4b. 2.1 concept verslag BRT 7 dec 2021 v3.docx

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

7 december 2021 15.00 – 17.00 digitaal Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong,Wilbert Borgonjen, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Simone Bronsveld, Loek Bal (ART), Eveline Heijna (communicatie), AnneMarie Kraak (verslag)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Wilbert vervangt Jorriena, die vanwege ziekte verhinderd is. Gregor meldt dat ook Robert ziek is. Het BRT stuurt een kaartje om hen spoedig herstel te wensen. Vanuit het ART zijn Simone en Loek aanwezig. 2. Concept verslag BRT 23 november 2021 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van: Het BRT bespreekt de betrokkenheid bij het Gebiedsprogramma, zowel van de raden - waarbij de rol van de fusiecommissie nog nader ingevuld zal worden - als van inwoners en externe stakeholders. In een volgende BRT-vergadering zal BRT zich nader beraden op de wijze van participatie binnen het traject Gebiedsprogramma. Daartoe wordt een memo opgesteld. 3. Ingekomen stukken (ter kennisname) 3.1 conceptverslag ART 29 november 2021 Het BRT wordt geïnformeerd over de bestuurlijke workshop Grip op Loslaten. 3.2 sfeerverslag Voornedag 16 november 2021 Dirk zegt toe de praatplaat Harmonisatie, die hij heeft gebruikt bij de presentatie in de fusiecommissie, door te sturen naar de BRT-leden. 3.3 (verzonden) brief aan de Tweede Kamercommissie De raden zijn niet vooraf geïnformeerd over de brief. Deze zal ter kennisname nog meegestuurd worden naar de fusiecommissie. De kennismakingsbijeenkomst met de vaste kamercommissie wordt georganiseerd. 4.

Evaluatie Arhi-protocol t/m Q3 2021 Margriet geeft een toelichting op proces en inhoud van de evaluatie. Voorgesteld wordt om als gemeenten aan te sluiten bij het grensbedrag van € 100.000 zoals door PZH gehanteerd. Het BRT kan zich daarin vinden. Deze voorgestelde wijziging van het Arhi-protocol wordt via de colleges voorgelegd aan de raden. De fusiecommissie wordt daarover t.z.t. advies gevraagd. Vanuit het BRT wordt de Evaluatie ter kennisname doorgestuurd naar de fusiecommissie.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 7 december 2021

Het BRT a. Neemt kennis van de Evaluatie Arhi protocol t/m Q3 2021 en zendt deze ter kennisname toe aan de fusiecommissie. 5. Voortgang fusie Middels dashboard en fusiekalender informeert Loek het BRT over de voortgang, met expliciet aandacht voor de besturingsvisie, dienstverleningsconcept en Omgevingswet. Het BRT is blij met de voortgang. Het BRT a. Neemt kennis van het Dashboard en de kalenders, en stuurt het dashboard ter kennisname door naar de fusiecommissie. 6. Bouwsteenplan Financiën en belastingen Het BRT is blij met de voortgang. Specifieke aandacht wordt gevraagd voor de financiële beheersing van het budget Sociaal Domein en de ingewikkelde financiële constructie daarbij. Loek geeft aan dat wordt betrokken bij de harmonisatie en vereenvoudiging van de administraties. Er bestaat onduidelijkheid over de scheiding tussen het centrale en decentrale fusiebudget. Gevraagd wordt of de ontwikkeling van de decentrale budgetten ook in beeld wordt gebracht. Loek geeft aan dat binnen de projectorganisatie gebruikt wordt gemaakt van een “”beslisboom”: wel/niet fusiegerelateerd, wel/niet centraal fusiebudget. De planning ontbreekt als bijlage. Die wordt toegevoegd. Het BRT constateert dat het bouwsteenplan elementen bevat die raken aan het raadsdomein, zoals de keuze van de accountant of harmonisatie van tarieven.

Hoe kunnen fusiecommissie en raden tijdig betrokken worden? Loek neemt het signaal mee naar de werkgroep en Dirk overlegt met de griffiers en de voorzitter van de fusiecommissie. Het BRT a. Stelt het bouwsteenplan Financiën en belastingen vast. 7. Memo Prioritering sociaal domein Wilbert licht toe dat de memo vooral een inventarisatie van veelal lopende werkzaamheden betreft, met toedeling naar bestuurlijk en ambtelijk trekkers. Het biedt helderheid in taken en structuur. Het is een dynamisch document, er zullen nog zaken toegevoegd worden op basis van de rapportage van de visitatiecommissie. Het overzicht kan binnen het Sociaal Domein sturingsmiddel zijn bij het maken van keuzes. Het BRT heeft waardering voor de goede samenwerking binnen het sociaal domein. Wel wordt gevraagd om aandacht voor integraliteit, bijvoorbeeld de relatie naar openbare orde en veiligheid of fysieke leefomgeving. Het sociaal domein kent grote opgaven die opgavegericht en integraal opgepakt moeten worden. Het overzicht benoemt daarnaast veel zaken die voor 1 januari 2023 opgepakt of gerealiseerd moeten worden. Het BRT vraagt aandacht voor de haalbaarheid en de keuzes: beleidsrijke zaken moeten zo mogelijk na de fusiedatum opgepakt of besloten worden. De opmerkingen van het BRT zullen worden verwerkt in het dynamisch document. Het BRT a. Neemt kennis van de memo prioritering sociaal domein. .

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 7 december 2021

8. Update besturingsvisie (mondeling) Loek geeft aan dat door de stroomstoring vorige week de planning verder is uitgelopen. De beeldvorming is afgerond, in deze oordeelvormende fase wordt beschreven welke hoofdstructuur past bij de beelden. Voorgesteld wordt dat de voorgestelde hoofdstructuur en de uitgangspunten besturingsvisie nader worden gepresenteerd in een extra BRT op 14 december 2021.Er ligt een relatie met het profiel van de kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris en de planning van de werving en selectie van deze functionaris 9. Werving & selectie kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris Het concept-profiel en het concept-protocol zijn vanmorgen in alle colleges besproken als voorbereiding op de BRT-vergadering. Het BRT ziet een noodzakelijke koppeling tussen profiel en de besturingsvisie. Bij de start van de werving moet duidelijkheid zijn over tenminste de contouren van de nieuwe organisatie. BRT-breed is wel de behoefte om de werving zo snel mogelijk te starten, zodat de kwartiermaker zo snel mogelijk aan de slag kan. Ingestemd wordt met een extra BRT op 14 december ter instemming op de hoofdstructuur en vaststelling van het profiel / de vacaturetekst. Het BRT vraagt - naast enkele kleinere inhoudelijke opmerkingen - aandacht voor vorm en toonzetting van de conceptvacaturetekst en pleit voor een compactere tekst, wervender, de kandidaat centraal gesteld.

Loek geeft deze reacties mee aan bureau Bestman. De vacaturetekst wordt geplaatst in Volkskrant en NRC, plaatsing in meer of andere kranten geeft wel meerkosten, maar lijkt geen meerwaarde te hebben. Desgevraagd geeft Dirk een nadere toelichting op de artikelen 36 en 60 van de wet Arhi. Artikel 60 regelt de benoeming van een tijdelijk gemeentesecretaris door GS per 1 januari 2023, vooruitlopend op de vaste benoeming door het nieuwe college van B&W. Artikel 36 regelt dat de secretaris na de fusiedatum voorlopig werkt volgens de ambtsinstructie van de grootste gemeente, tot die wordt vervangen door de ambtsinstructie van de gemeente Voorne aan Zee. Ten aanzien van vragen bij de functie kwartiermaker/beoogd gemeentesecretaris, bevestigt het BRT de intentie dat de aan te stellen kwartiermaker tevens zal worden aangesteld als gemeentesecretaris van Voorne aan Zee. Het gaat bij de werving dus om een één persoon die bereid is om zowel leiding te geven aan de fusie als aan de nieuwe organisatie; en waarvan de formele benoeming als gemeentesecretaris als formaliteit door het nieuwe college zal plaatsvinden. Deze persoon wordt in de rol van kwartiermaker zo snel mogelijk aangesteld om daardoor ook invloed te kunnen hebben op de invulling van de hoofdstructuur en op voorhand het ontwikkelpad in te kunnen gaan met de organisatie.

Voor sollicitant en organisatie biedt dit helderheid, continuïteit en een natuurlijke overgang naar de nieuwe situatie. Indien blijkt dat de (beoogd) secretaris mogelijk toch niet de benodigde kwaliteiten of klik met het nieuwe college blijkt te hebben is de procedure niet anders dan bij iedere andere onvoldoende functionerende gemeentesecretaris. Het BRT a. Neemt kennis van de vervolgmemo werving en selectie; b. Heeft het concept profiel en concept protocol opiniërend besproken en reacties meegegeven; c. Bevestigt de intentie dat de kwartiermaker tevens de nieuwe gemeentesecretaris van Voorne aan Zee is, waarbij de formele benoeming door het nieuwe college zal plaatsvinden;

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 7 december 2021

d. Stemt in met extra BRT op 14 december 2021 ter vaststelling van de documenten. 10. Voorbereiding fusiecommissie 20 december Vanuit het BRT worden de volgende zaken aan de fusiecommissie van 17 december aangeboden:  Verslag BRT 23 november (vastgesteld) en 7 december (concept)  Gewijzigd plan van aanpak opgavenmanager (Loek)  Bijlage bij PvA : lange termijn planning (Loek)  Dashboard november 2021 (Loek)  Evaluatie Arhi protocol t/m Q3 2021 (Margriet)  Verzonden uitnodiging voor werkbezoek aan vaste kamercommissie  (mondeling) betrokkenheid fusiecommissie bij Gebiedsprogramma (Peter) 11. W.v.t.t.k. Wilbert vraagt naar de aanwezigheid bij de fusiecommissie. De woordvoerders vanuit BRT kunnen inloggen met de link, overige bestuurders kunnen evenals ambtenaren of andere belangstellenden de vergadering via de website volgen. Gregor vraagt aandacht voor de wijze waarop in de fusiecommissie over de ambtelijke organisatie is gesproken. Dirk bespreekt dit met de voorzitter. De BRT-vergadering van 4 januari vervalt. Dirk bespreekt met de voorzitter van de fusiecommissie dat er vanuit deze vergadering geen stukken voor de fusiecommissie van 17 januari aangeleverd worden (mogelijk nog wel vanuit BRT 21 december). In verband met afwezigheid van het college van Westvoorne vervalt de Voornedag colleges van 25 januari.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 7 december 2021