5. Memo uitwerking onderwerpen niet-fusie gerelateerd

Memo uitwerking onderwerpen niet-fusie gerelateerd Aan: Van:

Leden Fusiecommissie Griffiers

Betreft: uitwerking governance niet fusiegerelateerde onderwerpen Fusiegerelateerde onderwerpen Voor fusiegerelateerde onderwerpen is de governance structuur goed geregeld: een onderwerp wordt via het Ambtelijk Regie Team (ART) en het Bestuurlijk Regie Team (BRT) aan de fusiecommissie (FC) aangeboden ter advisering. De drie afzonderlijke raden besluiten over het voorstel. Of (in het geval van adviezen direct uit het raadsdomein) via Werkgroepen Raads- en Griffiedomein (RGD) die via de FC ter besluitvorming wordt aangeboden. De fusiecommissie is het gremium waar de afstemming en coördinatie plaatsvindt. Soms vindt er voor formele advisering in de fusiecommissie nog een consultatie plaats bij een lokale commissie. De finale besluitvorming vormt dan een formele afsluiting van het proces. In het uitwerkingsplan raads- en griffiedomein is de mogelijkheid al opgenomen om de besluitvorming gecoördineerd en op 1 moment vorm te geven via een ‘Voorne-raad’. Hier is tot op heden nog niet voor gekozen. De governance structuur ziet er schematisch zo uit: Governancestructuur fusiegerelateerde zaken

Werkgroepen algemeen

Werkgroepen RGD SGO Triple driehoek

ART afstemming

GAO afstemming

colleges B&W BRT Voorne dagen

Radenbijeenkomsten

Agendacommissie Fusiecommissie fusiecommissie

Raad BRL

ART: Ambtelijk Regie Team BRT: Bestuurlijk Regie Team SGO: Secretarissen - Griffiers Overleg GAO: Griffiers Afstemmings Overleg RGD: Raads- en Griffie Domein

Raad WV Voorne raad

Raad HVS

BRL: Brielle WV: Westvoorne HVS: Hellevoetsluis B&W: Burgemeester en Wethouders Triple driehoek: overleg tussen burgemeesters, gemeentesecretarissen, raadsgriffiers

Niet-fusiegerelateerde onderwerpen Bij niet-fusiegerelateerde onderwerpen ligt dat anders. Immers: hier zijn inhoudelijke portefeuillehouders bij betrokken en zullen de drie colleges iets van een onderwerp moeten vinden. Het ART, BRT en FC spelen daar een andere (of geen) rol.

Tijdens de radenbijeenkomst van 15 november 2021 is in het kader van de implementatie van de Omgevingswet de vraag aan de orde geweest hoe de gemeenteraden betrokken wensten te worden en hoe de besluitvorming vorm gegeven moet worden. Uit de Mentimeterpeiling kwam naar voren dat een meerderheid van de aanwezige raadsleden de voorkeur gaf aan een gezamenlijke commissie voor wat betreft betrokkenheid en advisering en besluitvorming in de 3 afzonderlijke raden. De vraag over raadsbetrokkenheid is breder dan alleen de implementatie van de omgevingswet. We werken meer en meer toe naar gecoördineerde besluitvorming en afstemming van onderwerpen die in de drie gemeenteraden spelen. Ook geharmoniseerde beleidsvoorstellen kunnen in de komende maanden worden verwacht. Daarnaast worden bijvoorbeeld in 2022 al eenduidige concept zienswijzen op begrotingen van gemeenschappelijke regelingen aan de drie raden aangeboden. Kortom: reden genoeg om ook een voorstel te doen hoe we in onze drie gemeenten om kunnen gaan met deze nietfusiegerelateerde onderwerpen die wel afstemming en coördinatie vergen vanwege doorwerking na 1/1/2023. In het ambtelijke domein wordt meer en meer samengewerkt. Geharmoniseerde beleidsvoorstellen of raadsvoorstellen worden na afstemming door de portefeuillehouders aan de drie colleges aangeboden en doorgeleid naar het raadsdomein.

Voor wat betreft de beeldvormende en opiniërende fases zijn er 4 keuzes:  Keuze 1: doorgaan op huidige voet (iedere gemeente heeft eigen commissies) waar een onderwerp wordt besproken en een advies wordt geformuleerd.  Keuze 2: doorgaan op huidige voet met (informele) afstemming vooraf.  Keuze 3: doorgaan op huidige voet met enkele specifieke commissies of werkgroepen voor geharmoniseerde c.q. af te stemmen onderwerpen.  Keuze 4: alleen nog gezamenlijke commissies inrichten. Het voordeel van keuze 1 is dat er niets hoeft te worden gewijzigd ten opzicht van huidige werkwijzen. Het nadeel is dat een geharmoniseerd voorstel door gesprek en debat in een lokale commissie door de gemeenteraad geamendeerd kan worden zonder dat de commissie- en raadsleden uit de andere raden hier van weten. Ook worden argumenten en inzichten niet met elkaar gedeeld waardoor de kans wordt gemist om gezamenlijk toe te groeien naar een bestuurlijke entiteit, elkaar beter te leren begrijpen en een nieuwe bestuurscultuur te ontwikkelen. Keuze 2 is een klein stapje in de richting van afstemming, maar door het informele karakter is het risico aanwezig dat het hier slechts gaat om het uitwisselen van standpunten en door de grote mate van vrijblijvendheid niet die stap kan zetten die nodig is voor een gecoördineerde en gezamenlijke bespreking.

Het werken met gezamenlijke raadswerkgroepen met deelnemers uit de drie raden/raadscommissies zou een invulling kunnen zijn.

Keuze 3 biedt de mogelijkheid om bij specifieke onderwerpen (zoals de implementatie van de omgevingswet, het gebiedsprogramma of ruimtelijke projecten of financiën of gemeenschappelijke regelingen) een commissie op te richten die het formele adviesrecht krijgen voor de drie raden (zoals de fusiecommissie). Deze commissies treden dan in de plaats van de lokale commissies. Keuze 4 gaat het verst: alle huidige commissies worden opgeheven en worden vervangen door gezamenlijke commissies. Groot voordeel is dat er geen nieuwe vergaderplanning behoeft te worden gemaakt, immers: de vergaderplanning loopt parallel in de drie gemeenten. Nadeel is dat de agenda van de commissies wel erg vollopen en dat lokale onderwerpen minder aandacht krijgen. De governance structuur van niet-fusiegerelateerde onderwerpen ziet er in variant 3 en 4 schematisch zo uit: Governancestructuur niet-fusiegerelateerde zaken vakteams / adviseur

directie / MT's

beoordeling

colleges B&W

besluitvorming college niveau

gezamenlijke commissies

Raad BRL

opstellen gezamenlijke voorstellen

Voorne raad Raad WV

advisering

besluitvorming raadsniveau Raad HVS

Alternatief is een mengvorm van keuze 3 en 4: gezamenlijke commissies worden maandelijks afgewisseld met lokale commissies. Voorbeeld uitwerking: in januari, maart en mei lokale commissies, in februari, april en juni gezamenlijke commissies. De vergaderdruk wordt dan niet hoger, besluitvorming zou in dat geval wat vertraging kunnen opleveren omdat lokale onderwerpen slechts 1x per 2 maanden aan bod komen. Besluitvorming Om de bestuurlijke samenwerking te bevorderen en de bestuurlijke fusie ook zichtbaar meer vorm te geven is te overwegen om het idee van gezamenlijke besluitvorming middels een Voorne-raad te omarmen. In een vergadering waar alle leden van de drie raden aanwezig zijn wordt een onderwerp finaal besproken, eventuele moties en amendementen ingediend en beoordeeld en worden besluiten genomen. Praktisch betekent dit dat na afloop van de beraadslagingen de drie raadsvoorzitters aan hun eigen raad vragen wat het besluit is. De voordelen zijn: meer samenwerking en uitwisseling tussen fracties van dezelfde signatuur, gezamenlijke woordvoerderschappen en standpuntbepaling. Minder risico op verschillende besluitvorming in de drie raden. Nadeel: er zijn niet veel locaties waar alle raadsleden, collegeleden en ambtelijke ondersteuning (op Corona-afstand) kunnen vergaderen en ook technisch (audio/video/streaming) zal er nog veel geregeld moeten worden.

U wordt gevraagd zich uit te spreken over: 1. Welke keuze voor de beeldvormende en opiniërende fases spreekt u het meest aan? 2. Wat vindt u van gezamenlijke besluitvorming via een Voorne-raad?

Planning: bespreking memo in Fusiecommissie van 21 december 2021. Implementatie mogelijk vanaf februari 2022.