4b Verslag BRT 13 september 2022 Definitief

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

Datum Tijd Locatie Leden

: : :

Adviseurs

:

13 september 2022 15.00 – 17.00 uur Gemeente Brielle, kamer 6/7 begane grond Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Vincent Florijn, Anne-Marie Kraak (verslag) Eveline Heijna (communicatie),

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Aan de agenda wordt het bespreekpunt “Terugblik fusiecommissie” toegevoegd (punt 6) 2. Concept verslag BRT 30 augustus 2022 (besluitvormend) Naar aanleiding van: Punt 6 Fijnstructuur: Er zijn nog enkele inhoudelijke vragen en aandachtspunten met betrekking tot enkele functies in de fijnstructuur. Deze worden besproken binnen het portefeuillehoudersoverleg P&O. Het BRT heeft behoefte aan meer inzicht op en dialoog over de procesaanpak voor de doorontwikkeling, evaluatie- en bijstellingsmomenten. Hiertoe wordt 18 oktober een (extra) Voornedag colleges ingepland om met Berenschot te spreken over de follow-up van de Veranderstrategie. Het BRT a. Stelt het verslag BRT 30 augustus 2022 ongewijzigd vast. 3. Ingekomen / verzonden (informerend) Het BRT a. Neemt kennis van het (reeds verzonden) persbericht huisstijl. 4. Voortgang fusie Fusiekalenders: - er wordt een extra Voornedag colleges ingepland 18 oktober (zie 2) Het BRT a. Neemt kennis van de fusiekalenders september en oktober 2022. Memo advies afval: De nulmeting is uitgevoerd. Nu er akkoord is op de fijnstructuur kan ook uitvoering worden gegeven aan de personele invulling. Het BRT a. Neemt kennis van de stand van zaken afval. Communicatie en participatiestrategie fusie fase 3. Eveline geeft een toelichting op de geactualiseerde communicatie- en participatiestrategie.

Het BRT bespreekt dat per mediavraag/communicatiemoment een afweging zal worden gemaakt tussen bestuurlijke of ambtelijke woordvoering waarbij bestuurlijk

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 13 september 2022

woordvoerderschap prioritair is. De afspraken over het bestuurlijk woordvoerderschap vanuit BRT zoals in fase 2 worden voortgezet, , het ambtelijke woordvoerderschap bij de kwartiermaker. De werkgroep communicatie komt tijdig met een voorstel t.a.v. publicatie van het gemeentenieuws (de gemeentepagina) vanaf 1 januari 2023. Het BRT a. Stemt in met de geactualiseerde communicatie- en participatiestrategie fase 3 Memo advies procesvoorstel werving & selectie directeuren Voorne aan Zee Naar aanleiding van het procesvoorstel verzoekt het BRT de kwartiermaker om met het wervingsbureau te bespreken hoe mogelijk het aantal reacties zou kunnen worden bevorderd. Ten aanzien van het profiel licht Vincent toe dat dit een algemeen profiel is, dat besproken is met de OR’s en dat op basis van bespreking met de MT’s wordt aangescherpt. Dit algemene profiel wordt nader uitgewerkt naar twee meer specifieke profielen. Het BRT verzoekt de kwartiermaker om verduidelijking van de discrepantie tussen de kostenraming in het procesvoorstel en het budget dat hiervoor is opgenomen in de fusiebegroting. Het BRT a. Stemt in met het procesvoorstel werving & selectie directeuren 5. Aanvullend advies Hoge Raad van Adel op wapendrager (besluitvormend) In juni 2022 is ingestemd met het voorkeursontwerp van de Hoge Raad van Adel, voor wat betreft wapen en wapenspreuk.

De Hoge Raad van Adel is, op verzoek van het Streekarchief c.a., nog wel gevraagd om nader advies op de figuur van de schildhouder. De Hoge Raad kan instemmen met de Capirussa als schildhouder, waarbij nog wel een keuze moet worden gemaakt tussen de staart van een hond (beschrijving ca. 1600) of van een leeuw (eerste afbeelding, 1623). De werkgroep Huisstijl adviseert om aan te sluiten bij de eerste visualisatie uit 1623 en daarmee te kiezen voor de staart van een leeuw. In de fusiecommissie is aangegeven dat er bij inwoners mogelijk onduidelijkheid is over verschil tussen wapen en logo. Het BRT herkent dit signaal niet, en ziet op dit moment geen aanleiding tot nadere communicatie hierover. Er komen vanuit de inwoners veel reacties binnen op het logo. Het BRT a. Stemt in met het nader advies over de schildhouder in het gemeentewapen van Voorne aan Zee (Capirussa met staart van een leeuw) b. Stemt in met het verzoek tot verlening van het wapen bij Zijne Majesteit de Koning. 6. Terugblik fusiecommissie Fusiebudget: er komen mogelijk nog vragen vanuit de fusiecommissie; dit wordt afgewacht. Huisvesting: er lijken nog steeds verschillende interpretaties te zijn van het eerdere besluit op de Huisvestingsvisie. Besloten is dat de centrale huisvesting van de ambtelijke organisatie in Hellevoetsluis zal zijn.

In Brielle en Westvoorne blijven de loketten voor dienstverlening aan inwoners gehandhaafd. Voor de korte termijn (max 3 – 5 jaar) kunnen de stadskantoren van Brielle en Westvoorne ook worden gebruikt als alternatief voor het werken in de wijk (overlegen vergaderkamers). Tijdens de verbouwingsfase van het stadskantoor van Hellevoetsluis kunnen eventueel ook de werkkamers nog even gebruikt worden. In het BRT is waardering voor de heldere uitleg hiervan door Gregor. T.a.v. het huisvestingskrediet wordt in Westvoorne nog een extra commissievergadering belegd. Hopelijk wordt dit weer een unaniem positief besluit in de drie gemeenteraden. De fusiecommissie heeft wederom Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 13 september 2022

aangegeven dat op 1 januari 2023 de aangepaste raadszaal beschikbaar moet zijn. het BRT beseft dat de planning ambitieus is. Uitstel van besluitvorming en uitvoering is daarom niet mogelijk. Het BRT vraagt de kwartiermaker om in de volgende fusiecommissie meer inzicht te geven in de planning en wijze van verbouwing en (her)inrichting. De afspraak met de fusiecommissie is dat in oktober nog een radenbijeenkomst met presentatie over de begroting 2023 wordt georganiseerd. Het is wenselijk dat voorafgaand nog een verduidelijking wordt gegeven over het proces van harmonisatie van de belastingverordeningen, met een inhoudelijke onderbouwing van de fasering en zo mogelijk inzicht in de consequenties daarvan voor de inwoners van de huidige gemeenten. Hiervoor dient ook tijdig een externe communicatiestrategie te worden opgeleverd. De kwartiermaker neemt dit op met de werkgroep Financiën. 7. .W.v.t.t.k. en rondvraag. Dirk is 27 september mogelijk niet aanwezig. Bij zijn afwezigheid zal Milene de rol van voorzitter op zich nemen. 8. Sluiting

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 13 september 2022