4b. Conceptverslag BRT 21 december 2021v2

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

21 december 2021 15.00 – 16.30 digitaal Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Peter v.d. Wurff, Angelique Meijnen (ART), Desna Troost (communicatie), Anne-Marie Kraak (verslag)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Jorriena de Jongh is afwezig, en wordt niet vervangen. Vanuit het ART is Peter v.d. Wurff aanwezig. Loek Bal is afwezig, en wordt vervangen door Angelique Meijnen. 2. Concept verslag BRT 14 december 2021 Het BRT a. Stelt het verslag BRT 14 december 2021 ongewijzigd vast. 3. Ingekomen stukken (ter kennisname) Het BRT a. neemt kennis van de verslagen van het ART 6 dec en 13 dec.2021 4. Terugblik fusiecommissie 20 december. Het BRT kijkt terug op een goed overleg. Er wordt goede nota genomen van de aandachtspunten vanuit de fusiecommissie bij de werving en selectie van de kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris. De fusiecommissie adviseert positief over wijziging van de toetsingsgrens Arhitoezicht. De fusiecommissie wil graag goed en tijdig geïnformeerd worden, ook over het verloop van het fusiebudget. Ook is gevraagd naar de stand van zaken GR’en. Verder is gevraagd naar een overzicht van relaties en afhankelijkheden van de diverse visietrajecten. Aandacht is gevraagd voor het actueel houden van de website. Op de door de griffiers ingebrachte voorstellen over bespreking niet-fusie gerelateerde onderwerpen en over lokale democratie is terughoudend gereageerd door de fusiecommissie. Het BRT besluit: a. Na afloop van ieder kwartaal een totaaloverzicht Arhi-toetsing ter kennisname naar de fusiecommissie te sturen; b.

In de triple driehoek de beraadslaging over de door de griffie ingebrachte stukken te bespreken; c. In januari/februari februari de fusiecommissie te informeren over de stand van zaken GR’en;

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 14 december 2021

d. De fusiecommissie in februari een financieel overzicht van uitgaven/verplichtingen en resterend budget te geven; e. De fusiecommissie in februari een overzicht van het kritisch pad visiedocumenten aan te leveren.. f. Bij het ART aandacht te vragen voor het actueel houden van de fusiewebsite. 5. Besturingsvisie / contouren hoofdstructuur Door Berenschot is een offerte aangeleverd voor ondersteuning van het traject besturingsvisie inclusief veranderstrategie en het opzetten van opleidingsmodules. Het ART heeft nog enkele aandachtspunten voor het vervolgtraject maar geeft een positief advies. Voor deze offerte is provinciale subsidie beschikbaar. Het BRT vindt het tijdpad voor de besturingsvisie erg ambitieus maar is blij met de voorgestelde aanpak. Wel wordt meer aandacht gevraagd voor de relatie bestuur – samenleving; de aanpak is nu te eenzijdig gericht op de ambtelijk-organisatorische aspecten. Berenschot dient de hoofdlijnen en kaders vanuit de strategische visie die betrekking hebben op het bestuurlijk handelen een plek te geven in de aanpak en uitwerking. Het BRT a. Stemt met genoemde bemerkingen in met de offerte van Berenschot 6. Voortgang werving en selectie kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris Conceptprofiel en –protocol zijn eerder doorgestuurd, ter bespreking in de colleges, en dienen alsnog formeel te worden vastgesteld. De drie colleges zijn akkoord.

De vacature wordt kenbaar gemaakt in de komende vrijdag(Kerst)editie van Volkskrant en NRC. In de volgende BRT-vergadering worden de namen voor bestuurlijk vertegenwoordiging in de selectie- en adviescommissie doorgegeven. Het BRT a. Stelt het profiel kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris en het protocol werving en selectie vast; b. Stelt in de komende BRT-vergadering de bestuurlijke vertegenwoordiging in selectie- en adviescommissie vast. 7. Voortgang fusietraject Door Angelique wordt aan de hand van de fusiekalender een update gegeven van het fusietraject. Dienstverleningsconcept en I-visie staan op de agenda voor de fusiecommissie van 17 januari. Eerstvolgend BRT is 18 januari (15.30-17.00u) gecombineerd met de Voornedag over de besturingsvisie (13.30-15.30u). Vaststelling van de verschillende visies is gepland in april 2022. Voor de fusiecommissie van 17 januari is ook het Gebiedsprogramma geagendeerd. De presentatie daarvoor wordt voorbesproken tijdens de Voornedag van 11 januari. Het BRT a. Neemt kennis van de voortgang fusietraject. 8. Dienstverleningsconcept (afsluiting beeldvorming) Bij het fasedocument Dienstverleningsconcept wordt de vraag gesteld hoe dit document gelezen moet worden. Angelique geeft aan dat dit een inventarisatie is van de opgehaalde beelden. In de oordeelvormende fase worden op basis hiervan scenario’s en keuzes voorgelegd.

Het BRT vraagt om bij bespreking in de fusiecommissie deze verduidelijking goed te verwoorden in een oplegnotitie of de presentatie.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 14 december 2021

Het BRT mist nog beelden over hoe de dienstverlening kan worden aangepast/ingericht voor de doelgroep laaggeletterden/digibeten. Mogelijk kunnen maatschappelijke organisaties of de bibliotheek daarvoor nog een aanvulling op de beeldvorming aanleveren. Het BRT a. Stemt met genoemde aanvulling in met het Fasedocument DVC beeldvorming inclusief bijlagen b. Stemt in met afronding beeldvormende fase en start oordeelvormende fase. c. Verzoekt om status en duiding van de beeldvormende fase duidelijk te verwoorden bij de bespreking in de fusiecommissie. 9. I-visie Het Werkdocument I-visie (oordeelvormend) is op 6 december besproken met de portefeuillehouders. Het BRT constateert dat het voor leken niet allemaal even makkelijk te doorgronden is. De bestuurlijke lijn is helder: de eerste prioriteit is de basis op orde. We willen ook graag innoveren, maar op basis van “proven technology”, we willen geen “proefkonijn” zijn. Het BRT vraagt ook voor dit stuk een begrijpelijke presentatie en heldere memo met bespreekpunten voor de fusiecommissie van 17 januari. Het BRT a. Stemt in met het Werkdocument I-visie (oordeelvormend); b. Vraagt om begrijpelijke presentatie en heldere bespreekmemo voor de fusiecommissie. 10. Voorstel IV-organisatie migratie Syntrophos Op 23 november heeft het BRT ingestemd met het voorstel voor de migratie van het ICT-landschap naar Voorne aan Zee.

De technische uitvoering is belegd bij Syntrophos. Maar ook aan gemeentelijke zijde is inrichting van een IV-organisatie noodzakelijk.’ Het BRT a. Stemt in met de voorgestelde IV-organisatie migratie Syntrophos b. Stemt in met het gevraagde budget ad € 188.500,- voor het dekken van direct inhuren op het fusiespoor, te dekken van het centraal fusiebudget bouwsteen ICT-IV 2022 ; c. Stemt in met het gevraagde budget ad € 127.225 voor het vrijmaken van eigen medewerkers voor de fusie, lokaal te organiseren middels het decentraal fusiebudget. 11. Harmonisatie Het BRT waardeert de overzichten. Wel wordt gevraagd om een legenda ter duiding van de gebruikte kleuren. Niet altijd is duidelijk of dat wat “wenselijk” is voor 1-1-23 ook daadwerkelijk “noodzakelijk” is. Er zijn vragen bij de noodzaak tot het opstellen van en nota kunst en cultuur voor 1-1-23(tabblad MaZa). Daarover volgt in januari nog nader overleg tussen de portefeuillehouders. Het BRT constateert dat er nog wordt gesproken over het opstellen van lokale beleidsvisies (bijv. in tabblad Ruimte). Het BRT meent dat terughoudend moet worden omgegaan met nieuwe beleidsvorming voor 1-1-23, en indien dit toch noodzakelijk blijkt, dit tenminste moet worden opgesteld met het oog op de nieuwe gemeente Voorne aan Zee en met betrokkenheid van de verschillende portefeuillehouders.

Het BRT constateert verder dat de stukken een inventarisatie geven van regels en verordeningen, soms beleid. Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 14 december 2021

Maar dat er ook afstemming moet plaatsvinden over werkwijzen die direct na 1 januari 2023 van belang zijn voor de inwoners van Voorne aan Zee. Te denken valt aan kabinetszaken en representatie (regelen nieuwjaarsbijeenkomst, werkwijze bij (huwelijks)jubilea, herdenkingen, lintjes) en zaken als huwelijken. Het BRT a. Stemt met bovengenoemde bemerkingen in met de inventarisatie, prioritering en fasering van beleid en regelgeving zoals opgenomen in de bijlage 1; b. Verzoekt om een legenda bij het kleurengebruik (of verwijdering daarvan); c. Vraagt om terughoudendheid bij het opstellen van nieuw beleid voor 1-1-23, en beleidsvorming altijd gericht op Voorne aan Zee; d. Verzoekt het ART om een plan van aanpak op te stellen voor implementatie voor 1 januari 2023; e. Vraagt aandacht van het ART voor tijdige afstemming van een aantal werkwijzen/routines gericht op met name kabinetszaken en representatie. 12. Inventarisatie en scenario’s arbeidsvoorwaarden Het BRT kan zich vinden in het voorkeursscenario, maar vraagt aandacht voor de uitwerking voor bepaalde doelgroepen voor wie de impact van ogenschijnlijk kleine verschillen groter dan gemiddeld kan zijn, zoals bijvoorbeeld de buitendienst. Verder ziet het BRT beperkingen bij toepassing van de WKR, indien ook in de nieuwe gemeente de raadsvergoedingen daarop ten laste worden gebracht.

Aangegeven wordt dat de raadsvergoedingen wellicht als reguliere post in de begroting van de nieuwe gemeente opgenomen kunnen worden. Het BRT a. Stemt met bovengenoemde bemerkingen in met het voorstel om op basis van scenario 3 uit bijlage 1 in gesprek te gaan met de vakbonden in het BLO. 13. Memo bekendmaking besluitvorming Toekomstvisie Met een nazending konden ook vandaag al de concrete producten voor de externe communicatie worden getoond. Het BRT stemt in met het proces van interne en externe communicatie en de uitwerking van de publieksversie in folder en animatie. Wel wordt gevraagd om de fusiecommissie tijdig, dus voor verspreiding via de huisaan-huisbladen, kennis te laten nemen van de uitwerking van de publieksversie. Het BRT a. Stemt in met het proces van de interne en externe communicatie en de uitwerking van de publieksversie Toekomstvisie Voorne aan Zee; b. Verzoekt de fusiecommissie tijdig kennis te laten nemen van de publieksversie Toekomstvisie Voorne aan Zee. 14. Voorbereiding werkbezoek vaste Kamercommissie De Kamercommissie is door het BRT uitgenodigd voor een werkbezoek. Hoewel nog niet duidelijk is of dit werkbezoek daadwerkelijk zal plaatsvinden, wil de griffie wel graag uiterlijk 14 januari een voorstel hebben voor de invulling van dit werkbezoek (fysiek of digitaal).

Het BRT is akkoord met de hoofdlijnen voor het werkbezoek maar vraagt daarbij nog om expliciete aandacht voor de geografische en inhoudelijke relatie met de haven van Rotterdam. Omdat het BRT niet meer bijeenkomt voor 14 januari krijgen de burgemeesters het mandaat voor de accordering van de nadere uitwerking van het werkbezoek door Dirk en Nicolette. (Dirk vraagt bij de griffie na of d de invulling ook nog op 18 januari zou mogen worden aangeleverd, dan kan alsnog het voltallig BRT het akkoord geven).

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 14 december 2021

Het BRT a. Neemt kennis van de ingekomen brief en voorstel t.a.v.publicatie van reactiemogelijkheid; b. Stemt met een enkele aanvulling in met de hoofdlijn voor het werkbezoek en mandateert de burgemeesters voor accordering van de nadere uitwerking. 15. Voorbereiding fusiecommissie 17 januari 2022 Te agenderen onderwerpen vanuit BRT zijn: - Dienstverleningsconcept (presentatie, afronding beeldvorming) - I-visie (presentatie, oordeelsvorming) - Gebiedsprogramma (presentatie, voorbereiding radenbijeenkomst) - Harmonisatie (ter info). De presentaties worden ambtelijk gegeven. Voor de beantwoording van bestuurlijke vragen wordt het woordvoerderschap op de verschillende onderwerpen nog nader afgestemd door Gregor, Milene, Peter en Margriet.

16. W.v.t.t.k. We wensen elkaar goede Kerstdagen!

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 14 december 2021