5.b Voorstel van ART aan BRT Inrichting tweede fase fusievoorbereiding

Van : ART Aan : BRT Betreft : Inrichting tweede fase fusievoorbereiding Datum : 22 april 2021 Versie : 1.3 ___________________________________________________________________________________________

Inhoudsopgave Pagina

1

1. Inleiding

2

2. Werken met het BOB-model

4

3. Rolbeschrijvingen a. Voorzitter Fusiecommissie b. Procesbegeleider c. Opgavemanager d. Project Management Officer e. Projectmanagers f. Voorzitters werkgroepen

5

4. Procedure werving voor de verschillende rollen

10

1. Inleiding Het voorstel voor de inrichting van de 2e fase is in het BRT van 30 maart jongstleden besproken en wordt in deze memo verder uitgewerkt en aangevuld met de beschrijving van de verschillende rollen. De inrichting en het samenspel is ondersteunend aan de intensivering van de dynamiek vanwege de te nemen besluiten die bepalend zijn voor de start van de nieuwe gemeente. De drie organisaties vervlechten in de tweede fase tot steeds meer één gemeente Voorne aan Zee. Deze bestuurlijke fusie raakt iedereen en brengt naast inspiratie en vernieuwing ook spannende keuzes in de aanloop naar de herindelings-verkiezingen van november 2022. Deze tweede fase loopt tot de derde fase met de start van de kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris, begin 2022.

De bestuurlijke en ambtelijke regie in respectievelijk BRT en ART zorgt er gezamenlijk voor dat er meer onderlinge verbinding, inspiratie en samenwerking in het veranderspoor ontstaat en het gezamenlijke leren op een hoger plan komt. Het BRT is gericht op de politiek- bestuurlijke organisatie (het gezamenlijk optrekken van colleges, fusiecommissie, raden en griffiers). Het ART is gericht op het gezamenlijk optrekken in de dienstverlening en bedrijfsvoering van de drie ambtelijke organisaties (organisatiespoor) in samenhang met de projectorganisatie (verander- en fusiespoor). Naast de drie gemeentesecretarissen maakt ook de opgavemanager deel uit van het ART om zo gezamenlijk het ambtelijk opdrachtgeverschap in te vullen. 2

De opgavemanager is verantwoordelijk voor het strategische onderdeel van het fusiespoor en de gezamenlijke opgaves, de gemeentesecretarissen voor het veranderspoor en organisatiespoor. Met elkaar zijn ze verantwoordelijk voor de samenhang van de drie sporen. In het reeds vastgestelde Plan van Aanpak Voorbereiding Fusie zijn verschillende bouwstenen uitgewerkt. De inspanningen in de vele werkgroepen vraagt een gerichte sturing op samenhang. Het gaat om een breed pallet aan onderwerpen die goed bij elkaar moeten komen. Daarom is gekozen om de bouwstenen in drie samenhangende groepen te clusteren en in samenwerking met de werkgroep voorzitters aan te laten sturen door projectmanagers. De drie projectmanager hebben voldoende tijd en aandacht om met de werkgroepen tot een goed resultaat te komen en inhoudelijk bij te springen waar dat nodig is. Dit geeft voldoende garantie dat de bouwstenen tijdig, binnen budget en met de gewenste kwaliteit worden opgeleverd. Er worden goede afspraken gemaakt over voortgangsrapportages en tussentijdse terugkoppeling, maar bovenal wordt voor het overige vertrouwd op zelfsturing en zelforganisatie volgens een lichte structuur. De raden en het BRT zijn betrokken bij de visie en uitgangspunten voor de nieuwe organisatie en volgen op afstand de ontwikkelingen binnen de bouwsteenclusters. Het BRT kan escaleren op het moment dat het niet goed gaat.

3

2. Werken met het BOB-model Het overleg in de tweede fase gaat uit van het onderscheid tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. De politiek-bestuurlijk gevoelige onderwerpen worden in de collegeconferenties behandeld zodat er in het samenspel een compleet en gezamenlijk beeld ontstaat, met vooraf inzicht in de criteria voor de oplossingsrichtingen en een heldere onderbouwing van de besluiten.

Als algemeen uitgangspunt geldt dat bestuur en organisatie samen optrekken in de 2e fase. De vorm waarin bestuurders aan de voorkant hun wensen en ideeën kunnen meegeven, kan verschillen en wordt in samenspraak met de bestuurders afgesproken door de verschillende projectleiders van de bouwsteenclusters. Per onderwerp of werkgroep wordt bepaald in hoeverre bestuurlijke input gewenst is of noodzakelijk is en ook welke bestuurders verantwoordelijk zijn. Dat kunnen alle bestuurders zijn, in wisselende duo’s of trio’s. Op die manier is brede betrokkenheid van alle collegeleden verzekerd. De essentie van de manier van werken in de tweede fase is het kort-cyclisch werken. De verschillende (deel)projecten worden tijdens maandelijkse Voorne-dagen geagendeerd en besproken volgens het BOBmodel: beeldvormend, oordeelvormend of besluitvormend. Het BRT besluit uiteindelijk, in afstemming met de colleges, of bouwsteen-uitwerkingen worden geagendeerd voor de fusiecommissie. Zo mogelijk gaat ook de fusiecommissie volgens de BOB-structuur werken, en kunnen bouwsteen-uitwerkingen beeldvormend of oordeelvormend/adviserend geagendeerd worden. Formele besluitvorming gebeurt door de raden.

4

3. Rolbeschrijvingen a. Externe voorzitter fusiecommissie (reeds ingevuld) Deze profielschets is op 3 februari in de selectiecommissie besproken en is er ingestemd om deze als basis te gebruiken voor de uitvraag van potentiële kandidaten. Inmiddels is de rol van externe voorzitter ingevuld door mevrouw Bouvy-Koene. De opgave De voorzitter van de fusiecommissie heeft, waar nodig en gewenst, een verbindende en begeleidende rol in de afstemming van processen en relaties. Dit met name als er verschillen van inzicht of spanningen zijn binnen de fusiecommissie, tussen de fusiecommissie en het BRT of tussen de fusiecommissie en de gemeenteraden. Invulling van de rol De voorzitter van de fusiecommissie bereidt samen met de drie agendacommissieleden het agendavoorstel voor de vergaderingen van de fusiecommissie voor en leidt (technisch) de vergaderingen. De voorbereiding van het agendavoorstel gebeurt in samenspraak met de griffiers, de secretaris van de fusiecommissie en de procesregisseur van het BRT. De voorzitter legt verbindingen met en tussen de drie gemeentelijke delegaties en onderhoudt het contact met de procesregisseur van het BRT, de opgavemanager en griffiers. De voorzitter is niet de externe woordvoerder namens de fusiecommissie. Dit is een taak voor de vice-voorzitter. Competenties Bestuurlijke sensitiviteit. Het kunnen leiden van bestuurlijke en politieke vergaderingen.

Empathie. De voorzitter van de fusiecommissie is zich bewust van de reacties van anderen en begrijpt waarom een reactie plaats vindt. Onafhankelijkheid. De voorzitter moet een onafhankelijke positie in kunnen nemen in dienst van het functioneren van de fusiecommissie.

b. Procesbegeleider De opgave De procesbegeleider zorgt als sturingsprofessional voor de verbinding tussen de raden, colleges, Bestuurlijk regieteam (BRT) en Ambtelijk regieteam (ART) met name op de bestuurlijke zoekprocessen en verdelingsvraagstukken. De procesbegeleider bevordert de integratie tussen het bestuurlijke en ambtelijke domein en maakt het mogelijk om vanuit een totaalblik de diverse sub-processen te volgen en te overzien. De procesbegeleider bewaakt daarnaast de integraliteit van de processen, maar heeft ook een intermediaire rol als zaken niet goed gaan. Invulling van de rol De procesbegeleider is verantwoordelijk voor het procesontwerp en de ondersteuning van bestuurlijk complexe vraagstukken. De procesbegeleider ondersteunt daarnaast de colleges en het ART het overall de regie houden op het totale proces. De procesbegeleider is technisch voorzitter en adviseur van het Bestuurlijke regieteam en van de gezamenlijke collegebijeenkomsten. Als technisch voorzitter van het BRT stemt de procesbegeleider goed af met de technisch voorzitter van de fusiecommissie én met de griffiers. De

5

procesbegeleider is ook als adviseur aanwezig bij fusiecommissies. Ten slotte is de procesbegeleider verantwoordelijk voor de mandaatregeling van het Bestuurlijk regieteam ten opzichte van de lokale colleges. De procesbegeleider legt verantwoording af aan het BRT. Competenties Bestuurlijke sensitiviteit: het hebben van een antenne voor wat er speelt in een complexe omgeving. Die antenne stelt niet alleen in staat er zelf succesvol in te opereren, maar ook om anderen er succesvol in te laten opereren. Samenwerken. Het bijdragen aan het gezamenlijke resultaat door een optimale afstemming tussen de eigen kwaliteiten en belangen en die van raden, colleges, BRT, ART, fusiecommissie en griffiers. Luisteren. Het tonen van interesse en het vermogen om belangrijke informatie te filteren uit mondelinge gesprekken. Adviseren. Het kunnen verdiepen in de situatie en het specifieke vraagstuk van de adviesvrager. Het van daaruit objectief aandragen van verschillende opties, met voor- en nadelen, waaruit de ander kan kiezen. Organiseren en plannen. Het op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en dat wat nodig is doelmatig organiseren om de gestelde doelen te bereiken. Periode en inzet Bedoeling is een zo spoedig mogelijke start voor gemiddeld 16 uur in de week tot 1 januari 2022.

c. Opgavemanager De opgave Een belangrijke rol tijdens de fusievoorbereiding is weggelegd voor de opgavemanager die zich allereerst richt op het ontwerp van de nieuwe gemeente en de uitwerking daarvan in uitgangspunten voor de bouwstenen voor de nieuwe gemeente. Daarna krijgt de opgavemanager meer een extern gerichte rol in de gezamenlijke aanpak van de drie gemeenten in het organiseren van de grotere opgaven en de verschuiving van werken voor naar werken met belanghebbenden. Onderdeel hiervan is ook het gezamenlijke leerproces (Voorne Academie) waarin medewerkers elkaar in het werk en via de inhoud beter leren kennen. Invulling van rol De opgavemanager is een inspirator die zorg draagt voor verbinding met het bestuur (fusiecommissie, raden en colleges), onder andere door middel van maandelijkse collegeconferenties, en focust zich in de periode tot de zomer 2021 op de strategie van de nieuwe gemeente via de verschillende deelprojecten, verkenningen en werkgroepen. Hier wordt gewerkt aan de strategische visie, het besturings- en dienstverleningsconcept, de Informatievisie en de Huisvestingsvisie. Daarnaast vindt daar de (strategische) verkenning plaats van inhoudelijke onderwerpen die nu al afstemming tussen de drie gemeenten vraagt; Participatiewet, Afval en Omgevingswet.

De opgavemanager houdt het overzicht en houdt in de gaten of de doelstelling nog steeds realistisch en haalbaar is. Daarnaast zorgt de opgavemanager voor de verbinding met de drie projectleiders van de verschillende bouwstenen. Alle projecten moeten conform doelstellingen, budget en planning afgerond zijn. De opgavemanager neemt deel aan het Ambtelijk regieteam, en is samen met de gemeentesecretarissen de schakel richting het bestuur. 6

Competenties Samenwerking. De opgavemanager moet de verschillende mensen met verschillende belangen met elkaar kunnen verbinden en moet goed en duidelijk met hen kunnen communiceren. Goed leidinggeven. De opgavemanager is geen direct leidinggevende, maar moet wel de mensen verantwoordelijk voor de verschillende projecten aan kunnen sturen. De keuzes die de opgavemanager maakt moet deze goed kunnen verantwoorden aan de leden van het ART. Sterk in de schoenen staan. Niet iedereen zal altijd enthousiast zijn voor datgene wat de opgavemanager hen vraagt. Er kan soms sprake zijn van verschillende (soorten) belangen. Resultaatgericht. Het is belangrijk dat de opgavemanager het doel voor ogen blijft houden en dat deze wordt gerealiseerd met de (beperkte) middelen die beschikbaar zijn. Overzicht bewaren. De verschillende projecten hebben uiteindelijk hetzelfde doel en het is belangrijk dat de opgavemanager goed in de gaten houdt wat er speelt, hoe de projecten verlopen en of het uiteindelijke doel nog steeds bereikt kan worden. Periode en inzet Bedoeling is een zo spoedig mogelijke start voor gemiddeld 24 uur in de week tot 1 januari 2022.

d. Project Management Officer (PMO’er) De opgave De PMO’er bewaakt de samenhang en volgtijdelijkheid van de verschillende projecten tijdens de tweede fase van de fusievoorbereiding van de toekomstige gemeente Voorne aan Zee. Invulling van de rol Een belangrijke taak is het professionaliseren, standaardiseren en het besparen op projecten. Dank zij de PMO’er wordt de kans vergroot dat de projecten, succesvol, op tijd en binnen budget- of nog beter; goedkoper – worden afgerond. De PMO’er maakt bijvoorbeeld voortgangsrapportages. Ook houdt deze alle processen in de gaten en controleert de planningen en budgetten van de verschillende projecten. De PMO’er adviseert daarover het Ambtelijk regieteam (de gemeentesecretarissen van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne en de opgavemanager), zodat zij daar goede sturing aan kunnen geven. Het is ook de taak van de PMO’er om te analyseren waar de processen beter kunnen en vervolgens in overleg met de opgavemanager en/of projectleiders van de bouwsteenclusters veranderingen daadwerkelijk door te (laten) voeren.

Competenties Resultaatgericht. De PMO’er zorgt ervoor dat het ART en de projectleiders van de bouwsteenclusters voldoende worden gefaciliteerd en geadviseerd zodat zij een goed resultaat behalen en dat ook nog eens zo efficiënt mogelijk. Analytisch. De PMO’er overziet het geheel van de projecten en is in staat de verschillende complexe processen te ontleden. Kritisch. De PMO’er vraagt zich constant af wat beter kan en of het op dat moment op een optimale manier wordt uitgevoerd. Periode en inzet 7

Bedoeling is een zo spoedig mogelijke start voor gemiddeld 32 uur in de week tot 1 januari 2022.

e. Projectmanager Bouwsteenclusters (3 vacatures) De opgave Tijdens de tweede fase van de fusievoorbereiding van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne wordt in drie verschillende bouwsteenclusters gewerkt aan de implementatie van de verschillende bouwstenen die reeds zijn vastgesteld in het projectplan "Voorbereiding fusie" Voor iedere bouwsteencluster is er een projectmanager die in samenhang met de andere twee projectmanagers en de opgavemanager (verantwoordelijk voor het strategische onderdeel van de fusievoorbereiding) de verschillende deelprojecten oplevert die met elkaar leiden tot een succesvolle fusie van de drie gemeenten per 1 januari 2023. De projectmanager is van begin tot het eind betrokken bij het bouwsteencluster en verantwoordelijk voor de verschillende fasen in het project. Invulling van de rol De projectmanager brengt eerst voor zichzelf en in afstemming met het Ambtelijk regieteam (ART) inzichtelijk wat de doelstelling is van diens bouwsteencluster. In het ART zitten de drie gemeentesecretarissen van de drie gemeenten. Zij zijn met elkaar ambtelijk opdrachtgever voor de bestuurlijke fusie van de drie gemeenten en verantwoordelijk voor de verbinding tussen het fusiespoor, de drie gemeentelijke organisatiesporen en het veranderspoor. Aan het ART neemt ook de opgavemanager deel.

Na het inzichtelijk krijgen van de doelstelling maakt de projectmanager een planning, verzamelt de juiste mensen binnen de drie gemeenten om zich heen en zorgt ervoor dat de verschillende deelprojecten binnen het bouwsteencluster in samenhang en volgtijdelijkheid gestart worden. Niet alleen de samenhang en volgtijdelijkheid binnen het eigen bouwsteencluster, maar ook ten opzichte van de andere bouwsteenclusters. De uitkomsten vanuit het strategische onderdeel van de fusievoorbereiding zijn leidend voor het bouwsteencluster waar de projectmanager verantwoordelijk voor is. De projectmanager zorgt er tijdens de uitvoering voor dat alles goed verloopt. Belangrijk is om het overzicht te houden en de mensen gemotiveerd en scherp. De projectmanager legt verantwoording af aan het ART. Competenties Goed leidinggeven. De projectmanager heeft immers de leiding over het project. Samenwerking. De projectmanager moet de verschillende mensen met verschillende belangen met elkaar kunnen verbinden en moet goed en duidelijk met hen kunnen communiceren. People manager. De projectmanager moet de mensen die aangestuurd worden kunnen motiveren om goed hun best te doen. Ze worden gestimuleerd om goed samen te werken. Het creëren van een teamgevoel is dan ook belangrijk. Doorzettingsvermogen. Binnen projecten kunnen altijd knelpunten ontstaan.

De projectmanager moet dan niet bij de pakken neer gaan zitten en het hoofd koel houden (stressbestendig). De schouders eronder en door blijven gaan. En zo het team motiveren. Improviseren. Vanwege de verschillende situaties die kunnen ontstaan moet de projectmanager kunnen improviseren. Er kan niet terugvallen worden op routine. Periode en inzet 8

Bedoeling is een zo spoedig mogelijke start voor gemiddeld 32 uur per week tot 1 januari 2022.

f. Werkgroep voorzitter De opgave In drie verschillende bouwsteenclusters wordt gewerkt aan de implementatie tijdens de 2e fase van de fusievoorbereiding. Voor iedere bouwsteencluster is er een projectleider die in samenhang met de andere twee projectleiders en de opgavemanager, de verschillende deelprojecten oplevert die met elkaar resulteren in een succesvolle fusie van de drie gemeenten per 1 januari 2023. De werkgroep voorzitter is verantwoordelijk voor het opleveren van een deelproject behorende bij een bouwsteencluster. De werkgroepen zorgen ervoor dat waar dat gewenst is input wordt geleverd door collegeleden omtrent doelstelling, resultaatverwachting, richting en aanpak. Ook de participatie van eventuele derden wordt hierbij bepaald, evenals eventuele behoefte aan betrekken van externe deskundigheid. Er is een heldere deadline alsmede een tijdschema waarin ook tussenrapportages worden voorzien. Vastgelegd wordt welke rol bestuurders eventueel in het proces van de werkgroepen hebben. Invulling van de rol De werkgroep voorzitter brengt eerst voor zichzelf en in afstemming met de projectmanager inzichtelijk wat de doelstelling is van het deelproject.

Na het inzichtelijk krijgen van de doelstelling maakt de werkgroep voorzitter een planning, verzamelt de juiste mensen binnen de drie gemeenten om zich heen en zorgt dat het product van het deelproject tijdig wordt opgeleverd. De werkgroep voorzitter zorgt er tijdens de uitvoering voor dat alles goed verloopt. Belangrijk is om het overzicht te houden en de mensen gemotiveerd en scherp. De werkgroep voorzitter legt verantwoording af aan de projectmanager. Competenties Goed leidinggeven. De werkgroep voorzitter heeft immers de leiding over het deelproject. Samenwerking. De werkgroep voorzitter moet de verschillende mensen met verschillende belangen met elkaar kunnen verbinden en moet goed en duidelijk met hen kunnen communiceren. People manager. De werkgroep voorzitter moet de mensen die aangestuurd worden kunnen motiveren om goed hun best te doen. Ze worden gestimuleerd om goed samen te werken. Het creëren van een teamgevoel is dan ook belangrijk. Doorzettingsvermogen. Binnen projecten kunnen altijd knelpunten ontstaan. De werkgroep voorzitter moet dan niet bij de pakken neer gaan zitten en het hoofd koel houden (stressbestendig). De schouders eronder en door blijven gaan. En zo het team motiveren. Improviseren. Vanwege de verschillende situaties die kunnen ontstaan moet de werkgroep voorzitter kunnen improviseren. Er kan niet terugvallen worden op routine.

Periode en inzet Zijn afhankelijk van het onderwerp voor de werkgroep.

9

4. Procedure werving voor de verschillende rollen Volgorde van werving en opdrachtverlening Functie/rol Externe voorzitter fusiecommissie Procesbegeleider Opgavemanager Projectmanagers voor de bouwstenen Werkgroep voorzitters PMO’er

Opdrachtverlening Benoemd April/mei 2021 April/mei 2021 April/mei 2021 Vanaf mei/juni 2021 April/mei 2021

Procedure Functie/rol

Intern/extern

Procesbegeleider Opgavemanager

Extern Extern

Projectmanagers

Extern, eventueel intern Intern

Werkgroep voorzitters PMO’er

10

Intern, eventueel extern

Selectiecommissie + HR ondersteuning BRT De drie gemeentesecretarissen + één lid van het BRT De drie gemeentesecretarissen

Casus Nee Ja

Ja

Projectmanager

Nee

De drie gemeentesecretarissen

Nee