5a. 20220385 raadsvoorstel fusiebudget (Hellevoetsluis) aangepast

Nummer: 21-09-22/14 Financiën en Concerncontrol Aan: De raad der gemeente Hellevoetsluis Onderwerp : Beschikbaar stellen van een bedrag van € 457.000,- extra in 2022 ten behoeve van de voorbereiding op de gemeentelijke herindeling. Hellevoetsluis, 23 augustus 2022 De voorbereiding voor de bestuurlijke herindeling is in volle gang. De toekomstvisie, besturingsvisie, het dienstverleningsconcept, de I-Visie en de huisvestingsvisie zijn door de raden van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne vastgesteld. Dat betekent dat de fusie een volgende fase in gaat. De kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris startte op 1 april 2022 en begeleidt deze volgende fase van de fusievoorbereiding. Een fase waarin steeds meer gewerkt wordt als zijnde Voorne aan Zee (VaZ). Deze nieuwe fase vraagt om een herijking van het vastgestelde plan van aanpak van de opgavemanager, inclusief herijking van de fusieorganisatie, governance, planning en het centrale fusiebudget. Naar aanleiding van voortschrijdend inzicht stelde het BRT op 16 augustus 2022 een gewijzigde Begroting centraal fusiebudget 2022 vast. Naar aanleiding van de gewijzigde begroting wordt in de drie gemeenteraden extra budget aangevraagd voor het jaar 2022. Het Rijk keert een zogeheten ‘vergoeding tijdelijke maatstaf herindeling’ (Arhi uitkering) uit ter compensatie van de incidentele kosten van een herindeling.

Deze vergoeding wordt uitgekeerd over een periode van vijf jaar. In het jaar voorafgaand aan de herindeling wordt aan iedere bij de herindeling betrokken gemeente een gelijk bedrag uitgekeerd. Het restantbedrag wordt in de vier jaren daarna uitgekeerd, waarvan 40% in het eerste jaar van herindeling en 20% in elk van de drie opvolgende jaren. Dit komt toe aan de nieuwe gemeente. In onderstaand overzicht zijn de jaarlijks uit te keren bedragen opgenomen. Deze zijn berekend op basis van de meicirculaire en zijn derhalve gebaseerd op de meest actuele gegevens.

De praktijk leert dat bij een herindeling de kosten voor de baten uitgaan. Al voor de ontvangst van de eerste vergoeding in 2022 zijn er immers al flink wat kosten gemaakt om een soepele overgang naar de nieuwe gemeente te kunnen garanderen. Hiervoor hebben de drie raden al sinds 2020 fusiebudgetten beschikbaar gesteld. Een flink deel van de door het Rijk beschikbaar gestelde middelen in de periode 2022 – 2026 zal al voor de fusiedatum besteed zijn. Het valt te verwachten dat de fusiekosten vanaf 1 januari 2023 geleidelijk dalen. De organisatie staat dan immers en het grootste deel van processen en systemen werken. Om die reden is het goed om de bestedingen tot nu toe in relatie te brengen met de totale Arhi uitkering, zoals opgenomen in bovenstaande tabel. In de programmabegroting van Voorne aan

Zee zal een raming voor de fusiekosten voor de periode 2023 - 2026 worden opgenomen. De bestedingen in de jaren 2020 en 2021 zijn weergegeven in onderstaande tabel. Voor het lopende jaar is de begroting na de begrotingswijziging opgenomen. Het gaat hier om de middelen die via het zogenaamde centrale fusiebudget zijn/worden besteed. De gemeente Brielle fungeert als kassier voor deze uitgaven. Uitgaven fusiekosten Voorne aan Zee

Bedrag

Centraal fusiebudget 2020

307.492

Subsidie PZH 2020

-50.000

Rekening 2020

257.492

Centraal fusiebudget 2021

686.944

Subsidie PZH 2021

-19.000

Rekening 2021

667.944

Centraal fusiebudget (primair) 2022

3.990.000

Centraal fusiebudget begrotingswijziging 2022

1.371.000

Raming 2022

5.361.000

Totaal Centraal Fusiebudget

6.286.436

Naast de bestedingen die gedekt zijn door het centrale fusiebudget worden in iedere gemeente ook lokale inhuur budgetten ingezet. Deze middelen worden aangewend om onze eigen mensen in staat te stellen deel te nemen aan de fusiewerkzaamheden in een van de vele werkgroepen. Het reguliere werk wordt dan deels door inhuurkrachten overgenomen. De kosten van de fusie gerelateerde inhuur worden op dit moment geïnventariseerd en zullen op een zo kort mogelijke termijn worden gerapporteerd. Centraal fusiebudget 2022 Voor het kalenderjaar 2022 is in de begroting van het plan van aanpak Opgavemanager rekening gehouden met een centraal fusiebudget van €3.990.000, op basis van voortschrijdend inzicht wordt gevraagd dit bij te stellen naar €5.361.000,-. Dit komt neer op een bijdrage per gemeente van € 457.000,-. De begroting wordt toegelicht onder de financiële consequentie. Het voorstel voor de begrotingswijziging is 16 augustus vastgesteld door het BRT en ligt nu voor bij de drie colleges. Het voorstel zal vervolgens ter besluitvorming in september worden voorgelegd aan de raden. De gemeente Brielle verzorgt de kassiersfunctie voor de bestedingen uit het centraal fusiebudget. Daarom is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Brielle op dit budget van toepassing. Regionale afstemming Dit voorstel is tot stand gekomen in zeer nauwe samenwerking met de andere twee gemeenten.

In de drie colleges en raden wordt over hetzelfde voorstel gesproken en besloten. Gezien de financiële consequenties voor de begroting wordt dit voorstel ingebracht in het instemmingsoverleg (ARHI-protocol). De gewijzigde begroting centraal fusiebudget 2022 wordt na vaststelling door het BRT ter kennisname aangeboden aan het WOR-platform en ter advisering aan de Fusiecommissie. Voorne aan Zee: Primair was er € 3.990.000 begroot voor het centraal fusiebudget. Met deze advies wordt dit budget € 5.361.000 (zie bijlage specificatie extra fusiebudget). Een verhoging van het budget met € 1.371.000. Hellevoetsluis: e Voor de gemeente Hellevoetsluis betekent dit een extra bijdrage van 1/3 van het bedrag € 1.371.000, namelijk € 457.000,-. Voorgesteld wordt om dit bedrag te onttrekken uit de Algemene

Reserve. e

Voor de volledigheid er is reeds een krediet beschikbaar gesteld van 1/3 deel van € 3.990.000, namelijk € 1.330.000 (zie RIS 20210633). Bijlage specificatie extra fusiebudget: Onderdeel

Onderwerp

Was

Raad- en griffiedomein

1,5 fte extra inzet griffie (zie punt 1) Externe expertise en organiseren raadswerkgroepen (zie punt 2)

€

127.104

€

130.857

€

30.000

€

5.000

Werving- en selectie griffier

€

30.000

€

30.000

Opkomst bevorderende activiteiten

€

-

€

50.000

Inzet griffier (zie punt 3)

€

-

€

50.000

Inzet procesbegeleider

€

78.000

€

78.000

Inzet opgavemanager

€

20.912

€

20.912

Inzet kwartiermaker

€

120.000

€

120.000

Inzet projectmanager (zie punt 4)

€

180.000

€

182.500

Inzet inhoudelijke ondersteuning bouwstenen

€

40.000

€

40.000

Inzet projectsecretaris 1

€

65.000

€

65.000

Inzet projectsecretaris 2 (zie punt 5)

€

-

€

31.000

Inzet PMO'er (zie punt 6)

€

70.000

€

123.000

Communicatiekosten fusie

€

350.000

€

350.000

Externe expertise inspiratiesessies

€

15.000

€

15.000

Opdrachten Voorne Academie (zie punt 7) Begeleiding gemeentesecretarissen (zie punt 8)

€

102.500

€

192.500

€

-

€

2.100

Representatiekosten

€

20.000

€

20.000

Strategische visie

€

-

€

-

Besturingsvisie (zie punt 9)

€

5.000

€

13.943

Dienstverleningsconcept (zie punt 10) Werving gemeentesecretaris (inclusief assesment, zie punt 11) Werving 2 directeuren Voorne aan Zee (punt 12)

€

5.000

€

-

€

10.000

€

32.440

€

-

€

60.000

Huisvestingsvisie (zie punt 13)

€

10.000

€

33.825

I-visie (native consulting) Onderzoek participatiewet (sociaal domein, zie punt 14) Externe begeleiding participatietraject (zie punt 15) Projectmanagement herindelingsverkiezingen (zie punt 16) Projectmanagement basisregistraties (zie punt 17)

€

10.000

€

10.000

€

10.000

€

19.720

€

20.000

€

60.000

€

-

€

75.000

€

-

€

75.000

Projectorganisati e

Opgave ondersteuning

Opdracht opgavemanager

Wordt

Onvoorzien opgavemanagement (zie punt 18)

€

31.409

€

52.825

Fysiek Domein

Externe expertise fysiek domein

€

30.000

€

30.000

Sociaal Domein

Externe expertise sociaal domein (zie punt 19)

€

30.000

€

100.000

Uitvoering bouwsteenplan (zie punt 20)

€

138.575

€

279.075

Uitvoering bouwsteenplan (zie punt 21)

€

730.000

€

619.011

Bouwsteen Personeel & Organisatie Bouwsteen Dienstverlening & Communicatie

Onderdeel Bouwsteen Financiën & Belastingen Bouwsteen Harmonisatie Bouwsteen ICT-IV Bouwsteen Huisvesting & Faciliteiten

Onderwerp

Was

Uitvoering bouwsteenplan Zie nadere uitwerking in tabblad 'harmonisatie' (zie punt 22)

€

200.000

€

200.000

€

11.500

€

-

Uitvoering bouwsteenplan (zie punt 23)

€

1.500.000

€

2.035.000

Uitvoering bouwsteenplan

PM

€

159.292

€

5.361.000

€

Wordt

3.990.000

Toelichting (per onderdeel): Onderdeel Raad- en griffiedomein: 1. Dit budget is verhoogd in verband met extra kosten voor inzet griffie. 2. Dit budget is verlaagd in verband met minder uitgaven voor Externe expertise en organiseren raadswerkgroepen. 3.Dit budget is toegevoegd, er was nog niet begroot voor de inzet van de kwartiermaker/beoogd griffier. Onderdeel Projectorganisatie: 4. Dit budget is verhoogd in verband met de verlenging van de projectmanager. Onderdeel Opgave ondersteuning: 5. Dit budget is toegevoegd in verband het aannemen van een tweede projectsecretaris door een te hoge werklading. 6. Dit budget is verhoogd in verband met de verlenging van de PMO’er. 7. Dit budget is verhoogd in verband met een uitbreiding van de opdracht van de Voorne Academie, e.g. fusie festival, Management Development trajecten en cultuurtrajecten (Begeleiding en coaching). 8. Dit budget is toegevoegd in verband met het aannemen van begeleiding voor de gemeentesecretarissen. Onderdeel Opdracht opgavemanager: 9. Dit budget is verhoogd in verband met het meerwerk dat is geleverd voor de Besturingsvisie. 10. Dit budget is verlaagd omdat er geen uitgaven meer zijn gedaan voor het dienstverleningsconcept. 11. Dit budget is verhoogd in verband met extra kosten in 2022 voor de werving van de kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris. Er is pas gefactureerd in 2022 i.p.v.

in 2021, waarop deze post begroot was. Het budget van 2021 ad € 20.000 is hierdoor niet benut. Voor 2022 is een kleiner budget begroot ad € 10.000, hierdoor is er een verhoging nodig voor het budget van 2022. 12. Dit budget is toegevoegd in verband de werving van 2 directeuren Voorne aan Zee in 2022. 13. Dit budget is verhoogd in verband met extra kosten in 2022. Door een verschuiving in de planning van de huisvestingsvisie is het budget van 2021 niet benut ad € 20.000. Voor 2022 was een kleiner budget begroot ad € 10.000, hierdoor is er een verhoging nodig voor het budget van 2022. 14. Dit budget is verhoogd in verband met extra kosten van de verdiepende onderzoek. 15. Dit budget is verhoogd in verband met de inhuur van een weekbeleidsadviseur, waardoor er extra kosten zijn. 16. Dit budget is toegevoegd in verband het aannemen van een projectmanager herindelingsverkiezingen. 17. Dit budget is toegevoegd in verband het aannemen van een projectmanager basisregistraties. 18. Dit budget is verhoogd om eventuele extra kosten op te kunnen vangen. Onderdeel Sociaal Domein: 19. Dit budget is verhoogd in verband met het aannemen van een extern adviseur implementatie participatiewet en ICT migratie voor conversie LEEF subsidie. Onderdeel Bouwsteen Personeel & Organisatie: 20.

Dit budget is verhoogd in verband met het aannemen van adviescommissie doorplaatsingen (conform overdrachtsprotocol) en het meerwerk van Leeuwendaal en BuitenhekPlus t.b.v. overgang van onderneming. Onderdeel Bouwsteen Dienstverlening & Communicatie: 21. Dit budget is verlaagd omdat er naar verwachting minder zal worden uitgegeven in de Bouwsteen Dienstverlening & Communicatie.

Onderdeel Bouwsteen Harmonisatie: 22. Dit budget is verlaagd omdat de Bouwsteen Harmonisatie is opgeheven en er geen uitgaven meer gedaan kunnen worden in deze bouwsteen. Onderdeel Bouwsteen ICT-IV: 23. Dit budget is verhoogd in verband met de start van het programma zaakgericht werken en het inzetten van externe expertise in het GEO domein (GEO strategie). Aan u wordt voorgesteld ten behoeve van de voorbereiding op de gemeentelijke herindeling een bedrag van € 457.000,- extra beschikbaar te stellen in 2022 en dit bedrag te dekken door middel van een onttrekking uit de Algemene Reserve. De eventuele op dit voorstel betrekking hebbende stukken liggen op de gebruikelijke wijze voor u ter inzage. Burgemeester en wethouders van Hellevoetsluis, de secretaris, de burgemeester,