43. Rekenkameronderzoek Hellevoetsluis - financieel beheersingsproces

Verkokering tegengaan: invoering van het bestuurlijk-ambtelijk overleg sociaal domein Financieel en formatief meer in control: de gehele begroting is doorgelicht Contractmanagement herbezien: aanpassingen doorgevoerd in het contractmanagement: o.a. open house methodiek Beleidsversterking: er wordt gewerkt aan formatieve wensen Terugbrengen verzuim bij WIZ: het is de afdeling WIZ gelukt het terug te dringen tot rond de 5%. Verbeteringsmaatregelen WIZ: verplichtingenadministratie en managementinformatiedashboard ingevoerd, verfijning werkprocessen en administratie. Maandbrief aan de raad: maandelijkse brief met managementinformatie aan de raad

Aanvullend wordt in de brief een uitgebreider plan van aanpak aangekondigd. Plan van aanpak sociaal domein (29 april 2020) Het college heeft de aanbevelingen uit het rapport uitgewerkt in een plan van aanpak waarin een ‘drievoudige, integrale aanpak’ voorgesteld wordt. Er worden drie opdrachten opgesteld waaraan gelijktijdig binnen de organisatie uitvoering wordt gegeven.18

16 Gemeente Hellevoetsluis (30 december 2019), Collegeadvies Onderzoeksrapport Sociaal domein in control? p. 4 17 Gemeente Hellevoetsluis (29 april 2020), Kwartaalbrief ‘Rapportage Sociaal Domein’ p. 1-2 18 Gemeente Hellevoetsluis (29 april 2020) Plan van aanpak sociaal domein p. 6-7

32

Opdracht 1: Analyse en inzicht in de besteding van de gelden in het sociaal domein, Saleza en WIZ. Opdrachtgever

Opdrachtnemer

waarnemend projectleider gemeentesecretaris/algemeen Ron Buis. directeur

Doorlooptijd

Uitkomst

mei tot oktober (vijf maanden).

Resultaten verwerken in een slotrapportage met aanbevelingen aan het college ten behoeve van de begroting 2021.

Concrete resultaten van de opdracht A. Analyse van en inzicht in de inkomende budgetten sociaal domein uit het gemeentefonds, provinciefonds en speciale uitkeringen, circulaires en dergelijke (F&C). B. De exacte bedragen (vanaf het moment dat het sociaal domein onderdeel is geworden van de algemene uitkering) die worden toegewezen aan het sociaal domein in Hellevoetsluis en de besteding in het sociaal domein en eventueel op overige plaatsen in de begroting. C. Inzicht en doorkijk in de inkomsten en uitgaven op productniveau in het sociaal domein. D. Concreet beschreven taakverdeling en verantwoordelijkheid tussen de verschillende afdelingen met betrekking tot deze inkomsten en uitgaven. E. Advies over de administratieve organisatie met betrekking tot de uitvoering sociaal domein. F. Voorstel met betrekking tot de wijze van onderbouwing van de maandelijkse rapportages aan de Raad.

Opdracht 2: Onderzoek knelpunten team sociaal beleid bij Saleza en brugfunctie naar beleidsuitvoering bij WIZ. Bij het contractmanagement tevens onderzoek naar financiële controle en het kwalitatieve zorgaanbod voor de doelgroepen sociaal domein. Opdrachtgever

Opdrachtnemer

Doorlooptijd

Uitkomst

33

waarnemend opgavemanager gemeentesecretaris/algemeen beleidsteam directeur sociaal domein

mei tot oktober (vijf maanden).

Resultaten verwerken in een slotrapportage met aanbevelingen aan het college ten behoeve van de begroting 2021.

Concrete resultaten van de opdracht 1. Aansturing en going concern van het beleidsteam sociaal domein. 2. Beleidskrachtinventarisatie: Onderzoeksopdracht naar vormen van beleidsvoorbereiding en beleidsvorming & Oplossen van knelpunten en kwetsbaarheden bij beleidsmedewerkers en bij de vertaalslag van beleid naar beleidsimplementatie tussen Saleza en WIZ. 3. Financieel inzicht in inkoopbeleid, contractmanagement en contractbeheer, onderzoek mogelijke alternatieve vormen van aanbestedingen in het sociaal domein, zicht op financiële weerbaarheid, oriëntatie op inkoopstrategieën. Opdracht 3: Inhuur voortvarend afbouwen, en met een gerichte wervingsstrategie vacatures invullen. Opdrachtgever

Opdrachtnemer

Doorlooptijd

afdelingsmanagers waarnemend Saleza en WIZ, mei tot gemeentesecretaris/algemeen naar wens samen oktober (vijf directeur met de maanden). opgavemanager.

Uitkomst Besparingsvoordeel als gevolg van het voortvarend inwisselen van relatief dure inhuur voor vaste formatie. Een gedetailleerd en inhoudelijk onderbouwd overzicht van de werkelijke formatieve taken sociaal domein.

Concrete acties van de opdracht 3

Gedetailleerd overzicht van alle inhuur in het sociaal domein in de afdelingen die het betreffen.

4

Aanvang met het beëindigen van alle inhuur in het sociaal domein vanaf 1 juli 2020.

5

Invullen van alle vrijvallende inhuur op basis van strikt noodzakelijke vaste formatie (extra wervingsoffensief vacatures sociaal domein door Team HR - BMO).

Onderzoeksrapport Keuzedocument bijstelling begroting 2020-2023 (6 februari 2020)

34

Het college heeft uitvoering gegeven aan de adviezen vanuit de rapportage. Een aantal van deze aanbevelingen wordt zichtbaar in de begroting 2021-2024. Zo wordt zichtbaar dat de inhuur in 2020 is afgebouwd en er meer is ingezet op de doorontwikkeling van risicomanagement. Daarnaast wordt in de begroting benoemt dat er verschillende keuzes gemaakt worden binnen het sociaal domein: zoals de wijze waarop zorgaanbieder gecontracteerd worden. Ten slotte is er uitvoering gegeven aan het advies om de OZB te verhogen.19 In de begroting wordt zichtbaar dat de aanbevelingen om te komen tot een actualisatie van de beleidsopties uit de begroting 2020 en het opstellen van 18 nieuwe bezuinigingsmaatregelen uitgevoerd zijn. Een groot gedeelte van de bezuinigingsmaatregelen betreffen het sociaal domein.20 1. Een aantal losse adviezen uit dit onderzoek, 2. Doorrekening en actualisatie van beleidsopties uit de begroting van 2020 3. Losse doorlichting van de gehele begroting waaruit 19 mogelijke, nieuwe bezuinigingsmaatregelen naar voren komen.

19 Gemeente Hellevoetsluis (5 november 2020). Begroting 2021-2024 p. 2 20 Gemeente Hellevoetsluis (5 november 2020). Begroting 2021-2024 p. 99-102

35

Onderzoek Versterken Financieel Beheer WIZ (28 februari 2020) In het onderzoek is een plan van aanpak beschreven. Dit plan van aanpak is opgedeeld in een vijftal onderwerpen en voorzien van een planning:21

21 Gemeente Hellevoetsluis (28 februari 2020). Onderzoek Versterken Financieel Beheer WIZ p. 15

36