4a. DEFverslag BRT 26 okt 2021

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

26 oktober 2021 15.00 – 17.00 Raadszaal Brielle, Markt 1. Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Simone Bronsveld, Loek Bal (ART), Caroline van Hilten, Anne-Marie Kraak (verslag)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda 2. Concept verslag BRT 12oktober 2021 Bijlagen: 2.1 concept verslag BRT 12 oktober 202 Het BRT a. stelt het verslag BRT 12 oktober 2021 ongewijzigd vast. 3. Ingekomen stukken (ter kennisname) Bijlagen 3.1 conceptverslag ART 18 oktober 2021 Het BRT a. neemt kennis van het conceptverslag ART Bijlagen 3.2 sfeerverslag Voornedag 5 oktober 3.3a Memo terugkoppeling Gebiedsprogramma Voornedag 5 oktober 3.3b Bijlage 1. Overzicht projecten en opgaven colleges en RMT Het BRT bespreekt n.a.v. de bijlagen 3.3 hoe dit tot een follow-up kan komen in inhoud en proces, en hoe bestuurders en stakeholders worden betrokken bij de uitwerking van het Gebiedsprogramma. Het ART agendeert voor het volgend BRToverleg de bestuursopdracht Gebiedsprogramma waarin deze elementen worden benoemd. Het BRT a. neemt kennis van het sfeerverslag Voornedag 5 oktober en verzoekt dit te delen met de colleges en organisaties. b. Agendeert voor BRT 9 november de conceptbestuursopdracht Gebiedsprogramma. 4. Voortgang uitvoering Plan van Aanpak Opgavenmanager (mondeling) De opgavenmanager Loek Bal informeert het BRT over de voortgang van het fusiespoor. De strategische visies lopen, zoveel mogelijk wordt de BOB-structuur gebruikt waarbij iedere fase wordt afgesloten en gedeeld met BRT alvorens de

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 26 oktober 2021

vervolgfase wordt ingezet. Het ART heeft wat meer tijd nodig voor de besturingsvisie en dat heeft ook effect op de andere strategische visies als dienstverleningsconcept en I-visie. Voorstel van het ART is om de Voornedag van 2 november te verschuiven zodat er meer voorbereidingstijd is. Vanuit Hellevoetsluis wordt dit verzoek ondersteund mede in verband met de bestuurlijke voorbereiding voor de begrotingsraad. Naar aanleiding daarvan wordt door enkele BRT-leden de zorg over de voortgang uitgesproken,ook de bestuurlijke betrokkenheid bij de besturingsvisie wordt als onvoldoende beschouwd. Bespreking van de besturingsvisie (inclusief het effect van de Wnra/OVO) heeft urgentie in verband met tijdig overleg met de vakbonden. Eventuele dilemma’s dienen zo snel mogelijk op de bestuurlijke tafel te komen. Na ampele discussie wordt besloten om de Voornedag van 2 november te vervangen door een extra (thema)bijeenkomst BRT waarbij dilemma’s en vragen rond de besturingsvisie worden besproken (13.30 – 15.30). Op 9 november zal er een verkorte Voornedag zijn (14.00 – 16.00), gevolgd door een kort BRT (16.00 – 17.00) Het BRT besluit a. De Voornedag van 2 november te vervangen door een extra BRT 13.30 – 15.30, thema Besturingsvisie, hierbij is ook het voltallig ART uitgenodigd. b. Op 9 november een korte Voornedag te organiseren (14.00 – 16.00). c.

Het BRT van 9 november te verkorten tot 16.00 – 17.00 uur. Bijlagen 4.1 Fusiekalender oktober 2021 4.2 Fusiekalender November 2021 4.3 Financiële rapportage t/m 12 oktober 2021 Het ART levert maandelijks een financiële rapportage.. Eens per kwartaal gaat een financieel overzicht naar de fusiecommissie. Loek geeft desgevraagd aan dat de budgetten 2021 ruim toereikend zijn. Met de controllers wordt gekeken naar benodigde budgetten voor 2022. Het BRT verzoekt om in het vervolg bij de financiële rapportage ook het budgetverloop aan te geven. Het BRT a. Neemt kennisnemen van de voortgang en kalender; b. Neemt kennis van het financiële rapportage t/m 12 okt.2021 en verzoekt om bij vervolgrapportages ook het budgetverloop aan te geven. 5. Voortgang procedure werving en selectie kwartiermaker/beoogd secretaris Dirk informeert het BRT dat de uitvraag naar 3 bureaus is verzonden. Donderdag 28 oktober verzorgen in ieder geval 2 van de 3 bureaus een presentatie voor de selectiecommissie. Aan het 3e bureau wordt gevraagd om alsnog naar een mogelijkheid voor presentatie te zoeken. Het streven is om aan het eind van de dag het begeleidend bureau te selecteren. Het BRT a. Neemt kennis van de voortgang b. Mandateert de selectiecommissie voor de bureauselectie. 6.

Kerndocument Strategische Visie Het BRT is met enkele opmerkingen akkoord met het Kerndocument Toekomstvisie 2030 en toezending daarvan aan de fusiecommissie van 1 november 2021. De opmerkingen worden kort op schrift gesteld en ter kennisname meegestuurd naar de fusiecommissie.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 26 oktober 2021

Ook het conceptraadsvoorstel is – met een enkele aanpassing – akkoord en kan worden meegezonden. Het conceptraadsvoorstel zal volgende week in het lokale format via de reguliere bestuurlijke besluitvormingsprocedure via de colleges naar de raden gaan. Bijlagen 6.1 Kerndocument Strategische Visie 6.2 concept raadsvoorstel vaststelling kerndocument strategische visie. Het BRT a. Stemt in met het concept-Kerndocument Toekomstvisie 2030 b. Verzendt het concept-kerndocument inclusief opmerkingen BRT en concept raadsvoorstel ter advisering aan de fusiecommissie van 1 november 2021; c. Verzoekt het conceptraadsvoorstel met Kerndocument via de gebruikelijke procedure te agenderen voor de colleges. 7. Voorbereiding Voornedag 2 november 2021 (mondeling) Zie 4. 8. Voorbereiding Voornedag 16 november Het ART stelt als bespreekpunten voor de Voornedag van 16 november voor: - Dienstverleningsconcept - Regionale samenwerking op Voorne-Putten (samenwerking met Nissewaard). De bespreking van de samenwerking op Voorne-Putten is belangrijke voorbereiding voor het overleg tussen de vier gemeenten op 23 november 2021. Het BRT a. Stemt in met de voorgestelde bespreekpunten. 9. Activiteitenkalender 01 november fusiecommissie (o.a.

advisering kerndocument strategische visie) 02 november extra BRT, thema besturingsvisie 09 november Voornedag / BRT 15 november radenbijeenkomst QSLD / Omgevingswet (pva omgevingsplan) 16 november Voornedag colleges 22 november fusiecommissie 23 november BRT 23 november Overleg colleges Voorne-Putten (samenwerking op VP) 30 november Voornedag vervalt mogelijk ivm bijeenkomst Werken aan een wereldregio 10. W.v.t.t.k. Milene wijst op de samenloop Voornedag 30 november en bestuurlijke bijeenkomst Werken aan een wereldregio waar burgemeesters en secretarissen voor zijn uitgenodigd. Loek kijkt wat de mogelijkheden zijn, mogelijk vervalt de Voornedag. Milene vraagt aandacht voor de rapportages QSLD. Vanavond (27 okt) komt de begeleidingscommissie bijeen, ter voorbereiding op de radenbijeenkomst QSLD van 15 november. Caroline geeft aan dat de afspraak is dat het BRT periodiek aangeeft bij wie het woordvoerderschap over fusiezaken ligt. Besloten wordt dat het woordvoerderschap de komende periode bij Milene blijft. Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 26 oktober 2021

Jorriena vraagt aandacht voor bestuurlijke betrokkenheid bij de Omgevingswet. Loek heeft binnenkort afspraak met de drie portefeuillehouders. Hij licht het proces toe en geeft aan dat er geen of nauwelijks sprake is van een veronderstelde achterstand t.o.v. omliggende gemeenten. De werving van nieuwe programmamanager loopt. Jorriena vraagt namens het college van Westvoorne of de frequentie van de Voornedagen tweewekelijks blijft. Loek geeft aan dat voortzetting van de huidige frequentie gezien het tempo van uitwerking van strategische documenten en de wens van bestuurlijke betrokkenheid daarbij nog even wenselijk is maar dat die na januari waarschijnlijk omlaag kan. In aansluiting hierop doet Jorriena de suggestie dat de inhoudelijke invulling van de Voornedagen deels ook door betrokken portefeuillehouders kan worden gedaan, zodat de collegeleden elkaar kunnen informeren waar ze in het licht van de fusie gezamenlijk aan werken. Het BRT steunt dit voorstel.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 26 oktober 2021