5b. 211129 Fasedoc DVC B afsluiting beeldvormende fase.docx

Afsluiting beeldvormende fase, valideren opbrengst beeldvorming Datum:

13 december 2021

Van:

Kernteam dienstverleningsconcept

Voor:

ART en daarna BRT Onderwerp: Afsluiting beeldvormende fase Besturingsvisie Doorsturen naar: WOR-platform: BRT: Fusiecommissie:

13 december 2021 (beeld; ter info) 21 december 2021(beeld) 17 januari 2021 (oordeel)

Interne adviezen: PMO’er Communicatie

n.v.t. positief

1. Besluit De inventarisatie van de ‘beelden’ over dienstverlening ter kennis nemen (bijlage 1). Ter informatie is een eerste opzet van de hoofdstuk indeling met een eerste korte vulling van het algemene deel van het dienstverleningsconcept gevoegd (bijlage 2). 2. Aanleiding De basis van het dienstverleningsconcept ligt in de toekomstvisie. We kunnen wel stellen dat de dienstverleningsvisie is benoemd en beschreven in deze strategische visie. De toekomstvisie én alle onderliggende stukken is voor ons de basis geweest voor het verder uitvragen van de beelden over dienstverlening. De onderliggende vraag was hierin ‘hoe gaan wij de dienstverlening vorm geven en hoe maken we een eerste stap van visie naar uitvoering in het concept’. Het concept vormt het kompas, ofwel de kompassen, voor verdere invulling in de bouwstenen en het organisatiespoor. 3. Argumenten/resultaten De afsluiting van de beeldvormende fase is het moment waarop we de opbrengsten valideren; wordt de opbrengst uit deze fase herkend en zijn de accenten op een juiste wijze vorm gegeven? Binnen de oordeelsfase kunnen we met deze punten aan de slag om het te verwerken in het stuk ‘Dienstverleningsconcept’. Wel is al nagedacht over de indeling van het stuk en dat heeft geleid tot een eerste opzetje van het concept.

Dit is nog een werkdocument waarbij de eerste aanzet is gegeven in de inrichting en de eerste pennenstreken voor de inleiding en het hoofdstuk ‘basis op orde’. 4. Aanpak/uitvoering Voor de beeldvormende fase zijn de volgend acties ondernomen in het verzamelen van beelden:  27 september e.v. Beelden vanuit inwoners en ondernemers Onderzoek en verzamelen dienstverlenings-elementen uit de strategische visie en alle onderliggende stukken. Deze deskresearch is gericht op het verzamelen van alle input vanuit inwoners en ondernemers. Gesteld kan worden dat hiermee ook veel input van de raad is meegenomen.  25 oktober 2021 B-ART Beeldvormende sessie aan de hand van stellingen  3 november 2021 Portefeuillehouders dienstverlening Informeel gesprek waarbij ook de stellingen uit het ART zijn besproken.

 16 november 2021 Voornedag colleges Inspiratiesessie aan de hand van de casus Molenwaard met aansluitend beeldvorming via de Mentimeter.  25 november 2021 Voornedag MT's Beeldvormende bijeenkomst waarbij dienstverlening vooral vanuit de optiek van het management is uitgevraagd met input via de Mentimeter.  2 december 2021 Voornedag medewerkers Sessie met medewerkers (ongeveer 90 mensen ingelogd) waarbij de opzet van dienstverlening naar Voorne aan Zee is besproken vanuit het gezichtspunt van de medewerkers. Ook weer via de Mentimeter opbrengsten binnengehaald.  9 december 2021 Bijeenkomsten accommodaties en de werven Om goede dekking te hebben binnen de organisaties is speciale aandacht gegeven aan de buitendiensten en de accommodaties (Brielle en Westvoorne). Dit ook gelet op hun belangrijke functie en inzet als het om dienstverlening gaat; in de frontlinie. Aandachtspunt is nog het meenemen van de fusiecommissie in dit stadium. Dit staat gepland voor 17 januari 2022. 5. Communicatie De communicatie, of misschien wel de interne participatie, over dit onderwerp is op de dienstverlenende leest gesteld ;-). Alle interne doelgroepen zijn meegenomen in de beeldvorming (zie punt 4). Verder is het WOR platform en de griffie betrokken als agendaleden in het kernteam en kunnen zij ook bij direct bij alle stukken.

In het kader van ‘open en transparant’ is verder de intranetgroep ‘Dienstverlening Voorne aan Zee’ aangemaakt (momenteel 65 leden). In deze groep worden alle stukken en agenda’s gedeeld die we opmaken in het kader van het dienstverleningsconcept. 6. Kosten en dekking Geen kosten gemaakt. Wordt opgezet met eigen mensen. 7. Risico’s en maatregelen De planning is duidelijk en strak. Zeker gelet op de naderende kerstperiode is dat een aandachtspunt. Vooralsnog is de verwachting dat alle mijlpalen worden gehaald. De interne communicatie over de uitkomsten van de beeldvorming, oordeelsvorming en de planning voor besluitvorming verloopt via intranet. In de groep Dienstverlening Voorne aan Zee, maar ook algemeen via het fusiemenu. Verder wordt bekeken of er in de zeepkistsessies een terugkoppeling wordt gegeven over de verschillende stappen en fasen. Na de besluitvorming over het dienstverleningsconcept wordt dit via intranet bekend gemaakt. Extern wordt het dienstverleningsconcept gedeeld via de website www.naar1gemeenteopvoorne.nl. en via de gemeentelijke communicatiemiddelen.

Bijlagen: 1. Overzicht beelden vanuit de diverse bijeenkomsten Het overzicht geeft inzicht in de beelden die zijn opgehaald. Vooruitlopend op de oordeelsvorming zijn al de thema’s geduid. In de oordeelsvorming zelf wordt de duiding verder uitgewerkt. Naar de besluitvorming toe worden de opdrachten of uitgangspunten voor de verdere uitwerking in de bouwstenen en het organisatiespoor meegegeven. 2. Eerste contouren van het stuk ‘Dienstverleningsconcept’ Voor het dienstverleningsconcept is de indeling van de I-visie gevolgd. Dit geeft een duidelijke indeling die rekening houdt met de verwachtingen voor de dienstverlening door de nieuwe gemeente. Hier maken wij een knip tussen de basis op orde (op 1 januari 2023) en de start van de innovatie (vanaf 1 januari 2023). Het is nog een eerste opzet, slechts het skelet, daar natuurlijk eerst een validatie van de beeldvorming plaats moet vinden en de richting moet worden gegeven in de oordeelsvorming.

Planning / mijlpalen: 13 december 2021 20 december 2021 21 december 2021 4 januari 2022 17 januari 2022 24 januari 2022 1 februari 2022 14 februari 2022 22 februari 2022 23 maart 2022

ART beeldvorming ART oordeelsvorming BRT beeldvorming BRT oordeelsvorming (schriftelijk) Fusiecommissie beeld- en oordeelsvorming ART besluitvorming BRT besluitvorming Fusiecommissie besluitvorming Colleges besluitvorming Raden besluitvorming

In dit overzicht zijn niet de terugkoppelmomenten naar portefeuillehouders, zeepkistsessies en de Voornedagen (colleges, MT en collega’s) opgenomen. Op verschillende momenten tot aan de besluitvorming komen deze nog in beeld