6.4 Communicatie en participatiestrategie fusie fase 3

Op weg naar één gemeente op Voorne, Communicatie- en participatiestrategie, fase 3 (1 april 2022 – 1 februari 2023)

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

Inhoud 1.

Inleiding.............................................................................................................. 3

2.

Communicatiedoelstelling ................................................................................ 4 2.1. Golden circle: Why, How, What ....................................................................... 4 2.2. Rol en organisatie van communicatie .............................................................. 5 2.3. BOB-structuur ................................................................................................ 5

3.

Doelgroepen ...................................................................................................... 6 3.1. kernrelaties ...................................................................................................... 6 3.2. externe en interne doelgroepen ....................................................................... 6 3.2.1. Inwoners .................................................................................................... 7 3.2.2. Rol van de (W)OR ..................................................................................... 7

4.

Strategie ............................................................................................................. 7 4.1. Circle of Sinek: How and What ........................................................................ 7 4.2. Uitgangspunten communicatie en participatie .................................................. 7 4.3. Externe communicatie- en participatiestrategie ............................................... 8 4.3.1. Pijlers ......................................................................................................... 8 4.3.2. Participatiethema’s .................................................................................... 9 4.3.3. Communicatiemiddelen extern .................................................................. 9 4.4.De interne communicatie- en participatiestrategie ............................................ 9 4.4.1. pijlers ....................................................................................................... 10 4.4.2. Inzicht en perspectief ............................................................................... 10 4.4.3.Lijncommunicatie ...................................................................................... 10 4.4.4. Communicatiemiddelen intern ................................................................. 11 4.5.

Concrete afspraken ........................................................................................ 12

5.

Kernboodschap ............................................................................................... 13 5.1. Externe kernboodschap ................................................................................. 13 5.2. Interne kernboodschap .................................................................................. 13 5.3. Pay-off............................................................................................................ 13

6.

Begroting ......................................................................................................... 14

7.

Fasering communicatiemomenten en kalender............................................ 15

Bijlage 1. Mediastrategie ........................................................................................ 16

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

1. Inleiding Voor u ligt de communicatiestrategie die hoort bij het traject ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’. Deze strategie ondersteunt de laatste (derde) fase in de voorbereidingen op een herindeling* van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne per 1 januari 2023. Deze fase loopt vanaf 1 april 2022 tot 1 februari 2023. Dat is langer dan de fusievoorbereidingen lopen, maar voor de communicatie over de nieuwe gemeente is de verwachting dat dat zeker nog doorloopt tot in het eerste kwartaal van 2023. In deze derde fase zijn we van denken naar doen gegaan. Waar de eerste twee fases gericht waren op het uitwerken van visies en plannen, is deze derde fase vooral gericht op het vertalen van deze visies en plannen in concrete uitwerking en implementatie. Waarmee de nieuwe gemeente steeds concreter vorm krijgt. Denk hierbij aan de basis op orde voor 2 januari waarin we onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen van goede dienstverlening willen voorzien. Daarvoor hebben we een organisatie nodig die op 2 januari staat en hier uitvoering aan kan geven. De focus van deze communicatiestrategie ligt al op het veranderingsspoor en de concrete uitwerking die dit heeft voor buiten en binnen.

Vanuit de drie gemeenteraden is duidelijk het signaal gekomen om doelgroepen niet alleen te informeren over het proces en de gevolgen daarvan, maar waar nuttig of noodzakelijk ook te betrekken. Participatie neemt in deze communicatiestrategie dan ook een belangrijke rol in. In deze strategie benoemen we de doelstellingen, doelgroepen, boodschap en belangrijke communicatiemomenten. Deze strategie is en blijft ‘levend’ en vraagt doorlopend om bijsturing en aanpassing. We blijven in strategie en uitvoering meebewegen met de in- en externe dynamiek en houden rekening met de producten die door werkgroepen worden opgeleverd. NB. Corona speelt in deze fase een minder grote rol dan in de eerste twee fases als het gaat om maatregelen die zijn opgelegd vanuit de Rijksoverheid. We kunnen niet voorspellen hoe dit richting het najaar zich ontwikkelt. We zetten nu steeds meer in op fysieke ontmoetingen en verbinding. Maar laten de digitale communicatie en participatie niet los. *) In dit document wordt vaak gesproken over ‘herindeling’. In externe communicatie gebruiken we vooral het woord ‘fusie’.

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

2. Communicatiedoelstelling Communicatie draagt bij aan de vorming van een nieuwe gemeente op Voorne. De ambitie van de drie gemeenteraden is om samen met alle doelgroepen (zie hoofdstuk 3) een nieuwe gemeente te bouwen.

2.1. Golden circle: Why, How, What

De communicatie en participatie in dit fusietraject wordt ingericht aan de hand van de Golden Circle van Sinek. Dit model geeft richting aan de communicatie, vormt een logisch ordening in de communicatie en participatie en past bij de fasering in dit traject. Stond in de eerste fase van de bestuurlijke herindeling de Why (waarom) en How (hoe – herindelingsontwerp) centraal. In de tweede fase ging het om de nadere uitwerking van de How (hoe) en het What (wat). De communicatiedoelstellingen voor deze fase liggen vooral op het Wat. De doelstellingen vallen dan ook uiteen in de volgende: HOW •

De verschillende doelgroepen weten dat zij een bijdrage kunnen leveren aan de nieuwe gemeente. En worden gevraagd te participeren en bij te dragen aan het realiseren van de nieuwe gemeente.

•

Doelgroepen weten hoe zij een bijdrage kunnen leveren aan de nieuwe gemeente.

•

Doelgroepen weten hoe het veranderproces verloopt en hoe de verschillende fasen in de bestuurlijke herindeling er uit zien. Specifiek voor intern: Alle medewerkers weten wanneer zij meer duidelijkheid zullen krijgen over de inrichting van de nieuwe organisatie, hun eigen toekomstige functie en plek vanaf 1/1/23.

•

Doelgroepen weten hoe de projectorganisatie in elkaar steekt en wie welke taak en rol heeft in het proces.

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

•

Specifiek voor intern: Alle medewerkers weten dat zij onderdeel zijn van de verandering en hoe zij geïnformeerd blijven en betrokken worden bij de bouw van de nieuwe organisatie. De drie organisatie hebben elkaar en alle medewerkers nodig voor wat betreft expertise, kennis, inzichten, vertrouwen, hulp en medewerking om een nieuwe organisatie te kunnen neerzetten.

WHAT • • • • • • •

Doelgroepen weten welke (deel)visies er zijn en wat deze op hoofdlijnen inhouden. Doelgroepen zijn betrokken bij de concrete uitwerking en implementatie van de plannen en visies. Doelgroepen weten welke bouwteams er zijn en wat deze opleveren. Doelgroepen weten dat er op 23 november 2022 verkiezingen zijn. Doelgroepen weten dat de nieuwe gemeente Voorne aan Zee heet en dat de ‘oude’ gemeenten niet meer bestaan na 1 januari 2023. Doelgroepen weten waar ze na 1 januari moeten zijn voor de dienstverlening van de gemeente. Specifiek voor intern: Alle medewerkers weten waar ze in de nieuwe organisatie hun plek hebben, zowel op functie, als ik welke afdeling/team ze vallen en op welke fysieke locatie ze een werkplek hebben.

2.2. Rol en organisatie van communicatie Deze communicatiestrategie is opgesteld om bij te dragen aan het behalen van de doelstelling van het traject. Iedereen met een actieve rol binnen dit traject zal dan ook op de hoogte moeten zijn van deze strategie en zich hieraan conformeren. Communicatie is van iedereen. Gezamenlijk dragen we de verantwoordelijkheid voor de communicatie over de fusie met onze collega’s, met inwoners en alle andere externe partijen. Ieder heeft daarin zijn eigen rol en taak. De werkgroep Communicatie heeft bij het realiseren van de communicatiedoelstellingen een bijzondere verantwoordelijkheid. Zij heeft niet alleen een rol in het ophalen, afstemmen en doorvertalen van informatie. Haar meerwaarde zit juist ook in het geven van communicatieve adviezen richting de verschillende gremia. Door vooral tijdens de uitwerking en implementatie mee te denken en mee te werken, kan duidelijk en begrijpelijk beleid worden gemaakt. Om deze adviesrol goed te vervullen, is het mogelijk dat leden van de werkgroep Communicatie aanschuiven bij onderdelen van de projectorganisatie: zoals bij het Bestuurlijk regieteam, WOR-Platform en bouwteam(kern)groepen. Om zo efficiënt en integraal mogelijk te werken, is de werkgroep communicatie onderdeel van het Team Voorne aan Zee.

In alle adviezen en memo’s, die richting bestuur gaan is een communicatie/participatie-paragraaf toegevoegd. De opsteller van het advies cq. memo neemt voor invulling van deze paragraaf contact op met een communicatieadviseur uit de werkgroep Communicatie.

2.3.

BOB-structuur

Binnen de fusie wordt gewerkt aan de hand van de BOB-structuur. In overleggen wordt onderscheid gemaakt tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Dit geldt niet alleen op bestuurlijk vlak, maar bijvoorbeeld ook bij de uitwerking van de bouwteams. Uitgangspunten van de BOB structuur zijn onder meer: • Bestuur en organisatie trekken samen op • Regelmatige voortgangsrapportages in de vorm van updates • Kort cyclisch werken.

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

Voor de werkgroep communicatie betekent dit dat zij meedraaien in de drie fases van de BOB. Nu met het concretiseren en de implementatie verschuift de BOB-structuur een beetje naar de achtergrond, maar de werkgroep communicatie blijft ook bij deze uitwerking betrokken en ondersteunt en faciliteert. Ook vervult de werkgroep een regiefunctie voor het betrekken/participeren van de doelgroepen, zodat de doelgroepen niet overvraagd worden. En natuurlijk zorgt de werkgroep communicatie dat de communicatie vanuit de verschillende projectgroepen, bouwteams en bestuurlijk dezelfde boodschap uitdragen en met elkaar in lijn zijn.

3. Doelgroepen 3.1. kernrelaties We hebben de belangrijkste betrokken doelgroepen in kaart gebracht door het bepalen van de kernrelatie tot het project. De vier kernrelaties zijn: 1. Beslissers: wie zijn de beslissers over de fusie. 2. Uitvoerders, samenwerkingspartners en leveranciers: wie voeren de werkzaamheden uit, met wie wordt hierbij samengewerkt en wie stellen mensen, middelen en deskundigheid beschikbaar ten behoeve van de uitvoering. 3. Beïnvloeders: wie beïnvloeden het werk en de publieke en politieke opinie ten aanzien van de fusie. 4. Gebruikers/afnemers, wie het raakt: wie krijgen te maken met het uiteindelijke resultaat van het traject of ondervinden de gevolgen van de fusie.

3.2. externe en interne doelgroepen extern

Beslissers

Uitvoerders, samenwerkingspartners en leveranciers

Beïnvloeders

intern •

• • •

Eerste en Tweede kamer Minister van BZK Provincie PZH

• •

• • •

Bestuurlijke partners buurgemeenten Nissewaard, GoereeOverflakkee, Hoeksche Waard Waterschap Hollandse Delta GR-en Etc

• • •

Media, politieke fracties influencers

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

• • •

• • • • • •

Gemeenteraden (advies van fusiecommissie) Bestuurlijk regieteam Colleges (advies van BRT) gemeentesecretarissen (advies van ART) Team Voorne aan Zee WOR/OR Alle werkgroepen in de Projectorganisatie Projectmanager Kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris Kwartiermaker/geoogd griffier

Gebruikers/Afnemers

• •

• •

• Inwoners Brielle, Hellevoetsluis, Westvoorne intermediaire partijen als buurraden, kerkenraden, verenigingsleven, etc maatschappelijke organisaties ondernemers

• • •

MT’s (inclusief gemeentesecretarissen) leidinggevenden medewerkers medewerkers buitendienst/ accommodaties

3.2.1. Inwoners Binnen de doelgroep inwoners zijn er subgroepen te onderscheiden, die elk op een bepaalde wijze benaderd en betrokken kunnen worden bij het fusietraject. Denk hierbij aan de subgroepen: senioren, jongeren en laaggeletterden. De communicatie en participatie rondom dit fusietraject wordt zo ingezet dat het grootste deel van de inwoners bereikt en geïnformeerd wordt en indien gewenst om een mening wordt gevraagd. Binnen de verschillende bouwstenen is het mogelijk dat bepaalde subgroepen worden benaderd om over mogelijke issues mee te denken, zoals bijvoorbeeld bij het participatiebeleid of communicatiebeleid en de toegankelijkheid van de website.

3.2.2. Rol van de (W)OR Het OR-platform bestaat uit een afvaardiging van de drie ondernemingsraden en de drie gemeentesecretarissen (in de functie van WOR-bestuurders). Het OR-platform vergadert eens in de twee weken en vertegenwoordigt de belangen van de medewerkers van de drie gemeenten. Via een bijdrage aan de maandelijkse fusienieuwsbrief koppelen zij de door hen belangrijkste verrichte werkzaamheden terug aan de medewerkers.

4. Strategie 4.1. Circle of Sinek: How and What In deze laatste fase van de herindeling wordt het How (het hoe) verder uitgewerkt en ligt de focus op de What (de wat); wat gaan we doen. Wat zijn de stappen etc. In deze fase zal er ook meer ingezet worden op participatie in plaats van informatieverstrekking. Gaandeweg het proces worden de stappen en onderwerpen namelijk steeds concreter waardoor de mate van bereidheid tot participatie groter wordt en participatie krachtiger kan worden ingezet. In dit hoofdstuk wordt onderscheid gemaakt in een communicatie- en participatiestrategie voor interne doelgroepen en voor externe doelgroepen. Deels overlappen deze elkaar, maar om een zo helder mogelijk beeld te scheppen van de activiteiten en stappen werken we deze apart uit.

4.2. Uitgangspunten communicatie en participatie Zowel de interne als de externe communicatie en participatie strategie hebben dezelfde uitgangspunten. Deze zijn:

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

•

Omgevingsgericht en verbindend - De communicatie is gericht op betrokkenheid van alle doelgroepen intern en extern. Communicatie haalt buiten binnen en brengt binnen ook weer naar buiten, waarbij steeds alles gericht is op verbinding. In deze fase vindt er actieve communicatie en participatie plaats met alle stakeholders intern en extern. Zo worden zowel interne als externe stakeholders actief betrokken bij het uitwerken van de bouwstenen.

•

Ruimte voor eigen inzet en creativiteit - Bij de inrichting en sturing van het proces wordt actief een beroep gedaan op de inzet en creativiteit van medewerkers en bestuurders in de organisaties. Daadwerkelijke betrokkenheid en commitment van de medewerkers is een cruciale factor voor het welslagen van de fusieoperatie. Datzelfde geldt overigens voor bestuurders (zowel college- als raadsleden) van de afzonderlijke gemeenten.

•

Gelijkwaardigheid in het proces - In het proces is gelijkwaardigheid van belang. Elke gemeente heeft een gelijkwaardige inbreng in de totstandkoming van de nieuwe organisatie in al zijn facetten. Belangrijk is dat de meningen van de medewerkers van alle drie de gemeenten worden opgehaald en betrokken en serieus worden genomen.

•

Transparant en actueel - Communicatie dient helder en eenduidig te zijn. Zowel intern als extern moet de boodschap duidelijk en toegankelijk zijn. De informatievoorziening is consistent, actueel en houdt rekening met de ontwikkelingen in het project en de beleving in de buitenwereld. Niet alleen procesinformatie, maar ook uitleg van procedures worden tijdig via de afgesproken communicatiekanalen gecommuniceerd en waar nodig visueel toegelicht.

•

Herkenbaar - De communicatie over de bestuurlijke fusie is herkenbaar. Hiervoor is een tijdelijke werkhuisstijl gemaakt die altijd wordt gebruikt als het over de fusie gaat. Ook bij het naar buiten treden met bijvoorbeeld digitale werkvormen zal de huisstijl worden toegepast. Voor de nieuwe gemeente wordt een nieuwe huisstijl ontwikkeld die vanaf 1 januari 2023 gebruikt wordt.

4.3. Externe communicatie- en participatiestrategie De externe communicatie- en participatiestrategie is gericht op het meenemen, informeren, betrekken en verder vergroten van draagvlak bij de inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en bestuurlijke partners. En in deze fase zijn een aantal focuspunten van belang namelijk de verkiezingen op 23 november 2022 en de introductie van de nieuwe gemeente, zodat iedereen zich welkom voelt binnen de nieuwe gemeente. Dit laatste zal ook in het eerste kwartaal van 2023 doorlopen.

4.3.1. Pijlers De strategie voor externe doelgroepen richt zich in de laatste fase op de centrale vragen: Wat voor nieuwe gemeente wordt Voorne aan Zee? Wat verandert er? Waar heb ik invloed op en kan ik meedoen? De strategische visie, die door middel van een uitgebreid participatietraject tot stand is gekomen, geeft in hoofdlijnen antwoord op deze vragen. Het geeft aan wat voor soort gemeente Voorne aan Zee straks wil zijn, hoe deze gemeente zich onderscheidt. De bestuurlijke herindeling zorgt ervoor dat de tien kernen en de daarin liggende woonwijken binnen één gemeente komen te liggen. Ze vallen straks onder één profiel, maar elke kern en wijk heeft zijn eigen kenmerken, cultuur en identiteit.

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

4.3.2. Participatiethema’s Participatieonderwerpen in deze fase (kunnen) zijn: - het behoud van eigen kenmerken, culturen en identiteiten per woonkern; - meedenken over de concrete uitwerking van dienstverlening, communicatie, participatie etc.. Bij deze deelvisies en bij de bouwteams is participatie op specifieke onderwerpen met doelgroepen mogelijk. Om er voor te zorgen dat participatie met doelgroepen zorgvuldig plaatsvindt en een bepaalde doelgroep niet meermaals wordt benaderd, is het van belang de participatie en communicatie vanuit visies en bouwstenen met externe doelgroepen te coördineren. Voor de uitvoering is het noodzakelijk overleg te voeren met de werkgroep communicatie. Kennismaken met ondernemers en maatschappelijke instellingen In de derde fase wil de kwartiermaker gemeentesecretaris graag kennismaken en in gesprek gaan met ondernemers en maatschappelijke instellingen over de nieuwe gemeente. Om ze mee te nemen tijdens de overgang van de oude naar de nieuwe organisatie. Ook wil hij graag een en ander bij ze toetsen; Wat verwachten zij op het gebied van dienstverlening? Hoe kunnen zij goed geholpen worden? Wat verwachten zij van een rode loper aanpak? Etc. In overleg met de werkgroepen ‘economie’ en ‘toegang’ kan worden bekeken hoe de kwartiermaker gemeentesecretaris de komende maanden in gesprek kan gaan met enkele ondernemers en maatschappelijke instellingen.

Wellicht kan hij aansluiten bij de economic board of andere bestaande overlegstructuren. Als dat lastig te organiseren blijkt, kunnen we zelf een sessie organiseren waarvoor we gericht enkele ondernemers en instellingen uitnodigen.

4.3.3. Communicatiemiddelen extern De volgende externe communicatiemiddelen, die we ontwikkeld hebben in de eerste fase, plus de bestaande middelen van de huidige gemeenten worden in deze fase ingezet: • Fusiewebsite –www.naar1 gemeenteopVoorne.nl – centrale plek waar alle informatie over de fusie op hoofdlijnen te vinden is; • Artikelen op de gemeentepagina’s in de lokale kranten binnen de drie gemeenten; • Websites van de drie gemeenten verwijzen naar fusiewebsite en hebben korte informatie (pers/nieuwsberichten); • Projecthuisstijl ‘Naar 1 gemeente op Voorne’, maakt alle uitingen in het fusietraject herkenbaar; • Sociale media - de accounts van de drie gemeenten én de social media accounts voor het fusietraject (Facebook, Twitter en LinkedIn); • Pers- en nieuwsberichten; • Praatplaten met belangrijke thema’s en onderwerpen. • Campagnes; zoals de verkiezingscampagne, introductie nieuwe gemeente waarin ook de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de dienstverlening wordt meegenomen.

4.4.De interne communicatie- en participatiestrategie De interne communicatie- en participatiestrategie is gericht op het actief meenemen in- en informeren over het proces. Om de bestuurlijke fusie voor te bereiden en actieve medewerking aan het traject te verkrijgen wordt ingezet op communicatie dichtbij en persoonlijk met de doelgroepen (medewerkers, raadsleden, commissieleden, colleges en OR).

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

4.4.1. pijlers Participeren Naast het informeren van de medewerkers is het ook de bedoeling hen zoveel mogelijk te betrekken bij de invulling en uitwerking van de nieuwe organisatie en gemeente. Medewerkers worden serieus genomen, communicatie is helder en eerlijk. Dit wordt in alle activiteiten doorgevoerd. We consulteren of betrekken de medewerkers niet eenmalig, maar houden hen betrokken. We willen dat medewerkers graag meebouwen van de nieuwe organisatie en gemeente. Informeren Informerend communiceren draagt bij aan een goede en open verstandhouding met de doelgroepen. Dat betekent wel dat we communiceren op basis van wederzijds respect en met een transparante en realistische inhoud. We vieren de successen maar delen tegenslagen en daarbij worden maatregelen aangegeven hoe deze worden aangepakt. De medewerkers staan centraal en we delen zoveel mogelijk informatie, maar verwachten van de medewerkers dat zij ook actief informatie halen of bij vragen en onduidelijkheden deze actief kenbaar maken. We consulteren of informeren de medewerkers niet eenmalig, maar houden hen betrokken. We voorzien daarom in procesinformatie en organiseren follow-ups. We willen dat medewerkers aangehaakt blijven in het proces en zich vrij voelen om bij te dragen aan het bouwen van de nieuwe organisatie en gemeente.

Periodieke overleggen of informatiebijeenkomsten moeten dan ook doorlopend georganiseerd of gefaciliteerd worden. Zorg dat wat er georganiseerd wordt aansluit bij de specifieke behoeften van de doelgroepen en pas programma, frequentie en aanpak hier zo nauw mogelijk op aan. Koppel resultaten van de bijeenkomsten terug aan de deelnemers maar laat deze ook breder zien; dat draagt bij aan een gedeeld beeld. Dichtbij en verbindend What’s in it for me?! Iedereen heeft vaak naast een concernbelang ook een eigen belang om mee te werken. Iemand werkt beter mee als helder is dat ook hij een direct voordeel heeft, op elk niveau. Communicatie moeten we dan ook volgens de maatwerkgedachte inzetten en volgens het motto ‘hoe concreter en hoe dichter bij de doelgroep, hoe beter’.

4.4.2. Inzicht en perspectief Projectleden, Kwartiermaker/Gemeentesecretaris, projectmanager, kwartiermaker griffier, gemeentesecretarissen en colleges zijn ambassadeurs. Zij moeten daarom goed op de hoogte zijn van het project en de doelstellingen voor deze fase uitdragen. Daarvoor is het noodzakelijk dat wij duidelijk maken wat er de komende periode gebeurt, wat we gaan doen, welke inspanning en medewerking we vragen van de medewerkers. Daarbij moet ook aandacht zijn voor de fases in een verandertraject. Om Danielle Braun te citeren (uit haar inspiratiesessie voor medewerkers in juni 2021): In de zogenaamde luminale fase zijn veel zaken onzeker. Dit kan een onprettig gevoel geven. Veel zaken zijn nog op hoofdlijnen en niet concreet. Het is belangrijk om deze fase te benoemen en het mogelijk onprettige gevoel van onduidelijkheid te (h)erkennen. De ambassadeurs spelen hierbij een actieve rol.

4.4.3.Lijncommunicatie Lijncommunicatie is in fusietrajecten belangrijk. We moeten proactief het MT en de leidinggevenden hierin ondersteuning bieden. Vooral het betrekken van het MT en de leidinggevenden en hen in hun rol zetten draagt bij aan de informatievoorziening maar ook in de participatie van de medewerkers. De Voornedagen voor MT-leden zijn hier een belangrijk middel in. Tijdens deze (mid-)dagen wordt informatie verstrekt, besproken en gedeeld, die vervolgens doorgezet dient te worden richting de

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

eigen organisaties cq. afdelingen. Een bijkomend doel van deze Voornedagen is dat de lijnmanagers van de juiste bagage worden voorzien om hun rol als cultuurdrager in het verander- en organisatiespoor te vervullen. Bij belangrijke stappen in het traject ontvangen alle leidinggevenden van ons een set aan ondersteunende middelen om het gesprek met hun medewerkers aan te gaan. Denk hierbij aan kernboodschappen, FAQ-lijsten, gespreksstarters (kaarten met vragen die specifiek ingaan op een bepaald onderwerp) of werkvormen om in te zetten bij de reguliere werkoverleggen.

4.4.4. Communicatiemiddelen intern • Intranet Voorne: Hier staat alle informatie over het fusietraject. Alle op de tijdlijn geplaatste berichten zijn ook terug te vinden onder het menu Voorne aan Zee. Het menu Voorne aan Zee bevat submenu’s als: Nieuws over de fusie, Bouwstenen, zeepkistsessies, WOR platform etc.) o o

o

o

Tijdlijn: Nieuwe berichten worden op tijdlijn geplaatst. En krijgen indien van belang ook een plekje in een van de submenu’s van het menu Voorne aan Zee. Digitale groepen: Een trekker van een bouwsteen kan er voor kiezen een groep aan te maken op intranet. Medewerkers kunnen zich voor deze groep aanmelden en zo op detailniveau meedenken per bouwsteen. Q and A: In de derde fase is een QenA over het P&O proces / het plaatsingsproces toegevoegd. De Q&A is niet statisch en kan dus eenvoudig aangevuld worden vanuit de projectleider. De werkgroep communicatie leest vooraf mee en checkt op leesbaarheid en begrijpelijkheid. Kalender: De kalender beschrijft wanneer vergaderingen plaatsvinden, maar ook welke (hoofd)onderwerpen tijdens die vergadering worden behandeld. Dit wordt steeds zover mogelijk vooruit ingepland.

• Nieuwsberichten: bij mijlpalen brengen we informatie. o Digitaal nieuwsbericht: Alle medewerkers ontvangen via intranet een kort bericht met daarin actuele informatie. Het nieuwsbericht heeft verwijzingen naar meer specifieke informatie, verdieping en discussie op Intranet Voorne. o Fysieke nieuwsbrief: Elke maand wordt de informatie die gedeeld is op intranet samengevat in een nieuwsbrief. Dit is een printbare versie die digitaal per mail wordt verspreid. Leidinggevenden zorgen ervoor dat medewerkers uit hun team die minder toegang hebben tot internet (zoals buitendienst, accommodaties) een geprinte versie ontvangen. • Medewerkersbijeenkomsten: o

(digitale) zeepkisten/kantine gesprekken: Elke maand vindt er een digitale zeepkistsessie plaats en een fysiek kantinegesprek in de drie gemeenten. Deze wordt voorgezeten door de Kwartiermaker. De trekkers van bouwteams zijn aanwezig om vragen van medewerkers te beantwoorden. De focus tijdens een zeepkistsessie ligt op: procesinformatie, updates en de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Het betreft hier informatie op hoofdlijnen. Ook het regelmatig monitoren van ‘hoe de medewerkers in de fusie staan en waar zij behoefte aan hebben’ via de Mentimeter is onderdeel van de zeepkistsessies. Zeepkistsessies kennen twee richtingsverkeer, het gaat om het verstrekken als ophalen van informatie uit de drie organisaties. De kantinegesprekken kennen een meer informeel karakter. De kwartiermaker en een P&O adviseur is aanwezig. Hier kunnen medewerkers in gesprek met de

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

kwartiermaker over de veranderingen, planning etc. Natuurlijk wordt er steeds door de kwartiermaker een laatste stand van zaken gegeven en of een toelichting op belangrijke ontwikkelingen. o

Voornedagen medewerkers: Op basis van informatiebehoefte vanuit de kwartiermaker, projectmanager, of vanuit de werkgroepen worden er (digitale) Voornedagen voor medewerkers georganiseerd. Denk aan de bijeenkomst in de Brielsche aap van voor de zomervakantie of het fusiefestival eind september 2022.

o

Inspiratiesessies: Deze sessies zijn bedoeld om meer inzicht te krijgen in veranderprocessen. Cultuur en verbinding staan in deze sessies centraal. Inspirerende sprekers of ervaringsdeskundigen kunnen in een soort TED-talk collega’s inspireren, even boven de materie gaan zitten, reflecteren op het grotere geheel en bovenal motiveren. 1 à 2 stuks. Bijvoorbeeld begin van 2022 (laatste jaar) en eind maart/begin april (bij afronden 2e fase). Dit kan worden gedaan op Voornedagen medewerkers.

• Kennismakingstools Om gaande weg het proces al kennis met elkaar te maken, zullen er tools worden ontwikkeld, die digitaal en fysiek inzetbaar zijn. Van deze tools kunnen teams en medewerkers gebruik maken om elkaar beter te leren kennen. Denk hierbij aan vragenkaartjes, een quiz Hoe goed kennen we elkaar (zoals eerder gedaan in zeepkistsessie), een escaperoomkist met opdrachten, etc… Deze tools kunnen via de projectsecretaris worden opgevraagd.

4.5. Concrete afspraken • Als drie gemeenten verkondigen we gelijktijdig een eenduidige boodschap intern en extern. • Sterke inzet op beeldcommunicatie. Passend bij de projecthuisstijl, waarin beeld ook centraal staat. • In onze communicatie geldt: intern voor extern. Bij belangrijk nieuws/mijlpalen worden medewerkers eerst geïnformeerd om te voorkomen dat ze iets uit de krant moeten lezen. • Sterke inzet op het laagdrempelig creëren van de dialoog; wederkerigheid, zowel in- als extern, on- als offline. • In communicatie-uitingen gebruiken we het woord fusie in plaats van herindeling. • We monitoren de voortgang, dynamiek en het sentiment en stellen onze strategie waar nodig bij.

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

5. Kernboodschap 5.1. Externe kernboodschap De externe kernboodschap blijft herhalen wat de meerwaarde is van deze fusie (het waarom), geeft aan hoe de organisaties bezig zijn de bouw van de nieuwe organisatie en hoe je als inwoner, ondernemer of vertegenwoordiger van een maatschappelijke instelling hierover kunt meedenken. De drie gemeenten op Voorne bouwen samen aan één nieuwe gemeente - om zo aan de toekomstige opgaven te kunnen blijven voldoen - en de dienstverlening aan inwoners, maatschappelijke instellingen en ondernemers verder te verbeteren - door een sterkere positie binnen de regio te verkrijgen - waarbij het voorwaarde is dat de eigen identiteit van de verschillende dorpen en wijken behouden blijven. In deze fase is het belangrijk om voor de externe boodschap specifiek ook te richten op de verkiezingen van 23 november 2022 en de introductie van de nieuwe gemeenten en specifiek de communicatie over de dienstverlening na 1 januari voor de inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Specifieke boodschappen hiervoor worden uitgewerkt binnen de projectplannen.

5.2. Interne kernboodschap De interne kernboodschap in deze fase legt de nadruk op het belang van sámen bouwen aan de nieuwe organisatie. We bouwen samen aan een nieuwe, sterke organisatie waarbij gelijkwaardigheid, openheid/transparantie, samenwerken en vertrouwen in het proces belangrijk zijn. De fusie geeft medewerkers ruimte om met eigen inzet en creativiteit te bouwen aan een nieuwe organisatie waar medewerkers zich thuis voelen. Dit binnen realistische kaders. In deze fase is het belangrijk vooral te richten op de communicatie vanuit het bouwteam P&O over plaatsing, functie en de arbeidsvoorwaarden. Daarvoor is een communicatieplan gemaakt, in dat traject worden specifieke boodschappen uitgewerkt.

5.3. Pay-off Voor het hele traject gebruiken we de pay-off ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’. Het is belangrijk om een korte boodschap te hebben die steeds terugkomt en richting geeft aan wat we doen. De naam Voorne aan Zee gebruiken we pas na 1-1-23 als de gemeente Voorne aan Zee ook daadwerkelijk bestaat.

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

6. Begroting Informatievoorziening bestuurlijke fusie Dit is de feitelijke interne en externe informatievoorziening over de bestuurlijke fusie in de eigen communicatiemiddelen van de drie gemeenten en het versturen van persberichten. Misschien ook een extra special in de gemeentepagina. Kosten informatievoorziening via bestaande (eigen) communicatiemiddelen:

10.000 euro

Participatietraject stakeholders Dit is de inzet voor het betrekken van alle stakeholders intern en extern om te zorgen dat de digitale participatietool Open Stad en de gemeentelijke middelen voor participatie ingezet kunnen worden, denk aan de burgerpanels. Het budget voor specifieke inzet komt bij de visies/opgave of vanuit het budget van de betreffende bouwstenen. Kosten participatie ondersteuning middelen en communicatie

50.000 euro

Uitbreiding project huisstijl Voor de nieuwe gemeente dient uiteraard een nieuwe huisstijl ontwikkeld te worden. Deze huisstijl wordt vanaf de start van de fusie gebruikt. Tot die tijd is er een andere, herkenbare, tijdelijke projectstijl / werkstijl ontwikkelt voor alle (interne en externe) communicatie-uitingen. Om dit traject een herkenbaar beeld te geven en te zorgen voor een stijl die het traject ondersteunt, zijn er mogelijk aanvullende middelen nodig. Kosten uitbreiding werkstijl

10.000 euro

Dynamiek De fusie is een dynamisch proces en ook de tijd waarin we deze uitvoeren met corona heeft in de eerste fase laten zien dat dit invloed heeft op de communicatie met stakeholders en hoe we dat doen. Daarom nemen we in deze begroting ook geld op om die dynamiek te kunnen opvangen. Inclusief eventuele maatregelen ivm corona. Kosten onvoorzien Campagne Opkomstbevordering Verkiezingen

35.000 euro 15.000 euro+ 50.000 euro extra voor verkiezingskrant (BRT besluit van 16-08-22)

Introductie nieuwe gemeente - Welkomstpakket voor de medewerkers met nieuwe huisstijl en overgang - Welkom voor de inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen - Campagne in de buitenruimte in december met wisseling van gemeente B<H<W naar gemeente Voorne aan Zee met introductievideo

50.000 euro 100.00 euro 75.000 euro

Interne communicatie en communicatieuitingen van alle veranderingen met visualisaties, drukwerk opmaak etc. - kosten afhankelijk van wat nodig is. Het omzetten van alle beleidstukken gemeente Voorne aan Zee van de werkhuisstijl naar de nieuwe gemeente huisstijl. – kosten afhankelijk van wat nodig is.

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

Kosten totaal voor de derde fase

345.000 euro

7. Fasering communicatiemomenten en kalender Samen met de kwartiermaker, de projectmanager en de PMO-er worden mijlpalen gemarkeerd op de maandkalenders. Deze mijlpalen zijn leidend voor de communicatiemomenten met interne en externe doelgroepen.

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

Bijlage 1. Mediastrategie (concept 29/8/22) 1. Inleiding Voor u ligt de mediastrategie die hoort bij het traject ‘Op weg naar één gemeente op Voorne’. Deze strategie gaat in op het eenduidig naar buiten brengen van informatie / hoe te communiceren met de media over de fusie op Voorne. Uitgangspunt bij deze media-aanpak is de communicatie- en participatiestrategie. Inmiddels is een beoogd secretaris-directeur aangesteld voor de nieuwe gemeente in oprichting.

2. Het medialandschap: lokale media Wanneer we spreken over dé media op Voorne hebben we het over de volgende regionale media: AD Rotterdams Dagblad RTV Rijnmond Briels Nieuwland Groot Hellevoet Weekblad Westvoorne LinqMedia online nieuwsplatformen, zoals Voorne-Putten nieuws etc.

3. Onze mediamomenten In onze communicatiestrategie beschrijven we de communicatiemijlpalen die voor externe stakeholders (waaronder media) van belang zijn. Omdat de meeste mijlpalen ook voor onze interne doelgroepen van belang zijn, geldt hierbij steeds: intern voor extern. We moeten voorkomen dat onze medewerkers nieuws over de fusie tot zich krijgen via de media. In de communicatiestrategie, hoofdstuk 6, worden de communicatiemijlpalen benoemd.

4. Pers- en nieuwsberichten Bij de externe communicatiemijlpalen zal een persbericht uitgaan. Bij kleinere succesvolle stappen, zoals stappen in het proces worden nieuwsberichten opgesteld die op alle drie de websites en sociale media van de gemeenten worden geplaatst. En ook op de fusiewebsite www.naar1gemeenteopVoorne.nl en de gezamenlijke social media accounts. Het grote verschil tussen een persbericht en nieuwsbericht is dat een persbericht actief aan de media wordt aangeboden en een nieuwsbericht niet.

5. Wat te doen bij mediavragen? Alle proactieve berichtgeving, die door ons naar buiten wordt gebracht, kan vragen van media oproepen. Bij complexe onderwerpen is het mogelijk een korte Q & A-lijst op te stellen. Daarnaast is het natuurlijk ook mogelijk dat journalisten zelf met vragen komen. Media kunnen bestuurders, beleidsmedewerkers of direct betrokkenen benaderen met vragen over de mogelijke fusie. Om structuur aan te brengen in onze reactieve benadering van de media, gelden de volgende afspraken: Stap 1: Alle media worden bij vragen over de fusie standaard doorverwezen naar een van de betrokken communicatieadviseurs. Onafhankelijk om welke media het gaat of via welk kanaal de persvraag binnenkomt;

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

Stap 2: De communicatieadviseur vraagt de persvraag verder uit; Stap 3: De communicatieadviseur neemt contact op met de (coördinerend) woordvoerder (zie onder paragraaf 6) en stemt met deze woordvoerder af wie de persvraag inhoudelijk beantwoordt; Stap 4: De communicatieadviseur formuleert samen met de inhoudelijk betrokkene (afhankelijk van onderwerp van de vraag) een conceptantwoord; Stap 5: Dit conceptantwoord wordt bestuurlijk ter goedgekeurd voorgelegd aan de coördinerend woordvoerder. - De procesbegeleider ontvangt dit concept-antwoord in CC; Stap 6: De communicatieadviseur beantwoordt, na goedkeuring, en bij voorkeur schriftelijk, de pers. - Het BRT, ART, procesbegeleider en voorzitter fusiecommissie ontvangen een afschrift (cc) van de beantwoording; Stap 7: De communicatieadviseur noteert de persvraag en het gegeven antwoord op een persvragenformulier zodat altijd eenvoudig terug te zoeken is welke antwoorden op eerdere vragen zijn gegeven. - Indien de beantwoording van de persvraag leidt tot een artikel, wordt dit artikel gestuurd aan BRT, ART, procesbegeleider en voorzitter fusiecommissie. Om snel te kunnen schakelen zal een Whatsappgroep voor woordvoering over de fusie worden ingesteld. Hierin nemen deel: de betreffende communicatieadviseurs, de burgemeesters en de procesbegeleider.

6. Woordvoering Om eenduidig naar buiten toe te treden is het is raadzaam om afspraken te maken over wie wanneer het woord voert over dit fusietraject. Vanuit fusiecommissie De woordvoerder namens de fusiecommissie is de voorzitter. Indien gewenst kan team de fusiecommissie bij de woordvoering gefaciliteerd worden door de inzet van team communicatie. De fusiecommissie gaat daarbij zelf over de inhoud. Waar nodig vindt afstemming tussen de woordvoerders vanuit BRT en fusiecommissie plaats. Team communicatie kan met de voorzitter van de fusiecommissie de gewenste werkwijze bespreken. Vanuit bestuurlijk regieteam In de eerste twee fasen lag de coördinatie van het woordvoerderschap bij Milene Junius. Voor de derde fase moet hierover nog afstemming vinden in het BRT. Doel van het coördinerend woordvoerderschap is dat team communicatie binnen het BRT een vaste sparringpartner heeft bij mediavragen en zo snel en adequaat de persvraag kan behandelen. Vanuit ambtelijke organisatie i.o.

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022

Nieuw in deze fase is dat er een beoogd secretaris-directeur is aangesteld voor de nieuwe gemeente in oprichting. Doordat de komende maanden steeds duidelijker wordt hoe de nieuwe organisatie vorm krijgt, zal vanuit de media meer aandacht komen voor die nieuwe organisatie. Vooral praktische vragen over bijvoorbeeld locatie, grootte, dienstverlening, loketten. Vragen van deze aard kan de beoogd secretaris-directeur vanuit zijn rol beantwoorden. Team communicatie faciliteert en ondersteunt bij persvragen en interviews. Waar nodig vindt afstemming tussen de woordvoerders vanuit BRT en fusiecommissie plaats. Interviews radio/tv/video Bij de afhandeling van persvragen waarop een schriftelijke reactie voldoende is, wordt het stappenplan zoals uiteengezet in paragraaf 5 gevolgd. Mocht het gaat om een media-aanvraag voor een interview (audio-visueel) dan wordt bij stap 3 door de coördinerend woordvoerder bepaald wie het woord voert. Bij politiek-bestuurlijke vragen zal dit veelal de coördinerend woordvoerder zijn, maar bij inhoudelijke onderwerpen kan dit ook een wethouder zijn. Aanvragen voor (persoonlijke) interviews over de fusie worden voorbereid en begeleid door één van de communicatieadviseurs van de werkgroep Communicatie. Hierbij worden afspraken gemaakt over inzage voordat publicatie plaatsvindt en de mogelijke check op feitelijke onjuistheden.

7. Social media Wanneer we spreken over een media-aanpak, hebben we het natuurlijk ook over social media. Met social media bereiken we tegenwoordig immers vaak meer mensen dan met de traditionele media. Dit betekent dat we rondom iedere communicatiemijlpaal communiceren via de speciaal voor dit traject in het leven geroepen accounts op Facebook en Twitter. Ook de afzonderlijke gemeentelijke social media accounts gebruiken we om onze content te posten. Ook blijven we de social kanalen de komende maanden monitoren, brengen we het sentiment in kaart en reageren we waar nuttig of noodzakelijk (proactieve en reactieve webcare).

8.

Gemeentepagina

Alle drie de gemeenten hebben een wekelijkse gemeentepagina in een lokale krant. Belangrijke, formele mijlpalen kunnen ook op de gemeentepagina’s vermeld worden.

Communicatiestrategie 3e fase concept 30 augustus 2022