4.c Concept verslag BRT van 28 april 2021

VERSLAG BESTUURLIJK REGIETEAM

Datum Tijd Locatie Leden

: : .

Adviseurs

:

WOENSDAG 28 april 2021 15.00 – 17.00 DIGITAAL via Teams Dirk Louter (vz), Margriet den Brok, Peter de Jong, Jorriena de Jongh, Milene Junius, Bert van Ravenhorst, Gregor Rensen Simone Bronsveld, Nicolette van Waart, Iris van Gils (projectleider, ART), Anne-Marie Kraak (ambtelijk secretaris), Desna Troost (communicatie), Diana van der Kroon (punt 6/7)

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda - De gemeentesecretarissen Simone Bronsveld en Nicolette van Waart zijn e aanwezig voor een toelichting op bespreekpunt 3 Projectinrichting 2 fase. - Het contract van projectleider Iris van Gils eindigt per 1 mei 2021; dit is derhalve de laatste BRT-vergadering met Iris. - Bij de bespreking van agendapunt 6/7 zal deelprojectleider Diana van der Kroon aanwezig zijn. - Dhr. Van Ravenhorst is voorgedragen voor het lidmaatschap van het college van Arbeidszaken (VNG commissie). Bert dankt de colleges van Voorne voor hun aanbeveling. 2. Concept verslag BRT 13 april 2021 Het BRT a. stelt het verslag van BRT 13 april 2021 ongewijzigd vast. e

3. Projectinrichting 2 fase Voorafgaand aan de bespreking van de vervolgmemo Uitwerking overleg en rollen geven Simone en Nicolette een nadere toelichting op rollen en werkwijze in fase 2. Aangegeven wordt dat de werkwijze in fase 2 een doorontwikkeling is van fase 1, die ook weer naadloos moet aansluiten bij fase 3 (de fase startend begin 2022, waarin de kwartiermaker/beoogd secretaris de bouw/implemenatie van de organisatie verder ambtelijk zal leiden). Voor het BRT is de inrichting van het bestuurlijk-ambtelijk samenspel een belangrijk uitwerkingspunt. In fase 2 gaat het vooral over visie en inhoud, uit te werken binnen de bouwstenen. Zowel bij de opdrachtformulering als gedurende het hele bouwproces moet er een adequate verbinding zijn tussen bestuurders en ambtelijke werkgroepen. De wijze waarop kan overigens per bouwsteen anders ingevuld worden. De voorgestelde projectstructuur wordt op hoofdlijnen ondersteund, waarbij de secretarissen de ruimte krijgen om de concrete invulling nader uit te werken. Wel wil het BRT graag op korte termijn duidelijkheid over eventuele externe inzet en de wijze

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 28 april 2021

van selectie daarbij. Met uitzondering van de rol van opgavenmanager heeft het de voorkeur van het BRT om de verschillende rollen binnen de projectorganisatie zo mogelijk intern in te vullen waarbij kwaliteit en beschikbare capaciteit belangrijke criteria zijn. De voorgestelde fusiedagen en Voorne-dagen kunnen de momenten zijn waarop ruimte is voor de bestuurlijke en ambtelijke samenwerking en gezamenlijke inspiratie met betrokkenheid van de drie colleges. Het BRT stelt voor om nu zo snel mogelijk te starten, en desgewenst gaandeweg de werkwijze bij te stellen. Het BRT a. Stemt op basis van de presentatie van de secretarissen op hoofdlijnen in e met aard en karakter van werkwijze en projectinrichting 2 fase, en verzoekt het ART om spoedige invulling van de diverse rollen; b. Verzoekt de procesbegeleider en ART nadere voorstellen te doen over de invulling van het bestuurlijk-ambtelijk samenspel. c. Verzoekt het ART om te starten met de voorbereiding van de noodzakelijke werkzaamheden in fase 2; d. Besluit de voorgestelde projectinrichting en werkwijze te bespreken met de fusiecommissie op 10 mei 2021. 4. Ingekomen stukken (ter kennisname) Het BRT a. Neemt kennis van het conceptverslag ART. 5. Terugblik radenbijeenkomst Strategische Visie 19 april 2021 Het BRT a. Neemt kennis van het conceptverslag fusiecommissie 15 april 2021 en betrekt dit bij de bespreking van punt 6. 6.

Strategische Visie en radenbijeenkomsten Strategische Visie In de fusiecommissie van 15 april jl. is gesproken over onder meer de inzet van ambassadeurs strategische visie. In de radenbijeenkomst Strategische Visie op 19 april jl. is met de raden gesproken over scenario’s en dilemma’s, voortvloeiend uit de SWOT-analyse. Vervolgens is vorige week door enkele raadsleden geconstateerd dat er verschillende beelden lijken te bestaan over de scope van de Strategische Visie en de wijze waarop de Strategische Visie nu wordt voorbereid. Het BRT bespreekt dat het traject van de Strategische Visie een zoekproces is waarbij soms nadere inzichten en verschillende beelden kunnen ontstaan. Daarom is het wenselijk om het traject, waarvan op 19 januari de uitgangspunten zijn vastgesteld door de fusiecommissie, samen met de fusiecommissie nader te bekijken: wat hebben we afgesproken, waar staan we nu en hoe past scenario-denken bij de methodiek van toekomstverkenning en welke aanscherpingen/nadere afspraken zijn mogelijk nodig voor een goede verdere uitvoering van het traject. Er wordt ook een vervolgbijeenkomst voor de raden op 31 mei voorgesteld met als thema “kernwaarden en identiteit”. Het BRT vindt het gesprek over kernwaarden en identiteit zinvol: we moeten in de voorbereiding naar de nieuwe gemeente gezamenlijk gaan uitstralen wat ons uitgangspunt is voor Voorne aan Zee.

Het BRT vindt dit thema overigens ook belangwekkend voor de gezamenlijke colleges. Ten aanzien van de vragen over het ambassadeurschap is het voor het BRT prima als alleen collegeleden (inclusief secretarissen) optreden als ambassadeurs voor het traject Strategische Visie. Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 28 april 2021

Het BRT a. Verzoekt het ART/de deelprojectleider een voortgangsnotitie op te stellen ten behoeve van bespreking in de fusiecommissie van 10 mei; b. Verzoekt in deze notitie het eindbeeld voor de Strategische Visie, het proces en de vervolgstappen daartoe te schetsen, en daarbij tevens alternatieven voor de invulling van het ambassadeurschap Strategische Visie aan te geven; c. Neemt kennis van de inhoud en opzet van de radenbijeenkomst 31 mei en verzoekt tevens een verkennende sessie Identiteit en Kernwaarden te organiseren voor de colleges. 7. Inspiratiesessies In fase 2 wordt verdere invulling gegeven aan onderwerpen als besturingsconcept, dienstverleningsconcept, huisvestingsconcept en kernenbeleid. Het ART stelt voor daarvoor bestuurlijk-ambtelijke inspiratiesessies te organiseren. Het BRT a. Stemt in met het voorstel om Inspiratiesessies te organiseren en dit voorstel voor te leggen aan de fusiecommissie. 8. Voorne Academie Het ART stelt voor te starten met het oprichten van de Voorne Academie. Dit stelt de huidige organisaties in staat om alle medewerkers voor te bereiden op de fusie en om opleiding en training gestructureerd en gericht te kunnen organiseren. Het BRT a. Geeft ruimte aan het ART om het voorstel van de Voorne Academie voor te leggen aan de medezeggenschap; b. Ziet het voorstel graag volgende vergaderring terug voor een inhoudelijke bespreking. 9.

ICT/IV : opstellen I-visie en voorbereiding visietraject GEO De nieuwe organisatie vraagt om een sterke visie op Informatievoorziening en robuuste IV-organisatie. ART/werkgroep IV stellen voor om te starten met 2 relevante en noodzakelijke trajecten: Het BRT onderschrijft de wenselijkheid hiervan. Het BRT verzoekt om gemeente Nissewaard goed te betrekken, zodat onderlinge afstemming en kennisdeling kunnen plaatsvinden. Het BRT a. Stemt in met de voorgestelde aanpak m.b.t de visietrajecten om te komen tot een I-Visie en visie op GEO-Informatie-voorziening en basisregistraties voor Voorne aan Zee; b. Stelt een budget van € 29.500 excl.btw beschikbaar voor de opdracht aan Native Consulting voor de realisatie van de I-Visie c. houdt in de projectbegroting rekening met een (geraamd) bedrag van € 50.000 voor de ontwikkeling van de visie GEO-Informatievoorziening/ basisregistraties; d. Gaat voor beide opdrachten akkoord met het volgen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Hellevoetsluis. 10. Budgetverantwoording Het BRT a. Neemt kennis van de budgetverantwoording fase 1;

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 28 april 2021

b. Stemt in met uitputting budget fase 1 voordat gebruik wordt gemaakt van het budget fase 2. 11. Update communicatie In aanvulling op de memo geeft Desna aan dat het persbericht over overhandiging URL deze week uitgaat. Het BRT a. Neemt kennis van de update communicatie 12. Voorbereiding fusiecommissie 10 mei Het BRT zendt de volgende stukken toe aan de fusiecommissie (met woordvoering vanuit BRT): e - Projectinrichting 2 fase - Peter de Jong (presentatie: gemeentesecretarissen) - Memo Inspiratiesessies – Gregor Rensen - Voortgangsnotitie Strategische Visie – Milene Junius - Update projectleider incl. communicatie 13. Activiteitenkalender 10 mei Fusiecommissie 11 mei BRT 17 mei Webinar presentatie Danielle Braun (medewerkers) 25 mei BRT e 31 mei 2 radenbijeenkomst Strategische Visie (Identiteit en Kernwaarden)

14. W.v.t.t.k. - Dit is voor projectleider Iris de laatste BRT-vergadering. Namens het BRT spreekt Milene waarderende woorden voor de inzet van Iris bij ons fusietraject en wenst haar veel succes bij volgende opdrachten. - Het contract met de procesbegeleider Dirk Louter wordt voortgezet; - Gregor meldt dat Bert van Ravenhorst zijn rol binnen het BLO (Voorne) overneemt. Gregor houdt wel de portefeuille P&O binnen Brielle; - Door BLO/werkgeversdelegatie worden de ervaringen met de “Wnra in relatie tot gemeentelijke herindeling” vanuit Land van Cuijk en vanuit AmsterdamWeesp betrokken bij de voorbereidingen voor het fusietraject Voorne aan Zee.

Verslag Bestuurlijk Regieteam Voorne 28 april 2021