4b. Concept verslag BRT 16 augustus 2022

AGENDA BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

.

Datum Tijd Locatie Leden

: : :

Adviseurs

:

16 augustus 2022 15.00 – 17.00 uur Gemeentehuis Hellevoetsluis, Trompkamer Dirk Louter (vz), Aart Jan Spoon, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Vincent Florijn, Nicolette van Waart, Peter van der Wurff, Rudie Heijntjes, Desna Troost (communicatie, verslag)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Margriet is nog met verlof, Aart Jan vervangt haar. Anne-Marie is met verlof, verslaglegging wordt vandaag door Desna gedaan. Het BRT verwelkomt Rudie Heintjes, de nieuwe interim gemeentesecretaris van Hellevoetsluis. Dirk deelt mee dat de Eerste Kamer voor de zomer heeft ingestemd met de fusie, het wettelijk besluitvormingstraject is daarmee afgerond. Jorriena wil graag een agendapunt toevoegen ‘personele zaken’. Wordt toegevoegd na punt 5. 2. Concept verslag BRT 21 juni 2022 (besluitvormend) Het BRT a. Stelt het verslag van het BRT 21 juni 2022 vast (geen aanpassingen). 3. Besluitvorming BRT in het zomerreces (informerend) Tijdens het zomerreces zijn er twee schriftelijke rondes geweest. Het BRT heeft ingestemd met: - Voorstel Gemeentewapen (instemming over voorstel 1, nog nader overleg over de drager) - Voorstel IV-organisatie en GEO-strategie (beslispunten 1 t/m 5) 4. Ingekomen / verzonden (informerend) Verzonden 4.1a Verzoek tot nader advies schilddrager gemeentewapen VaZ 4.1b bijlage : advies historische verenigingen mbt capirussa

Ingekomen 4.2 Brief BZK mbt Onderzoek risico-analyse kandidaat-wethouders Het BRT Neemt kennis van de verzonden en ontvangen stukken.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 16 augustus 2022

5. Voortgang fusie (informerend) Aan de hand van de fusiekalenders is gesproken over: - Het plaatsingsproces. Vincent heeft stand van zaken toegelicht: plaatsingscommissie aangesteld, goede administratie is daarbij nodig om te voorkomen dat mensen tussen wal en schip vallen. Er wordt gebruik gemaakt van een geautomatiseerd systeem, een app. Medewerkers krijgen dus geen brieven thuis, maar berichten via een app waar je direct op kan reageren. Dit is laagdrempeliger. Dit wordt donderdag ook in zeepkistsessie toegelicht. Volgende week zijn er ook weer kantinetafelgesprekken. - Het fusiefestival op 29 september. Vincent bedankt de colleges voor het besluit om de gemeentehuizen te sluiten die dag. Er wordt gewerkt aan een workshopachtig programma. Waarbij in wordt gegaan op zaken die spelen en collega’s elkaar kunnen ontmoeten. Op de vraag van Milene of er bestuurders bij worden verwacht geeft Vincent aan dat er nog wordt nagedacht over rollen en posities en het idee om na 29 september ook een keer een bijeenkomst te doen met de colleges, raden en een aantal medewerkers. Met als onderwerp: ‘Wat vraagt deze fusie nou?’ Bestuurlijke aanwezigheid is op 29/9 niet nodig. 5a.

Toegevoegd agendapunt Personele zaken Het BRT besluit Dat er naar aanleiding van de gedeelde signalen behoefte is om duidelijk de feiten op een rijtje te krijgen over de besluitvorming in Hellevoetsluis ten aanzien van HR21. Rudie zoekt een en ander zo spoedig mogelijk uit. Volgende week wordt het resultaat hiervan besproken in het portefeuillehoudersoverleg en vervolgens op 30 augustus in het BRT. 6. Begrotingswijziging centraal fusiebudget 2022 (besluitvormend) Dit agendapunt is behandeld na agendapunt 14.

Het BRT a. Stemt in met de gewijzigde versie van de Begroting centraal fusiebudget 2022; (inclusief 50.000 euro extra voor communicatie / opkomst bevorderende activiteiten voor de verkiezingen) b. Stemt in aan de drie colleges en gemeenteraden te vragen een bedrag ad. €1.320.000,- (€ 440.000,- per gemeente) beschikbaar te stellen als aanvulling op het centraal fusiebudget voor 2022 en dit bedrag te dekken door middel van een onttrekking uit de Algemene Reserves (zie bijlage 1). c. Stemt in dit voorstel toezenden aan de fusiecommissie 12 september. d. Verzoekt de kwartiermaker zo mogelijk nog afstemming te zoeken met de portefeuillehouders financiën vóór behandeling in de Colleges van B&W.

7. Appical: verbinden en binden & boeien (besluitvormend)

Het BRT a. Gaat akkoord gaan met het in eerste instantie voor een periode van 3 jaar aanschaffen van de app van Visma/Raet: Appical als extra module van ons HR-systeem en dit in te zetten voor het interactief verbinden en binden&boeien van huidige en nieuwe medewerkers van Voorne aan Zee b. Geeft enkele suggesties en kritische kanttekeningen voor het toekomstig gebruik en geeft aan een evaluatie van dit instrument, mede in relatie tot andere instrumenten, belangrijk te vinden.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 16 augustus 2022

8. Voorstel ontwikkelen werkgeversmerk en internal branding (informerend) Het BRT a. Neemt kennis van het procesvoorstel tot ontwikkeling van arbeidsmarkcommunicatie en – marketing b. Geeft daarbij enkele kanttekeningen verwachtingen mee ten aanzien van het eindproduct 9. Inhuur Beleidsadviseur Sociaal Domein Participatiewet (informerend) Het BRT a. Neemt kennis van de inhuur van een beleidsadviseur Sociaal

Domein voor 16 uur per week.

10. Inhuur Functioneel Applicatiebeheerder Sociaal Domein (informerend) Het BRT a. Neemt kennis van de inzet van de (externe) FAB Sociaal Domein van Hellevoetsluis voor werkzaamheden van harmonisatie applicaties Sociaal Domein. 11. Voornedag colleges 23 augustus De Voornedag colleges is verzet van 9 augustus naar 23 augustus. Onderwerp is Huisvesting. Bureau Aestate geeft een presentatie over de beoogde invulling van de huisvestingsvisie.

12. Werkbezoek GS PZH aan VaZ 6 september 2022 Op 6 september legt GS PZH een werkbezoek aan PZH af. In samenspraak met PZH is een kort informatief programma opgesteld\, dat aansluit bij diverse onderwerpen in het (nog vast te stellen) Uitvoeringsprogramma (Gebiedsprogramma 1e tranche). Het BRT a. Stemt in met het programma werkbezoek GS PZH b. Verzoekt om het onderwerp kustontwikkeling vanuit het breder perspectief toerisme & recreatie te benaderen en hierbij dan zo mogelijk ook het thema fietsinfrastructuur aandacht te geven. 13. Fusiefestival 29 september 2022 Dit onderwerp is reeds bij agendapunt 5 besproken. 14. Concept communicatieplan verkiezingen Milene licht het toe waarom dit agendapunt later nog is toegevoegd. Dat was naar aanleiding van een overleg vorige week waarbij werd gevraagd naar opkomst bevorderende activiteiten. Vincent stelt voor 50.000 toe te voegen aan de begrotingswijziging voor opkomstbevorderende activiteiten. De uitvoering van de acties ligt bij de burgemeesters en bij de kwartiermaker griffier, ondersteund door de projectleider verkiezingen en communicatie. De politieke partijen zullen binnenkort op de hoogte worden gebracht. 15. W.v.t.t.k.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 16 augustus 2022

Peter vd Wurff deelt mee dat de vakbonden niet hebben gestemd tegen (en dus hebben ingestemd met) het sociale overgangsprotocol. Vincent deelt mee dat hij is benaderd door het AD voor een interview over de voortgang van het fusietraject. Enkele BRT-leden geven hierop een korte reactie met enkele kanttekeningen en aandachtspunten.. 16. Rondvraag en Sluiting

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 16 augustus 2022