdeel uitmaakte van het proces voorafgaand aan de benoeming. Afankelijk van de aard van de beheersmaatregelen, kunnen deze in het kader van transparantie ook genoemd worden.

tot slot

Keuzemarge De keuzemarge in deze fase beslaat de wijze waarop de uitkomsten van de risicoanalyse integriteit worden gedeeld (volledig rapport, rapportagevorm met enkel conclusies, mondelinge terugkoppeling, zie paragraaf 3.5), en met wie (gemandateerd opdrachtgever, voorziter, commissie geloofsbrieven, politieke partij of volksvertegenwoordigend bestuursorgaan). De gemaakte keuze moet vóór de start van het onderzoek duidelijk zijn bij alle betrokkenen. Tips • Zorg voor voldoende tijd tussen het uitvoeren van de risicoanalyse en de benoeming van de bestuurder. Indien uit de risicoanalyse punten komen die om directe actie vragen, kan dit zonder imagoschade van de kandidaat georganiseerd worden. Voor een nieuwe kandidaat is uiteraard opnieuw tijd benodigd voor de risicoanalyse. • Maak afspraken over het trefen van beheersmaatregelen Smart (Specifek, Meetbaar, Actueel, Realistisch en Tijdgebonden) zodat opvolging goed navolgbaar is. • Geef prioriteit aan het trefen van beheersmaatregelen, zodat eventuele risico’s niet onnodig lang blijven bestaan.

32

4.

Na benoeming bestuurder: borgen

Gefeliciteerd! De kandidaat-bestuurders zijn benoemd en gaan aan de slag. Het ligt voor de hand dat zij zich meteen concentreren op de inhoud van de portefeuilles. Hoe logisch en verleidelijk dit ook is, het is raadzaam om de uitvoering van de risicoanalyses integriteit goed af te ronden. Dat betekent dat de uitkomsten (volgens de vooraf vastgestelde procedure) met elkaar worden besproken en dat beheersmaatregelen worden opgevolgd. Dit ‘zwaluwstaarten’ met bestaande structuren draagt bij aan het zijn van een lerende organisatie en ‘volwassenheid’ in het omgaan met het thema bestuurlijke integriteit.

resultaat fase 'borgen' • Privacygevoelige informatie is vernietigd dan wel gearchiveerd • Ervaringen en leerpunten uit de risicoanalyses zijn bekend, gedeeld en vastgelegd • De beheersmaatregelen (indien aanwezig) zijn getrofen en vastgelegd • De wethouder heef bij het constituerend beraad verklaard in te stemmen met de beheersmaatregelen • Het thema integriteit ligt periodiek op de collegetafel

4.1 Vernietigen of bewaren persoonsgegevens Over de omgang door de opdrachtgever en de opdrachtnemer van de risicoanalyse met de informatie die in het rapport wordt opgenomen, is het wijs de functionaris belast met de Algemene verordening gegevensbescherming te raadplegen. Dit in verband met de privacy van de kandidaat en van derden. Tevens is het gewenst deze functionaris te betrekken bij de opdrachtverlening en methodiek van het onderzoek, en de borging. Deze functionaris is daartoe in de procedure in het Reglement van Orde van de raad, aangewezen. Op de informatie is de vigerende archiefwetgeving van toepassing, alsmede de AVG .

33

Bij opdrachtverlening aan een extern bureau wordt overeengekomen dat dit bureau de risicoanalyse binnen de eigen organisatie na oplevering van het defnitieve rapport vernietigt. Dit wordt geregeld in de verwerkersovereenkomst. Het bestuursorgaan legt geheimhouding op de stukken op in verband met eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, (bijzondere) persoonsgegevens en benadeling (lijstje met mogelijke redenen staat in de WOB, artikel 10). Uiteraard dienen vergaderingen waarin over (persoonsgegevens van) kandidaten wordt gesproken in een besloten vergadering achter gesloten deuren plaats te vinden. Het ligt voor de hand dat risicoanalyses integriteit als geheim worden aangemerkt, maar dat de daarop gebaseerde afspraken met kandidaten openbaar kunnen worden gemaakt. Over het bewaren dan wel het vernietigen van gegevens wordt de kandidaat vooraf geïnformeerd. Meer specifek wordt hij/zij geïnformeerd over welke gegevens bewaard worden, hoe deze bewaard worden en hoe lang. Hierbij dient de vigerende wet- en regelgeving in acht te worden genomen.

4.2 Opvolging uitkomsten Een risicoanalyse kandidaat-bestuurders is een instrument in de gereedschapskofer van integriteitszorg. Het instrument mag nooit op zichzelf staan en past binnen het geheel van integriteitsbeleid. Ook is er geen verplichting om juist dit instrument te hanteren. Het gaat erom dat de integriteitszorg adequaat is georganiseerd. Bij de ene overheidsorganisatie kan dit wat anders betekenen dan bij de andere. Ook kan het raadzaam zijn om te variëren in het gebruik van instrumenten. Op die manier blijf het onderwerp ‘levend’ in plaats van een verplicht nummer. Enkele voorbeelden van instrumenten om alertheid en bewustzijn op integriteitsrisico’s te stimuleren zijn: • Intervisie (dat kan binnen de eigen organisatie georganiseerd worden maar ook in samenwerking met anderen) • Dilemmatrainingen • Gezamenlijk opstellen van een gedragscode • Een actueel integriteitsbeleid Voorts is het verstandig om te anticiperen op (vermeende) integriteitsschendingen. Wie doet in dat geval wat op welk moment? Veel gemeenten hebben hiervoor een protocol opgesteld. Het is aan te raden om binnen de overheidsorganisatie gezamenlijk op te trekken, in de zin dat politiek, bestuur en ambtelijke organisatie niet als gescheiden werelden aan de slag gaan met het onderwerp, maar dat juist verbinding wordt gezocht (bijvoorbeeld op uitgangspunten).

Beheersmaatregelen Sommige beheersmaatregelen, zoals het opzeggen van een nevenfunctie, kunnen nog voor benoeming getrofen worden. Voor andere beheersmaatregelen zal meer tijd nodig zijn. Veelal zal de gemeenteraad een kandidaat-wethouder benoemen onder de voorwaarde dat aan de beheersmaatregel uitvoering wordt gegeven. Hoewel het trefen van maatregelen primair een verantwoordelijkheid van de betrefende bestuurder is, is het goed om de uitvoering te borgen. Dit kan door afspraken te maken over de termijn waarop maatregelen getrofen moeten zijn, door iemand aan te wijzen die de nakoming van deze afspraken controleert en vastlegt en door actief te communiceren over de opvolging. Gelet op de verantwoordelijkheid die de burgemeester heef op het gebied van bestuurlijke integriteit, ligt het voor de hand om de burgemeester een rol te geven in dit proces. Dit verlegt de verantwoordelijkheid niet – die blijf

34

Citaten uit de enquête:

‘In het vervolg willen wij de politieke partijen nadrukkelijker bij de resultaten betrekken.’ ‘De volgende keer willen we nog duidelijker vooraf afspreken wie welke informatie krijgt, en eerder met de kandidaat spreken over de beheersmaatregelen.’ ‘De volgende keer willen we de resultaten in een groepsgesprek met het college bespreken.’ bij de bestuurder - , maar zorgt wel voor duidelijkheid en meer zekerheid. In de meeste gevallen zal het raadzaam zijn om de beheersmaatregelen op de kortst mogelijke termijn te trefen. Zolang een maatregel niet is getrofen, blijf het integriteitsrisico immers bestaan. Het verdient aanbeveling om dit te bespreken in de eerste collegevergadering.

4.3 Evaluatie Het denken over bestuurlijke integriteit staat niet stil. In die zin is het heel goed mogelijk dat nieuwe inzichten of gewijzigde omstandigheden ervoor zorgen dat bij toekomstige verkiezingen de inhoud en aanpak afwijken van het proces dat een vorige keer is doorlopen. In het licht van bovenstaande constateringen is het van belang om te leren van de opgedane ervaringen. Het is altijd nutig om na afoop expliciet stil te staan bij de volgende vragen: • Heef de risicoanalyse ons gebracht wat we ervan verwachten? • Zijn er zaken (inhoudelijk of qua proces) die we een volgende keer anders zouden willen doen? • Welke elementen waren positief en moeten voor een volgende keer zeker worden vastgehouden? • Hoe is de samenwerking met de diverse betrokkenen verlopen? Afankelijk van de door u gevolgde werkwijze is dit een evaluatie met interne betrokkenen, of voert u deze evaluatie uit samen met het externe bureau.

4.4 De eerste vergadering van het college In de eerste vergadering van het nieuwe college worden belangrijke afspraken gemaakt voor de toekomstige samenwerking en worden de portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging defnitief vastgesteld. In het licht van de risicoanalyses integriteit is dit een belangrijk moment. Doorgaans is al eerder gecommuniceerd over een voorgenomen verdeling van portefeuilles, maar de defnitieve verdeling wordt vastgesteld door het college in de eerste vergadering. Dit is het moment om integriteitsrisico’s die met de verdeling van portefeuilles te ondervangen

35

zijn, direct weg te nemen. Meestal heef dit slechts betrekking op het maken van afspraken ten aanzien van een klein onderdeel van de portefeuille. In de eerste vergaderingen worden ook de afspraken over de eigen werkwijze vastgelegd in een Reglement van Orde en worden belangrijke thema’s voor de nabije toekomst bepaald. De eerste collegevergadering is een uitgelezen kans om het thema integriteit periodiek op de agenda van het college te zeten en af te spreken relevante zaken bespreekbaar te maken en te houden. Het is beter om bij de start van het college een norm te stellen, dan tijdens de bestuursperiode. De eerste collegevergadering is ook een natuurlijk moment voor de net benoemde bestuurders om zaken die uit de risicoanalyse integriteit naar voren zijn gekomen – maar die nog niet eerder zijn benoemd – actief op tafel te leggen. Op een later moment kan er een hogere drempel worden ervaren om dit te doen.

4.5 Risicoanalyse als onderdeel van het integriteitsbeleid Een risicoanalyse van een kandidaat-bestuurder is een instrument om risico’s voor de benoeming in kaart te brengen en het integriteitsbewustzijn van de kandidaat (verder) te ontwikkelen. Het inzichtelijk maken en bespreken van integriteitsrisico’s met de kandidaat helpt bij het bewustwordingsproces rondom integriteit. Op basis van de integriteitsrisico’s kunnen er beheersmaatregelen opgesteld worden. Een risicoanalyse biedt de kandidaat en het bestuur concreet handelingsperspectief. Een risicoanalyse is dus géén afvinklijst waaraan getoetst kan worden of een kandidaatbestuurder integer is of niet. Ook wordt er geen uitspraak gedaan of een bestuurder wel of niet integer is en of een kandidaat wel de juiste competenties heef. Uitspraken of een bestuurder wel of niet benoembaar is, anders dan het toetsen aan de benoembaarheidsvereisten, horen ook niet thuis in een risicoanalyse. Daarnaast is het uitvoeren van een risicoanalyse geen wetelijke verplichting. Het is en blijf de verantwoordelijkheid van de volksvertegenwoordigers om de bestuurders te benoemen. Een risicoanalyse is slechts een deel van het totale integriteitsbeleid van gemeenten. Gedurende de gehele bestuursperiode dient aandacht besteed te worden aan het thema integriteit, door bijvoorbeeld trainingen of intervisie binnen het college.

36

tot slot

Keuzemarge Het onderwerp integriteit verdient in de hele bestuursperiode aandacht. Daar zijn allerlei instrumenten en technieken voor: van dilemmatrainingen tot intervisie en praktijksimulaties. Tegelijk is het zaak om niet door te slaan (integritis of integritisme). Ook is het belangrijk om te besefen dat er vele manieren zijn om het onderwerp integriteit actueel te houden. Het is verstandig om hierover aan het begin van een bestuursperiode afspraken te maken, opdat het onderwerp proportionele aandacht krijgt. In ieder geval is het van belang dat de drempel laag ligt om het gesprek met elkaar aan te gaan. De inzet van instrumenten en technieken vraagt om afwegingen: wat doen we, en wanneer? Tips • Bewaar persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk (AVG en archiefwetgeving zijn hierop van toepassing). • Stel in de eerste collegevergadering expliciet de vraag of de defnitieve verdeling van portefeuilles ‘integriteitsproof’ is. • Maak van de eerste collegevergadering gebruik om het thema integriteit periodiek op de agenda van het college te plaatsen. Maak afspraken over ‘wanneer’ en ‘hoe’. • Bespreek in het college de uitkomsten van risicoanalyses met elkaar. Dit bevordert de onderlinge openheid en verlaagt de drempel om dilemma’s met elkaar te bespreken.

Spreek van tevoren af of de uitvoerder van de risicoanalyses hierbij wordt uitgenodigd als gespreksleider of adviseur. • Plan een afspraak met de uitvoerder van de risicoanalyses om te evalueren. Leg de evaluatiepunten vast in een kort memo, dat bij de volgende verkiezingen gebruikt kan worden bij de voorbereiding. • Zorg dat de burgemeester met elk van de wethouders een ‘open lijn’ heef om het thema integriteit te bespreken.

37

Copyright © 2019 De inhoud van deze handleiding is voortgekomen uit een samenwerking tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties & adviesbureau Necker van Naem. Feedback op deze handleiding? Tref u informatie aan in dit document die niet meer van toepassing is of ontbreekt er voor u informatie? Dan stellen wij het op prijs als u ons dit laat weten, dan kunnen we dit in de volgende update van het document meenemen. Voor hyperlinks in dit document die verwijzen naar een externe bron (zoals een webpagina) geldt dat Necker van Naem niet betrokken is geweest bij de totstandkoming van de betrefende inhoud en daarmee niet de verantwoordelijkheid kan dragen voor de (juistheid van de) inhoud ervan. U geef ons feedback door een e-mail te sturen naar politiekeambtsdragers@minbzk.nl

Deze brochure is een uitgave van: Ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Postbus 20011 2500 EA Den Haag