4a. DEFverslag BRT 19 jan 2021
Tekst van het document
VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM
Datum Tijd Locatie Leden
: : .
Adviseurs
:
19 januari 2021 15.00-17.00 DIGITAAL via Teams Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Iris van Gils (projectleider, ART), Anne-Marie Kraak (ambtelijk secretaris), Caroline van Hilten (communicatie)
1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda De leden van het BRT zijn blij dat Iris weer zover is hersteld van ze aanwezig kan zijn. Mevrouw de Jongh verzoekt om als bespreekpunt toe te voegen: terugkoppeling instemmingsoverleg Arhi. Dit wordt punt 9b. 2. Concept verslag BRT 5 januari 2021 Het BRT a. Stelt het verslag BRT 5 januari 2021 ongewijzigd vast. 3. Verslag ART 7 januari 2021 Het BRT a. Neemt kennis van het verslag ART 7 januari 2021 4. Terugblik fusiecommissie 18 januari 2021 - N.a.v. verslag BRT 22 dec: door de fusiecommissie is aangegeven dat het Woonbedrijf een regulier bedrijfsonderdeel zal zijn binnen de nieuwe organisatie; - Voortaan zal een lid vanuit Westvoorne deelnemen aan de agendacommissie; - Voorzitterschap: de fusiecommissie kiest voor een externe voorzitter. Een kleine commissie gaat daarmee aan de slag. - N.a.v. agendapunt Risico-reductieplan heeft mevr.Den Brok nogmaals aangegeven wat het doel en het proces is, deze lijn is na enige discussie binnen de fusiecommissie breed ondersteund; - De fusiecommissie heeft verzocht om de beoogde notitie met spelregels projectbesteding- en control te mogen ontvangen, dit is toegezegd; - Vanuit de Fusiecommissie is behoefte aan een technische toelichting op de werkwijze Arhi-protocol. Suggestie vanuit BRT om hierbij naast de concerncontrollers ook een vertegenwoordiger vanuit PZH te betrekken.
- De leden van de fusiecommissie die gevraagd zijn mee te denken over communicatie en participatie worden ook betrokken bij het PvA Voorbereiding fusie; de wijze waarop zal door de projectleider met deze leden worden besproken.
Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 19 januari 2021
5. Terugblik bestuurlijke consultaties GO, HW , Rotterdam en WSHD De BRT-leden kijken terug op leuke, inspirerende en positieve gesprekken. Voorgesteld wordt om de bestuurders van Hoeksche Waard, die na de recente fusie al grote voordelen van herindeling zien, uit te nodigen voor een inspiratiesessie met Colleges en eventueel de raden van Voorne. Het BRT a. Stelt de conceptverslagen vast en zendt deze voor instemming aan de gesprekspartners met het verzoek om ook een formele zienswijze in te dienen; b. Voegt na akkoord van de gesprekspartners de verslagen bij het Herindelingsadvies. c. Gaat na hoe en wanneer Hoeksche Waard kan worden uitgenodigd voor een inspiratiesessie. 6. Projectplan Strategische Visie Het BRT waardeert de wijze waarop BRT bij de totstandkoming van dit plan betrokken is. Ondertussen is de uitvoering is gestart. Het BRT kijkt uit naar de presentatie van de uitkomsten van de verkenning en de SWOT-analyse door Platform31, en is benieuwd naar de scenario’s. Het BRT a. Stelt het projectplan en de procesplanning Strategische Visie vast; b. Gaat akkoord met deelname van de burgemeesters als vertegenwoordigers vanuit BRT in de Klankbordgroep. 7. Plan van aanpak Voorbereiding fusie Het BRT bespreekt op hoofdlijnen het concept PvA, in het bijzonder de nieuw toegevoegde hoofdstukken 3 en (de aanzet tot) 6.
Geconstateerd wordt dat hoofdstuk 4 Projectorganisatie nog ontbreekt. Daar zijn bij het ART wel ideeën over, de secretarissen bespreken die deze weken met de afzonderlijke colleges en vervolgens in het eerstvolgende BRT. De beoogde projectorganisatie richt zich enerzijds op de reguliere taken (going concern), anderzijds op de uitwerking van het fusietraject. Ook de grote gemeente-overstijgende gezamenlijke opgaven moeten hierin een plek krijgen, zodat de samenhang kan worden bewaakt. Het BRT spreekt de zorg uit over de beschikbare ambtelijke capaciteit voor de vervolgfase en hoopt dat door deze driedeling focus en prioritering kan worden aangebracht. De heer Louter zal in gesprek met de secretarissen en de projectleider de bespreking in het BRT voorbereiden. Het BRT is van mening dat de projectorganisatie geen bespreekpunt is voor de collegeconferentie van 9 februari. Door het BRT wordt op de concepthoofdstukken feedback meegegeven aan de projectleider, dit wordt verwerkt in een volgende versie. Het BRT vraagt aandacht voor de planning, die op onderdelen als zeer ambitieus wordt gezien. Gevraagd wordt om relaties tussen de verschillende bouwstenen sterker aan te geven en om bijvoorbeeld bij ICT, huisvesting en dienstverlening ook de lessen uit de coronaperiode betrekken.
Bij paragraaf 3.8 raadsfunctioneren stelt BRT voor om het desbetreffende Plan van Aanpak dat door de griffiers wordt voorbereid en dat gelijktijdig met het PvA Voorbereiding fusie wordt opgeleverd, onderdeel te laten zijn van het fusietraject en om de daarbij behorende kosten op te nemen in de totale projectbegroting. Er liggen veel raakvlakken tussen raadsfunctioneren en de organisatievisie bijvoorbeeld als het gaat over participatie en communicatie. Ook ligt er een koppeling naar het bestuurlijk besluitvormingsproces. Ten aanzien van de Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 19 januari 2021
geraamde projectkosten (6.2) stelt het BRT voor om op basis van ervaringsgegevens van andere fusietrajecten ook de globale kosten voor 2022 op te nemen en die waar nodig eind 2021 bij te stellen. Het BRT a. Geeft feedback op de concepthoofdstukken 3 en 6 b. Geeft aandachtspunten mee voor de verdere uitwerking van het PvA. 8. Verkenning uitvoering Participatiewet Het BRT heeft vragen bij de concept-bestuursopdracht. Deze vragen hebben betrekking op de wijze waarop de gemeente Nissewaard bij de verkenning zal worden betrokken en over de inrichting van het bestuurlijk opdrachtgeverschap. Wat dat laatste betreft wordt besproken dat dergelijke bestuursopdrachten door het BRT namens de drie colleges worden vastgesteld. De heer Van Ravenhorst zal het voorstel in overleg brengen met collega -portefeuillehouders en de ambtelijk verantwoordelijken met het oog op een ambtelijk en bestuurlijk gedragen advies. Komt volgend BRT terug op de agenda. Het BRT a. Heeft de ambtelijke en bestuurlijke dilemma’s besproken b. Stelt voor om het voorstel na nader overleg voor het volgend BRT te agenderen. 9. Voortgangsrapportage Risicoreductieplan Het BRT bespreekt de ambtelijke voortgangsrapportage. Op onderdelen dient de voortgangsrapportage verduidelijkt te worden: hoe ziet het uiteindelijke product er uit, en hoe wordt de “Voornse norm” bepaald.
Bij het integrale eindrapport worden gemeentespecifieke overzichten van risico’s en geprioriteerde maatregelen gevoegd, zoals afgestemd in de Fusiecommissie De Voornse norm zal de invulling zijn van de gemeentelijke financiële beleidsruimte zoals afschrijvingstermijnen, rentetoerekening etc. Die Voornse norm wordt uiteindelijk op basis van overleg over het RRP gedefinieerd als basis voor het opstellen van de Voornse begroting 2023. Het BRT a. Neemt kennis van de ambtelijke voortgangsrapportage; b. Verzoekt de steller de notitie op genoemde onderdelen te verduidelijken. 9b. Terugkoppeling instemmingsoverleg Arhi Het eerste instemmingsoverleg heeft in goede harmonie en op constructieve wijze plaatsgevonden. Geconstateerd is dat duidelijker moet zijn welke criteria de partnergemeenten hanteren bij de beoordeling van plannen. Vindt er vooral een financiële beoordeling plaats, of worden de plannen bijvoorbeeld ook bekeken vanuit Voorns perspectief. En hoe doen we dat zolang er nog geen strategische visie ligt? Het BRT wil dit graag bespreken op de collegeconferentie van 9 februari aan de hand van heldere keuzevragen of dilemma’s. Het BRT c. Verzoekt de beoordelingscriteria Arhi-protocol te agenderen voor de collegeconferentie van 9 februari 2021 en de portefeuillehouders hierover keuzevragen en dilemma’s te formuleren. 10. Communicatie Het BRT a.
Neemt kennis van de Update communicatie.
Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 19 januari 2021
11. Voorbereiding collegeconferentie 9 februari 2021 Zowel op 5 januari als vandaag 19 januari heeft het BRT bespreekpunten aangedragen. Op basis daarvan wordt het concept-programma opgesteld en voor volgend BRT geagendeerd. 12. Activiteitenkalender 19 januari BRT 2 februari BRT/ART bespreking uitkomsten Verkenning Strat.Visie) 9 februari College conferentie Voorne 15 februari Fusiecommissie
13. W.v.t.t.k. -
Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 19 januari 2021