5.a Voortgangsrapportage Fusie

Datum: Van: Voor: Onderwerp:

27 mei 2021 Ambtelijk Regieteam Fusiecommissie Voortgang Fusie

In onderstaand bericht geven we u een beeld van wat de afgelopen weken ten aanzien van het fusietraject Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne heeft plaatsgevonden en waaraan gewerkt wordt. Inrichting projectorganisatie fase 2 Inmiddels is fase 1 van de fusievoorbereiding voltooid met de afronding van het Herindelingsadvies, het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ en het risicoreductieplan. In de fusiecommissie van 10 mei stond het voorstel voor de projectorganisatie fase 2 geagendeerd. Na de bespreking op 10 mei is gestart met het (intern en extern) invullen van de openstaande vacatures van de opgavenmanager, de projectmanagers en de project management officer. Ook worden op korte termijn de onderliggende werkgroepen vanuit de ambtelijke organisaties bemensd. Bestuurlijke betrokkenheid 2e fase en de termijnagenda Op 23 maart stemden de drie gemeenteraden in met het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’. Dit procesplan geeft in hoofdlijnen weer wat er in de 2e fase moet gebeuren, inclusief een integrale planning op hoofdlijnen. Op basis van dit plan van aanpak wordt een Termijnagenda op hoofdlijnen opgesteld. De eerste opdracht aan de opgavenmanager en projectmanagers is om deze Termijnagenda te detailleren. De werkwijze beeldvorming-oordeelsvorming-besluitvorming wordt hierin geïntegreerd, evenals de wijze van bestuurlijke betrokkenheid per punt.

Tijdens de fusiecommissie van 7 juni wordt over de bestuurlijke betrokkenheid en de Termijnagenda een presentatie gegeven. Proces werving beoogd gemeentesecretaris Er is een procesvoorstel opgesteld met betrekking tot de werving en selectie van een kwartiermaker / beoogd gemeentesecretaris voor de gemeente Voorne aan Zee. Het streven is om deze kwartiermaker begin 2022 aan te stellen. Voorne Academie Er is een voorstel opgesteld voor het oprichten van de Voorne Academie. Dit is een ontwikkelplatform voor alle medewerkers van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne om hen voor te bereiden op de fusie en om opleiding en training gestructureerd en gericht te kunnen organiseren. Op korte termijn wordt gestart met de uitrol van dit platform. Herindelingsadvies Na de besluitvorming over het herindelingsadvies door de drie gemeenteraden in maart 2021 is het herindelingsadvies toegezonden aan de Gedeputeerde Staten. Het college van de Gedeputeerde Staten stelt momenteel een provinciale zienswijze op. Uiterlijk 1 juli 2021 zal het herindelingsadvies met daarbij de provinciale zienswijze worden toegezonden aan de Fusiecommissie 27 mei 2021

minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Strategische visie In de afgelopen maanden zijn de lange-termijn opgaven, ambities en ontwikkelmogelijkheden voor Voorne aan Zee met behulp van de SWOT-analyse in kaart gebracht en vervolgens uitgewerkt in scenario’s. Deze documenten bieden een goed beeld van de opgaven die op de gemeente Voorne aan Zee afkomen. Er is met deze documenten nog geen richting bepaald. Het participatietraject is gestart waarin inwoners, instellingen, bedrijven en medewerkers digitaal worden uitgenodigd om mee te denken over de nieuwe gemeente. Dit gebeurt met een digitale tool en digitale bijeenkomsten. Het participatietraject loopt van 17 mei tot en met 31 mei. Op 31 mei vindt een inspiratiebijeenkomst plaats over identiteit en kernwaarden van de nieuwe gemeente. Doel is om dan een aantal kernwaarden te formuleren die als input kunnen dienen voor de strategische visie. Het is een verkennende bijeenkomst en nadrukkelijk nog geen oordeels- of besluitvormende bijeenkomst. Alle uitkomsten worden vervolgens samengebracht.

Eind juni wordt een eerste beeld van de koers, inhoud en reikwijdte van de strategische visie geschetst en met de raden besproken; wat zijn de ingrediënten van de strategische visie en welke richtinggevende uitgangspunten worden in de strategische visie opgenomen zodat de nieuwe gemeente goed kan worden voorbereid op haar taken en opgaven en adequaat kan worden ingericht? Aan de hand van deze bespreking wordt een concept strategische visie geschreven, in juli wordt deze voorgelegd, in de zomer aangescherpt en uiteindelijk aan de raden ter besluitvorming voorgelegd (september 2021). Inspiratiesessies Bij de fusiecommissie van 10 mei is gesproken over het voorstel voor inspiratiesessies. De uitrol hiervan focuste zich de laatste weken op twee bijeenkomsten. Ten eerste heeft op 17 mei een interne inspiratiesessie voor de drie ambtelijke organisaties plaatsgevonden, onder leiding van de antropoloog Danielle Braun. De tweede inspiratiesessie vindt plaats op 31 mei (zie hiervoor onder ‘Strategische visie’). In juni worden de volgende inspiratiesessies voorbereid, die zich zullen richten op besturing, kernenbeleid en dienstverlening. Communicatie In de bijgevoegde memo Update Communicatie ziet u de voltooide en geplande communicatie-activiteiten.

Fusiecommissie 27 mei 2021