5.b DEFverslag BRT 16 febr 2021

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

16 februari 2021 15.00 – 17.00 DIGITAAL via Teams Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Iris van Gils (projectleider, ART), Anne-Marie Kraak (ambtelijk secretaris), Desna Troost (communicatie)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Desna Troost (communicatie) vervangt voortaan Caroline in dit overleg. De controllers en Jacko van der Windt sluiten aan bij de bespreking van het concept Risicoreductieplan (agendapunt 8). 2. Concept verslag BRT 2 februari 2021 Bijlagen: conceptverslag 2.1 concept verslag BRT 2 februari 2021 Het BRT besluit a. het verslag BRT 19 januari 2021 ongewijzigd vast te stellen. 3. Verslag ART 4 februari 2021 Bijlagen 3.1 verslag ART 4 februari 2021 Desgevraagd meldt Iris dat de OR’s hebben aangegeven dat zij vooralsnog een ORe platform blijven en mogelijk vanaf de start van de 2 fase een BOR willen gaan vormen. Het BRT a. Neemt kennis van het verslag ART 4 februari 2021 4. Terugblik collegeconferentie 9 februari 2021 Het BRT kijkt terug op een goede bijeenkomst. De presentatie van Platform31 gaf aanleiding tot mooie gesprekken. Geconstateerd is dat in de presentatie weinig tot geen aandacht was voor zaken als sociaal domein en cultuuurhistorie. Het BRT zou daarom graag op korte termijn de conceptrapportage van Platform31 ontvangen, om na te gaan of de rapportage compleet en herkenbaar is voor de colleges. Het college van Hellevoetsluis heeft zorgen bij de ambitieuze planning. Zou graag de tijd hebben voor reflectie op de rapportage van Platform31 en pas daarna de scenario’s willen uitwerken.

Op 23 februari is er een vervolgbijeenkomst van BRT/ART over de scenario’s. Vervolgens is hierover op 1 maart een sessie met de raden ingepland.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 16 februari 2021

Het BRT wil met enige regelmaat collegeconferenties gaan beleggen. e Vraag is om in de 3 week van maart (voorafgaand aan de raadsvergaderingen van 23 maart) een collegeconferentie te organiseren met als mogelijke e e onderwerpen het Herindelingsadvies, RRP, evaluatie 1 fase en vooruitblik 2 fase. Het BRT a. Verzoekt de Impressie, mentimeter uitkomsten en sheets van Platform31 te delen met de aanwezigen bij de collegeconferentie. e b. Verzoekt een collegeconferentie te beleggen in de 3 week van maart. 5. Terugblik fusiecommissie 15 februari 2021 Het BRT spreekt van een goede en constructieve vergadering. Naar aanleiding van de technische toelichting op het Arhi-protocol heeft de commissie zelf het voorstel gedaan om aan elkaar de ambities voor de komende jaren te presenteren zodat de gemeenten elkaar steeds beter leren kennen en begrijpen. Daar ligt een relatie met de beoogde gezamenlijke investeringslijst, die de input kan zijn voor dit overleg. Het BRT maakt onderscheid tussen de investeringslijst (een overzicht van alle vastgestelde investeringen, van dekking voorzien en opgenomen in de begroting) en een lijst van niet-gedekte investeringswensen.

Uit het gesprek blijkt dat deze laatste lijst vooral vanuit Westvoorne zal komen, en wordt samengesteld uit een lijst van in de begroting opgenomen projecten waarvan de formele dekking nog ontbreekt (gedacht wordt die te dekken uit het Maatschappelijk Fonds) en een aantal nog nader uit te werken investeringen op basis van aangenomen moties. Westvoorne zal deze lijst aanleveren. Deze lijst van investeringswensen valt bij uitwerking onder de bepalingen van het Arhi-protocol. Indien het Arhi-protocol strikt wordt toegepast kan realisatie van deze investeringswensen ter discussie staan. Als raden elkaar goed informeren en deze investeringswensen vanuit Voorns perspectief met elkaar bespreken biedt dit een goede basis voor een constructieve discussie hierover. Het BRT; a. Stelt vast dat het begrotingsregime van gemeente Westvoorne afwijkt van de andere gemeenten en dat daardoor vanuit Westvoorne een aanvullende lijst van investeringswensen bestaat naast de gezamenlijke investeringslijst. b. Constateert dat deze aanvullende lijst valt onder de bepalingen van het Arhi-protocol, en dat ook de provincie daarin kritisch zal meekijken; c. Stelt voor om de totale investeringen in gezamenlijkheid te bespreken, met oog voor de bestuurlijke, inhoudelijke en financiële aspecten en in het perspectief van de vorming van de gemeente Voorne; d.

Stelt voor om dit overleg met de raden op collegeniveau voor te bereiden. Verder is door de fusiecommissie gesproken over het PvA voorbereiding fusie. Het BRT ondersteunt de reactie van de heer De Jong met betrekking tot het verandermanagement. Wellicht kan in het PvA worden aangegeven welke elementen het veranderspoor ondersteunen. Gesproken is over de benodigde extra capaciteit. De projectleider geeft aan dat dit een eerste inschatting is, die op een later moment kan worden bijgesteld. Het BRT bespreekt dat de benodigde capaciteit ook moet worden beschouwd in samenhang met de reguliere werkzaamheden en de lokale ambities.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 16 februari 2021

De fusiecommissie heeft ingestemd met de werkwijze voor het griffietraject optie 2. Dit zal worden toegevoegd aan het PvA. De OR heeft adviesrecht op het PvA. De procedure wordt in gang gezet. 6. Terugblik colleges 16 februari: In de drie colleges is vandaag ingestemd met het collegevoorstel m.b.t. het e budget voor de 2 fase. Ook is in de drie colleges ingestemd met het collegevoorstel m.b.t. de uitgangspunten en samenwerkingsafspraken. Dit laatste voorstel is eerder instemmend besproken in het BRT (november 2020) en daarna voorgelegd aan de colleges. Vervolgens zijn op basis van de reacties vanuit de colleges nog aanpassingen verwerkt in het voorstel. Het voorstel is echter niet teruggelegd in het BRT. Om verwarring te voorkomen wordt afgesproken dat de tekst van het voorstel uitgangspunten en samenwerkingsafspraken in het volgend BRT ter afhechting wordt geagendeerd. 7. Rondje langs de colleges / evaluatie Afgesproken wordt dat Dirk Louter op 2 maart 2021 een rondje langs de afzonderlijke colleges doet en daarbij ook input ophaalt voor de evaluatie van fase 1 en de inrichting van fase 2. Op voorhand wordt voor fase 2 voldoende ruimte gevraagd voor inhoud en inspiratie. 8. Risico reductieplan Dit punt wordt besproken in aanwezigheid van de opsteller van het RRP dhr. Jacko de Windt en de drie concerncontrollers. Het BRT geeft complimenten voor het gedegen en complete stuk.

Wel dient nog het overzicht van investeringen worden toegevoegd zodra dat beschikbaar is (zie ook punt 5). Ook dient nog een keer goed te worden gekeken naar de tekst, m.n. waar het gaat om de meer bestuurlijke overwegingen en uitingen. Er dient een goede oplegnotitie bijgevoegd te worden waarbij ook de status van dit document en het vervolgproces om te komen tot keuzes per gemeente wordt aangegeven. Dhr. De Windt licht toe dat het RRP een feitelijk verslag is van risico’s op basis van de huidige begrotingen, en geen kwalificatie. Het RRP geeft tevens een aantal maatregelen aan om de nieuwe gemeente Voorne een gezonde financiële start te geven waarbij overigens niet alle risico’s op 1 januari 2023 volledig weggewerkt hoeven te zijn. Iedere gemeente heeft zijn eigen opgaven om de risico’s voor Voorne te verkleinen. De drie gemeenten zullen hiervoor in hun kadernota 2022 al een eerste actieplan met realistische keuzes moeten opnemen met een relatie naar RRP en de fusie. De fusie betekent daarnaast andere verhoudingen en de noodzaak tot harmonisatie. Het gaat daarbij voor een groot deel om technische zaken waarover je tot overeenstemming moet komen en die je samen moet regelen. Zo snel mogelijk moet in beeld worden gebracht welke consequenties de harmonisatie zal hebben voor de afzonderlijke gemeenten.

Daarbij zijn nog keuzes mogelijk: niet alles moet tegelijk, en er zijn zaken die je ook pas in de nieuwe gemeente kunt gaan harmoniseren. Hierbij geldt dat hoe eerder je harmoniseert, hoe kleiner de risico’s voor Voorne zijn. Dit gezamenlijke harmonisatieproces zal worden uitgewerkt binnen het fusiespoor, bouwsteen Financiën. Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 16 februari 2021

De heer Rensen geeft aan dat het college van Brielle behoefte heeft om de informatie goed te kunnen duiden. Het college wil hier ook informeel met de Brielse raad over spreken, voorafgaand aan bespreking in de fusiecommissie. Het BRT erkent dat het interne gesprek met de raden zinvol is, maar wil wel vasthouden aan de planning. Verder dienen alle raden zo gelijktijdig mogelijk te worden geïnformeerd. Daartoe wordt het volgende proces afgesproken: - De BRT-leden hebben tot en met 17 februari de gelegenheid om tekstvoorstellen te leveren op het RRP; - Het aangepaste RRP wordt vrijdag per mail voor akkoord rondgestuurd naar de leden van het BRT; - Na akkoord van het BRT uiterlijk maandag 22 februari, zenden de colleges het RRP dinsdag 23 februari vertrouwelijk door naar de raadsleden. Lokaal kan dan het vertrouwelijke gesprek met de gemeenteraad worden gevoerd, ter voorbereiding van de fusiecommissie van 15 maart; - Daarnaast wordt een aangepaste oplegnotitie opgesteld. Die wordt geagendeerd voor het BRT van 2 maart. In het BRT wordt dan tevens gesproken over de wijze waarop het vervolgtraject wordt ingericht. - Op 5 maart worden RRP met oplegnotitie als openbare documenten toegezonden aan de fusiecommissie (vergadering 15 maart). - Voorafgaand aan de fusiecommissie van 15 maart wordt een toelichtend/informatief webinar voor de raadsleden georganiseerd.

Daarin kan ook worden besproken wat in gezamenlijkheid moet worden opgepakt, en waar de raden zelf over gaan. Het BRT a. Heeft met waardering kennisgenomen van het Risicodeductieplan en acht dit – met enkele tekstuele aanpassingen - een geschikte basis voor de verdere uitwerking; b. Stemt in met het bovengenoemde proces. 9. Strategische Visie In aanvulling op het vastgestelde projectplan wordt voorgesteld om 2 extra participatiebijeenkomsten m.b.t. de scenario’s te organiseren voor colleges en raden. Nogmaals wordt aandacht gevraagd voor een zorgvuldig proces. Het BRT a. Stemt in met een extra participatiebijeenkomsten Strategische Visie voor BRT/ART op 23 februari; b. Stemt in met een extra participatiemoment voor de raden op 1 maart 2021. 10. Herindelingsontwerp Op dit moment zijn 17 zienswijzen ingediend. In 7 zienswijzen wordt gereageerd op de gemeentenaam. De zienswijzen geven geen aanleiding tot aanpassing van het Herindelingsontwerp/-advies of de voorgenomen gemeentenaam Voorne.Het BRT bespreekt dat de zienswijzen niet integraal hoeven te worden opgenomen in de Nota van Beantwoording. De zienswijzen van inwoners worden geanonimiseerd; wel zal de woonplaats van de indiener worden vermeld. Het BRT a. Heeft met instemming kennis genomen van de memo; b. Stemt in met het concept college- en raadsvoorstel. 11.

Projectplanning fase 1 Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 16 februari 2021

Het BRT a. Neemt kennis van de projectplanning fase 1.

12. Communicatie Het BRT a. Neemt kennis van de update communicatie 13. Activiteitenkalender 23 februari extra participatiebijeenkomst Strategische Visie (BRT/ART) 1 maart extra participatiebijeenkomst Strategische visie (raden) 2 maart (voorstel) rondje colleges door procesbegeleider 2 maart BRT ? webinar RRP (raadsleden) 15 maart fusiecommissie 16 maart BRT 16 maart Radenbijeenkomst Strategische Visie presentatie Platform31 (reservering)

14. Sluiting

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 16 februari 2021