4b-210914 conceptverslag BRT 14 sept 2021 v2

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

14 september 2021 15.00 – 17.45 Hellevoetsluis, raadszaal Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Andre Schoon, Gregor Rensen Simone Bronsveld, Loek Bal, Nicolette van Waart, Peter v.d. Wurff (ART), Eveline Heijna (communicatie), Anne-Marie Kraak (verslag), Diana van der Kroon (Strategische Visie)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Bert van Ravenhorst wordt vervangen door Andre Schoon. Desna Troost wordt vervangen door Eveline Heijna. Diana van der Kroon is aanwezig bij bespreking van punt 4 Strategische Visie. Gezien de agenda is het gehele ART aanwezig. Mededelingen Peter de Jong meldt dat de burgemeesters binnenkort een overleg met de kabinetsmedewerkers hebben om hen bij te praten over het fusietraject. Milene meldt dat het college van Hellevoetsluis onvoldoende tijd heeft gehad om kennis te nemen van de nazending 9.1. 2. Concept verslag BRT 31 augustus 2021 Het BRT a. stelt het verslag BRT 31 augustus ongewijzigd vast. 3. Ingekomen stukken - conceptverslag ART 6 september 2021 Het BRT raadt het ART aan om zoveel mogelijk de besluiten SMART te formuleren. Nicolette geeft een toelichting op het dossier Participatiewet: een procesvoorstel wordt uitgewerkt en zal voor een volgend BRT worden geagendeerd. Ten aanzien van het dossier Omgevingswet zal het ART gezamenlijk ambtelijk opdrachtgever zijn. Het BRT a. Neemt kennis van het conceptverslag ART 6 september 2021 4. Strategische Visie Vrijdag jl. is een nieuwe (tussen)versie 2.0 van de Strategische Visie aangeleverd. Het BRT heeft waardering voor de wijze waarop de reacties op versie 1.0 zijn verwerkt. De ondertitel wordt nog licht aangepast.

Na bespreking wordt besloten dat de narratieve benadering (“Sascha”) wordt gehandhaafd, als verbeelding van het wenkend perspectief voor Voorne aan Zee. Enkele inhoudelijke opmerkingen op onderdelen zullen nog worden verwerkt. Nadere tekstuele opmerkingen zullen uiterlijk woensdag schriftelijk bij de projectleider worden aangeleverd. Later deze week heeft

Verslag bestuurlijk Regieteam Voorne 14 september 2021

het kernteam nog een overleg met de portefeuillehouders sociaal domein. Wellicht geeft dat ook nog aanleiding tot enkele aanpassingen. Het BRT roept op tot enige terughoudendheid bij het aanleveren van nadere tekstuele aanpassingen op deze versie, het proces moet daardoor geen verdere vertraging oplopen. Als algemene suggestie wordt nog aangegeven om duidelijker aan te geven welke tekstgedeelten als visie moeten warden vastgesteld en welke tekstgedeelten meer als verbeelding, uitwerking of illustratie zijn bedoeld. Het BRT ziet als gewenst vervolgtraject: - Vrijdag 17 sept: verzending aangepaste versie 2.0 naar BRT - Dinsdag 21 september: besluitvorming (extra) BRT en verzending (nazending) versie 2.0 naar fusiecommissie 27 september, vergezeld van een procesvoorstel; - Hoofdlijnen procesvoorstel fusiecommissie: o 27 september bespreking op hoofdlijnen, eerste reacties; formulering van vraagpunten en dilemma’s door de fusiecommissie, ter voorbereiding van de bespreking in de lokale adviescommissies 1e week oktober; o Voorstel extra fusiecommissie 11 oktober: bespreking terugkoppeling vanuit de lokale commissies. - BRT 12 oktober: terugblik op reacties fusiecommissie, daarbij uitlijnen verdere proces t.a.v. aanlevering definitieve conceptversie 3.0 en besluitvormingstraject.

Het streven blijft dat de Strategische Visie wordt door de raden wordt vastgesteld eind november/begin december 2021.. Het BRT a. Is van mening dat de concept Strategische Visie 2.0, met inachtneming van de gemaakte opmerkingen, voldoende basis biedt als inspirerend en richtinggevend document voor het vervolgtraject; b. Heeft met waardering kennis genomen van de voorgestelde Look & Feel; c. Stemt in met het besproken vervolgproces; d. Verzoekt de procesbegeleider het procesvoorstel voor te leggen aan de agendacommissie van de fusiecommissie; e. Stemt in met een extra BRT-vergadering op 21 september voor dit punt. 5. Plan van Aanpak Opgavenmanager Naar aanleiding van de bespreking van het PvA op de Voornedag van 7 september zijn de laatste wijzigingen doorgevoerd. De planning is ambitieus . Er moet nog veel worden gedaan, en het is onontkoombaar dat er tegelijkertijd aan meerdere (strategische) documenten wordt gewerkt. Met name bij de strategische documenten wordt de bestuurlijke betrokkenheid georganiseerd. Bij de uitwerking binnen de operationele bouwstenen is dat minder opportuun. Vanuit het fusiespoor is verbinding met het griffiedomein en de inhoudelijke domeinen (sociaal en fysiek) noodzakelijk. Met de griffiers en managers wordt door Loek nadere afstemming gepleegd.

Met name bij de I-visie is het zaak om ook Syntrophos en gemeente Nissewaard goed te informeren en betrekken. Het BRT heeft veel waardering voor het plan van aanpak. Vanuit BRT wordt nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de betrokkenheid van de bestuurders, ook de inhoudelijk portefeuillehouders. De rollen en lijnen moeten helder zijn. Het BRT is de bestuurlijke opdrachtgever. Daarbij moet door het BRT de verbinding worden gelegd met zowel de colleges als de ambtelijke uitvoering. Om het gesprek hierover tussen BRT en de colleges te faciliteren zullen procesbegeleider en opgavenmanager gezamenlijk een gespreksmemo opstellen waarin de bestuurlijke rolneming (zoals de rol van BRT, organisatie van concrete Verslag bestuurlijk Regieteam Voorne 14 september 2021

bestuurlijke betrokkenheid, verbinding tussen fusiespoor en inhoudelijke trajecten, benutten van kennis en energie binnen bestaande portefeuillehoudersoverleggen, versterking van liminaal denken etcetera) verder wordt uitgewerkt. Deze gespreksnotitie kan worden geagendeerd voor het BRT en vervolgens besproken met de colleges tijdens een Voorne-dag. Het BRT a. Stelt, met inachtneming van reacties, het Plan van Aanpak en de opdrachten Opgavenmanager en bouwstenen vast als “levend document” dat waar nodig ook bijgesteld kan worden; b. Heeft kennis genomen van de planning fusie fase 2. c. Stemt in met toezending van het PvA Opgavenmanager en bouwstenen aan de fusiecommissie (ter kennisname) d. Verzoekt de procesbegeleider en opgavenmanager een gespreksmemo “Bestuurlijke betrokkenheid” op te stellen t.b.v. bespreking in BRT en tijdens een Voorne-dag. 6. Contracten en aanbestedingen Naar aanleiding van de eerdere bespreking over contractbeheer wordt geconstateerd dat er met name behoefte is aan inzicht in de inkoopcontracten en aanbestedingen. Binnen de bouwsteen Harmonisatie worden alle lopende contracten met looptijden geïnventariseerd.

In verband met de afstemming over lopende en nieuwe contracten wordt het volgende vastgesteld: - op dit moment vindt in principe over alle contractvorming van enig belang ambtelijke afstemming plaats - In ket kader het Arhi-protocol vindt afstemming over een deel van de nieuwe contracten, met name indien ze niet in de begroting zijn opgenomen. - om (nog) beter zicht te krijgen op de contractvorming vanuit de drie gemeenten wordt ambtelijk voorgesteld een Voornse aanbestedingskalender op te stellen. - aan de hand hiervan kan per contract worden bekeken welke specifieke afspraken worden gemaakt over afstemming tussen de huidige gemeenten en de effecten voor de nieuwe gemeente. T.a.v. de vraag over de relatie met het ARHI-protocol is de provincie gevraagd hoe we om kunnen gaan met contracten met een expiratiedatum na de fusie, waarbij al wel de budgetten in de begroting zijn opgenomen. Die reactie is nog niet ontvangen. Het BRT a. Neemt kennis van de gang van zaken rond contractvorming en stemt in met het opstellen van een Voornse aanbestedingskalender. 7. Procesvoortgang werving en selectie kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris Oorspronkelijk uitgangspunt was benoeming per februari 2021 waarbij de Strategische Visie, besturingsconcept en dienstverleningsconcept bepalend zouden zijn voor het profiel. Ondertussen is de planning van deze strategische documenten aangepast.

Ook komt steeds meer duidelijkheid over de effecten van de Wnra op de fusie. Bezien wordt wat dit betekent voor de timing van de werving, selectie en start van de kwartiermaker. Het BRT a. Geeft de procesbegeleider en opgavenmanager de opdracht tot het opstellen van een geactualiseerd procesvoorstel, met als inzet om de oorspronkelijke planning zo veel als mogelijk te handhaven. Verslag bestuurlijk Regieteam Voorne 14 september 2021

8. Rol fusiecommissie bij inhoudelijke afstemming raden. Door het BRT is de vraag gesteld of de fusiecommissie ook een rol zou kunnen hebben bij afstemming over inhoudelijke thema’s waarvan de lokale besluitvorming doorwerking heeft in de fusiegemeente. Enkele overwegingen daarbij zijn door Dirk vervat in een korte notitie die door het BRT wordt besproken.. Het kan praktisch zijn om in de komende periode een structuur te hebben voor inhoudelijke afstemming maar helder is dat het initiatief daarvoor bij de fusiecommissie ligt. Wellicht is het goed om de behoefte aan afstemming op inhoudelijke dossiers bij de gemeenteraden te inventariseren. Het BRT a. Verzoekt de procesbegeleider om de aandachtspunten vanuit het BRT te delen met de agendacommissie van de fusiecommissie. 9. Terugblik Voorne-dag 7 september 2021 Tijdens de Voorne-dag van 7 september is onder meer gesproken over de strategische positionering van Voorne aan Zee in relatie tot de regionale samenwerking en de strategische trajecten die op dit moment in de regio spelen. Op dat moment is besloten tot het opstellen van een adviesmemo met processtappen. Niet alle BRT-leden hebben kennis kunnen nemen van de adviesmemo met voorgestelde processtappen (nazending). Gevraagd wordt om dit als bespreekpunt op te nemen op de agenda van de Voornedag 21 september. Het BRT a.

Verzoekt de adviesmemo strategische positonering met de processtappen te agenderen voor de Voornedag 21 september 2021. 10. Voorbereiding Voorne-dag 21 september 2021 Op basis van de door het ART aangereikte mogelijke bespreekpunten stelt het BRT de volgende inhoud van de Voornedag 21 september voor: - Fusie-update (Loek Bal) - (wellicht nog even kort Strategische Visie: terugkoppeling besluit BRT 21 sept). - Strategische positionering Voorne aan Zee (adviesmemo en processtappen) - Samenwerkingsafspraken (gespreksvoorbereiding Dirk Louter/Loek Bal) Het BRT a. Verzoekt het ART de Voornedag 21 september voor te bereiden. 11. Bestuurlijke workshop Opgavengericht werken (A&O-fonds) Opgavengericht werken door de organisatie(s) heeft ook consequenties voor colleges (en raden). Door A&O-fonds is het aanbod gedaan om – kostenloos -een workshop voor de colleges (en desgewenst de raden) te organiseren. Ivm subsidievoorwaarden dient dit uiterlijk in november 2021 te worden gerealiseerd. Het BRT is positief maar er zijn zorgen over de haalbaarheid van de planning. Mogelijk kan dit ook op een later moment, maar dan worden de kosten in rekening gebracht. Het BRT a. Is positief over organisatie van bestuurlijke workshops Opgavengericht werken voor colleges en raden b.

Verzoekt het ART na te gaan wat de planning kan zijn voor de college workshop en wat de kosten zijn als de realisatie later dan november plaatsvindt.

Verslag bestuurlijk Regieteam Voorne 14 september 2021

12. Update communicatie Het BRT a. Neemt kennis van de update communicatie b. Stuurt de update communicatie ter kennisname door naar de fusiecommissie. 13. Voorbereiding bezoek gedeputeerde Zevenbergen 12 oktober Dit punt wordt doorgeschoven naar volgende BRT. 14. Voorbereiding fusiecommissie 27 september 2021 Het BRT Zendt de volgende zaken worden aan de fusiecommissie: - Verslagen BRT 31 augustus (def) en 14 september (concept) - Voortgangsrapportage fusie - Plan van aanpak opgavenmanager - Strategische Visie met oplegnotitie procesvoorstel - Update communicatie 15. Activiteitenkalender 21 september Voorne-dag 27 september fusiecommissie 28 september BRT 12 oktober BRT/bezoek gedeputeerde Zevenbergen aan BRT 16. W.v.t.t.k. Milene meldt dat het college van Hellevoetsluis de beleidsnotitie Lucht, geluid en externe veiligheid heeft vastgesteld. De stukken worden ter kennisname toegezonden aan de portefeuillehouders RO van de overige gemeenten; Jorriena geeft aan dat het college van Westvoorne bezig is met actualisatie van het aanbestedingsbeleid en de vraag hoe duurzaamheidsaspecten kunnen worden meegenomen als inkoopcriterium. Het ART kan daarbij ondersteuning bieden. Loek meldt t.a.v. het dossier Participatie dat de opdrachtformulering voor Berenschot wordt voorgelegd aan de portefeuillehouders en vervolgens richting BRT komt.

Verslag bestuurlijk Regieteam Voorne 14 september 2021