4a. DEFverslag BRT 15 februari 2022.docx

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

Datum Tijd Locatie Leden

: : :

Adviseurs

:

15 februari 2022 15.00 – 17.00 digitaal Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Nicolette van Waart, Loek Bal (ART), Anne-Marie Kraak (verslag), Caroline van Hilten, communicatieadviseur.

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda Peter de Jong is met kennisgeving afwezig. 2. Concept verslag (extra) BRT 8 februari 2022 Het verslag is akkoord. N.a.v. : op de vraag Milene hoe het ART omgaat met de vragen en opmerkingen vanuit BRT, geven Nicolette en Loek aan dat de besturingsvisie nu nader uitgewerkt wordt. Berenschot presenteert de hoofdlijnen op de Voornedag colleges van 22 februari, en ook eventuele dilemma’s kunnen daar aan bod komen. De portefeuillehouders worden voorafgaand bijgepraat. Na verwerking van de input vanuit de Voornedag wordt de besturingsvisie besluitvormend geagendeerd in BRT van 1 maart 2022. Het BRT: a. Stelt het verslag BRT 8 februari 2022 ongewijzigd vast. 3. Ingekomen stukken (ter kennisname) Het BRT a. neemt kennis van de ingekomen stukken 4. Terugblik fusiecommissie 14 februari 2022 - Huisvestingsvisie: Er zijn aan de hand van de Ambitieposter door de fusiecommissie verduidelijkende vragen gesteld. Richtinggevende uitspraken worden later verwacht. - Bereikbaarheid: er is gesproken over de beoogde brief van Hellevoetsluis aan PZH. Inmiddels is vastgesteld dat de brief niet verzonden zal worden. - Klankbordgroep communicatie: \ Het BRT verzoekt de werkgroep communicatie een korte memo op te stellen over de mogelijke rol van deze klankbordgroep de komende tijd.

- In de vorige commissievergadering is gesproken over het aanbod van PZH om (radenbreed) een toelichting te geven op het toezichtsregime en de daarover gezonden brieven. Het BRT verzoekt het ART om dit aanbod van PZH te betrekken bij het procesvoorstel voor de aanbieding van de kadernota.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 15 februari 2022

-

-

Er is behoefte bij de fusiecommissie om het besluitvormingstraject voor de verschillende visies goed te stroomlijnen. Die behoefte wordt ook gevoeld bij het BRT. ART komt met een voorstel hiervoor. Er is behoefte om bij ruimte binnen de coronamaatregelen een gezamenlijke sociale activiteit te organiseren voor de raden. Dit wordt gedeeld.

5. Voortgang fusie Er wordt hard gewerkt aan de verschillende visies. Samenhang en verbinding zijn belangrijk. Op de Voornedag colleges 22 februari 2022 worden de hoofdlijnen van de besturingsvisie, I-visie en dienstverleningsconcept gepresenteerd en de samenhang daartussen. Besluitvorming door de raden op 23 maart 2022 blijft het uitgangspunt. Dit moet goed worden voorbereid. De raden moeten zich goed betrokken weten zodat ook bij de raden eigenaarschap wordt gevoeld. Op 10 maart is nog een thematische radenbijeenkomst voor de visies gepland. De planning blijft ambitieus, er wordt daarom ook een terugvaloptie uitgewerkt voor het geval dit nodig blijkt voor een zorgvuldig besluitvormingstraject. Op 1 maart wordt bepaald of besluitvorming op 23 maart mogelijk is. Besproken wordt dat door de vastgestelde procesgang de fusiecommissie pas medio maart kennisneemt van het dashboard januari. Eventueel zou een vastgesteld dashboard tussentijds aan de fusiecommissie kunnen worden verzonden; de vraag is of dat wenselijk is. Dit wordt besproken in de triple driehoek. Het BRT a. Neemt kennis van de voortgang van het fusietraject b. Zendt het dashboard januari 2022 en de financiële rapportages 2021 en 2022 (t/m 28 febr. 2022) ter kennisname toe aan de fusiecommissie. c. Bespreekt in de triple driehoek of de huidige informatievoorziening aan de fusiecommissie voldoet. 6.

Voorbereiding Voornedag 22 febr 2022 Het BRT besluit tot een fysieke bijeenkomst in de raadszaal van Hellevoetsluis. Startend om 12.30 met een informele lunch. Vanaf ca. 13.15 een inhoudelijk programma met 2 onderdelen: - Samenhang en verbinding visies Voorne aan Zee De verschillende visies worden gepresenteerd in hun onderlinge samenhang. Bij dit onderdeel wordt Berenschot uitgenodigd. - Samenwerking regio Zuid-Hollandse Delta wordt gepresenteerd met aandacht voor de relatie tussen de Strategische Agenda ZHD en het Gebiedsprogramma VaZ. Een adviseur van Goeree-Overflakkee wordt uitgenodigd om ervaringen vanuit Goeree-Overflakkee te delen. Verder ook aandacht voor de relatie met (en onderscheid tussen) het Gebiedsprogramma VaZ en de Omgevingsvisie VaZ. Het BRT a. Stemt in met het programma voor de Voornedag 22 februari; b. Verzoekt om de Gebiedsprogramma Goeree-Overflakkee als voorbeeld toe te zenden aan de colleges. 7. Gemeentewapen Voorne aan Zee Het BRT is akkoord. Gevraagd wordt om ook het proces van ontwerp en realisatie van de ambtsketen uit te schrijven. Het BRT

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 15 februari 2022

a. Stemt in met het indienen van een verzoek tot ontwerp van het gemeentewapen Voorne aan Zee middels de aangeleverde conceptbrief met bijlagen; b. Stemt in met ondertekening door de burgemeesters als vertegenwoordigers van het BRT en verzending door projectsecretariaat. c. Verzoekt uitwerking van het proces van ontwerp en realisatie ambtsketen. 8. Intranet – extra submenu Het BRT waardeert het extra submenu binnen het Intranet Voorne aan Zee, en geeft het ART nog enkele suggesties mee voor onderlinge ontmoeting en kennismaking met elkaars werkgebied, zoals excursies, wijkwandelingen, fusiefietsen. Het BRT a. Stemt in met het extra submenu Intranet met informatie over dorpen en wijken in de drie gemeenten. 9. Gebiedsprogramma Voorne aan Zee (addendum bestuursopdracht) De procesplanning zoals opgenomen in de bestuursopdracht dient te worden aangepast. De aangepaste planning wordt geagendeerd voor het BRT van 15 maart. Het BRT a. Neemt kennis van de noodzaak van aanpassing van de planning. 10. W.v.t.t.k. en rondvraag Margriet vraagt of er al beelden zijn bij een adviesraad sociaal domein Voorne aan Zee. Bert geeft aan dat het idee is om met externe ondersteuning samen met de gezamenlijke adviesraden te komen tot een eenduidig beeld. Nadere informatie aan portefeuillehouders en BRT volgt zo spoedig mogelijk.

Margriet meldt dat er vanuit verschillende hoeken “Voornse” initiatieven bij de verschillende colleges worden ingediend, veelal met vraag om medefinanciering. (kookboek, spel) en vraagt naar de mogelijkheid van coördinatie. Het ART wordt gevraagd om met een eenvoudig procesvoorstel te komen, inclusief voorstel voor budget(beheer) en governance. Gesproken wordt over de mogelijkheid om dergelijke producten te gebruiken voor bijvoorbeeld kerstpakketten voor medewerkers. Nicolette vraagt of BRT ideeën heeft bij een gezamenlijke eindfeest, of juist een gezamenlijk startfeest. Het BRT wil hierover spreken op basis van een inventarisatie van huidige activiteiten. Dit wordt door het ART aangeleverd. Milene meldt dat de invulling van de ombudsfunctie Voorne aan Zee wordt besproken in de triple driehoek. Gregor meldt dat wethouder Robert van der Kooi enkele weken afwezig zal zijn. Vragen of activiteiten die betrekking hebben op zijn portefeuille kunnen bij gemeentesecretaris Nicolette van Waart gemeld worden. Dirk meldt dat vandaag de procedurevergadering van de vaste kamercommissie is geweest. Gekeken wordt naar de mogelijkheid en wenselijkheid van een digitale hoorzitting volgende week. Dit is overigens binnen de planning de laatste mogelijkheid voor een hoorzitting. Nadere informatie over het besluit hierover volgt. 11.

Sluiting Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 15 februari 2022