4b. concept verslag BRT 29 maart 2022

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

Datum Tijd Locatie Aanwezig

: : :

Adviseurs

:

29 maart 2022 15.00– 17.00 Stadskantoor Brielle (Slagveld 36), kamer 6/7 (b.g.) Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Wilbert Borgonjen, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Peter v.d. Wurff, Vincent Florijn, Loek Bal (ART), Anne-Marie Kraak (verslag).

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Jorriena de Jongh wordt vervangen door Wilbert Borgonjen. Dirk heet kwartiermaker Vincent Florijn welkom. Vandaag wordt afscheid genomen van Loek Bal. Bij agendapunt 3 is Yvette Anker namens de werkgroep Marketing aanwezig voor een toelichting op het procesvoorstel aanbesteding Huisstijl en Merkidentiteit. 2. Concept verslag BRT 15 maart 2022 (ter vaststelling) Het verslag van BRT 15 maart 2022 wordt op het punt Terugblik fusiecommissie aangevuld. Besproken is dat door dhr. Van Orselen (Westvoorne) vragen zijn gesteld over KB3 in Hellevoetsluis en dat deze vragen op schrift zullen worden gesteld. Het verslag wordt met deze aanvulling vastgesteld. N.a.v. bespreekpunt eindfeesten: er komt geen gezamenlijk eindfeest, wel wordt onderling afgestemd over afzonderlijke activiteiten en er wordt aandacht gevraagd voor de voorbereiding van een gezamenlijk startmoment voor de nieuwe gemeente. 3. Procesvoorstel aanbesteding Huisstijl en Merkidentiteit (bespreking) Yvette Anker geeft namens de werkgroep een toelichting op het procesvoorstel Aanbesteding Huisstijl en Merkidentiteit. De aanbesteding is in gang gezet, begin mei is de startbijeenkomst met de opdrachtnemers voorzien. De Toekomstvisie VaZ is de basis voor de merkidentiteit en huisstijl. Belangrijk is dat de huidige “merken” (bijv.

Vesting Brielle, Hellevoetsluis, Rockanje) herkenbaar blijven en verbonden worden aan het merk Voorne aan Zee. Het BRT is blij met de professionele en zorgvuldige aanpak en vraagt om inzicht welke producten voor 1 januari 2023 gereed moeten zijn. Door de werkgroep wordt deze inventarisatie gedeeld met het BRT. Het BRT vraagt aandacht voor betrokkenheid van de raden en verzoekt de ambtelijke werkgroep met de raadswerkgroep communicatie in overleg te gaan over proces en wijze van participatie op het eindproduct. Dit wordt meegenomen in het proces. Het BRT a. Is geïnformeerd over het voorgenomen proces

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 29 maart 2022

b. Wordt t.z.t. geïnformeerd over de prioritering voor de realisatie van producten. c. Verzoekt de werkgroep Marketing tijdig de raadswerkgroep communicatie te informeren over aanpak en (participatie)proces. 4. Ingekomen stukken (ter kennisname) Het BRT neemt kennis van de ingekomen stukken : verslagen ART, introductieprogramma kwartiermaker, voorstel voor informatieverstrekking aan medewerkers. T.a.v. het introductieprogramma kwartiermaker wordt aandacht gevraagd voor de kennismaking met de bestuurders. 5. Terugblik Voornedag 22 maart 2022 Besproken zijn het Koersdocument Omgevingsvisie en de Huisvestingsvisie. Het Koersdocument wordt op basis van de reacties van de colleges nog aangepast en vervolgens ter besluitvorming voorgelegd aan de colleges. Het Koersdocument is de opmaat naar de Omgevingsvisie die door de nieuwe raad zal worden vastgesteld. 6. Voortgang fusie (ter bespreking) Opgavemanager Loek Bal geeft een toelichting op de voortgang van de fusie. Het BRT a. Is geïnformeerd over de voortgang van het fusietraject b. Stemt in met de contractverlenging Angelique Meijnen c. Stemt in met de aanvullende opdracht “informatieveiligheid en privacy” d. Zendt de fusiekalenders maart en april ter kennisname naar de fusiecommissie 11 april. 7. Besturingsvisie, dienstverleningsconcept en I-visie (besluitvormend) In de colleges zijn vanmorgen de drie conceptvisies vastgesteld.

Deze worden ter advisering doorgezonden naar de fusiecommissie en vervolgens ter besluitvorming voorgelegd aan de raden. Dienstverleningsconcept: Het uitgangspunt van één centraal punt voor sturing van het dienstverleningsproces wordt gedeeld. Eén centraal punt voor dienstverlening is echter een groeimodel en kost tijd. Op 1 januari 2023 vindt de fysieke dienstverlening nog plaats binnen de huidige 3 gemeente-/serviceloketten. Door de nieuwe gemeente zal vanuit het ontwikkelperspectief de doorontwikkeling naar alternatieve decentrale/nabije dienstverlening in gang worden gezet. Dit zal scherper beschreven worden (sheet 6, 2e en 3e bullit). Het BRT vraagt nog enkele aanpassingen in de tekst: - Deel A sheet 7 Doelgroepen: toevoegen aan 1e alinea: wij maken een plan van aanpak hoe we dit per 1 januari 2023 realiseren. - Deel B laatste sheet Houding en gedrag: toevoegen: wij gaan professioneel en oplossingsgericht om met conflictsituaties en bezwaren Besturingsvisie Het BRT verzoekt om bij de visualisatie van de hoofdstructuur aan te geven dat dit illustratief is en dit geen onderdeel uitmaakt van de besluitvorming Het BRT a. Geeft een terugkoppeling van de bespreking in de afzonderlijke colleges; b. Stemt met bovengenoemde bemerkingen in met de concept besturingsvisie, het dienstverlenings-concept en de concept I-visie; Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 29 maart 2022

c.

Besluit de – aangepaste – documenten met het bijgevoegde raadsvoorstel en –besluit ter advisering toe te zenden aan de fusiecommissie van 11 april.

8. Huisvestingsvisie (afronding oordeelvorming) Ter afronding van de oordeelvormende fase bespreekt het BRT het voorgelegde voorkeursmodel 1B: één hoofdlocatie in combinatie met werken in de wijk; (dagelijks) bestuur en organisatie samen in één hoofdlocatie. De vertegenwoordigers van Westvoorne en Hellevoetsluis kunnen zich in dit voorkeursmodel vinden. De vertegenwoordigers van Brielle geven aan dat zij voor de toekomst de mogelijkheid willen openhouden voor het realiseren van een separaat bestuurs- en gemeenschapscentrum en daarom terughoudendheid vragen ten aanzien van onomkeerbare besluiten en grote investeringen in de hoofdlocatie. De nieuwe raad dient de mogelijkheid te hebben om nieuwe keuzes te maken zonder dat er sprake zal zijn van grote desinvesteringen. Geconstateerd wordt dat de verantwoordelijkheid van het BRT is, dat de nieuwe gemeente per 1 januari 2023 goed kan starten. Investeringen zijn gericht op functionaliteit. waarmee het adequaat functioneren van bestuur en organisatie in de startperiode mogelijk wordt gemaakt. De nieuwe gemeenteraad heeft daarmee de vrijheid om verdere keuzes te maken voor de langere termijn.

Die keuze kan een unilocatie zijn voor alle functies, het kan ook een separaat bestuurscentrum zijn of nog andere keuzes zoals wisselende vergaderlocaties met het oog op nabijheid van bestuur Voor de start van de nieuwe gemeente wordt gekozen voor model 1B met locatie Hellevoetsluis als centrale locatie voor alle functies op een wijze die de verschillende mogelijke vervolgkeuzes voor de langere termijn door de nieuwe gemeenteraad open houdt. . De vertegenwoordigers van Brielle nemen het resultaat van het overleg in het BRT mee terug naar het college en komen hier in het volgend BRT op terug. Het BRT a. Bespreekt de concept Huisvestingsvisie en de verschillende invalshoeken die ter tafel komen b. Verzoekt het ART om in het fasedocument de verschillende overwegingen uit het BRT mee te nemen en deze te betrekken bij de afronding van de oordeelsvorming en het opstellen van het voorstel tot besluitvorming; c. Agendeert de huisvestingsvisie (afronding oordeelvorming) voor het BRT van 12 april 2022. 9. Voorbereiding Voornedag 5 april 2022 In verband met het ontbreken van urgente punten vervalt de Voornedag colleges van 5 april. 10.

Voorbereiding fusiecommissie 11 april 2022 De volgende stukken worden aangeboden aan de fusiecommissie 11 april: - Fusiekalenders maart en april 2022 - Besturingsvisie (adviserend) - Dienstverleningsconcept (adviserend) - I-visie (adviserend) Besproken wordt dat inmiddels de schriftelijke vragen van dhr. Van Orselen (Wv) zijn toegestuurd aan de fusiecommissie, en via de griffier ook aan de leden van het BRT. Geconstateerd wordt dat deze vragen zijn gesteld naar aanleiding van de brief die Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 29 maart 2022

PZH als toezichthouder naar aanleiding van de begroting 2022 heeft gestuurd aan de raad van Hellevoetsluis (ook de andere raden hebben een dergelijke brief gehad). Daarom ligt de legitimiteit van beantwoording bij de raad van Hellevoetsluis. Het BRT geeft de fusiecommissie de suggestie mee om gebruik te maken van het aanbod van PZH om een nadere technische toelichting te geven op de 3 begrotingsbrieven. Dirk neemt dit mee in de bespreking over de voorbereiding van de vergadering van de Fusiecommissie van 11 april. Het BRT a. Stemt in met toezending van genoemde stukken b. Stelt vast dat Peter de Jong, Margriet den Brok en Bert van Ravenhorst aanwezig zijn bij de fusiecommissie. c. Doet de suggestie om in te gaan op aanbod PZH voor technische toelichting op de begrotingsbrieven 2022.3 11. Voorbereiding bezoek gedeputeerde Zevenbergen Datum en locatie zijn afgestemd met PZH. Er zijn enkele inhoudelijke bespreekpunten aangedragen, het ART checkt wat daarbij de gewenste insteek is. Het BRT a. Stemt in met datum, locatie b. Verzoekt het ART de insteek bij de inhoudelijke bespreekpunten na te gaan. 12. W.v.t.t.k. en rondvraag Dirk meldt dat de beantwoording van de vragen formeel is ingediend bij de Kamercommissie. Een afschrift hiervan wordt bij dit verslag gevoegd.

Het BRT staat stil bij het afscheid van Loek Bal als opgavenmanager en bedankt hem voor alle inzet in de afgelopen periode. 13. Sluiting

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 29 maart 2022