4a Verslag BRT 30 augustus 2022 Definitief

Verslag BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

.

Datum Tijd Locatie Leden

: : :

Adviseurs

:

30 augustus 2022 15.00 – 17.00 uur Gemeente Westvoorne, Raadzaal Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Vincent Florijn, Nicolette van Waart, Peter van der Wurff, Rudie Heintjes Eveline Heijna (communicatie, verslag)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Anne-Marie is met verlof, verslaglegging vandaag door Eveline. Mylene geeft aan dat er op 16 september een stadsdebat Voorne aan Zee is in Hellevoetsluis in het theater de Twee Hondjes. Graag breed bekend maken. Dirk voegt het agendapunt fusiecommissie toe aan de agenda. 2. Concept verslag BRT 16 augustus 2022 Geen opmerkingen op het verslag van 16 augustus 2022. Vastgesteld. 3. Ingekomen / verzonden (informerend) Ingekomen 3.1 Brief B&W Hellevoetsluis aan BRT inzake uitvoeren onderhoud HR21 - Besproken en de notitie voor kennisgeving aangenomen. 3.2 Programma Werkbezoek 6 september Gedeputeerde Staten PZH - Vincent licht het programma en idee achter het werkbezoek toe. Programma is vastgesteld. 3.3 Raadsinformatiebrief Stikstof 25-8-2022 - Deze wordt teruggenomen en eerst besproken met de portefeuillehouders. 3.4 Voorstel nieuw ambtsketen - Het voorstel wordt aangevuld met (evt.) regionale uitvraag bij de vervaardiging van de keten. En de onderbouwing voor het advies voor keuze B wordt explicieter opgenomen. Wordt geagendeerd voor de fusiecommissie. 4. Voortgang fusie (informerend) De kwartiermaker informeert u periodiek over de voortgang van de fusie aan de hand van de fusiekalenders en de financiële rapportage. Margriet vraagt wanneer de werving voor de directeuren gepland is.

Vincent geeft aan dat dit in september gepland staat. Bijlagen 4.0 Dashboard Plan van aanpak fase 3 4.1 Fusiekalender augustus 2022 – - Kalender wordt aangevuld met de geplande raadsbijeenkomsten. 4.2 Fusiekalender september 2022 - Kalender wordt aangevuld met de geplande raadsbijeenkomsten. Dirk geeft aan niet bij het BRT van 27 september aanwezig te zijn.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 16 augustus 2022

4.3 Financiële rapportage augustus 2022 4.4 Oplegger stukken ter kennisname BRT 30 augustus 4.5 220815 Voorstel capaciteit P-wettaken - Vincent geeft aan dat er afspraken worden gemaakt met Nissewaard over de capaciteit. 4.6 220824 SvZ harmoniseren regelgeving - In het BRT worden een aantal onderwerpen gemist, zoals financiën. Vincent geeft aan dat de lijst nog verder moet worden gecomplementeerd. Het overzicht van financiën is er maar moet in dit document worden gezet. Dit geldt ook voor overzicht Sociaal Domein. 4.7 Memo -update Ingenieursdiensten Voorne aan Zee - 11 augustus 2022 BRT besluit: De voortgang fusie stukken worden voor kennisgeving aangenomen. 5. Harmoniseren minimabeleid (besluitvormend) Vanaf 1 januari 2023 worden de gemeenten Brielle, Westvoorne en Hellevoetsluis samengevoegd tot 1 gemeente, namelijk de gemeente Voorne aan Zee. Binnen de huidige drie gemeenten op Voorne is het minimabeleid verschillend georganiseerd. Het doel van deze oplegnotitie en de onderliggende voorstellen is om het minimabeleid met ingang van 1 januari 2023 geharmoniseerd te hebben. Op deze manier zorgen we voor minimaregelingen en -voorzieningen die voor alle inwoners van Voorne aan Zee gelijk zijn.

De wens om het minimabeleid, als onderdeel van de Participatiewet, te harmoniseren voor 1 januari 2023 is ook vastgesteld in het BRT van 21 december 2021 en zo besproken in de fusiecommissie van 17 januari 2022. Gezien de omvang van het minimabeleid is ervoor gekozen om het op te delen in drie voorstellen. Bijlagen 5.1 Voorne aan Zee oplegnotitie minimalbeleid 5.2 P011 voorstel bijzondere bijstand 2022-08-16 5.3 P011 was-wordt tabel bijzondere bijstand 2022-08-08 5.4 P012 voorstel minimableid 2023 -2025 2022-08-08 5.5 P012 was-wordt tabel minimabeleid 2022-08-08 5.6 P014 voorstel CAV 2023 -2025 2022-08-08 5.7 P014 was-wordt tabel CAV 2022-08-08 5.8 P011 P012 P014 kostenraming uitvoering 2022-08-08 5.9 Samenvoeging Brielle-Westvoorne-Hellevoetsluis plan BSenF 5.10 Voorstel 2022 - Gemeente Voorne aan Zee BRT besluit: a. Instemmen met de inkomensgrens van 120% voor de bijzondere bijstand voor de inwoners van Voorne aan Zee per 1 januari 2023. b. Instemmen met het nader uitwerken van beleidsregels bijzondere bijstand voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee op basis van de uitgangspunten in het voorstel. c. Instemmen met de inkomensgrens van 120% voor de minimaregelingen voor de inwoners van Voorne aan Zee per 1 januari 2023. d. Instemmen met de minimaregelingen in het voorstel. e. Instemmen met het afschaffen van de minimaregelingen in het voorstel per 1 januari 2023. f.

Instemmen met de gemeentepolis voor de inwoners van Voorne aan Zee per 1 januari 2023 voor inwoners die minimaal 12 maanden een inkomen hebben tot 120% van de bijstandsnorm met een vermogen lager dan € 13.010,- voor een gezin of alleenstaande ouder en € 6.505,- voor een alleenstaande; g. Instemmen met het vergoeden van de eigen risico gemeentepolis per 1 januari 2023 voor de inwoners van Voorne aan Zee.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 16 augustus 2022

h. Instemmen met de tegemoetkoming van € 30,- p/m per 1 januari 2023 voor de inwoners van Voorne aan Zee. i. Instemmen met het pakket extra en extra uitgebreid per 1 januari 2023 voor de inwoners van Voorne aan Zee. j. Afschaffen van de tegemoetkoming a.d. € 30,- p/m van Brielle en Westvoorne en van €37,50,- p/m van Hellevoetsluis per 1 januari 2023. k. Afschaffen van het pakket extra en extra uitgebreid per 1 januari 2023 voor de inwoners van Westvoorne, Brielle en Hellevoetsluis. BRT stemt in met deze stukken en gemeenten brengen dit zelf in besluitvorming. Raden moeten wel een gelijkluidend besluit nemen. Besluitvorming via fusiecommissie in september, lokale commissies in oktober en dan gemeenteraden in oktober.

6. Concept fijnstructuur – formatieplan – functieboek (besluitvormend) Aan de bouwsteen P&O is gevraagd om de besturingsvisie, die in april door de raden is vastgesteld, uit te werken naar een fijnstructuur, functieboek, formatieplan en profielen voor de directeuren, afdelingsmanagers en teammanagers. Bijlagen 6.1 220824_Oplegger concept fijnstructuur -formatieplan-functieboek 6.2 Bijlage 1_Fijnstructuur incl. formatieplan 6.3 Bijlage 2_Functieboek Voorne aan Zee 6.4 Bijlage 3_Profielen afdelingsmanagers en teammanagers 6.5 Bijlage 4_Advies OR fijnstructuur 6.6 Bijlage 5_Advies BuitenhekPlus inzake teammanager bestuurssecretariaat 6.7 Bijlage 5_Procesinformatie organisatiestructuur en doorplaatsingsproces BRT besluit a. Akkoord gaan met de fijnstructuur, inclusief formatieplan zoals opgenomen in bijlage 1 ‘fijnstructuur Voorne aan Zee’ en het functieboek zoals opgenomen in bijlage 2 ‘functieboek Voorne aan Zee’; b. Onder voorbehoud van het advies van het OR-platform akkoord gaan met de profielen voor de afdelingsmanagers en teammanagers zoals opgenomen in bijlage 3 ‘Memo_Afdelingsmanagers en teammanagers’. c. Kennisnemen van het advies van het OR-platform inzake de fijnstructuur, formatieplan, functieboek en de profielen voor afdelingsmanagers en teammanagers (bijlage 4 ‘Advies OR-platform’).

Tevens kennisnemen van het advies van Buitenhekplus dat gegeven is op het OR-adviespunt, inzake de teammanager Bestuurssecretariaat in bijlage 5 Kennisnemen van de procesinformatie over de tot standkoming van de fijnstructuur en bijhorende stukken en het doorplaatsingsproces conform overgang van onderneming. (bijlage 6 procesinformatie fijnstructuur en doorplaatsingsproces). Vincent geeft een korte toelichting op de stukken die voorliggen en hoe die passen in het proces. Ook geeft hij aan dat de implementatie van de fijnstructuur en de invulling van de organisatie in nauw overleg gaat met het regionaal MT. Het BRT geeft aan hier ook nog bestuurlijk een keer over van gedachten te willen wisselen. En geeft aan hier een Voorne dag colleges voor te organiseren. Het BRT heeft een aantal punten naar aanleiding van de stukken. De inschaling van de controller in de nieuwe organisatie; de functie van Strategisch Manager 1 wordt gemist. De plek voor het gebiedsteam Hellevoetsluis en netwerkregisseur. In de beschrijving van de functies wordt op een aantal plekken de inzet voor de regio gemist. Vincent geeft aan deze punten mee te nemen.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 16 augustus 2022

Verder vraagt het BRT naar de antwoord op het advies van de OR. Vincent geeft aan deze voor de volgende keer op de agenda te zetten, het antwoord wordt geschreven. 7. Beleidskader Werving en Selectie Voorne aan Zee (besluitvormend) De gemeente Voorne aan Zee ontstaat op 1 januari 2023 en wordt gevormd door de medewerkers van de gemeenten Brielle, Westvoorne en Hellevoetsluis. Voorafgaand aan de fusie zijn veel ontstane vacatures (langdurig) niet opgevuld met vaste medewerkers, maar met tijdelijke inhuurkrachten in allerlei varianten. Nu de schets en de inrichting van de nieuwe organisatie steeds helderder wordt en er een beeld ontstaat op welke plekken geworven kan worden voor nieuwe vaste medewerkers, is het van belang afspraken te maken over de wijze waarop de ontstane vacatures worden vervuld. Bijlagen 7.1 220809_Oplegger - Beleidskader Werving en Selectie 7.2 Kader Werving en Selectie ter vaststelling Team Voorne aan Zee BRT besluit a. Akkoord gaan met het beleidskader ‘Werving en Selectie Voorne aan Zee’. 8. Huisvesting (besluitvormend) Op 25 mei 2022 stelden de gemeenteraden van Brielle. Westvoorne en Hellevoetsluis de huisvestingsvisie Voorne aan Zee vast. Deze huisvestingsvisie beschrijft waar de huisvesting voor de korte en middellange termijn aan moet voldoen (gezien over een periode van 2-5 jaar).

Het is aan het nieuwe bestuur van Voorne aan Zee om keuzes te maken voor de langere termijn. Bijlagen 8.1 220830_Oplegger BRT_Huisvestingsplan en investering (laatste versie 1.2) 8.2 (Her)inrichting- en verbouwingsplan huisvesting 8.3 Raming (her)inrichting verbouwingskosten huisvesting Voorne aan Zee v1.2 BRT besluit: a. Akkoord gaan met het (her)inrichtingsplan en verbouwingsplan, inclusief de hiervoor benodigde investeringskosten zoals opgenomen in bijlage 1 ‘(her)inrichting en verbouwingsplan huisvesting’ opgenomen. b. De gemeenteraden van de gemeenten Brielle, Westvoorne en Hellevoetsluis voorstellen in te stemmen met het (her)inrichtingsplan en verbouwingsplan, inclusief de hiervoor benodigde investeringskosten, zoals opgenomen in bijlage 1 ‘(her)inrichting en verbouwingsplan huisvesting’; c. Akkoord gaan met de kapitaallasten van € 111.127,- welke ten laste komen van de begroting voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. d. De gemeenteraden van de gemeenten Brielle, Westvoorne en Hellevoetsluis voorstellen in te stemmen met de kapitaallasten van €111.127 welke ten laste komen van de begroting voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. e. Kennisnemen van de geraamde aanpassingen van de stadskantoren van Hellevoetsluis, Brielle en Westvoorne t.b.v. de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. f.

De gemeenteraad van de gemeente Hellevoetsluis voorstellen in te stemmen met het voorgestelde krediet van € 1.155.117,- (excl. BTW) voor de (her)inrichting- & verbouwingskosten van het gemeentehuis van Hellevoetsluis t.b.v. de huisvesting van het bestuur en de ambtelijke organisatie voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 16 augustus 2022

g. De gemeenteraad van de gemeente Brielle voorstellen in te stemmen met de geraamde aanpassingen van € 12.000,- (excl. BTW) aan het stadskantoor van Brielle. h. De gemeenteraad van de gemeente Westvoorne voorstellen in te stemmen met de geraamde aanpassingen van € 12.000,- (excl. BTW) aan het stadskantoor van Westvoorne. BRT stemt in. Wel vragen zij ook aandacht om de gebouwen van de stadswerven en accommodaties ook worden meegenomen in de plannen. Vincent geeft aan dat dit het geval is. 9. Voorstel capaciteit schulddienstverlening (besluitvormend) De gemeente Brielle heeft de uitvoering van Schulddienstverlening op dit moment belegd bij Minus Sculpa, in de vorm van een aanbesteding. Deze aanbesteding kan niet meer verlengd worden. Vanaf 1 januari 2023 worden deze taken volledig uitgevoerd binnen de gemeente Voorne aan Zee. Dat betekent dat de personele capaciteit voor deze werkzaamheden op die datum ook binnen Voorne aan Zee geregeld moet zijn. Gezien de continuïteit van dienstverlening en de krapte op de arbeidsmarkt is het noodzakelijk om met de werving op korte termijn te starten. Dit memo doet daarvoor een voorstel. Bijlage 9.1 220818 Voorstel capaciteit schulddienstverlening BRT besluit a.

Akkoord gaan met het opstarten van de werving van 0,9 fte aan capaciteit voor het uitvoeren van schulddienstverlening en hiervoor structureel vanaf 2023 € 73.159,- van de aanbesteding schulddienstverlening Brielle meerjarenbegroting Voorne aan Zee structureel voor in te zetten. b. Dit voorstel ter kennisname doorgeleiden naar de colleges. 10. Uitvoeringsprogramma (informerend, toelichting van Kees Lambregtse) In 2021 hebben de colleges van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne ingestemd met het voorstel van Provincie Zuid-Holland om gezamenlijk een Gebiedsprogramma Voorne aan Zee op te stellen. Om begripsverwarring te voorkomen met de gebiedsaanpak (stikstof, water, bodem) van het Nationaal Programma Landelijk Gebied, is gekozen de titel te wijzigen naar Uitvoeringsprogramma Voorne aan Zee. De kaders voor het Uitvoeringsprogramma zijn gesteld tijdens Voornedagen colleges, MT’s en het programma is aan de orde geweest in de Fusiecommissie en de radenbijeenkomsten over de Omgevingswet. Deze 1e tranche gaat uit van een beperkt aantal thema’s met in deze collegeperiode lopende of geplande projecten. In 2023 wordt in overleg met het nieuwe college en de nieuwe raad het Uitvoeringsprogramma geactualiseerd. Bijlagen 10.1 Oplegger Uitvoeringsprogramma Voorne aan Zee 10.2 Concept Uitvoeringsplan Voorne aan Zee BRT besluit a.

De vraag aan het BRT is instemming te geven om het bijgevoegde Uitvoeringsprogramma Voorne aan Zee aan de drie colleges voor te leggen met de gevraagde beslissingen: 1. Vaststellen van het Uitvoeringsprogramma Voorne aan Zee (Gebiedsprogramma 1e tranche); 2. Het Uitvoeringsprogramma Voorne aan Zee te ondertekenen op 6 september 2022; Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 16 augustus 2022

3. Opdracht te geven voor de nadere uitwerking van thema’s en projecten in het programma; 4. De Fusiecommissie en de raden over het Uitvoeringsprogramma te informeren; 5. Beslispunten a. tot en met d. onder voorbehoud van vaststelling door de andere Voornse colleges en Gedeputeerde Staten van Provincie Zuid-Holland. Agendapunt is tegelijk besproken met het programma voor het werkbezoek. De SWOT-analyse wordt uit het stuk gehaald. Dat lijkt niet passend in de context van het uitvoeringsprogramma. Daarnaast wordt in de oplegger voor de colleges de toelichting bij de financiën iets ruimer opgezet. Status van het uitvoeringsprogramma wordt opgenomen in de oplegger voor de fusiecommissie. Het stuk wordt toegestuurd aan de raden na besluitvorming in de colleges volgende week. 11. Voornedag colleges 6 september Op 6 september legt GS PZH een werkbezoek aan PZH af. In samenspraak met PZH is een kort informatief programma opgesteld, dat aansluit bij diverse onderwerpen in het (nog vast te stellen) Uitvoeringsprogramma (Gebiedsprogramma 1e tranche). 12. W.v.t.t.k. 13. Fusiecommissie - Algemene informatie stand van zaken en voortgang ter informatie. - Minimabeleid besluitvormend met advies voor behandeling in raden van oktober.

advies voor oktober - Voorstel ambtsketen (opiniërend) - Huisvesting adviserend besluit gemeenteraden - Uitvoeringsprogramma ter informatie na behandeling in colleges a.s. dinsdag 14. Rondvraag en Sluiting

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 16 augustus 2022