4a. DEFverslag bestuurlijk regieteam 22 dec 2020

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

22 december 2020 15.00-17.00 DIGITAAL via Teams Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Iris van Gils (projectleider, ART), Anne-Marie Kraak (ambtelijk secretaris), Caroline van Hilten (communicatie). Bij punt 6: Andra van Meggelen.

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda De voorzitter Dirk Louter feliciteert de BRT-leden met de unanieme vaststelling van het Herindelingsontwerp in de drie gemeenteraden op 16 december 2020. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Concept verslag 8 december 2020 Tekstueel: dhr. Van Ravenhorst verzoekt onder beslispunt 7c toe te voegen dat de gezamenlijke investeringsbehoefte in kaart wordt gebracht gelijktijdig met het opstellen van het risico-reductieplan. Naar aanleiding van: dhr. De Jong vraagt of de presentatie Woonbedrijf op 8 december 2020 aan de verwachtingen heeft voldaan en of de vragen voldoende beantwoord zijn. Het BRT spreekt van een verhelderend en goed gepresenteerd verhaal. Het Woonbedrijf zal op 1 januari 2023 als bijzonder organisatieonderdeel deel uitmaken van de nieuwe gemeente. De wijze waarop dit goed wordt ingebed in beleid en structuur is onderdeel van de integratie-aanpak in de komende periode. Het BRT a. Heeft het verslag van 8 december besproken en vastgesteld met een kleine toevoeging bij beslispunt 7c. 3. Terugblik a. Raden 16 december 2020 Het Herindelingsontwerp is in de drie raden unaniem vastgesteld. Er is bij BRT, colleges en raden tevredenheid en trots dat in een betrekkelijk korte tijd en onder lastige omstandigheden (corona) dit resultaat tot stand is gekomen. Ook het Arhi-protocol is in de drie raden vastgesteld.

Het BRT bespreekt het proces en trekt lering uit de wat onduidelijk verlopen procedure voorafgaand aan de vaststelling van het Arhi-protocol. De leerpunten zijn: - Bij technisch-complexe zaken verdient een gezamenlijke presentatie of technische briefing aan de fusiecommissie en/of de drie gemeenteraden de voorkeur. Nu heeft ieder college dat zelf gedaan, met gevaar dat er sprake is van niet-eensluidende informatie of interpretatie; - Er dient bij alle partijen duidelijkheid te zijn en respect voor de onderscheiden rollen. De rol van de fusiecommissie is advisering aan raden (of BRT). Als

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 22 december 2020

onduidelijkheden over voorstellen een positieve advisering bij raadsvoorstellen in de weg staan, moet BRT waar mogelijk actief handelen om dat op te lossen; in dat geval kan voorgesteld worden een extra fusiecommissie bijeen te roepen. - Advisering door de fusiecommissie moet duidelijk afgeconcludeerd worden; Het Arhi-protocol roept bij het BRT nog aanvullende vragen op over de feitelijke werkwijze, de wijze waarop de raden betrokken en geïnformeerd worden en de wijze waarop bijvoorbeeld moet worden omgegaan met eventuele afwijkende besluiten van gemeenteraden. Het BRT besluit a. Bij nieuwe voorstellen aan de fusiecommissie steeds rekening te houden met de geformuleerde leerpunten; b. In het BRT van 5 januari de praktische werkwijze binnen het Arhi-protocol op basis van casuïstiek goed door te spreken, waar nodig op een later moment gevolgd door een (nader) procesvoorstel aan colleges, fusiecommissie en raden. b. Fusiecommissie 21 december 2020 Een positieve en constructieve vergadering. Plan van aanpak Voorbereiding fusie: de verslaglegging moet duidelijkheid geven over de afspraken met betrekking tot bestuursrapportages Strategische Visie: veel waardering voor de aanpak. Vragen vanuit de fusiecommissie zijn door de deelprojectleider adequaat beantwoord. Risico-reductieplan: de opmerkingen vanuit de fusiecommissie worden betrokken bij het vervolgtraject.

Goede betrokkenheid van de gezamenlijke raden is essentieel. Het BRT meent dat de risico’s te overzien zijn. Wel moeten de raden het vertrouwen houden dat iedere raad de inspanningsverplichting tot risico-reductie serieus neemt en zich houdt aan de afgesproken begrotingsdiscipline. Meer inzicht in elkaars begrotingen voorkomt verkeerde beeldvorming en helpt om het gesprek in de eigen raad goed te voeren. Belangrijk is daarbij het besef dat de fusievoorbereiding meer inhoudt dan samen zorgen voor een financieel gezonde nieuwe gemeente. Gesprek tussen fusiecommissie en PZH: vindt plaats op 27 januari 2020. In de fusiecommissie van 18 januari zal het gesprek inhoudelijk worden voorbesproken. c. Voorzitterschap fusiecommissie De huidige voorzitter dhr. Bosgieter heeft aan fusiecommissie en BRT meegedeeld dat hij het voorzitterschap wil overdragen. Dhr. Louter zal op verzoek van de fusiecommissie een aantal modellen voor de toekomstige invulling van het voorzitterschap schetsen. Het BRT geeft dhr. Louter enkele aandachtspunten mee. 4. Verslag ART 3 december 2020 Het verslag is ter kennisname toegezonden. Het BRT a. heeft kennis genomen van het verslag ART 3 december 2020. 5. Herindelingsontwerp Het Herindelingsontwerp is op 16 december vastgesteld door de drie gemeenteraden. De zienswijzetermijn start op 23 december.

Met de gemeente Hoeksche Waard, Rotterdam, Goeree-Overflakkee en met WSHD is een bestuurlijke consultatie ingepland. Maatschappelijke organisaties wordt actief gevraagd kennis te nemen van het HO en een zienswijze in te dienen.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 22 december 2020

Het BRT a. Stemt in met de conceptagenda en annotatie voor de bestuurlijk overleggen; b. Bespreekt in BRT van 5 januari de rolverdeling tijdens de overleggen ; c. Neemt zo mogelijk in totaliteit en inclusief dhr. Louter deel aan de overleggen; d. Neemt kennis van de shortlist maatschappelijke organisatie en geeft daarbij nog enkele aanvullingen. 6. Plan van aanpak Voorbereiding fusie In aanwezigheid van de deelprojectleider bespreekt het BRT de memo en het eerste concept van het Projectplan. Het BRT waardeert de mogelijkheid om aan de voorkant feedback te kunnen geven en het feit dat er per bouwsteen specifieke projectopdrachten zullen worden geformuleerd. De bouwsteen ICT moet waar mogelijk worden gekoppeld aan lopende zaken als het harmonisatie- en rationalisatietraject binnen Syntrophos. Wellicht kunnen samen met Nissewaard al verdere stappen worden gezet vooruitlopend op vaststelling van de projectopdracht ICT. Grote zorgvuldigheid is vereist bij met name de personele component: medewerkers of OR’s moeten niet verrast worden door teksten in het Projectplan. Het BRT vraagt aandacht voor kabinetszaken en representatie: ook die zaken moeten zijn geregeld op 1 januari 2023. Verder is een corona impact-analyse wenselijk: corona heeft invloed op vrijwel alle bouwstenen. Dhr. Van Ravenhorst meldt dat Brielle de DVO Inkomen met Nissewaard pro forma heeft opgezegd.

Dat geeft ruimte om als Voorne, in afstemming met Nissewaard, de scenario’s voor de toekomstige uitvoering Participatiewet te verkennen. Het BRT acht het wenselijk dat op korte termijn de beoogde inrichting van de e bestuurlijke en ambtelijke projectorganisatie voor de 2 fase wordt besproken. Mw. Van Gils deelt mee dat het ART dat bespreekt in januari, wordt vervolgens geagendeerd voor bespreking in het BRT. Het BRT a. Stemt in met het voorgestelde besluitvormingsproces en verzoekt dit te verwerken in de proces-update voor de fusiecommissie; b. Heeft het eerste concept besproken en van feedback voorzien; c. Besluit dat het BRT het voorwoord verzorgt en verzoekt de communicatieadviseur daartoe een voorzet te maken; 7. Activiteitenkalender 5 januari : BRT 6 januari bestuurlijk consultatie Hoeksche Waard 6 januari bestuurlijke consultatie Rotterdam 11 januari bestuurlijke consultatie WSHD 12 januari bestuurlijke consultatie Goeree-Overflakkee 18 januari : Fusiecommissie 19 januari BRT 2 februari BRT (reservering BRT/ART bespreking uitkomsten Verkenning Strat.Visie) 9 februari (reservering) college conferentie Voorne

8. W.v.t.t.k. Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. We wensen elkaar goede feestdagen!

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 22 december 2020