4a. DEFverslag BRT 10 mei 2022

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM (BRT)

.

Datum Tijd Locatie Leden

: : :

Adviseurs

:

10 mei 2022 15.30 – 17.00 uur (aansluitend nog overleg met gedep. Zevenbergen) Stadskantoor Brielle Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Vincent Florijn, Anne-Marie Kraak (verslag), communicatieadviseur.

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda De drie gemeentesecretarissen zijn aanwezig. Bert van Ravenhorst meldt dat er overeenstemming is over het opstellen van een overdrachtsdocument cultuur. 2. Concept verslag BRT 26 april 2022 (ter vaststelling) Het BRT a. Stelt verslag BRT van 26 april 2022 ongewijzigd vast. 3. Ingekomen stukken (ter kennisname) De vier ART-verslagen geven geen aanleiding tot het stellen van vragen. Het BRT a. Neemt kennis van de verslagen van het ART. 4. Voortgang fusie De fusiekalenders, dashboard en financiële rapportage geven geen aanleiding tot het stellen van vragen. Het BRT a. neemt kennis van de voortgang van de fusie. 5. Inrichtingsprincipes als kader voor de fijnstructuur. Het BRT stelt een aantal verduidelijkende vragen. De heer Vincent Florijn geeft een toelichting. Een nadere inhoudelijke bespreking met de portefeuillehouders P&O wordt nog ingepland. Het BRT wil afspraken maken over de betrokkenheid van het BRT bij verdere uitwerking en eventuele afwijkingen. Dit wordt betrokken bij het meer algemene gesprek over de inrichting van het voorbereidingsproces in de volgende fase. Het BRT a. Gaat akkoord met de inrichtingsprincipes als kader voor de uitwerking van de fijnstructuur b. Stelt vast dat een nader overleg met de portefeuillehouders P&O wordt georganiseerd. c.

Spreekt op een later moment door over verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de uitvoering en uitwerking. 6. Voorbereiding Voornedagen colleges

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 10 mei 2022

Er zijn twee Voornedagen colleges gepland, te weten 24 en 31 mei. Meerdere collegeleden kunnen niet aanwezig zijn bij de voorgestelde Voornedag colleges van 31 mei. De kwartiermaker kijkt naar de mogelijkheid om alle genoemde gesprekpunten te behandelen tijdens de Voornedag colleges 24 mei. Indien dit niet mogelijk is, zal de Voornedag colleges van 31 mei met een beperkt aantal collegeleden doorgang vinden. Het BRT a. Stemt in met de onderwerpen Voornedagen colleges, en wacht af of daarvoor 1 of 2 Voornedagen worden georganiseerd. 7. Fusiecommissie 16 mei 2022 Bij de fusiecommissie zullen Gregor, Milene en Henk de Graad aanwezig zijn. Bij punt 6 Koersdocument wordt geconstateerd dat het college van Brielle enkele aandachtspunten heeft aangegeven en verwerkt in het concept-raadsvoorstel. Dit raadsvoorstel zal worden toegestuurd aan de BRT-leden zodat ieder kennis kan nemen van de reactie van college Brielle.. Na de fusiecommissie van 16 mei zal worden bepaald of op basis van de reacties het Koersdocument moet worden aangepast, of dat de reacties worden verwerkt in een addendum bij het Koersdocument. Het BRT a. heeft kennis genomen van de agenda van de fusiecommissie en afspraken gemaakt over aanwezigheid en woordvoerderschap; b. Maakt de reactie van het college van Brielle kenbaar bij de overige colleges door toezending van het concept-raadsvoorstel van Brielle. 8.

Voorbereiding bezoek gedeputeerde Zevenbergen Het BRT bespreekt de agenda voor het overleg met de gedeputeerde. Naast de voortgang van het fusietraject zal het Gebiedsprogramma worden besproken. Voor het BRT is met name de bestuurlijke verankering daarvan belangrijk. Met PZH zullen daar procesafspraken over worden gemaakt. 9. W.v.t.t.k. en rondvraag Bert van Ravenhorst zal met zijn collega’s Hans v.d. Velde en Wilbert Borgonjen het verzoek van Respect Foundation partnership Week van respect nov 2022 bespreken. Peter de Jong vraagt aandacht voor de vacatures voor commissies VNG en VZHG. Goed als Voorne aan Zee daarin vertegenwoordigd zal zijn. Een mogelijke kandidaatstelling vanuit Voorne aan Zee i.o. zal worden gesteund door de drie gemeenten. Dirk Louter vraagt aandacht voor de radenbijeenkomst Voorne op 12 mei over de toelichting op de begrotingsbrieven door PZH. De portefeuillehouders Financiën zijn aanwezig. De reeds verzonden reacties van de afzonderlijke gemeenten worden zo mogelijk nog bij de stukken van de radenbijeenkomst gevoegd. Op woensdag 11 mei spreekt de Tweede Kamer over het wetsvoorstel samenvoeging gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. 10. Voorstel governance fase 3 De kwartiermaker Vincent Florijn geeft een korte presentatie met een voorstel voor de governance voor fase 3.

Het is belangrijk dat in deze fase het fusiespoor wordt Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 10 mei 2022

verbonden aan het organisatiespoor, zodat de nieuwe organisatie vanaf 1 januari 2023 operationeel is en (ook in de aanloop daarnaar toe) adequaat werkt aan de inhoudelijke opgaven. Zo snel mogelijk moet vanuit het perspectief van Voorne aan Zee gewerkt gaan worden, en daarbij moeten de lopende inhoudelijke trajecten goed geborgd worden. Om de benodigde snelheid te realiseren wordt voorgesteld om – met respect voor het huidige afspraken en planning - een aanpassing van de inrichting van het proces door te voeren en te starten met het inrichten van de gemeentelijke organisatie. Ten behoeve van een duidelijke markering van deze nieuwe fase wordt voorgesteld om een directie i.o. in te richten met het oog op duidelijkheid en draagvlak bij de medewerkers. Het BRT neemt voor nu kennis van de presentatie. In de eerste reacties vanuit het BRT wordt de noodzaak om in de volgende fase tot nieuwe afspraken over aansturing te komen onderschreven Het BRT telt een aantal verduidelijkende vragen, onder meer over de relatie tussen de directie i.o. en de rol van de gemeentesecretarissen, de relatie tot het Plan van Aanpak Opgavemanager, het Plan van Aanpak voor de volgende fase en de relatie tot de besturingsvisie De komende periode wordt benut voor reflectie en verder overleg. Vincent werkt de presentatie verder uit. Het voorstel wordt in het volgende BRT ter besluitvorming geagendeerd.

11. Sluiting Dirk Louter sluit de vergadering om 17.00 uur.

Verslag Bestuurlijk Regieteam (BRT) Voorne 10 mei 2022