5.a Inrichting tweede fase richting fusiecommissie

Datum: 3 mei 2021 Van: Voor:

Bestuurlijk Regie team en Ambtelijk Regie Team Fusiecommissie 10 mei 2021

Onderwerp:

Inrichting tweede fase voorbereiding fusie

Gevraagd besluit: - Kennis te nemen van aard en karakter werkwijze en globale projectinrichting 2e fase zoals beschreven in het bijgevoegde document “Inrichting tweede fase fusie” Inleiding De voorbereiding voor de bestuurlijke herindeling is in volle gang. Hierbij onderscheiden we drie deelfases: 1. Beeld- en besluitvormingsfase (nu tot herindelingsadvies maart/april 2021) 2. Ontwerp- en uitwerkingsfase 3. Bouw- en inrichtingsfase De beeld- en besluitvormingsfase is inmiddels afgerond. Voor fase 2 en 3 is het plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie’ opgesteld dat op 23 maart 2021 door de drie gemeenteraden is vastgesteld. Parallel aan het opstellen van dit plan van aanpak is een uitgebreide evaluatie uitgevoerd van fase 1. De opbrengsten van deze evaluatie vormden de input voor de inrichting van de projectorganisatie voor de fase 2. Daarom gaf het plan van aanpak hiervoor nog geen voorstel. Inmiddels is de evaluatie afgerond en heeft het Bestuurlijk Regieteam een besluit genomen over de inrichting van de projectorganisatie. Het Ambtelijk Regieteam is nu aan zet om dit verder in te richten. Belangrijk uitwerkingspunt hierbij is de vormgeving van de bestuurlijke betrokkenheid van colleges en portefeuillehouders bij diverse onderwerpen. Met deze memo wordt de fusiecommissie over de inrichting van de projectorganisatie fase 2 geïnformeerd.

Dit is te beschouwen als een uitwerking van hoofdstuk 4 (Projectorganisatie) van het door de gemeenteraden vastgestelde Plan van Aanpak. Evaluatie fase 1 In de evaluatie in maart is input opgehaald bij de drie colleges, het BRT, het ART, het projectteam, de Ondernemingsraden en medewerkers. Tevens is inspiratie opgedaan uit de evaluaties van eerdere herindelingen in Nederland en door ervaringen te vragen van (voormalig) gemeentesecretarissen betrokken bij herindelingsprocessen. De evaluatie geeft inzicht in de huidige samenwerking: wat gaat goed en wat kan beter? Uit de evaluatie blijkt dat voor de tweede fase het een belangrijk onderliggend criterium is om te zorgen voor de onderlinge verbinding, inspiratie en samenwerking in de aanloop naar de start van de nieuwe gemeente. Projectorganisatie fase 2 De opbrengsten van de evaluatie zijn vertaald in uitgangspunten voor de projectorganisatie voor de 2e fase. De basis van de structuur in fase 1 staat goed en daarom blijft deze basis in fase 2 gehandhaafd en ontwikkelen we deze door zodat het ook passend is bij fase 2. Structuur De organisatie van de tweede fase van de fusievoorbereiding vraagt vanwege het samenkomen van het fusiespoor en de drie organisatiesporen om een doorontwikkeling van fase 1 die ook weer naadloos aansluit bij fase 3.

Het Bestuurlijk Regieteam en Ambtelijk Regieteam geven namens de drie colleges invulling aan het opdrachtgeverschap en zorgen voor de balans tussen het fusiespoor, de organisatiesporen en het veranderspoor. Het BRT is gericht op de politiek- bestuurlijke organisatie (het gezamenlijk optrekken van colleges, fusiecommissie, raden en griffiers) en is namens de colleges bestuurlijke opdrachtnemer voor de uitvoering van het door de gemeenteraden vastgestelde Plan van Aanpak en bestuurlijk opdrachtgever voor de projectorganisatie. Het ART is gericht op het gezamenlijk optrekken in de dienstverlening en bedrijfsvoering van de drie ambtelijke organisaties (organisatiespoor) in samenhang met de projectorganisatie (verander- en

fusiespoor). Het ART is ambtelijk opdrachtnemer van het BRT en ambtelijk opdrachtgever voor de projectorganisatie. Naast de drie gemeentesecretarissen maakt ook een opgavemanager deel uit van het ART om zo gezamenlijk het ambtelijk opdrachtgeverschap in te vullen. De opgavemanager is verantwoordelijk voor het strategische onderdeel van het fusiespoor en de gezamenlijke opgaves, de gemeentesecretarissen voor het veranderspoor en organisatiespoor. Met elkaar zijn ze verantwoordelijk voor de samenhang van de drie sporen. De opgavemanager wordt in de derde fase opgevolgd door de kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris. In het reeds vastgestelde Plan van Aanpak Voorbereiding Fusie zijn verschillende bouwstenen geformuleerd. De inspanningen in de vele werkgroepen vragen een gerichte sturing op samenhang. Het gaat om een breed pallet aan onderwerpen die goed bij elkaar moeten komen. Daarom is gekozen om de bouwstenen in drie samenhangende groepen te clusteren en in samenwerking met de werkgroep voorzitters aan te laten sturen door projectmanagers. Bestuurlijk-ambtelijk samenspel De tweede fase starten we met inspiratiesessies. Het gaat hier om beeldvormende momenten met een goed bestuurlijk-ambtelijk samenspel. Daarna volgen de bijeenkomsten in meer oordeelvormende en besluitvormende zin.

Om deze inspiratie te organiseren wordt door het ART en BRT een gesprek gevoerd over onderwerpen, aanpak/organisatie en planning. Een aparte (start)notitie hierover is bij de stukken voor de Fusiecommissie gevoegd. In de voorbereiding worden de griffiers en een aantal schrijvers van het Plan van Aanpak Voorbereiding fusie betrokken. Bij raden, colleges en ambtelijke organisaties wordt opgehaald welke organisaties (of sprekers) ons zouden kunnen inspireren. Voor wat betreft de rol en werkwijze van de Fusiecommissie in fase 2 worden geen aanpassingen voorgesteld. Wel zal het samenspel tussen ambtelijke projectorganisatie en griffie worden geïntensiveerd. word de werkwijze en de rol van de fusiecommissie. De betrokkenheid van de raadsleden krijgt in fase 2 verder vorm door de uitrol van het uitvoeringsplan gemeenteraden en griffies. Bijlage: 1. Inrichting tweede fase fusievoorbereiding