4b. concept verslag BRT 24 mei 2022

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

Datum Tijd Locatie Leden

: : :

Adviseurs

:

24 mei 2022 15.00 – 17.00 uur Raadzaal Hellevoetsluis Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Vincent Florijn, Anne-Marie Kraak (verslag), communicatieadviseur.

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda De drie gemeentesecretarissen zijn aanwezig.. . 2. Concept verslag BRT 10 mei 2022 Het BRT a. Stelt het verslag BRT 10 mei 2022 vast b. Stelt het verslag van het gesprek BRT-gedeputeerde Zevenbergen 10 mei 2022 vast. 3. Terugblik radenbijeenkomst Voorne 12 mei 2022 Door PZH is een algemene toelichting gegeven op de begrotingsbrieven 2022, er kwam weinig nieuwe informatie aan bod. Omdat de aanleiding voor deze bijeenkomst de stand van zaken Kickersbloem 3 was, wordt daarover op 21 juni nog een besloten radenbijeenkomst gehouden. Door het college van Hellevoetsluis zijn de raadsvragen schriftelijk beantwoord. Deze beantwoording wordt vanuit de griffie van Hellevoetsluis gedeeld met de fusiecommissie. 4. Terugblik Voornedag colleges 24 mei Onderwerp: participatiebeleid VaZ, beeldvormende bespreking. Het was een geanimeerde bijeenkomst over een belangrijk onderwerp. Het getuigt van ambitie en positieve energie om op deze manier ten behoeve van de nieuwe raad de bouwstenen voor het participatiebeleid te leveren. Het BRT acht het zinvol als het gesprek over participatiebeleid snel na de fusiedatum ook wordt gevoerd met/in de nieuwe raad. 5. Terugblik fusiecommissie 16 mei 2022 Belangrijk onderwerp was de Huisvestingvisie.

De fusiecommissie heeft vooral gesproken over de huisvesting voor de raad en minder over de huisvesting voor de ambtelijke organisatie. Morgen 25 mei vindt in de 3 gemeenteraden besluitvorming plaats. Het gesprek over de benodigde investeringen zal op een later moment gevoerd worden. Dat moet zorgvuldig gebeuren, met oog voor de juridische aspecten m.b.t. eigendom en budgetrecht, en met respect voor het noodzakelijke draagvlak voor het concept en de bijbehorende gezamenlijke investeringen. 6. Huisvestingsvisie

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 24 mei 2022

In de dynamiek van het besluitvormingsproces is aan fusiecommissie en raden een aangepaste versie van de Huisvestingsvisie aangeboden die nog niet door BRT was geaccordeerd. Deze nieuwste versie dient nog formeel vastgesteld te worden. Het BRT a. Stelt de Huisvestingsvisie vast. 7. Voortgang fusie Het BRT a. Neemt kennis van de fusiekalenders en voortgang fusie. 8. Governance fase 3 (nazending) Op basis van de reacties is in de afgelopen weken de presentatie van de conceptgovernance fase 3 aangescherpt en besproken met de secretarissen en de MT’s. Vincent benadrukt dat het schema niet een organisatiestructuur verbeeldt, maar in beeld brengt hoe het proces van fusievorming gestructureerd kan verlopen. De kwartiermaker heeft in dit proces de regie en coördinatie, en werkt daarbij nauw samen met de gemeentesecretarissen. Vincent heeft met de secretarissen nagedacht hoe het bouwproces kan plaatsvinden met betrokkenheid van de leidinggevenden. Niet de structuur, maar het proces is het belangrijkst. Tijdsdruk is daarbij wel een dilemma. Bottom-up werken is belangrijk voor betrokkenheid en draagvlak, top-down geeft eerder duidelijkheid over structuur en management. Heldere communicatie richting organisaties over de keuzes en de concrete processtappen is cruciaal. Het BRT onderschrijft de noodzaak tot heldere communicatie over het proces. Dat zal meer rust geven in de organisaties.

Het BRT heeft behoefte aan meer onderbouwing over hoe het getoonde procesbeeld past bij de kenmerken van deze fase en antwoord geeft op het gedeelde urgentiebesef. Ook wordt gevraagd om meer duidelijkheid over de samenstelling van het team VaZ, de rol en positionering van de beoogde trekkers, de resultaten die het team VaZ moet opleveren en de rol- en taakverdeling tussen team Vaz en de gemeentesecretarissen. Aan Vincent wordt gevraagd om dat nader uit te werken en te visualiseren, zodat dit helder aan de organisaties kan worden uitgelegd. Waar nodig dient daarvoor ondersteuning voor de kwartiermaker georganiseerd te worden. Ten aanzien van het plaatsingsproces is er brede consensus dat dit zo snel mogelijk moet gebeuren maar vooral ook zorgvuldig. Dat levert dilemma’s op en is op onderdelen nog een zoektocht voor de kwartiermaker. Is ook onderwerp van gesprek met het BLO. Het BRT begrijpt en herkent de spanning die dit geeft binnen de organisaties en zoekt ook zelf naar scherpte en gevoel bij het plaatsingsproces. Afgesproken wordt om in een volgend BRT hier dieper op in te gaan. Er is nog geen expliciet mandaat gegeven, in afwachting van meer verheldering van wat nu de volgende stappen zijn. Wel is het vertrouwen uitgesproken dat Vincent met de gemeentesecretarissen samen een aantal voorbereidende processtappen zet. Het BRT a.

heeft het aangepaste governance-voorstel fase 3 besproken; b. verzoekt de kwartiermaker e.e.a. aan te scherpen en te visualiseren c. verzoekt de kwartiermaker de organisaties te informeren over het plaatsingsproces en het BRT hierover in een volgend overleg duidelijkheid te geven..

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 24 mei 2022

9. Gemeentewapen Het BRT is blij verrast dat de Hoge Raad van Adel ruimte biedt voor betrokkenheid van de raden en historische verenigingen bij het ontwerp voor het gemeentewapen. Het BRT bespreekt dat de presentatie in de fusiecommissie van 13 juni het moment is dat naast de fusiecommissie en de historische verenigingen ook de colleges en overige raadsleden kennis kunnen nemen van het voorstel. De voorgestelde beeldvormende bespreking voor BRT op 9 juni kan daarmee vervallen. Het BRT heeft wel behoefte aan inzicht in de lijst van uit te nodigen historische verenigingen. Die lijst wordt aangeleverd. Het BRT a. Neemt kennis van de voorstellen van de Hoge Raad van Adel; b. Stemt in met het procesvoorstel waarbij de voorgestelde beeldvormende bespreking op 9 juni kan vervallen.

10. Voorbereiding Voornedagen colleges  Voorne-dag colleges 31 mei : a) Koersdocument woonbedrijf Westvoorne en b) Vestia dossier, 12.30 – 15.00 uur; Milene, Margriet en Dirk zijn verhinderd, Gregor is voorzitter.  Voornedag colleges 14 juni: voorbereiding radenbijeenkomst 23 juni met de onderwerpen a) Gebiedsprogramma VaZ en b) contouren investeringsagenda Regio ZHD Het BRT a. Stemt in met de data en onderwerpen Voornedagen colleges.

11. W.v.t.t.k. en rondvraag Nicolette meldt dat op 16 juni het raadsbezoek aan gemeente Brielle plaatsvindt. De uitnodiging volgt z.s.m. Dirk meldt dat op 17 mei de Tweede Kamer heeft ingestemd met het wetsvoorstel tot herindeling. Het voorstel gaat nu naar de Eerste Kamer.

12. Sluiting

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 24 mei 2022