6.1b Implementatieplan huisstijl Voorne aan Zee

Implementatieplan huisstijl Gemeente Voorne aan Zee

Strategie huisstijlimplementatie Er zijn meerdere strategieën mogelijk voor huisstijlimplementatie. De twee uitersten zijn gefaseerde implementatie en big bang implementatie. Bij een gefaseerde implementatie wordt de nieuwe huisstijl op basis van vervanging toegepast. Zo wordt drukwerk pas in de nieuwe huisstijl besteld wanneer het oude drukwerk op is. Gedurende een bepaalde periode worden de oude huisstijlen en de nieuwe naast elkaar gebruikt. Bij een big bang implementatie wordt de oude huisstijl van het ene op het andere moment losgelaten en vervangen door de nieuwe huisstijl. Hiermee houden de oude huisstijlen ineens op te bestaan. Omdat de huidige drie gemeenten per 1 januari 2023 ophouden te bestaan, zou het de voorkeur hebben om te kiezen voor een big bang implementatie. De de oude huisstijlen worden dan niet meer gebruikt. Gezien de korte tijdsperiode tussen de oplevering van de nieuwe huisstijl (eerste week oktober 2022) en de start van gemeente Voorne aan Zee is dit qua planning niet haalbaar. Daarom wordt gekozen voor een combinatie van gefaseerde implementatie en big bang implementatie, waarbij de belangrijkste huisstijldragers per 1 januari 2023 worden vervangen.

We wachten niet tot oud drukwerk of andere middelen op zijn, maar streven ernaar om de overige huisstijldragers in het eerste halfjaar 2023, of zoveel eerder als mogelijk is, te voorzien van de nieuwe huisstijl. Om dit te realiseren worden de volgende stappen gezet:

1. Inventarisatie huisstijldragers De drie gemeenten hebben eind 2021 al een inventarisatie gemaakt van de huidige huisstijldragers. Deze zijn samengevoegd tot één overzicht (zie bijlage), waarin is aangegeven welke middelen op 1 januari zijn aangepast in de nieuwe huisstijl en welke middelen in 2023 in overleg met de afdelingen gefaseerd worden aangepast. Met ingang van maandag 2 januari 2023 zijn in ieder geval de volgende middelen voorzien van de huisstijl van gemeente Voorne aan Zee: -

Briefpapier en enveloppen Visitekaartjes Voorbladen rapporten/beleidsstukken etc. Powerpoint-presentatie Vlaggen/banieren E-mail ondertekening Gemeentepagina Pennen en schrijfblokken gelinieerd Website en intranet Posters Bebording op de gemeentehuizen en milieustraten Welkomstborden bij ingangswegen gemeente

2. Planning Oplevering huisstijl Op 27 september 2022 neemt het BRT een besluit over de keuze van het logo. Daarna wordt de huisstijl verder uitgewerkt door het ontwerpbureau. Het huisstijlhandboek en de ontwerpen voor de eerste middelen worden in week 40 (3-7 oktober)opgeleverd. De werkgroep huisstijl dient als vraagbaak voor de afdelingen/bouwteams en zorgt voor ondersteuning bij het realiseren van de benodigde communicatiemiddelen. De huisstijl van gemeente Voorne aan Zee wordt eerst intern gelanceerd om draagvlak te creëren en medewerkers aan de nieuwe huisstijl te laten wennen. De werkgroep Huisstijl zorgt voor een warme overdracht aan de bouwteams. Naar verwachting wordt de huisstijl half oktober extern gelanceerd.

Lancering huisstijl intern Tijdens het Fusie Festival op 29 september wordt door de kwartiermaker tijdens zijn welkomstwoord middels een video het gekozen logo voor gemeente Voorne aan Zee onthuld. Dit is aan het begin van het festival. Daarna worden gebakjes/petit fours met een afbeelding van het logo uitgedeeld om dit met elkaar te vieren. Omdat de lancering extern nog moet plaatsvinden (medio oktober), worden nog geen middelen uitgedeeld waar het logo op gedrukt of geprint is. Aan het einde van de ochtendsessie én aan het einde van de middagsessie wordt er ook een video getoond met mooie beelden van Voorne aan Zee waarin de merkwaarden terug komen. De video wordt afgesloten met het logo van gemeente Voorne aan Zee. In week 40 wordt het huisstijlhandboek en de huisstijlelementen op de drie intranetten van de huidige gemeenten geplaatst, zodat de afdelingen/bouwteams hier zo snel mogelijk mee aan de slag kunnen. Het huisstijlhandboek is digitaal te raadplegen en biedt naast instructies, richtlijnen en voorbeelden alle huisstijlbestanden op één plek voor de gebruikers. Een digitaal handboek is dynamisch waardoor het up-to-date kan worden gehouden en in het handboek wordt direct verwezen naar essentiële huisstijlelementen zoals verschillende versies van het logo en lettertypen. De komende periode zal er nog genoeg ontwikkeld worden.

Doordat het huisstijlhandboek digitaal is kunnen we dit altijd direct aanvullen. Om de medewerkers al een beetje te laten wennen aan Voorne aan Zee willen we na deze week het nieuwe logo op subtiele wijze toevoegen aan de e-mailondertekening. Met Syntrophos wordt nog besproken hoe dit gerealiseerd kan worden. Andere ideeën voor op een later moment:  Startpakketje voor alle medewerkers in de eerste week van januari met o.a. pen, schrijfblok, leuke attentie.  Duurzame koffie/theebeker voor alle medewerkers. Lancering huisstijl extern In week 40 en 41 worden dezelfde communicatiemiddelen ingezet als bij de campagne voor de keuze tussen de twee logo’s. Hiervoor wordt een korte video gemaakt door het ontwerpbureau waarin het gekozen logo wordt onthuld. De overige middelen die ingezet worden zijn: city-displays om de lantarenpalen langs doorgaande wegen, advertenties op de gemeentepagina’s, social media en de LED-schermen in Hellevoetsluis. In de week van 10 oktober (week 41) wordt een persbericht verstuurd waarin de keuze voor het logo bekend wordt gemaakt met een foto waarop de drie huidige burgemeesters een bord met het logo laten zien. Om inwoners te laten wennen aan de nieuwe huisstijl worden op een aantal plekken in de gemeenten waar veel mensen komen, (bouw)borden/frames geplaatst waarop het logo en de huisstijl van de toekomstige gemeente worden getoond.

Deze borden blijven tot eind december staan. Andere ideeën die nog verder uitgewerkt/onderzocht worden:   

Wij vieren feest! Hoe kunnen we dit visueel laten leven in het straatbeeld? Zoals Brielle heeft met de vlaggetjes? Grote gekleurde blokken (huisstijlelementen) op drukke plekken plaatsen en daar op bepaalde dagen linnentasjes of mokken of iets anders met de nieuwe huisstijl uitdelen. Flyer of brievenbuspakketje h-a-h bezorgen (Let op: 33.000 huishoudens in Voorne aan Zee) Insteek: Dit is gemeente Voorne aan Zee, gezamenlijk met merkwaarden in de vorm van een verjaardag pitch

Samenvatting planning Datum 27 september 29 september 3/4 oktober 3/4 oktober Vanaf 11 oktober Vanaf 11 oktober 12 oktober 12 oktober 12 oktober Nader te bepalen

Actie Definitieve keuze logo door BRT Bekendmaking gekozen logo aan interne organisatie tijdens Fusie Festival Oplevering huisstijlhandboek en plaatsing op intranetten Start interne communicatie en ondersteuning afdelingen bij realisatie middelen. City-displays met A0-posters LED-schermen Hellevoetsluis Advertentie gemeentepagina’s BR, HVS en WV Persbericht bekendmaking keuze logo Video op website naar1gemeenteopvoorne.nl en social media Plaatsing (bouw)borden op zichtbare plekken in de gemeenten zodat men ook in het straatbeeld al kan wennen aan de nieuwe huisstijl

3. Budget In het budget voor de werkgroep huisstijl is € 200.000,- opgenomen voor de implementatie van huisstijlmiddelen. Dit budget wordt gebruikt voor de lancering van het nieuwe logo (intern en extern) en het ontwerpen en realiseren van communicatiemiddelen in de huisstijl van Voorne aan Zee.

4. Beheer huisstijl Voorne aan Zee Het beheer en de bewaking van de huisstijl ligt bij team Communicatie. Dat houdt in dat alle contacten met vormgevers, drukkerijen, fotografen e.d. lopen via team Communicatie. Contacten met specifieke leveranciers van de vakafdelingen, bijvoorbeeld voor (gevel)bebording of autobestickering, lopen via de vakafdelingen zelf. Een ontwerp moet wel altijd worden goedgekeurd door team Communicatie voordat deze mag worden toegepast. Brand portal De werkgroep huisstijl adviseert om de mogelijkheden en kosten van een brand portal te onderzoeken. Een brand portal is een online platform waarmee medewerkers op eenvoudige wijze communicatiemiddelen in de huisstijl kunnen maken en bestellen. In de brand portal kunnen ook mediabestanden worden opgeslagen die voldoen aan de vastgestelde fotografierichtlijnen. De gemaakte middelen voldoen dan ook aan de wettelijke eisen voor digitale toegankelijkheid zodat ze zonder problemen op de website kunnen worden geplaatst.