4b. Conceptverslag BRT 1 feb 2022

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

1 februari 2022 15.00 – 17.00 digitaal Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Peter v.d. Wurff, Loek Bal (ART), Desna Troost (communicatie/verslag), Lieke van der Velden (verslag)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Vanuit het ART is Peter v.d. Wurff en Loek Bal aanwezig. Er zijn geen toevoegingen aan de agenda. Loek deelt mee dat Lieke van der Velden vandaag aansluit vanwege de afwezigheid van Anne-Marie. Verslag wordt opgesteld door Desna en Lieke. 2. Concept verslag BRT 18 januari 2022 Het antwoord op de vraag van de heer Mentink zal – na verwerking van enkele suggesties - als bijlage bij het verslag van de vergadering van de Fusiecommissie gevoegd wordenDirk stuurt het antwoord door naar Marieke (griffier). Het BRT: a. Stelt het verslag BRT 18 januari 2022 ongewijzigd vast; b. Stemt in met de beantwoording van de heer Mentink Fusiecommissie 17 januari 2022 met verwerking van enkele opmerkingen. 3. Ingekomen stukken (ter kennisname) ART verslagen 10 en 17 januari Er wordt opgemerkt dat in de verslagen gesproken wordt over de slotfeesten. Het BRT bespreekt of dit afgestemd moet worden tussen de drie organisaties. Besproken wordt of er afstemming plaats moet vinden tussen de drie gemeenten over de feesten, zodat deze niet te ver uit elkaar liggen. Er wordt een inventarisatie gedaan vanuit het ART mbt de feesten die al gepland staan. Nav de ART verslagen wordt er voorgesteld om in de volgende BRT vergadering de inventarisatie van de slotfeesten te laten agenderen. Het BRT: a. Neemt kennis van de verslagen van het ART 10 jan en 17 jan 2022. b.

Besluit om de afsluiting van de gemeenten / slotfeesten te agenderen voor de volgende BRT vergadering. Kalenders januari en februari 2022

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 1 februari 2022

Loek ligt toe dat de besluitvorming van de drie visies, besturingsvisie, I-visie en dienstverleningsconcept dicht bij elkaar komen te liggen en dat het verstandig is om deze samen te behandelen. Hiermee wordt de samenhang tussen de visies geborgd. Hier zijn de kalenders op aangepast. Er wordt afgesproken om de Voornedag colleges van 8 februari te annuleren en hiervoor een extra BRT in te plannen om de besturingsvisie te bespreken. Er wordt gesproken over de planning van het gebiedsprogramma, deze komt het volgende BRT op de agenda te staan. Loek ligt toe dat in februari en maart er een voorstel gemaakt wordt waarin de opgaven worden gedefinieerd en dat in april en mei het gebiedsprogramma geschreven wordt. Nav de kalenders wordt er aandacht gevraagd voor het proces omtrent de huisvestingsvisie. Er wordt voorgesteld om snel duidelijkheid te scheppen en een concept oplossing te realiseren in verband met – afhankelijk van de te maken keuzes - eventuele benodigde (bouw)vergunningen en praktische activiteiten e.d. voor 1 januari 2023. Het BRT: a. neemt kennis van de kalenders januari en februari 2022; b. stemt in met de aangepaste kalenders februari en maart 2022; c. stelt voor dat de aangepaste kalenders van februari en maart worden meegestuurd met het concept verslag; d. stelt voor om het gebiedsprogramma te laten agenderen voor het BRT van 15 februari. 4.

Voorstellen ter bespreking (bijlagen) a. Opdracht GEO-strategie voor Voorne aan Zee De vraag wordt gesteld of de GEO-strategie gereed moet zijn per 1 januari 2023, met oog op de capaciteit. Peter van der Wurff ligt toe dat het sterk in verband staat met de Omgevingswet en het wenselijk is als dit klaar is per 1 januari 2023. Er wordt opgemerkt dat de portefeuillehouders ruimtelijke ordening en ICT graag meer betrokken willen zijn bij dit traject. Het BRT: a. neemt kennis van de opdracht GEO-strategie voor Voorne aan Zee; b. stelt voor dat de portefeuillehouders ruimtelijke ordening/ICTworden meegenomen in het traject; c. stemt in met de opdracht GEO-strategie voor Voorne aan Zee; b. Voorstel opdracht externe expertise website Het BRT vraagt of er al een logo is van de nieuwe gemeente. Desna ligt toe dat er een werkgroep huisstijl is die nauw samenwerkt met de werkgroep website. Het BRT stelt voor om geïnformeerd te worden van de stand van zaken van de werkgroep huisstijl. Daarnaast wordt er gevraagd of het gemeentewapen ook meegenomen kan worden in de update. Het BRT: a. neemt kennis van het voorstel opdracht externe expertise website; b. stemt in met het voorstel opdracht externe expertise website;

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 1 februari 2022

c. Opdrachtformulering Leeuwendaal Het BRT vindt het mooi dat deze opdracht er ligt. Er wordt opgemerkt dat deze opdracht in verbinding staat met de besturingsvisie. Punt 3 staat nu in februari gepland er wordt voorgesteld dit uit te stellen. Peter van der Wurff ligt toe dat punt 3 pas van start kan gaan als de besturingsvisie klaar is en dit met de werkgroep is afgestemd. Het BRT: a. neemt kennis van de opdrachtformulering Leeuwendaal; b. stemt in met de opdrachtformulering Leeuwendaal. 5. Harmonisatie – afsluiting inventarisatiefase (bijlage) Het besluit dat wordt genomen is dat het fusiespoor wordt afgesloten en wordt overgedragen aan het organisatiespoor. Er wordt gevraagd of er dan ergens nog een overzicht van de voortgang is en hoe dit bewaakt gaat worden. Loek ligt toe dat dit de derde fase is en dat daar nog een structuur voor gemaakt moet worden. Dit moet de kwartiermaker straks gaan bewaken met de organisatie. Het BRT: a. Stemt in met de harmonisatie - afsluiting inventarisatiefase; b. Stelt voor om nog verder te overleggen over fase drie. 6. Akkoord op diverse onderwerpen aangaande de financiële bedrijfsvoering VaZ (bijlage) Er wordt aangegeven dat dit stuk samen met de concerncontrollers en de portefeuillehouders uitgebreid besproken is. Er wordt opgemerkt dat er niet geanticipeerd moet worden op functies en formatie etc.

Het BRT stelt voor dat er een aantal voorkeuren voor functies vanuit de inhoud geformuleerd zijn, die als input dienen voor de inrichting van functies en het functiegebouw. Er wordt geen besluit genomen over deze functies en het functiegebouw, maar worden als overwegingen meegegeven. Het BRT: a. Het BRT is akkoord met het voorstel met in achtneming van bovengenoemde opmerkingen. 7. Vooruitblik/voorbereiding Fusiecommissie 14 februari 2022 Bij de Fusiecommissie van 14 februari zullen aanwezig zijn Milene, Jorriena en Bert vervangt Gregor. Er wordt een processchets voorbereid over de samenhang van de visies. De Huisvestingsvisie wordt in beeldvorming aangeboden. Overzicht GR’en is inmiddels beschikbaar. Het BRT vraagt om de status van het gesprek steeds goed duidelijk te maken in de fusiecommissie. 8. Activiteiten komende periode: - radenbijeenkomsten visievorming (10 maart alle visies tezamen) - selectieproces kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris Start a.s. vrijdag met briefselectie, maandag zijn de eerste gesprekken. - werkbezoek Tweede Kamer commissie (25/2 of 11/3) De werkgroep communicatie maakt een voorstel voor een programma en legt dit voor aan het ART. Gevraagd wordt of de raden ook betrokken worden en of

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 1 februari 2022

beide datumopties al in de agenda’s van de bestuurders wordt vrijgehouden. - overig Volgende week is er een extra BRT (fysiek). Indien in Hellevoetsluis, dan wordt verzocht de microfoons vooraf op te laden want versterkt geluid is dan wel nodig. 9. W.v.t.t.k. en rondvraag Aangegeven wordt dat de radenbijeenkomst over het gebiedsprogramma niet goed was voorbereid. En dat het inzetten van de Mentimeter weinig functioneel was op deze abstracte thema’s. Verzoek om gebruik mentimeter te beperken bij raadsbijeenkomsten. Loek Bal bevestigt dit gevoel en heeft donderdag een gesprek met de programmamanager. Naar aanleiding van diverse maatschappelijke initiatieven voor Voorne aan Zee wordt er aandacht gevraagd om na te denken over een gelijktijdige behandeling / besluitvorming. Peter vd Wurff geeft aan dat het ART hier over na zal denken. 10. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 1 februari 2022