4b. Concept verslag BRT 2 febr 2021v2

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM

Datum Tijd Leden

: : .

Adviseurs :

2 februari 2021 16.00 – 18.00 (digitaal) Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Iris van Gils (projectleider, ART), Anne-Marie Kraak (ambtelijk secretaris), Caroline van Hilten (communicatie)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Het BRT kijkt met genoegen terug op de presentatie van Platform31, voorafgaand aan de BRT-vergadering. Goed dat nu ook over de inhoud wordt gesproken, naast alle procedurele en voorbereidende zaken voor de fusie. Maar de agenda van BRT vandaag laat ook zien dat consequenties van het fusietraject steeds meer zichtbaar worden, zeker ook als we kijken wat er in de vervolgfase moet gebeuren. Het besluit tot herindeling krijgt steeds meer impact voor bestuurders en organisaties. 2. Concept verslag BRT 19 januari 2021 Het BRT besluit a. het verslag BRT 19 januari 2021 ongewijzigd vast te stellen. 3. Verslag ART 21 januari 2021 Het BRT a. Neemt kennis van het verslag ART 21 januari 2021 en betrekt de daarin genoemde aandachtspunten t.a.v. de ambtelijke capaciteit bij de bespreking van agendapunt 6 PvA Voorbereiding fusie. 4. Herindelingsontwerp en -advies Iris licht de stand van zaken toe. Tot op heden zijn er 5 zienswijzen ontvangen, en die lijken niet te leiden tot aanpassingen in de tekst van het HO. In de media heeft in week 3 een reminder gestaan voor inwoners. Dat kan worden herhaald op 10 februari (“uw laatste kans”).. Het BRT besluit om daarnaast de maatschappelijke organisaties nog eens extra te attenderen op de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen.

Het BRT wil graag kennisnemen van de ingediende zienswijzen en wil ook de colleges en raden daarvan kennis laten nemen. De projectleider meldt dat op 16 februari 2021het concept-college- en raadsvoorstel wordt geagendeerd in het BRT, inclusief de voorgenomen reacties op de zienswijzen. Het BRT a. heeft kennisgenomen van de stand van zaken zienswijzetraject; b. verzoekt de ingekomen zienswijzen ter kennisname toe te zenden aan de colleges en (via de griffiers) aan de raden;

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 2 februari 2021

c.

stemt - met een enkele aanpassing - in met de voorgestelde processtappen en planning tot vaststelling HA; d. stemt in met verzending van een reminder naar maatschappelijke . organisaties en verzoekt de projectleider om een overzicht van de eerder aangeschreven organisaties; e. stemt in met het format voor Nota van Beantwoording 5. Plan van aanpak Voorbereiding fusie Het conceptplan van aanpak wordt besproken, evenals de vervolgstappen. Het BRT is na enkele verduidelijkingen inhoudelijk akkoord. Gevraagd wordt om de planning m.b.t. de I-visie naar voren te halen. De griffiers komen nog met een tekstvoorstel met betrekking tot de raadsbetrokkenheid binnen de projectorganisatie (hoofdstuk 4). Vragen zijn er over de hoogte en onderbouwing van de kostenraming en de wijze waarop dekking van de kosten kan plaatsvinden. Het BRT stelt voor om bij vaststelling van het Plan van Aanpak tevens de aanvraag voor het budget 2021 voor te leggen aan de raden, maar voor de hoogte van de kredietaanvraag 2022 eerst een nadere onderbouwing op te stellen en daarover op een later moment een voorstel aan de raden te doen. Hoofdstuk 6 wordt hierop aangepast. De provincie heeft in een ambtelijk overleg aangegeven dat het raadsvoorstel met e kredietaanvraag voor de kosten 2 fase valt onder de bepalingen van het Arhiprotocol en daarom bespreking in het instemmingsoverleg behoeft.

Met een beoogd raadsbesluit in maart 2021 betekent dit dat het conceptraadsvoorstel al komende week met PZH moet worden besproken. Hoewel dit formeel juist is, frustreert dit een zorgvuldig besluitvormingsproces binnen de gemeenten. Bij het opstellen van de planning voor dit Plan van Aanpak waren de bepalingen van het Arhi-protocol nog niet bekend en uitstel van de aanvang van de werkzaamheden ten behoeve van de integratie is ongewenst. De portefeuillehouders gaan hierover het gesprek met PZH aan. Het BRT a. Geeft de laatste feedback op het concept plan van aanpak ‘Voorbereiding fusie”; b. Verzoekt de portefeuillehouders Financiën op korte termijn het gesprek aan te gaan met PZH. Doel hiervan is afspraken te maken over een tijdig en zorgvuldig besluitvormingsproces met inachtneming van het Arhiprotocol; c. Zendt het aangepaste concept Plan van aanpak Voorbereiding fusie ter bespreking en feedback toe aan de fusiecommissie 6. Verkenning uitvoering Participatiewet Op basis van de bespreking in het BRT van 19 januari heeft nogmaals overleg tussen de portefeuillehouders plaatsgevonden over de formulering van de bestuursopdracht. BRT is bestuurlijk opdrachtgever, Bert van Ravenhorst is bestuurlijk trekker. Het ART is ambtelijk opdrachtnemer en een ambtelijke werkgroep gaat nu aan de slag. De uitkomst van de verkenning gaat via BRT naar de colleges.

Op basis daarvan zullen de vervolgstappen worden bepaald. Het BRT : a. stemt met de opdracht Verkenning uitvoering Participatiewet, met Bert van Ravenhorst als bestuurlijk trekker. b. zendt de bestuursopdracht ter kennisname toe aan de fusiecommissie.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 2 februari 2021

7. Risicoreductieplan Het RRP is in uitvoering. Met het oog op oplevering van een zorgvuldige en leesbare rapportage dient de planning te worden aangepast. De voortgangsrapportage kan na aanpassing worden doorgezonden naar de fusiecommissie. Het BRT: a. stemt in met de aangepaste planning RRP; b. neemt kennis van de Voortgangsrapportage RRP c. zendt memo en voorgangsrapportage ter kennisname toe aan de fusiecommissie. 8. Projectcontrol e Het ART heeft het bestedingsoverzicht t/m 4 kwartaal 2020 aangeleverd. Op verzoek van het BRT zijn ook kort de bestedingsafspraken toegevoegd. Het BRT a. Neemt kennis van het bestedingsoverzicht inclusief de bestedingsafspraken en zendt het overzicht toe aan de fusiecommissie. 9. Programmavoorstel collegeconferentie 9 februari 2021 Op 9 februari vindt een collegeconferentie plaats. Het BRT verzoekt het programma zodanig aan te passen dat er naast een aantal procedurele bespreekpunten voldoende ruimte is voor het inhoudelijk gesprek. Het BRT verzoekt ook om periodiek, bijvoorbeeld maandelijks, een gezamenlijke collegebijeenkomst te organiseren. Na de collegeconferentie van 9 februari zal Dirk een rondje langs de afzonderlijke colleges maken. Daarbij worden ook de bespreekpunten voor de volgende gezamenlijke collegebijeenkomsten geïnventariseerd. 10. Communicatie Het BRT a. Neemt kennis van de concept communicatie- en participatiestrategie SV.

b. Kennisnemen van de update communicatie en zendt die ter kennisname toe aan de fusiecommissie. 11. Voorbereiding fusiecommissie 15 februari 2021 Vanuit BRT worden de volgende stukken doorgestuurd naar de fusiecommissie: - Het vastgestelde verslag BRT 19 januari en conceptverslag 2 februari 2021 - Een stand van zaken notitie Herindelingsadvies incl. de ingediende zienswijzen - Het concept PvA voorbereiding fusie - De bestuursopdracht verkenning uitvoering participatiewet - De memo en voortgangsrapportage Risico-reductieplan - De update communicatie Vanuit BRT zijn aanwezig bij de fusiecommissie van 15 februari: Peter de Jong (PvA voorbereiding fusie), Bert van Ravenhorst (BO verkenning participatiewet) en Margriet den Brok (RRP). De overige leden luisteren mee via de openbare kanalen. 12. Activiteitenkalender Het BRT neemt kennis van de activiteitenkalender. 13. W.v.t.t.k. e Margriet verzoekt in een volgend BRT de wijze van evaluatie 1 fase te agenderen.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 2 februari 2021