5a. AANGEPASTE VERSIE 220512 Huisvestingsvisie Voorne aan Zee
Tekst van het document
Huisvestingsvisie gemeente Voorne aan Zee
Inhoud
1
Visie en ambitie huisvesting • •
Samenhang van visies Visie en ambities
Vertaling naar huisvesting
2 3
• • • • • • • •
Huis van de gemeente Fysieke dienstverlening op 1 locatie Aanwezig in dorpen en wijken Bereikbaar Ondersteunt hybride werken / werkproces Flexibel en multifunctioneel Duurzaam, gezond en vitaal Randvoorwaarden
4 5
6
Huisvestingsmodel en -behoefte • •
Voorkeursmodel Bijbehorende ruimtebehoefte
Bijlagen
Huidige situatie •
Aanbod huidige vastgoed
Huisvestingsplan • • •
Match vraag en aanbod Zonering en indelingsprincipes Indeling Raadzaal
Routekaart • • •
Routekaart korte- en lange termijn Routekaart lange termijn Korte termijn: basis op orde
I: Ambitieposter II: Doorlopen proces III: Alternatieve huisvestingsmodellen IV: Ruimtebehoefte V: Uitgebreid overzicht huidige aanbod VI: Zonering en indelingsprincipe VII: Theoretische modellen Raadzaal
2
Inleiding Vanaf 1 januari 2023 vormen Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne een nieuwe gemeente: Voorne aan Zee. De gemeente wil met deze fusie zorgen voor meer bestuurskracht, een grotere sterke organisatie en een financieel gezonde gemeente. Hierbij zet de gemeente in op opgavegericht werken; welke de grenzen van vakgebieden en bestuurslagen overstijgt. Om dit te bereiken focust gemeente Voorne aan Zee zich in de toekomst op een aantal belangrijke opgaven. •
Het Landschap centraal; de gemeente wil een veilige, gezonde, leefbare en duurzame omgeving creëren waar balans tussen rust en ruimte zich goed verhoudt tot het ontwikkelen van recreatie en het aantrekken van toerisme.
•
Vitale en sociale dorpen en wijken; de gemeente wil blijvend inzetten op de bereikbaarheid en voorzieningen van dorpen en wijken, en daarbij de inwoners voorzien in hun behoeften voor verschillende woningen. De gemeente sluit hierbij aan met het gebieds- en gemeenschapsgericht werken in de vertrouwde omgeving, bestaande netwerken en ontmoetingsplaatsen.
•
Werken en ondernemen stimuleren en ondersteunen; het hanteren van een rode loper aanpak voor ondernemers. Voorne aan Zee zet in op een adequaat onderwijsaanbod en een activerend arbeidsmarktbeleid. In de samenwerkingsverbanden werkt de gemeente aan nauwe relaties met ondernemers en onderwijs (triple helix).
•
Samen duurzaam; in samenhang oppakken van ontwikkelingen als de energietransitie, circulaire economie, een duurzaam voedselsysteem en klimaatadaptie.
Deze missie en opgaven zijn vertaald in meerdere visies, namelijk: de besturingsvisie, de visie op dienstverlening en de I-visie. Deze visies zijn de basis voor de manier van werken binnen de gemeente en de gewenste dienstverlening aan de inwoners. Om deze nieuwe manier van werken en de dienstverlening volledig tot zijn recht te laten komen moet de huisvesting deze ontwikkelingen ondersteunen. Dit is vertaald in een huisvestingsvisie; wat is de stip op de horizon en welke stappen zijn wanneer in de tijd nodig om deze stip te bereiken? Deze visie als onderdeel van het grote geheel ondersteunt hiermee de missie, visies en opgaven en biedt concrete handvatten om de gewenste situatie voor Voorne aan Zee te verwezenlijken. Op de volgende pagina wordt de samenhang van de verschillende visies weergegeven met daarbij de uitgangspunten welke als basis voor de huisvestingsvisie dienen.
Bron: Toekomstvisie gemeente Voorne aan Zee
3
Samenhang van visies De huisvestingsvisie staat niet op zichzelf, maar is een belangrijk onderdeel van een grotere ontwikkeling (zie ook onderstaande visies, zoals de I-visie en de besturingsvisie). Toekomstvisie Voorne aan Zee Missie en opgaven waar aan gewerkt wordt
De besturingsvisie
Het dienstverleningsconcept
- rol van de gemeente - ambtelijke en bestuurlijke samenwerking - vormgeving organisatie
- uitgangspunten dienstverlening - toegang tot en kwaliteit van producten en diensten
De I-visie
De huisvestingsvisie
- kaders informatievoorziening - richting geven aan informatievoorziening en veilig en slim gebruik data
- Randvoorwaarde voor plekken waar wij werken - bijdragen aan opgaven en doelstellingen - bijdragen aan manier van werken
Gezonde en veilige plek om te wonen, werken en recreëren Landschap centraal Vitale en sociale dorpen en wijken Werken en ondernemen stimuleren en ondersteunen Samen duurzaam
De besturingsvisie (o.a.): - opgavegericht en programmatisch werken, samen met raad, college, inwoners, maatschappelijke partners, ondernemers, etc. - veilig en vitaal werkklimaat - uitgangspunten afdelingen en omvang organisatie - hybride werken
Het dienstverleningsconcept (o.a.): - letterlijk en figuurlijk nabij: dorpsen wijkgericht werken - digitaal waar het kan, persoonlijk waar het nodig is - hybride werken
De I-visie (o.a.): - randvoorwaarde voor hybride werken en digitale dienstverlening → bepaalt mede tempo verandering - voorziet in plaats- en tijdsafhankelijk werken - digivaardigheid inwoners en medewerkers op orde
Huisvestingsvisie ondersteunend aan de verschillende visies 4
Visie en ambities Het ontwikkelen van een passende huisvestingsvisie begint bij de organisatie. De visie en ambities vormen het kader waar vanuit invulling wordt gegeven aan de nieuwe manier van werken en dienstverlening voor gemeente Voorne aan Zee. De eerste stap van het traject is daarmee het vertalen/concretiseren van de reeds geformuleerde ambities in een huisvestingsambitie. Hiertoe zijn ‘ambitiesessies’ georganiseerd in diverse samenstellingen. Dit heeft geresulteerd in input op meerdere thema’s, namelijk: ambities voor de huisvesting binnen programmatisch werken, de dienstverlening en de bedrijfsvoering. Per thema zijn vragen gesteld als ‘Hoe kan de huisvesting hieraan bijdragen?’, ‘Wat hebben we nodig om deze ambitie te realiseren of te ondersteunen?’ en ‘Wat verdient prioriteit voor de korte- en middellange termijn?’. De opgehaalde huisvestingsambities met bijbehorende prioritering zijn verwerkt in een ambitieposter, rechts weergegeven. Voor een grotere weergave, zie bijlage I. Deze ambitieposter vormt de input voor de huisvestingsvisie en is ingezet als communicatiemiddel naar meerdere gremia. Het volledig doorlopen proces om tot een huisvestingsvisie te komen is weergegeven in bijlage II. 5
Vertaling naar huisvesting Zoals in de inleiding benoemd volgt de huisvestingsvisie uit de andere visies die opgesteld zijn voor de gemeente Voorne aan Zee. De uitgangspunten uit deze visies zijn in naast staande afbeelding vertaald naar huisvesting. Samen met de uitgangspunten uit de ambitieposter vormen deze de ingrediënten voor de huisvestingsvisie – de stip op de horizon. Deze worden op de volgende pagina’s toegelicht. Daarnaast is ook nog een aantal randvoorwaarden voor de toekomstige huisvesting van de gemeente Voorne aan Zee meegegeven.
6
Huis van de gemeente
Het Huis van de gemeente is dé ontmoetingsplek voor medewerkers, inwoners, maatschappelijke partners en ondernemers. Dit wordt gerealiseerd door het beschikbaar stellen van faciliteiten, zoals ontmoetingsruimten, vergaderruimtes, een multifunctionele raadzaal en een restauratieve voorziening. Uitgangspunt is een deel van deze faciliteiten ook toegankelijk te maken voor maatschappelijke partners en ondernemers. De ontvangsthal van de gemeente dient een warm welkom te creëren voor alle gebruikers. Idealiter bevindt zich achter de ontvangsthal, in een beveiligde zone, het bestuurscentrum met vergaderruimten en de raadzaal en trouwzaal. Deze ruimten zijn multifunctioneel inzetbaar. Hiermee wordt de samenwerking tussen inwoners, maatschappelijke partners en ondernemers goed gefaciliteerd. Bovendien vervult het Huis van de gemeente daarmee een regiofunctie. Door het Huis van de gemeente multifunctioneel op te zetten biedt het ook mogelijkheden medewerkers te faciliteren. Dit begint met de medewerkers een goed aanbod in het restaurant te bieden en daar een fijne en aantrekkelijke ontmoetingsplek te maken. Maar er kan ook onderzocht worden of het mogelijk is aanbieders van ondersteunende diensten zoals kinderopvang, stomerij, etc. een plek te bieden. Zaken die bijdragen aan de levendigheid van de locatie en bijdragen aan de werkprivé balans van medewerkers.
Of dit mogelijk is dient nader getoetst te worden bij toepassing op een specifieke locatie.
Figuur 1: Serviceplein gemeente Alphen aan den Rijn
Figuur 2: Referentie gemeentehuis Woerden
7
Fysieke dienstverlening op 1 locatie
De visie van gemeente Voorne aan Zee op de dienstverlening is uitgewerkt in het dienstverleningsconcept. Dit concept is de eerste uitwerking naar uitgangspunten en keuzes voor de wijze waarop de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties vormgegeven wordt. Uitgangspunten van de dienstverlening zijn de klant centraal, nabijheid, professionele en gastvrije houding & gedrag en het zijn van een open overheid. Dit vertaalt zich naar het uitgangspunt om (op termijn) dienstverlening aan te bieden vanuit één loket en daarmee ook op één locatie. Nabij het loket biedt een serviceplein de mogelijkheid om uit te wijken en de bezoeker een klantgerichte, persoonlijke service te bieden. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor het aanvragen van een vergunning. Het serviceplein is voorzien van meerdere bureaus waaraan twee/drie stoelen staan. Dit serviceplein draagt tevens bij aan de gastvrijheid naar de inwoners. Om de overstap naar één loket voor de inwoners minder groot te maken, wordt in de beginfase (vanaf januari 2023) nog gebruik gemaakt van drie loketten. Eén in Hellevoetsluis, één in Brielle en één in Westvoorne met gebruik van de bestaande locaties. Deze worden wel geüniformeerd in werkwijze en vanuit een punt aangestuurd.
De huisvesting vanuit één loket en één locatie vraagt om de uitstraling van een visitekaartje. Toegankelijkheid, gastvrijheid en een uitnodigende en laagdrempelige uitstraling zijn hiervoor van groot belang en zullen inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties uitnodigen de gemeente te bezoeken. Het huisvesten op één locatie vraagt tevens om extra aandacht voor de toegankelijkheid van het sociaal domein, waarbij dit aspect nog belangrijker is. Uitgangspunt is daarmee een aparte ingang en dus een apart loket voor het sociaal domein.
Bron: Toekomstvisie gemeente Voorne aan Zee
8
Aanwezig in dorpen en wijken
Naast het meest in het oog lopende en tastbare deel van de dienstverlening op één locatie is er ook aanwezigheid in dorpen en wijken. Dit vindt plaats door middel van decentrale zelfvoorzienende clusters (fysiek dan wel mobiel of hybride) die het werken in de wijk ondersteunen. Dit biedt de mogelijkheid voor ambtenaren om aanwezig te zijn in dorpen en wijken, indien nodig. Vanuit het oogpunt van duurzaamheid, efficiëntie en om het gemeentelijk vastgoed te benutten zullen voor het werken in de wijk bestaande locaties worden gebruikt. De gemeenten bezitten over ruim aanbod van vastgoed, dat geschikt is om het werken in de wijk te realiseren, zoals bestaande buurthuizen, scholen en eventueel leegstaand vastgoed. Aanwezigheid in dorpen en wijken draagt bij aan ‘dienstverlening dichtbij’. Middels werken in de wijk kunnen ambtenaren makkelijker en direct in contact komen te staan met de inwoners en zich inleven in wat er speelt. Ook het bestuur komt hierbij dichtbij te staan en vindt daardoor een goede aansluiting met waar elk dorp en elke wijk behoefte aan heeft.
9
Bereikbaar
Uitgangspunt is een goede bereikbaarheid voor de gemeente Voorne aan Zee, zowel voor de medewerkers als voor inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners. De wens is dat de locatie met alle vormen van vervoer goed te bereiken is. Zowel met de auto, OV als op de fiets en lopend. Met name OV bereikbaarheid is een aandachtspunt op het eiland. Evenals parkeergelegenheid in de (oude) dorpen en wijken. Daarbij dient de gemeente (integraal) toegankelijk te zijn met speciale aandacht voor bezoekers met een beperking. Vanuit de dienstverlening van de gemeente Voorne aan Zee is het uitgangspunt dat de gemeente fysiek en digitaal toegankelijk is. Dit betekent voor de huisvesting dat zij open, transparant en benaderbaar moet zijn. De gemeente dient herkenbaar te zijn in zowel de huisstijl (het concept) als de bewegwijzering. Ook digitaal dient de dienstverlening goed ingeregeld te zijn. Door middel van meerdere communicatiemiddelen zal de aan de inwoners ook digitaal service verleend moeten worden. Bereikbaarheid draagt ook bij aan het zijn van een visitekaartje voor de gemeente. Het creëren van de omschreven toegankelijkheid en laagdrempeligheid draagt hier aan bij. Veiligheid dient te allen tijde gegarandeerd te zijn. Een balans tussen open en toegankelijk zijn, maar tegelijkertijd een goede veiligheid bieden voor alle gebruikers is erg belangrijk.
De huisvesting kan hierin faciliteren door het creëren van veiligheidsschillen en -protocollen en waar nodig de fysieke afstand tot de centrale ingang te vergroten.
Figuur 3: Openbaar Vervoer Voorne aan Zee
10
Ondersteunt hybride werken / werkproces
Uitgangspunt voor de huisvesting van de gemeente Voorne aan Zee is Hybride Werken. De gemeente Voorne aan Zee is een wendbare organisatie, dit vraagt huisvesting die mee gaat met de ontwikkeling in tijd. Daarmee worden de positieve ervaringen die de afgelopen jaren opgedaan zijn a.g.v. het thuiswerken door Corona gecombineerd met datgene dat gemist werd de afgelopen jaren. Dit betekent concreet dat de medewerkers van Voorne aan Zee tijd en plaats onafhankelijk werken. Daarbij kunnen ze kiezen tussen werken op het gemeentehuis, thuis of elders (op externe locaties in de dorpen of wijken bijvoorbeeld). Welke keuze gemaakt wordt is afhankelijk van de inhoud van het werk en de werkprocessen, afspraken binnen het team en persoonlijke voorkeur of situatie. Doordat het gemeentehuis niet meer de enige werklocatie is, maar medewerkers ook thuiswerken, zal er een verschuiving plaatsvinden in de functie van het kantoor: naast dat hier nog steeds werkplekken zullen zijn, zal het kantoor als samenwerk- en ontmoetingsplek aan belang winnen. De mix van soorten plekken zal dus wijzigen en de thuiswerkplek moet ook gefaciliteerd worden. Ook zullen de vergaderruimtes met hybride middelen worden uitgerust om zo hybride vergaderen te faciliteren.
Om beschikbare middelen effectief, efficiënt en duurzaam in te zetten, wordt in het stadskantoor in basis gekozen voor het delen van de werkplekken in de werkomgeving(*). Dit betekent dat er met een flexibiliteitsfactor gewerkt wordt, waarbij rekening wordt gehouden met piek- en dalmomenten. Op de volgende pagina wordt de te hanteren flexibiliteitsfactor verder toegelicht.
(*) indien sprake is van aangepaste werkplekken of plekken, die niet voor iedere medewerker toegankelijk zijn, dan worden er gebruiksafspraken gemaakt. Bv. in de vorm van voorkeursplekken.
11
Ondersteunt hybride werken / werkproces
Plaats onafhankelijk werken vraagt om een concept waarbij medewerkers elke dag een werkplek kiezen die past bij de activiteit. Dit betekent niet dat het team verspreid zit over heel het Stadskantoor. De herkenbaarheid van teams en het samenwerken wordt geborgd door vlekken toe te wijzen aan de verschillende afdelingen/teams. Elk team zal over een vast “honk” beschikken waar het team zich rondom bevindt. Deze vlekken overlappen elkaar, want het ene team is de ene dag meer aanwezig en het andere team een andere dag. Een deel van het team is misschien thuis of op een externe locatie. Deze balans tussen thuis of het gemeentehuis / elders wordt ook op de volgende pagina toegelicht. Hybride werken vraagt om een clean desk policy. Waar de medewerkers nu gewend zijn hun eigen kast met archief te bezitten, zullen zij deze (afhankelijk van de functie) zoveel mogelijk dienen te digitaliseren. Tot slot is het uitgangspunt de Raad, het College en de ambtenaren bij elkaar te huisvesten. Hiermee accentueert de huisvesting geen barrière tussen de Raad en de ambtelijke organisatie. Daarbij is wenselijk de griffie en fractiekamers nabij de raadzaal te huisvesten.
Bron: Toekomstvisie gemeente Voorne aan Zee
(*) indien sprake is van aangepaste werkplekken of plekken, die niet voor iedere medewerker toegankelijk zijn, dan worden er gebruiksafspraken gemaakt. Bv in de vorm van voorkeursplekken.
12
Ondersteunt hybride werken / werkproces
De flexibiliteitsfactor staat voor de hoeveelheid aanwezigheid van medewerkers in het Stadskantoor. Op basis van de eerder afgenomen enquêtes blijkt dat medewerkers circa 50% thuis willen werken in de toekomst. Medewerkers verrichten thuis het liefst geconcentreerd werk. De overige 50% werken zij elders (op het gemeentehuis of externe locatie). Dit betekent dat minimaal een flexibiliteitsfactor van 0,50 gehanteerd moet worden. Ook is een uitkomst van de enquête dat de dinsdag en donderdag als minst populaire thuiswerkdag wordt gezien en medewerkers deze dagen (gemiddeld) het vaakst naar het stadskantoor willen komen (zie figuur 4). Rekening houdend met deze piekdagen, waarbij uit de enquête blijkt dat deze dagen wel 70% van de medewerkers aanwezig kan zijn, wordt er in de ruimtebehoefte een flexibiliteitsfactor van 0,7 gehanteerd. Op deze manier wordt de balans gecreëerd tussen voldoende ruimte op piek dagen en het voorkomen van gevoel van leegte op minder bezette dagen.
0,7 Op welke dag(en wil je thuiswerken? 96 antwoorden
Op welke dag(en wil je thuiswerken? 86 antwoorden
28
37
Dinsdag
32 30
49 46 45
Woensdag Donderdag
38
Vrijdag
3
6
Ik kan door mijn functie niet thuiswerken
5 0
53
Maandag
39
Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Ik wil niet thuiswerken Ik kan door mijn functie niet thuiswerken
10
20
Figuur 4: Verwachte piekdagen Brielle (links) en Westvoorne (rechts) Bron: afgenomen enquêtes
30
40
50
0
10
20
30
40
NB: De enquêtes van gemeente Hellevoetsluis laten een vergelijkbaar resultaat zien
50
60 13
Flexibel en multifunctioneel
Uitwisselbaarheid van verschillende ruimtes zorgt voor multifunctioneel, flexibel en efficiënt ruimtegebruik. De teams binnen gemeente Voorne aan Zee hebben een overlappende ruimtebehoefte. Door niet aan elk team specifieke ruimtes toe te wijzen, maar er “gedeelde” ruimtes van te maken, wordt er efficiënt met ruimte omgegaan. Multifunctionaliteit wordt voornamelijk gecreëerd door de ruimtes zo in te richten dat deze voor meerdere doeleinden te gebruiken zijn. Gezamenlijk creëert dit een werkomgeving waar verschillende gebruikers een ruimte delen, die voor meerdere activiteiten te gebruiken is. De werkomgeving ondersteunt met een flexibele en multifunctionele huisvesting een combinatie van het huisvesten van teams en het huisvesten van teamoverstijgende activiteiten. Hoe deze mix in de werkomgeving wordt vormgegeven is onder het thema ‘ondersteunt hybride werken / werkproces’ toegelicht. Deze mix is herkenbaar in de clustering en zonering van de werkomgeving. Daarmee worden nieuwe samenwerkingsvormen (co-creatie en teamvorming) ondersteund.
Figuur 5: Te gebruiken door meerdere teams
Figuur 6: Te gebruiken voor meerdere activiteiten
Overlegruimte
Team organisatie & ondersteuning
Overlegruimte
Team Veiligheid & VTH
Functioneringsgesprek
Teamoverleg (hybride)
14
Duurzaam, gezond en vitaal
De huisvesting van de gemeente Voorne aan Zee is duurzaam en ondersteunt gezondheid en vitaliteit. De gemeente vervult hierin een voorbeeldfunctie. Dit krijgt via diverse aspecten invulling, zoals energieverbruik, materiaalgebruik, meubilair, het restaurant, gebruik van bestaande vastgoed, integratie van de omgeving, oog voor de medewerkers en duurzaam gedrag.
Gemeente Voorne aan Zee kan een bijdrage leveren door: Energielabel A++(+)
Gezond lunchaanbod
WELL-certificering
Vitaliteit stimuleren
Duurzaam materiaalgebruik
Gebruik bestaand vastgoed, bij afstoot aandacht voor herbestemming
Recycling
Dynamisch meubilair, zoals o.a. een bureaufiets
Aandacht voor welzijn en werkgeluk van medewerkers
Stimuleren van duurzaam gedrag
De omgeving bij de huisvesting betrekken; ruimte voor frisse lucht/ontspanning
15
Randvoorwaarden
Voldoen aan wet- en regelgeving, o.a. -
Voldoen aan ARBO eisen (bv minimale afmetingen van een werkplek)
-
Voldoen aan bouwbesluit (bv voldoende (dag)licht, binnenklimaat)
-
Een Risico-Inventarisatie en Evaluatie
Financieel: binnen exploitatie van de drie gemeenten bij elkaar Uitgangspunt is dat de exploitatielasten van gemeente Voorne aan Zee de huidige exploitatielasten van de drie gemeenten bij elkaar niet overstijgt. De exploitatie van de nieuwe / aangepaste huisvesting dient daarmee dus binnen de exploitatie van de drie gemeenten bij elkaar te blijven.
Ruimtelijk: voldoende m² om alle functies te huisvesten Uitgangspunt is dat de huisvesting voldoende vierkante meter biedt om alle functies te huisvesten. Aan de hand van een inventarisatie van de grootte van de toekomstige teams is dit getoetst.
16
Huisvestingsmodel en -behoefte De visie en ambities van gemeente Voorne aan Zee zijn vertaald in meerdere huisvestingsmodellen, waaronder: alles op één locatie huisvesten, een hoofdlocatie i.c.m. werken in de wijk, een bilocatie en een bilocatie i.c.m. werken in de wijk. Deze modellen zijn met verschillende gremia besproken en getoetst op de kansen, risico’s en de ruimtebehoefte waar de modellen om vragen. De afweging van de modellen is weergegeven in bijlage III. De voorkeursvariant betreft een hoofdlocatie i.c.m. het werken in de wijk (zie figuur 7). De belangrijkste argumenten voor deze keuze betreffen: • • •
Ambtenaren en bestuur op één locatie; stimuleert de samenwerking Dichtbij de burger en flexibel toegankelijk (digitaal, ambtenaar naar burger of burger naar de hoofdlocatie of locaties werken in de wijk) Stroomlijnen van het hybride werken en daarmee ook domein overstijgend werken
Hierbij is uitgegaan dat deze locatie voor de korte en midden-lange termijn moet voldoen. Denk hierbij aan een periode van 2-5 jaar. Het is aan het nieuwe bestuur van Voorne aan Zee om keuzes te maken voor de langere termijn.
Figuur 7: Hoofdlocatie i.c.m. werken in de wijk
17
Huisvestingsmodel en -behoefte Dit vraagt om onderstaande ruimtebehoefte voor gemeente Voorne aan Zee. Zie bijlage IV voor een nadere specificatie van de ruimtebehoefte.
Bureauwerkplekken
Aantal
m2 totaal
262
1.830
Kast, locker, pantry, reproruimte
349
Communicatiewerkplekken / aanlandplekken
259
595
Vergaderen (incl. fractiekamers)
160
368
7
138
Loket en serviceplein (gaat uit van 1 centraal loket) Werkplekken college
130
Restaurant
259
Ontmoetingspunten
166
Niet normatieve ruimten (*)
1.245
Overige ruimtes en overige gebruikers
180
Totaal m² FNO (afgerond):
5.300
Totaal m² BVO (afgerond):
7.950
18
Huisvestingsaanbod van de gemeenten
Zie bijlage IV voor de overige panden van gemeente Brielle
gemeentehuis
Stadskantoor
Brielle
Hellevoetsluis
Om de ruimtebehoefte van Voorne aan Zee te toetsen op het huidige aanbod is het aanbod van alle panden van de gemeente in kaart gebracht. In bijlage V is een uitgebreid overzicht weergegeven. 4 verdiepingen / 3200 m² BVO
Bedrijfsrestaurant en pantry op elke verdieping
269 bureauwerkplekken
Raadzaal van 310 m²
194 communicatie –en vergaderplekken
Trouwzalen en vergadervoorzieningen
Energielabel A++
Overige voorzieningen (burgerloket, drukkerij, inpandige auto- en fietsenstalling, gebedsruimte, doucheruimte etc.)
4 verdiepingen en overlegcentrum / 1500 m² BVO
Receptie burgerzaken Energielabel C
107 bureauwerkplekken 122 communicatie –en vergaderplekken
Overige voorzieningen doucheruimte, terras etc.)
Kantine (buiten gebruik)
Afsluitbare ruimte voor Politiepost
(postkamer,
19
gemeentehuis
Westvoorne
Huisvestingsaanbod van de gemeenten 3 verdiepingen / 2250 m² BVO
Raadzaal van 70 m² en trouwzaal
103 bureauwerkplekken
Koffiemachines op centrale plekken
96 communicatie –en vergaderplekken
Receptie en balie burgerzaken
Kantine
20
Match vraag en aanbod: huisvestingsplan Zoals eerder toegelicht is één hoofdlocatie i.c.m. werken in de wijk als voorkeursmodel genoemd. Dit model wordt hierna verder uitgewerkt. Eén hoofdlocatie i.c.m. werken in de wijk getoetst op het huidige vastgoed. Locatie Hellevoetsluis is geschikt als unilocatie, indien aanpassingen worden gedaan aan de huidige locatie om beter aan de ambities te voldoen: • Aanpassen werkomgeving aan hybride werken (meer communicatieplekken, minder werkplekken, flexibel gebruik, hybride vergaderfaciliteiten) • Creëren Huis van de gemeente: raadzaal, vergaderfaciliteiten, loket en serviceplein, multifunctioneel restaurant • Algemene upgrade van de locatie (meer open, transparanter, duurzamere uitstraling) • Aandacht voor de bereikbaarheid van deze locatie, bijvoorbeeld d.m.v. een mobiliteitsbeleid of deelvervoer Het dient nader onderzocht te worden of het mogelijk is in Hellevoetsluis een plek te bieden aan aanbieders van ondersteunende diensten zoals kinderopvang, stomerij, etc. Ook het multifunctioneel restaurant dient nader op haalbaarheid onderzocht te worden. Uitgangsput is dat deze locatie voor de korte en midden-lange termijn moet voldoen. Denk hierbij aan een periode van 2-5 jaar. Het is aan het nieuwe bestuur van Voorne aan Zee om keuzes te maken voor de langere termijn.
Investeringen die gedaan moeten worden om bovenstaande punten te realiseren moeten geen belemmering vormen voor besluitvorming (na 1-1-’23) voor de langere termijn. Het nieuwe huisvestingsplan wordt op de volgende pagina’s vertaald d.m.v.: • Ruimtebehoefte • Match met het huidige aanbod • Zonering en indelingsprincipes • Voorstel indeling Raadzaal Hellevoetsluis
Ruimtebehoefte
Match huidige aanbod
Zonering en indelingsprincipe
Voorstel indeling Raadzaal
Huisvestingsplan
21
Match vraag en aanbod: huisvestingsplan Werken in de wijk vraagt minimaal om: • 200 m² op n.t.b. locatie Brielle (incl. trouwzaal) • 135 m² locatie oudste deel gemeentehuis Westvoorne (evt. meer indien trouwzaal behouden) • 105 m² overige locaties bij partners of in scholen / bestaande locaties gemeenten (bijv. locatie de Man, Dukdalf BRES en verenigingsgebouw de Tinte)
Uit een studie op het huidige vastgoed van gemeente Brielle is gekomen dat meerdere panden voldoen om het werken in de wijk te realiseren. Naast de leegstaande panden in Brielle (met in het bijzonder het Arsenaal) biedt o.a. Sport –en Cultuurcentrum Dukdalf BRES mogelijkheden een voorziening te bieden voor werken in de wijk. Wanneer er gekozen wordt voor de hoofdlocatie Hellevoetsluis, betekent dit ook dat de huidige gemeentehuizen in Brielle en Rockanje op termijn niet (volledig) meer nodig zijn voor de gemeente. Voor het stadhuis in Brielle zijn meerdere herontwikkelingsmogelijkheden denkbaar, te weten woningen (appartementen), zorgunits of een dagelijks leven locatie met een ruimte voor kinderopvang. Voor het gemeentehuis in Rockanje geldt dat het oudste karakteristieke deel van het gemeentehuis geschikt is voor het werken in de wijk, als trouwlocatie en op korte termijn ook nog als loketfunctie. Dit is het meest zicht bepalende en representatieve gedeelte van het gemeentehuis. Het gedeelte van het gemeentehuis uit 1968 biedt geen voor de handliggende hergebruiksmogelijkheden. Dit zou duurzaam gesloopt kunnen worden om ruimte te maken voor een park/groenvoorziening, welke de kwaliteit en uitstraling van het gemeentehuis ten goede komt. Het derde deel van het gemeentehuis, de noodvoorziening, heeft zijn levensduur al ruim overschreden en zal ook duurzaam gesloopt worden.
In een vervolgstudie zal per locatie onderzocht moeten worden welke opties wenselijk en haalbaar zijn.
22
Zonering en indelingsprincipes Om een goede balans tussen ruimtes waar reuring is en waar juist in stilte gewerkt kan worden te realiseren, wordt een zonering van rust-ruis-rumoer toegepast. Specifieke plekken zoals de ontmoetingspunten en de ontvangsthal met burgerloket zijn van nature drukker: dit noemen we de rumoerzone. De werkplekken, communicatieplekken en vergaderplekken bevinden zich in de ruis-zone. En in de hoeken van het gebouw zal een rust-zone gecreëerd worden om in stilte te kunnen werken. De voorgestelde zonering is op elke verdieping duidelijk herkenbaar door de uniformiteit / kleurstelling / uitstraling. Deze zonering en indelingsprincipe komt voor zover mogelijk op elke vloer identiek terug. Alleen daar waar specifieke faciliteiten zijn (bv raadzaal, restaurant) wordt er van afgeweken. Op de volgende pagina is een impressie van de verschillende zones weergegeven. De volledige uitwerking in zonering van alle verdiepingen is te vinden in bijlage VI.
Figuur 8: Zonering begane grond
Figuur 9: Zonering eerste verdieping
23
Zonering en indelingsprincipes
Figuur 10: Impressie rust-zone gemeente Boxtel
Figuur 12: Impressie ruis-zone gemeente Woerden
Figuur 11: Impressie rumoer-zone gemeente Woerden
24
Zonering en indelingsprincipes De huidige indeling van het gemeentehuis van Hellevoetsluis beschikt over veel ruimtes met een bureauwerkplek en daarbij een overlegtafel. Door de bureaus of de overlegtafel weg te halen kan de ruimte geschikt gemaakt worden voor één functie. Zo krijgt elke ruimte zijn eigen functie. De maatvoering van 19 m², welke in veel ruimtes voor komt, is hiervoor geschikt. De wanden tussen deze ruimtes zijn te verwijderen, waardoor er grotere ruimtes gecreëerd kunnen worden. Hierdoor kan op gemakkelijke wijze meer ruimte gecreëerd worden voor grotere kantooromgevingen of grotere aanland- of overlegfuncties. Figuur 13: Indelingsprincipe begane grond
Figuur 14: Indelingsprincipe eerste verdieping
NB: De volledige uitwerking in indelingsprincipes van alle verdiepingen is te vinden in bijlage VI. De inpassing van de toekomstige afdelingen over de verdiepingen en de uitwerking van mogelijke bouwkundige ingrepen volgt in het op te stellen vlekkenplan.
25
Indeling Raadzaal Opvolgend is het voorstel van de indeling van de Raadzaal Hellevoetsluis weergegeven. De indeling van de Raadzaal is gebaseerd op het Programma van Eisen (PvE) van de Raad. Daaropvolgend zijn verschillende theoretische modellen uitgewerkt en onderzocht Daarbij is door de Raad aangegeven dat een dubbele ring niet wenselijk is. Daarop is onderstaande indeling uitgewerkt. Deze indeling ondersteunt naast raadsvergaderingen ook het laten plaatsvinden van commissievergaderingen. Het door de werkgroep van de Raad opgestelde PvE, de theoretische modellen en de eerder gepresenteerde alternatieven zijn te vinden in bijlage VII. Onderstaande indeling is als voorkeursvariant benoemd.
Advies Raadzaal Hellevoetsluis
Voldoet aan:
Variant met enkele ring n.a.v. recente memo van de Raad • Griffie en voorzitter hebben zicht op heel de zaal • College bevindt zich naast het publiek samen met de ambtenaren (met kleine tafels voor maken aantekeningen) • Doormiddel van AV-schermen aan drie zijdes van de ruimte heeft elk aanwezige deelnemer goed zicht op spreker en evt. presentaties • De tweede rij van het publiek kan worden voorzien van een kleine verhoging
Plek voor 35 tot 37 raadsleden; Plek voor voorzitter raad; • Plek voor griffier; • Plek voor collegeleden en gemeentesecretaris, 5 tot 7 personen; • Plek voor ambtenaren (incl. griffie), max. 10 personen; • Plek voor pers, max. 2 personen; • Plek voor bode(s), max. 2 personen; • Plek voor publiek, ca. 20 personen; mogelijkheid tot uitbreiding in andere ruimtes met hybride vorm dan wel door bij plaatsing aan de zijkant (in voorkomende gevallen) • Plek voor 1 spreekgestoelten en twee plekken voor interruptie
•
•
•
* De opstelling is gespiegeld t.o.v. de eerdere variant in verband met de verlichting in het plafond 26
Routekaart korte –en lange termijn Om de voorgestelde huisvestingsvisie te realiseren is er een aanpak nodig voor de korte- en de lange termijn. Hierbij is het van belang dat ingrepen op de korte termijn in lijn zijn met de lange termijn. Uit de sessies met verschillende gremia zijn verschillende prioriteiten naar voren gekomen voor de korte termijn.
Om de huisvesting van de gemeente Voorne aan Zee nog beter aan te laten sluiten op het voorkeursmodel en alle geformuleerde ambities voor de lange termijn zal een aanpassing nodig zijn van het huidige gemeentehuis van Hellevoetsluis. Besluitvorming daarover, dan wel de keuze voor een andere huisvestingsoplossing zal gemaakt moeten worden door de nieuwe Raad van Voorne aan Zee. Mocht ook voor de lange termijn gekozen worden voor de locatie Hellevoetsluis, dan zal een deel van het gebouw tijdens de verbouwing leeg moeten zijn (schuifplan, met gefaseerde verbouwing). Dit betekent ook dat tijdens het uitvoeren van die aanpassingen niet de volledige ruimte beschikbaar is voor de huisvesting van de medewerkers. De uitwerking van dit aanpassingsplan voor de lange termijn vraagt de nodige doorlooptijd. Dit betekent dat in ieder geval tijdens de uitvoering van het verbouwingsproject, maar mogelijk ook al daarvoor een (tijdelijke) tweede locatie nodig is voor de huisvesting van medewerkers. Hiervoor is het huidige stadskantoor in Brielle een geschikte locatie. Pas wanneer de locatie Hellevoetsluis helemaal is aangepast ontstaat ook de mogelijkheid om terug te gaan van 3 naar 1 loket, omdat dan ook het serviceplein en het huis van de gemeente invulling heeft gekregen. Voor de korte termijn betekent dat, dat er vooral aanpassingen in los meubilair, IT-faciliteiten (incl.
vergaderfaciliteiten) en gebruik van de ruimte voorgesteld worden om daarmee hybride werken en vergaderen binnen de bestaande structuur mogelijk te maken. Beslissingen over (grote) verbouwingen kunnen dan later en op basis van een concrete uitwerking genomen worden. Gedurende het hele traject dient aandacht te zijn voor zowel interne- als externe communicatie.
27
Routekaart lange termijn jan-’23
* n.t.b.
Plateau 2: Huisvesting lange termijn gereed • • • •
Huis van de gemeente, incl. bestuurscentrum gerealiseerd Alle medewerkers definitieve locatie gehuisvest Alle locaties voor werken in de wijk op orde 1 loket op hoofdlocatie
Plateau 1: Gebruik locatie Hellevoetsluis en besluitvorming lange termijn • • • •
Experimenteren met hybride werken en regelmatig evalueren. Geeft input voor PvE / bouwstenenmix definitieve aanpassing Experimenteren met werken in wijk → door ontwikkelen concept Plan lange termijn uitwerken: uitstraling, bouwstenenmix, transparantie, huis van de gemeente, duurzaamheid, keuze locatie(s) Besluitvorming door nieuwe Raad
Plateau 0: Basis op orde • • • • •
Hybride werken en vergaderen binnen bestaande structuur van de gebouwen (primair gemeentehuis Hellevoetsluis en eventueel stadhuis Brielle) Raadszaal en bijbehorende vergadervoorzieningen ingericht ondersteunend aan doorlopende werkprocessen 3 loketten geüniformeerd om handhaven dienstverlening mogelijk te maken 3 locaties voor werken in de wijk aangewezen Gebruikersbegeleiding en teamvorming: gebruikersafspraken als basis van de nieuwe manier van werken
Continu evaluatie proces en communicatie intern en extern *Dit is afhankelijk van wanneer de besluitvorming door de nieuwe raad plaats vindt en voor welke oplossing gekozen wordt. Na besluitvorming geldt een doorlooptijd van 1-5 jaar afhankelijk van de oplossing.
28
Korte termijn: basis op orde Voor een periode van 2 tot 5 jaar, het is aan het nieuwe bestuur van Voorne aan Zee om keuzes te maken voor de langere termijn 1.
2.
3.
4.
5. 6.
Vlekkenplan voor te gebruiken locatie(s): opstellen van een vlekkenplan, dat laat zien waar welke ruimtes en afdelingen zich bevinden. Dit geeft invulling van de prioriteit ‘medewerkers per afdeling bij elkaar’. Hierin krijgen afdelingen binnen een ‘ruis-zone’ een aantal werkplekken toegewezen dat de uitvalsbasis oftewel het honk van de afdeling is. De overige werkplekken, communicatie, vergader- en stiltewerkplekken zullen gedeeld worden met andere afdelingen. Zie volgende pagina voor conceptuele uitwerking. Voor de medewerkers dient voor januari 2023 duidelijk te zijn op welke locaties gewerkt kan worden en welke soorten werkplekken zij daar kunnen gebruiken. Dit betekent dat in mei 2022 gestart moet worden met het uitwerken van het vlekkenplan en er strakke sturing op de verdere uitwerking en implementatie nodig is. Uitganspunt hierbij is iedereen hetzelfde startpunt te geven en daarmee iedereen van werkplek te laten veranderen. Basis op orde hybride werken op locatie: dit is erg belangrijk om volgens de nieuwe manier te kunnen werken en gelijk door te zetten nu als gevolg van de coronaperiode al enige gewenning is ontstaan. Dit vraagt minimaal het aanpassen van de omgeving d.m.v. het herplaatsen / aanschaffen van meubilair en op orde brengen van ICT voorzieningen, die flexibel werken ondersteunen.
Het vlekkenplan is de basis voor de aanpassingen die nodig zijn in meubilair en IT. De verbouwingen om deze nieuwe manier van werken te faciliteren dienen eind Q2 dit jaar te starten, zodat medewerkers duidelijkheid hebben over waar zij op korte termijn komen te werken (bijv. tijdelijk op stadskantoor Brielle of al op gemeente Hellevoetsluis). Er dient aandacht te zijn voor de bereikbaarheid van de locatie, bijvoorbeeld d.m.v. een mobiliteitsbeleid of deelvervoer. Basis op orde faciliteiten hybride vergaderen: Bij het betrekken van de nieuwe huisvesting zal de huisvesting van de Raad op orde moeten zijn. Hun werkprocessen lopen door en kunnen alleen op de specifieke plekken als de Raadzaal en de vergadervoorzieningen daaromheen uitgevoerd worden. Deze dienen daarvoor van alle middelen voorzien te zijn. Deze vergaderzalen kunnen gedurende de dag ook gebruikt worden door medewerkers en / of samenwerkingspartners (huis van de gemeente). Handhaven huidige 3 fysieke locaties voor klantcontact: de dienstverlening is ook een continu proces dat doorgaat. Deze dient zowel fysiek als digitaal op orde te zijn. Dit betekent dat op korte termijn dienstverlening geboden wordt vanuit 3 fysieke locaties. Ook het werken in de wijk is al te realiseren door bestaande locaties hiervoor te benutten. Deze dienen wel uniform te worden in uitstraling en werkwijze.
Daarbij dienen randvoorwaarden als veiligheid, beschikbaarheid en dataverkeer gewaarborgd te zijn. Opstellen uitgangspunten over gebruik omgeving: als basis voor een goede start t.b.v. het gebruik van de omgeving dienen er 10 gouden regels voor alle gebruikers van gemeente Voorne aan Zee te worden opgesteld. Deze vormen de basis van de nieuwe manier van werken. Gebruikersbegeleiding en teamvorming: met de teams dienen afspraken gemaakt te worden over het gebruik van de omgeving, samenwerking en vindbaarheid. Vlekkenplan maken voor te gebruiken locatie(s) Gebruikersbegeleiding & teamvorming
Basis op orde hybride werken op locatie
Opstellen uitgangspunten over gebruik omgeving
Basis op orde faciliteiten hybride vergaderen Handhaven huidige 3 fysieke locaties voor klantcontact
29
Korte termijn: basis op orde Gemeentehuis Hellevoetsluis, eerste etage
Figuur 15: Impressie verdeling honken t.o.v. centrale vlekken
Voor toelichting op ondersteunende ruimtes zie bijlage IV
30
1 .
Vlekkenplan maken voor te gebruiken locatie(s)
Ontspullen / opruimen
Wat / welke functie / afdelingen waar, incl. raadzaal, vergaderzalen en bestuur
Aanpassing los meubilair en kleine ingrepen t.b.v. juiste werkplekmix en invulling ambities
2 .
Basis op orde hybride werken op locatie
Plan opstellen (‘kleine aanpassingen, groot effect’)
Handhaven 3 fysieke klantcontactlocaties, wel uniformeren in uitstraling en werkwijze
5 .
Opstellen uitgangspunten over gebruik omgeving
Verstelbaar meubilair (aanvullend) bestellen en plaatsen
Vaste computers vervangen door laptops i.c.m. docking station en toetsenbord, muis, beeldscherm(en) op de bureaus Verhuizen indien nodig
4 .
Handhaven huidige 3 fysieke locaties voor klantcontact
Formuleren van 10 gouden regels voor alle gebruikers van gemeente Voorne aan Zee t.b.v. gebruik van de werkomgeving
6 .
Gebruikersbegeleiding & teamvorming
Op orde brengen van de raadzaal en vergaderruimten, griffie ruimten etc. op basis van vlekkenplan
3 .
Basis op orde faciliteiten hybride vergaderen
Met de nieuwe teams kennismakingsafspraken inplannen; Hoe gaan wij samenwerken? Waar en wanneer vinden we elkaar? Welke afspraken maken we over het gebruik van de werkomgeving (binnen algemene uitgangspunten)?
31
Bijlagen huisvestingsvisie gemeente Voorne aan Zee
32
Bijlage I: Ambitieposter Zie externe bijlage
33
Bijlage II: Doorlopen proces
34
Tijdens het proces zijn bovenstaande deelproducten ten alle tijden getoetst door met bepaalde gremia in gesprek te gaan. De huisvestingsmodellen zijn tot stand gekomen d.m.v. meerdere discussies, waarbij op de Voornedag door de MT’s een voorkeursmodel is bepaald. De match tussen vraag en aanbod is tot stand gekomen d.m.v. huidige informatie over het aanbod in combinatie met het opgehaalde toekomstbeeld van gemeente Voorne aan Zee. Ook de routekaart is tot stand gekomen d.m.v. een inventarisatie bij meerdere gremia.
35
Bijlage III: Alternatieve huisvestingsmodellen
36
Huisvestingsmodellen Model 1A: Alles op 1 locatie
Model 1B: Hoofdlocatie i.c.m. werken in de wijk DV AO
DV AO
DV AO
Bestuur
Ambtelijke organisatie
Loket
Loket / dienstverlening inwoners N.B. Uitgangspunt is hybride werken, AO is gedeeltelijk elders aan het werk, dus niet fysiek aanwezig
Ambtelijke organisatie
Bestuur
DV AO DV AO
DV AO 37
Huisvestingsmodellen Model 2A: Bilocatie
Model 2B: Meerdere locaties i.c.m. werken in de wijk
Scheiden Bestuurscentrum en Ambtelijke organisatie
Scheiden Bestuurscentrum en Ambtelijke organisatie
DV DV
Loket DV
AO
AO
AO
Bestuur AO Loket DV
Ambtelijke organisatie
Bestuur AO
Loket DV
Ambtelijke organisatie
Loket DV
DV N.B. Uitgangspunt is hybride werken, AO is gedeeltelijk elders aan het werk, dus niet fysiek aanwezig
Loket DV
AO
DV
AO 38
Huisvestingsmodel Unilocatie Locatie Hellevoetsluis lijkt geschikt als unilocatie, indien aanpassingen worden gedaan aan de huidige locatie om beter aan de ambities te voldoen: • Ca. 100 m2 tekort op locatie Hellevoetsluis, verwachting dat dit oplosbaar is. • Aanpassen werkomgeving aan hybride werken (meer communicatieplekken, minder werkplekken, flexibel gebruik, hybride vergaderfaciliteiten) • Creëren Huis van de gemeente: raadzaal, vergaderfaciliteiten, loket en serviceplein, multifunctioneel restaurant • Algemene upgrade van de locatie (meer open, transparanter, duurzamere uitstraling) Alternatief is het realiseren van een nieuwe locatie van 7.950 m² BVO.
Inpassing variant 1 m2 m2 kantoor- communicatieruimte plekken VRAAG gemeente Voorne aan Zee Inpassen in Stadhuis Hellevoetsluis Aanbod stadhuis Hellevoetsluis Delta
m2 vergaderen
m2 restaurant
m2 ontmoetingspunt
overige ruimten m2
2356 2356
604 604
386 386
256 256
164 164
1563 1563
2671 315
217 -387
605 219
278 22
0 -164
1411 -152 39
Huisvestingsmodel meerdere locaties i.c.m. werken in de wijk Scheiden bestuurscentrum en Ambtelijke organisatie
Locatie Hellevoetsluis is geschikt als unilocatie, indien aanpassingen worden gedaan aan de huidige locatie om beter aan de ambities te voldoen: • Aanpassen werkomgeving aan hybride werken (meer communicatieplekken, minder werkplekken, flexibel gebruik, hybride vergaderfaciliteiten) • Creëren Huis van de gemeente: raadzaal, vergaderfaciliteiten, loket en serviceplein, multifunctioneel restaurant • Algemene upgrade van de locatie (meer open, transparanter, duurzamere uitstraling) Leidt tot overruimte in Hellevoetsluis → Prinsenhuis herbestemmen?
Variant vraagt verder om: • 835 m² Huis van de gemeente op nader te bepalen locatie (bestaand vastgoed) • 235 m² werken in de wijk in Westvoorne / Brielle → afhankelijk locatie Huis van de gemeente • 105 m² werken in de wijk op overige locaties bij partners of in scholen / bestaande locaties gemeenten
40
41
Bijlage IV: Ruimtebehoefte
42
Opbouw De onderstaande weergeven stappen zijn doorlopen bij het bepalen van de ruimtebehoefte voor Voorne aan Zee. Op basis van deze opbouw is tot een totaal benodigd m² FNO en BVO gekomen.
In kaart brengen aantal Fte's
Hybride werken concept
Bepalen flexibiliteitsfactor
% verdeling van activiteiten en benodigde m² FNO
Bepalen benodigde m² FNO ondersteunende ruimtes
Totaal m² FNO/BVO
Onderstaande specificatie weergeeft de onderdelen voor totstandkoming van de bouwstenenmix van Voorne aan Zee. In de berekening van de bouwstenenmix is een factor ‘bezetting’ meegenomen, welke rekening houdt met de werkplekken die in gebruik zijn op het moment dat een medewerker even in overleg is. Daarbij is ook een factor ‘benutting’ meegenomen, welke rekening houdt met de spreiding over de week van aanwezigheid van medewerkers. De factor ‘bezetting’ is voor de bureauwerkplekken 1,3, voor communicatie 1,4 en voor vergaderen 1,5. De factor ‘benutting’ is voor bureauwerplekken 1,4, voor communicatie 1,0 en voor vergaderen 1,3. De procentuele verdeling over de activiteiten is gebaseerd op de ervaringen bij andere gemeenten, te weten indien aanwezig op kantoor, wordt gemiddeld 35% van de tijd gewerkt aan een bureau, 20% vergaderd en 45% gebruik gemaakt van een communicatieplek.
Fte’s (incl. vaste inhuur)
Flexibiliteitsfactor
% verdeling van activiteiten
Factor ‘bezetting’
Factor ‘benutting’
FNO per werkplek
43
Formatie Fte's Op basis van de verkregen personele gegevens van de huidige drie gemeenten is het aantal Fte's in kaart gebracht. Voor het bepalen van de toekomstige ruimtebehoefte zijn alleen de Fte's meegenomen van de medewerkers die op de Stadskantoren werken. De overige gebouwen vallen hierbij buiten scope.
Huidige gemeente
Fte's stadskantoor (incl. flexibele schil)
Hellevoetsluis
286,52*
Brielle
126,69*
Westvoorne
169,81*
Totaal:
583,02*
* Het aantal fte is gebaseerd op de huidig verkregen informatie.
44
Specificatie overige ruimtes Overige ruimtes Raadzaal
320
Trouwzaal
130
Drukkerij
40
Archief
150
ICT testruimte
155
KPN
110
Opslagruimte ICT
25
Opslagruimte
150
Kleedruimte met lockers
50
Doucheruimte
20
Postkamer
20
Kolfruimte, gebedsruimte, EHBO
30
Ruimten overige gebruikers (Fysio, BOA, bedrijfsarts, rechercheur Politie, vrijwilligers en maatschappelijker werker
150
Horeca bereiding
50
Horeca uitgifte en kassa
25
45
Bijlage V: Overzicht huidige aanbod
46
Hellevoetsluis Huidige aanbod gemeentehuis Hellevoetsluis Bureauwerkplekken
Communicatie en vergaderen
Ontmoeting
Ontvangst
Overig voorzieningen
Overige panden
269 plekken, waarvan:
193 plekken, waarvan:
Pantry op elke verdieping
Centrale balie
Raadzaal voor 285 pers.
Centraal archief
Kantoren van 2 tot 10 personen
Project/instructieruimtes
Kantine
Ontvangsthal
Willem en Mary trouwzaal
Meerdere magazijnen
Geen open kantooromgeving
Spreekkamers en vergaderruimtes
Trompkamer
Zolder
Drukkerij
Gebedsruimte
Ruijterzaal
Kolfruimte en doucheruimte
Souterrain (o.a. inpandige fietsenstalling)
ICT-opslag
Gebouw de Vliet
Kenmerken 1. 4 verdiepingen 2. Deel monumentaal - Prinsehuis 3. Klein deel op de begane grond toegankelijk zonder toegangspas
Formatie
Totaal NO
238,71 fte 285 medewerkers
4166,84
Energielabel
A++
Overige gebruikers
4. Rest van het gebouw is niet vrij toegankelijk 5. Kantoren voor 2 tot 10 personen, gemiddeld 3 werkplekken. Mogelijkheid om kantoren te combineren of op te splitsen.
BOA's Fysio
6. Projectruimte/instructieruimte op de derde etage
Bedrijfsarts en medisch adviseur
7. Pantry op centrale punten in de hal, volwaardige keuken in de kantine
Sociaal rechecheur
Gebouw de Vliet
Hellevoetsluis
8. Voorzien van PV panelen
2 verdiepingen / 900 m² BVO 15 werkplekken beschikbaar voor de gemeente Vergaderruimte van 40 m² Overige ruimte gedeeld met partnerorganisaties zoals CJG 47
Brielle Huidige aanbod Brielle stadskantoor Bureauwerkplekken
Communicatie en vergaderen
Ontmoeting
Ontvangst
Overige voorzieningen
Overig panden
78 plekken, waarvan:
122 plekken, waarvan:
Kantine (buiten gebruik)
Receptie
Afsluitbare ruimte voor politiepost
Stadhuis Markt 1 (raadzaal, trouwzaal)
Kantoren van 2 tot 4 personen
2 projectruimtes voor 14 personen
Pantry op elke verdieping
Ontvangsthal
Postkamer
Wijkcentrum MFA 't Dijckhuis
7 stilteruimtes met 1 werkplek
6 overlegruimtes op verdiepingen 8 overlegruimtes in het vergadercentrum
Meet2work met aanlandplekken
Aanlandplekken
Doucheruimte
Stadswerf
Archief met archiefkluis
Loodsen buitendienst
Magazijnen
Sport en cultuurhuis DukdalfBRES
Terras 2e etage
Wijkcentrum de Gaffelaar (geen personeel gemeente) Nettenpakhuis (Rijksmomument) Leegstaande Rijksmonumenten
Kenmerken 1. 4 verdiepingen + overlegcentrum 2. Klein deel op de begane grond toegankelijk zonder toegangspas ~ Receptie ~ Vergadercentrum ~ Politie / Meet to Work 3. Kantoren van 2-4 personen 4. 2 projectruimtes voor 14 personen 5. 6 overlegruimtes op de verdiepingen, 8 overlegruimtes in het vergadercentrum
Formatie
Totaal NO
96,94 fte 115 medewerkers
1508,2 Stadskantoor
Energielabel
C
Overige gebruikers
Gebruikers overige panden
BOA's
Buitendienst (valt buiten scope)
Politie
6. Kantine (buiten gebruik) op de tweede etage 7. Geen dragende muren tussen de kantoren
48
Overige panden gemeente Brielle Overige panden Brielle
Stadhuis Markt 1 Raadzaal en museum Sport- en cultuurhuis Dukdalf BRES Wedstrijdzwembad met instructiebad, sporthal, squashruimte, theaterzaal, 5 schoollokalen, foyer met bibliotheek receptie en bargedeelte en een kantoorvleugel voor het personeel MFA ’t Dijckhuis Een wijkcentrum. Het heeft ruime foyer met bar en een ruime vergaderzaal met 2 kleinere vergaderzalen, daarnaast nog twee kleine ruimtes voor overleggen ed., fysiopraktijk en sportzaal. De Gaffelaar Geen personeel van de gemeente. Het huidige wijkcentrum heeft een bar, 2 koppelbare grotere ruimtes en een sportzaal. Nettenpakhuis (Rijksmonument) Dit betreft een museum (klein museum) daarnaast worden er ruimtes verhuurd. Stadswerf Eigen stadswerf met kantine, kleedruimtes en opslag voor de buitendienst. Loodsen Loods Zwartewaal (Opslag voor buitendienst Zwartewaal) en loods Vierpolders (Opslag voor buitendienst Vierpolders, momenteel verhuurd aan derde partij (Minikus). Leegstaande gebouwen Arsenaal (Rijksmonument), Infirmerie (Rijksmonument) en kantoor (Rijksmonument) (Lijnbaan 17)
49
Westvoorne Huidige aanbod gemeentehuis Westvoorne Bureauwerkplekken
Communicatie en vergaderen
Ontmoeting
Ontvangst
Overig voorzieningen
103 plekken, waarvan: Kantoren van 2 tot 4 personen
96 plekken, waarvan: Grotere vergaderruimtes op de 2e etage
Kantine
Receptie Balie burgerzaken
Archief en archiefkluis Raadzaal (en trouwzaal) Centraal archief Centraal magazijn Keuken t.b.v. bodedienst
Kenmerken 1. 3 verdiepingen 2. Klein deel op de begane grond toegankelijk zonder toegangspas ~ Receptie en balie burgerzaken 3. Kantoren van 2-4 personen 4.Grotere vergaderruimtes op 2e etage 5. Kantine op de 2e etage 6. Koffiemachines en toiletten op centrale punten 7. Geen dragende muren tussen de kantoren
Formatie
Totaal FNO
148,37 fte 175 medewerkers
2248,7
Energielabel (stadskantoor) Niet bekend
Overige gebruikers Maatschappelijk werker van Kwadraad Vrijwilligers t.b.v. asielzoekers
50
Bijlage VI: Zonering en indelingsprincipe
51
Zonering en indelingsprincipe begane grond
52
Zonering en indelingsprincipe eerste verdieping
53
Zonering en indelingsprincipe tweede verdieping
54
Zonering zolder en souterrain
55
Bijlage VII: Theoretische modellen Raadzaal
56
Programma van Eisen Raadzaal Uitgangspunten: • Laagdrempeligheid waarbij toegankelijkheid, bereikbaarheid en transparantie belangrijke voorwaarden zijn. • Een centraal punt waar nauw contact met inwoners, bedrijven en verenigingen onderhouden kunnen worden. • De ruimte moet dusdanig flexibel zijn dat iedere vergaderwijze gefaciliteerd kan worden. • Er dient rekening te worden gehouden met wettelijke richtlijnen, zoals omgevingsvergunning brandveilig gebruik en de Arbowet. • De inrichting van de zaal moet toekomstbestendig zijn, eventuele verdere groei kunnen faciliteren. • De ruimte dient multifunctioneel te zijn, naast formele besluitvorming gelegenheid voor ontmoeting, recepties en bijzondere bijeenkomsten. Een aandachtspunt hierbij is dat de ruimte betrekkelijk snel en gemakkelijk in de formele setting terug geplaatst kan worden, zodat de gemeenteraad altijd over de ruimte kan beschikken wanneer dit nodig is. Dus rekening houden met makkelijk verplaatsbaar meubilair en opslagmogelijkheden. Bijvoorbeeld ergonomische stoelen die verrijdbaar zijn. • In de opstelling moet de verhouding tussen raad en college tot uiting komen. De collegeleden zijn te gast tijdens raadsvergaderingen. • De balans in de verschillende ‘rollen’ tot uitdrukking komen in zichtlijnen. Alle aanwezigen kunnen elkaar aankijken (met uitzondering van publiek).
Vergaderruimten nabij raadzaal Naast een raadzaal is er behoefte aan extra vergaderruimten in de directe omgeving van de raadzaal voor fractievergaderingen en overige overleggen. Deze ruimten dienen te beschikken over presentatievoorzieningen en toereikende aansluitingen (220 V en bekabeld internet), streamingsfaciliteiten (voor extra vergaderzaal naast raadzaal). Daarnaast de mogelijkheid om twee bijeenkomsten naast elkaar te laten plaatsvinden. Verder moet er ruimte geboden worden aan de griffie (werkplaatsen), zodat de griffie in de buurt van het vergadercentrum te vinden is, als eerste aanspreekpunt voor de gemeenteraad.
Gebruik raadzaal • • • • • • • • • •
Bij besluitvorming door de raad, moet de vergaderopstelling plaats bieden aan: 35 tot 37 raadsleden; Voorzitter raad; Griffier; Collegeleden en gemeentesecretaris, 5 tot 7 personen; Ambtenaren (incl. griffie), max. 10 personen; Pers, max. 2 personen; Bode(s), max. 2 personen; Publiek, min. 20 tot max. 100 personen; Spreekgestoelten (2 à 3 op meerdere plaatsen)
Eisen gebruik raadzaal • • • • • • • • • • • •
Voldoende goede plaatsen voor iedere ‘rol’; Beweegruimte voor debat; Gebruik van spreekgestoelte(n); Gebruik van microfoons; Gebruik van interruptiemicrofoons, staand en zittend (centraal punt op korte loopafstand); Geschikt meubilair voor notitiebladen en iPads/laptops, incl. aansluitingen (220 V); Goede ICT-voorzieningen (projectie en web casting); Klimaat en licht controle; Herindeelbaarheid (multifunctioneel); Democratisch proces zichtbaar voor publiek (eventueel beeldschermen); Camerasysteem met posities gericht op microfoons Duurzaamheid in materiaalgebruik
Bron: Memo huisvesting Raad en griffie, 25 januari 2022
57
Theoretisch model 1
•
•
•
• •
Een theateropstelling • Minder ondersteunend aan interactie tussen Raad en College Plaatsen van drie rijen maakt het gebruik van verhogingen minder goed mogelijk doordat het ruimte inneemt Ondersteunt het naar voren laten komen van dualisme met de indeling • Een ruimtelijke opzet Spreker pakt het “podium” a.g.v. centrale positie Publiek duidelijke plaats in de zaal
Theoretisch model 2
•
Opstelling in halve manen • Iets meer ondersteunend aan interactie Raad en College dan variant 1 door middel van toepassen van een verhoging voor rij twee • Ondersteunt het naar voren laten komen van dualisme met de indeling • Een ruimtelijke opzet • Spreker pakt het “podium” a.g.v. centrale positie • Publiek duidelijke plaats in de zaal
Theoretisch model 4
Theoretisch model 3
•
Opstelling in één doorlopende boog • Ondersteunt interactie tussen Raad en College niet binnen deze opzet, weinig zicht op elkaar • Ondersteunt het naar voren laten komen van dualisme met de indeling minder goed, doordat de plekken dichterbij elkaar geplaatst zijn • Benut de beschikbare ruimte en biedt in het centrum voldoende ruimte • Spreker pakt minder het “podium” a.g.v. geen centrale positie • Publiek duidelijke plaats in de zaal
•
Opstelling in een U-vorm • Ondersteunt interactie tussen Raad en College goed • Ondersteunt het naar voren laten komen van dualisme met de indeling het beste van de vier varianten • Benut de beschikbare ruimte en een ruimtelijke opzet • Spreker pakt het “podium” a.g.v. centrale positie • Publiek minder onderdeel van de zaal
58
Eerdere concept opstelling raadsvergadering AV
Advies Raadzaal Hellevoetsluis
AV
B R S R
R
AV
AV
R
AV
AV
R
Opstelling met dubbele hoefijzer opstelling is het meest passend bij de wensen en eisen van de Raad. • Om dualisme te creëren in de opstelling zijn de plaatsen van het college tegenover de raad geplaatst. • Griffie en voorzitter hebben zicht op heel de zaal • College bevindt zich aan het einde van de ring van de Raad • De vertreedruimte blijft in de huidige staat • Doormiddel van AV-schermen aan drie zijdes van de ruimte heeft elk aanwezige deelnemer zicht op de ruimte in zijn geheel • De tweede rij van het publiek kan worden voorzien van een kleine verhoging •
T
A
Voldoet aan:
C G V I • PU+PE
* Deze opstelling is niet als voorkeursvariant benoemd i.v.m. de wens voor een enkele ring
Plek voor 35 tot 37 raadsleden; • Plek voor voorzitter raad; • Plek voor griffier; • Plek voor collegeleden en gemeentesecretaris, 5 tot 7 personen; • Plek voor ambtenaren (incl. griffie), max. 10 personen; • Plek voor pers, max. 2 personen; • Plek voor bode(s), max. 2 personen; Plek voor publiek, tot 40 personen; mogelijkheid tot uitbreiding in andere ruimtes met hybride vorm • Plek voor 2 spreekgestoelten •
59